Visão Estar posicionada entre as maiores e melhores provedoras de solução de gestão empresarial do Brasil. Missão Desenvolvimento e fornecimento de soluções e serviços através de softwares para tornar nossos clientes mais eficazes. Política Estamos comprometidos com a melhora contínua no desenvolvimento de soluções tecnológicas compatíveis com a legislação e com as mais modernas técnicas de gestão proporcionando aos nossos clientes negócios mais eficientes e rentáveis APOSTILA PARA O CURSO DE ATIVO ATIVO IMOBILIZADO ALTERDATA Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no tre inamento do sistema. Deverão ser utilizadas folhas de ofício no formato A4. Página 1
SUMÁRIO WPHD...3 CADASTROS BÁSICOS...3 CADASTRO DE BUREAU...3 CADASTRO DE EMPRESAS...3 VÍNCULO DE SÓCIOS...5 PLANO DE CONTAS...7 WATIVO...11 CADASTROS...11 EMPRESAS...11 VÍNCULO DE CONTAS...11 MOVIMENTOS...13 CADASTRO DE BENS...13 TELA DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS...15 CADASTRO DE ACRÉSCIMOS...15 BAIXA PARCIAL DO BEM...16 TRANSFERÊNCIA...16 CONSULTAS...17 RAZÃO AUXILIAR CORREÇÃO...17 TRANFERÊNCIAS...17 RELATÓRIOS...18 RAZÃO AUXILIAR...18 DEPRECIAÇÃO\AMORTIZAÇÃO...18 QUANTIDADE...19 BENS...20 FERRAMENTAS...21 OPÇÕES\ BEM...21 EXPORTAÇÃO PARA O CONTÁBIL...22 PROGRAMA DO CURSO DE ATIVO...23 Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração das apostilas são meramente ilustrativos e servem apenas como material didático. Página 2
WPHD CADASTROS BÁSICOS CADASTRO DE BUREAU Devemos prestar bastante atenção no preenchimento de todos os cadastros do sistema WPHD, pois serão utilizados em vários locais dos sistemas da Alterdata inclusive na validação de documentos legais junto a entidades do Governo. No momento do primeiro acesso ao sistema da Alterdata será necessário o preenchimento do Bureau, este por sua vez é o responsável pela contabilidade da empresa. Este dados serão de grande importância para diversos relatórios gerados no sistema de Departamento Pessoal e estes dados são utilizados para a geração de documentos em meio magnético. Após o preenchimento das informações do cadastro do bureau iremos verificar, dentre os cadastros básicos que estaremos explicando, o cadastro da empresa no WPHD. CADASTRO DE EMPRESAS Como podemos observar abaixo temos a primeira aba no cadastro da Empresa, a opção de Básico. Nesta aba iremos colocar informações do endereço da empresa e atividade. O item: Empresa Desativada, como o próprio nome indica esta empresa não estará mais ativa para efetuar nenhuma movimentação ou processamento, entretanto seus dados serão mantidos para futuras consultas. Página 3
Nesta segunda aba, Complementar, iremos informar dados mais específicos da empresa, como por exemplo o CNPJ, Natureza Jurídica, inicio das atividades. Vale a pena ressaltar que estas informações são gerais, ou seja, serão utilizados por todos os sistemas. Temos que Observar o Campo Código NIRE, que atualmente é utilizado por empresas que estão Obrigadas ao Preenchimento do SPED ( Sistema Público de Escrituração Digital). Podemos observar que o NIRE é o mesmo número da Junta Comercial da Empresa. Então, se a empresa for Registrada em Cartório, não terá que preencher esse campo. Temos algumas informações mais específicas como a aba de Informações para o Contábil ou Manad que serão utilizadas por sistemas específicos. Na Aba Informações para o Contábil, temos três opções. -Lançamentos Automáticos, Centro de Custo e Nome Completo. - Se as opções de Lançamento Automático e Centro de Custo estiverem desmarcadas, o sistema não vai reconhecer que trabalha com essas opção, com isso, vai desabilitar as duas opção no sistema Contábil. E o campo Nome Completo será utilizado para colocarmos o Razão Social Completo da empresa sem abreviações. Essa opção só será utilizada, se no cadastro de empresas no Contábil, estiver marcado a opção Utiliza razão social completo nos relatórios Legais. Página 4
