PLANEJAMENTO DO PROJETO 1 APRESENTAÇÃO DO PROJETO O presente projeto foi aberto para realizar a gestão de todos os processos de prestação de serviços de informática, fornecimento de licença de uso perpétua, instalação, migração de dados, treinamento, suporte técnico, manutenção e customização dos Sistemas de contratados com base no contrato n 143/2014. Todas as atividades executadas pelas equipes de trabalho Polis serão formalizadas no detalhe no sistema de gestão de processos interno (GRP), disponível para acompanhamento do projeto. Fases sugeridas para Implantação - Iniciação e planejamento; - Levantamento de dados; - Análise de sistemas e migrações; - Desenvolvimento e customizações; - Testes e homologação; - Treinamentos e passagem de conhecimento; - Entrada em produção; - Aceite e Passagem do projeto para operação (Suporte continuado). Principais Marcos Fevereiro/15 - Entrega do Planejamento Maio/15 Controle de Processos Administrativos Junho/15 Governo Eletrônico Agosto/15 Sistema de Recursos Humanos Agosto/15 Controle de Materiais Setembro/15 Entrada em Produção Contabilidade Pública Outubro/15 BI Business Intelligence Novembro/15 - Portal Transparência Thema Informática Ltda Página 1 de 11
2 PRINCIPAIS ESTRATÉGIAS DO PROJETO Expectativas do cliente Entrega do projeto em conformidade com os requisitos e termo de referência publicados com o edital, e de acordo com o contrato e dentro dos prazos estabelecidos. Comitê de Controle de Mudanças O comitê gestor também deverá ser responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante processo de controle de mudanças definido neste plano. Produtos do projeto Módulo Controle da Contabilidade Pública; Módulo de Gestão de Almoxarifados, patrimônio, Frotas, Compras, Licitações e Contratos; Módulo de Controle de Processos Administrativos; Governo Eletrônico e Portal Transparência; Sistema de Aplicativo de gestão de recursos humanos; Implantação do BI Business Intelligence. Fatores de sucesso do projeto - Comunicação efetiva entre os membros da equipe do projeto; - Apoio integral da área de desenvolvimento; - Comunicação efetiva e de alto nível com o cliente; - Aderência aos processos definidos pelo Escritório de Projetos; - Aderência ao plano do projeto e execução de acordo com o que foi planejado; - Uso das melhores práticas de gerenciamento de projetos. - Aderência ao processo de controle de mudanças por toda a equipe do projeto; - Disseminação dos conceitos e melhores práticas em gestão de projetos para uso comum. Thema Informática Ltda Página 2 de 11
3 CRONOGRAMA DO PROJETO E GESTÃO DO ESCOPO Visão Geral do Cronograma Fig. 1: Gráfico de Gantt resumido do projeto. Cronograma detalhado no Anexo B: 20150202_TJ_Alagoas_Planejamento_Implantacao_ERP, gerado utilizando-se o programa MS Project. Controle Integrado de Mudanças O Controle Integrado de Mudanças será realizado utilizando-se o fluxo definido pelo Escritório de Projetos para mudanças em projetos, e deve ser utilizado após sempre que algum item previsto no contrato ou planejamento pontual seja alterado. As solicitações de mudanças realizadas pelos interessados do cliente deverão passar por avaliação dos clientes chave e por um processo equivalente definido pelo cliente, antes de ser encaminhada para avaliação pelo comitê de controle de mudanças do projeto. Thema Informática Ltda Página 3 de 11
O Comitê de Controle de Mudanças (CCM) deverá se reunir periodicamente uma vez por semana ou quando a situação exigir, por meio de convocação pelo Gerente do Projeto ou Patrocinador. Início Solicitante preenche formulário de solicitação de mudança GP analisa solicitação de mudança Áreas afetadas Medida corretiva ou inovação Impactos custo, tempo, qualidade, riscos Mudança tem impacto no sucesso do projeto? Não Sim Pode aguardar próxima reunião do CCM? Não Convocação de reunião extraordinária do CCM Sim Armazenamento no BD do Projeto Reunião do CCM Registro da justificativa da não aprovação Não Mudança aprovada? Sim Registro da justificativa da aprovação Inclusão da mudança no plano do projeto Implementação da mudança Término Figura 2. Processo de Controle de Mudanças Thema Informática Ltda Página 4 de 11
4 Gestão das partes interessadas Equipe Polis (Pontos focais de comunicação) Equipe Tribunal de Justiça de Alagoas Thema Informática Ltda Página 5 de 11