Temos ainda a aba Observação, que poderá ser utilizada pelo usuário no preenchimento de informações específicas da empresa, que não serão impressas em nenhum relatório, somente serão utilizados para uma consulta futura. E temos também a aba Logotipo onde o usuário poderá adicionar a logotipo da empresa para que seja impressa nos relatórios. VÍNCULO DE SÓCIOS Ainda no cadastro da empresa, será necessário vincular os sócios na empresa, para isso, primeiramente precisamos efetuar o cadastro dos sócios (WPHD - Sócios), em seguida poderemos vincular o sócio a empresa. Nesta vinculação é importante verificarmos os campos Administrador e responsável pelo CNPJ pois o sócio que estiver com essas opções marcadas serão levado como responsável para assinar os relatórios como RESCISÃO (Wdp), Balancetes (Wcont). Página 5
Outros campos importantes são o Valor Pró-labore e Indexador, pois é através do preenchimento destes campos, que o sistema irá calcular o Pró Labore. Pois se informarmos o campo Valor Pró-Labore e Indexador, o sistema irá fazer uma multiplicação para encontrar o valor do salário do Sócio. Temos os campos de Admissão/Entrada, CBO 2002, Cód. Retenção do IR, como campos importantes a serem preenchidos, pois serão utilizados em outros sistemas. Na aba Receita Federal, temos que vincular o Percentual de Capital Votante, a Qualificação do Sócio e para geração do Arquivo SPED, temos que vincular o Código da função do mesmo. OBS.: Existem outros diversos cadastros que devem ser preenchidos, como por exemplo a tabela de INDEXADORES, IRRF, pois são dados que devem ser atualizados sempre que houver modificações, dados estes que o usuário deverá verificar para informar o seu valor. Página 6
PLANO DE CONTAS Este Módulo será utilizado para cadastramento das contas que serão utilizadas nos sistemas de Contabilidade, Ativo, Fiscal. As contas vinculadas no Plano de Conta, será utilizada na hora da Movimentação dos sistemas citados acima, bem como na configuração para integração entre os mesmos. O plano de Contas pode ser utilizado de maneira continua ( Um plano para todos as empresas ), ou de maneira individual, criando uma plano de contas com as configurações e necessidade da mesmas. Abaixo podemos verificar como é configurado o Plano de Contas: 1 tela - Configuração Nesta tela será configurada a máscara ( Classificação do Plano ). Essa configuração servirá para definir os níveis das contas no sistema, onde cada uma irá entrar. Conforme Exemplo Abaixo: 1 Ativo 1-1 Circulante 1-1-01 Disponível 1-1-01-01 Numerário de Caixa 1-1-01-01-01 Caixa 1-1-01-02 Conta Banco Movimento 1-1-01-02-01 Banco Itaú 1-1-01-02-02 Banco Real 1-1-01-02-03 Banco HSBC Página 7
2 Tela Definição Na aba Definição é um das mais importantes no cadastro de Plano de Contas. Pois é através dela que iremos definir os Níveis dentro do Sistema. OBS.: O Nível do ATIVO e PASSIVO não podem ser alterados. ( Ativo sempre 1. Passivo sempre 2 ). Caixa. Nível do Disponível será vinculado nessa tela para mostrar a disponibilidade da empresa ao imprimir o Livro Nível do Pat. Líquido definirá a conta sintética do grupo Patrimônio Líquido. Que irá mostrar no Relatório Balanço a conta passivo a descoberto, quando o Patrimônio líquido for negativo. OBS.: "De acordo com as resoluções CFC 847/1999 e CFC 1.049/2005, quando o Patrimônio Líquido possui um valor negativo, ou seja, quando o valor das obrigações para com terceiros é superior ao valor dos ativos, utiliza-se a expressão "Passivo a Descoberto". Esta resolução foi revogada a partir de 02.06.2010, pela Resolução CFC 1.283/2010. Para as demonstrações contábeis encerradas a partir da publicação do novo texto normativo, não será mais necessário alterar a nomenclatura do Patrimônio Líquido quando ele se tornar negativo. O sistema Contábil Alterdata já está preparado para emitir o Balanço de acordo com esta nova resolução. Para isto, deverá ser desabilitada na tela de emissão do balanço a utilização da opção "Pass. descoberto nível passivo" Contas de Resultado - Neste ponto, temos a possibilidade de padronizar as contas de resultado utilizada por esse plano de contas. Esses contas serão utilizadas ao fazer o encerramento do Execício. Depois da cadastrar as informações acima, podemos selecionar o plano para cadastrarmos as CONTAS. Página 8