Contatos importantes equipe Polis Nº Nome Função e-mail Telefone 1 Marcelo Diretor Comercial marcelo@thema.inf.br 9605.2472 2 Ricardo Diretor de Infra e ricardo@thema.inf.br Ramal 6979 Desenv. 3 Cesar Gerente do Projeto cesarbeck@thema.inf.br 51 92342235 4 Andre Gestor equipe BI Projeto.bi@thema.inf.br 5 Júnior Gestor Infraestrutura Suporte.@thema.inf.br Ramal 6905 6 Carla DBA dba@thema.inf.br Ramal 6950 7 Fernando Gestor Materiais materiais@thema.inf.br 8 Lisiane Gestora Contabilidade contabilidade@thema.inf.br Ramal 6937 9 Karina Gestora Protocolo protocolo@thema.inf.br Ramal 6935 10 Adenir Gestor RH admrh@thema.inf.br 51 93351135 Gerente do projeto, responsabilidades e autoridade O Gerente de Projetos designado para este projeto é o Sr. César Grehs Beck. - Sua autoridade compreende a realização de ações de planejamento, coordenação, monitoramento e controle de todos os aspectos e ações que visem a consecução dos requisitos do edital, excluídas ações operacionais de suporte após a entrega aprovada dos sistemas e sua colocação em uso pelo cliente, podendo estabelecer as ligações necessárias para definir em comum acordo com os diretores e gerentes da empresa, os recursos e equipes envolvidas no projeto, as atividades, requisitos, prazos, produtos e serviços a serem produzidos e entregues conforme edital. - Utilizar o sistema protocolo para as autorizações de trabalho da equipe do projeto. - Estabelecer e manter as comunicações com os interessados do cliente, utilizando os meios e processos definidos pela empresa e de acordo com o contrato. - Sua autoridade não compreende autorizar mudanças nos requisitos previstos no contrato e seus anexos, cabendo as negociações que envolvem mudanças nos termos do contrato serem levados à direção da empresa para as autorizações necessárias. Thema Informática Ltda Página 6 de 11
9. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÔES DO PROJETO Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações O gerenciamento das comunicações do projeto será realizado por meio dos processos de comunicação formal existentes: - mensagens eletrônicas (e-mail); - publicações dos planos, planilhas de controle, matrizes, etc., na wikipage da Thema, na página do projeto; - protocolos internos no sistema de protocolo; - reuniões com atas lavradas. Todas as reuniões formais serão realizadas com data pré-agendada e combinadas entre o GP e o cliente e entre o GP e a equipe do projeto. Todas as informações e documentos do projeto devem ser atualizados constantemente na wikipage do projeto. A equipe do projeto deve verificar constantemente as atualizações dos documentos e informações do projeto na wikipage do projeto. Todas as solicitações de mudança no processo de comunicação devem ser feitas por escrito ou mensagem eletrônica e aprovadas pelo GP. Thema Informática Ltda Página 7 de 11
Eventos de comunicação Reunião inicial do projeto (kick off meeting) Objetivo: dar início ao projeto, apresentando as principais informações do projeto, objetivos, escopo, prazos, principais entregas, EAP em alto nível, minuta do contrato e próximas atividades. Metodologia: apresentação presencial em sala de reunião com tela de projeção, projetor, monitor, computadores, uso do MS Project, editores de texto, etc. Responsável: gerente do projeto Polis Envolvidos: equipe do projeto do tribunal, gerente do projeto Data, hora e local sugerido: 24 de fevereiro 2015, às 14 horas, na sala de reuniões do Tribunal de Alagoas. Outros:- Convites e agenda enviados via correio eletrônico. Reunião de acompanhamento do projeto Objetivo: apresentar aos interessados informações do andamento do projeto e acompanhar os indicadores, os resultados parciais do projeto, estado das entregas previstas, bem como discutir as falhas e problemas ocorridos e buscar soluções (listas de questões) de modo a atender as expectativas das partes interessadas e melhorar o desempenho da equipe do projeto e atingir os objetivos do projeto. Metodologia: apresentação dos resultados pelo GP, previsões baseadas nos resultados atingidos, apresentação de questões e soluções encontradas, apresentação das solicitações de mudanças e seus estados, avaliação de sugestões para melhorias. Responsável: gerente do projeto Envolvidos: equipe do projeto e clientes. Data, hora e local: a ser definido pelo GP com o cliente. Outros: Convites e agenda enviados via correio eletrônico. Reunião de encerramento do projeto Objetivo: apresentar os resultados do projeto, bem como discutir as falhas e problemas ocorridos de modo a formar a base de lições aprendidas e melhorar o desempenho da equipe do projeto em projetos em andamento e em futuros. Metodologia: apresentação dos resultados pelo GP, discussão direta entre os membros do projeto para avaliação de sugestões para melhorias. Responsável: gerente do projeto Envolvidos: equipe do projeto. Data, hora e local: a ser definido pelo GP. Outros: Convites e agenda enviados via correio eletrônico. Thema Informática Ltda Página 8 de 11
Atas de reunião Todos os eventos do projeto devem apresentar ata de reunião com no mínimo os seguintes dados: Lista de presença, Pauta, Pendências não solucionadas, Aprovações, Decisões tomadas. Administração do plano de gerenciamento das comunicações Cabe ao GP a administração do presente plano, podendo delegar esta atividade a um membro da equipe. Registro de informações do projeto e lições aprendidas - As principais informações do projeto serão publicadas e mantidas na wikipage da Polis, acessadas através do endereço: https://wiki.thema.inf.br/wiki/help/tj_al_-_tribunal_de_justica_do_estado_de_alagoas - As lições aprendidas no projeto devem ser registradas durante todo o ciclo de vida do projeto, ser classificadas de acordo com o impacto positivo ou negativo no projeto e de acordo com as áreas de conhecimento sugeridas pelo PMBOK 5ª Edição ou posterior. - O local de registro é o definido pela empresa e deve ficar disponível no sistema de arquivos, na wikipage do escritório de projetos e sistema de gestão de documentos. Thema Informática Ltda Página 9 de 11
10. GERENCIAMENTO DE RISCOS Riscos iniciais do projeto - Requisitos técnicos conflitantes na infraestrutura das aplicações podem não ser atendidos plenamente e devem ser negociados com o cliente pelo Diretor Comercial e Diretor de Infraestrutura e Desenvolvimento; - Requisitos técnicos inexistentes que afetem as entregas iniciais do projeto; - Superalocação de recursos em projetos paralelos podem afetar os prazos; - Atendimento com baixa prioridade das solicitações de desenvolvimento para atender os requisitos do projeto; - Entrega de requisitos fora dos prazos definidos no edital; - Demora por parte do cliente nas atividades que requeiram informações e validações com retornos como aceitação do plano de migração, informações necessárias para o prosseguimento das atividades do projeto, podem gerar atrasos nas entregas das atividades e requisitos; - Falta de recursos humanos para atender a demanda de desenvolvimento. Descrição dos processos de gerenciamento de riscos Será realizado com base nos riscos identificados, bem como no monitoramento e controle de novos riscos identificados ao longo do projeto. Todos os riscos não previstos no plano devem ser incorporados ao projeto por meio do sistema de controle de mudanças dos riscos do projeto. Os riscos a serem identificados serão apenas os internos à empresa no tocante a requisitos e prazos para entrega dos mesmos nos módulos ao longo do contrato, de modo a atingir os percentuais definidos no contrato e os externos, associados aos tempos de respostas solicitadas ao cliente, que podem retardar as entregas definidas em contrato, e aos critérios de aceitação dos requisitos, que deve ser objeto de detalhamento ao longo do projeto. As possíveis respostas aos riscos identificados incluem aceitação passiva (assumimos os erros ou a não entrega de requisitos previstos) e ativa (por meio de contingências, com ações de negociação por parte do patrocinador junto ao cliente com entregas não previstas, por substituição de funcionalidades). As possíveis respostas de evitar os riscos estão associadas às entregas nos prazos dos requisitos previstos no edital e contrato. Não estão planejadas respostas de transferências de riscos. A identificação, avaliação e monitoramento de riscos devem ser registrados por escrito ou por mensagem eletrônica, de acordo com o plano de comunicações. Reservas de contingência Não previstas para este projeto e sob controle do gerente do projeto. As reservas previstas pelo GP serão apenas referentes aos prazos, com margens de segurança internas para gestão das entregas. Thema Informática Ltda Página 10 de 11
Frequência da avaliação dos riscos Semanal, dentro da reunião do CCM. Administração do plano de gerenciamento de riscos Cabe ao GP a administração do presente plano, podendo delegar esta atividade a um membro da equipe. Aprovações Participante Assinatura Data Responsável no cliente Gerente do Projeto Thema Informática Ltda Página 11 de 11