Será exibido a tela a seguir: Ao Clicar no ícone de Novo Cadastro ou Alteração do Cadastro, será exibido a seguinte tela: Página 9
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WATIVO CADASTROS EMPRESAS Após efetuado o cadastramento da empresa no WPHD será necessário a vinculação e o preenchimento dos dados complementares no sistema Ativo Imobilizado. Na aba Dados, temos a opção de Empresa trabalha com lançamentos temporários, que será utilizado na Integração com o sistema Alterdata Contábil. A opção Integração com o WCIAP, será utilizada na Integração com o sistema Alterdata CIAP. Este sistema será utilizado para fazer o controle dos créditos ou estornos de créditos de icms relativos ao ativo permanente. Temos também campo de E-mails dos usuários que devem receber os relatórios este é utilizado pelo Document Center para o envio dos relatórios. O Document Center é um sistema criado pela Alterdata para o envio e recebimento de documentos. Através deste sistema o usuário poderá enviar o Razão Auxiliar, Depreciação\Amortização, todos os relatórios que o usuário queira enviar para outra pessoa e possuírem esta configuração. Desta forma estará economizando o custo da impressão e entrega dos documentos, e estará agilizando o todos os processos que dependem da aceitação do cliente. VÍNCULO DE CONTAS Neste cadastro do sistema WAtivo Alterdata encontraremos a Tabela de Vínculo de contas, onde o usuário fará o relacionamento da Conta Principal do Bem com a Conta de Depreciação. Ou seja, quando o usuário fizer o Página 11
cadastramento de um Bem, o sistema irá trazer automaticamente a conta de depreciação. O usuário irá informar o Plano de contas, a conta principal e a conta de depreciação. No cadastro de bens, quando o usuário informa a conta principal, o sistema verifica se ele está trabalhando com vínculo de contas e caso esteja, irá preencher automaticamente a conta de depreciação. Caso o usuário tenha marcado para não permitir alterar a conta de depreciação, o sistema irá desabilitar o campo. OBS.: Em "Ferramentas - Opções - Bem" foi criada uma configuração onde o usuário informa se o sistema irá trabalhar com vínculo de contas ou não. Caso trabalhe, ele ainda pode informar se o sistema irá permitir a alteração da conta de depreciação. Página 12
MOVIMENTOS CADASTRO DE BENS Este é o principal cadastro do sistema, pois aqui entrarão todos os bens que sofrem Depreciação ou Amortização. O sistema WAtivo Alterdata é destinado ao cadastramento dos bens que terão seus valores corrigidos e depreciados pelo sistema. Na aba Dados, iremos informar a conta principal ( Ex.: 455 ), se o sistema estiver configurado com a opção de Vínculo de Contas, o sistema preencherá automaticamente a conta de Depreciação ( Ex: 504 ). Podemos ver na figura abaixo, que temos a possibilidade de informar o Grupo, Tipo, Local e Localização do Bem. É importante vincular essas informações para emissão de relatórios, fazer o Alinhamento Completo dos bens e até mesmo na Exportação dos dados para o sistema Alterdata Contábil. Página 13
Estes dados também serão muito úteis, pois podemos informar o número da NF\Documento e o número da Chapa ( No caso do veículo, pode ser a placa do mesmo ). Também serão utilizados para emissão de relatórios e consultas. Como configuramos o campo multiplicar este cadastro por, ao clicar em Gravar, o sistema nos mostrará a tela abaixo, que será utilizada para Edição dos Múltiplos cadastros. Página 14
TELA DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS CADASTRO DE ACRÉSCIMOS Esse recurso será utilizado para cadastrar qualquer adicional vinculado ao bem. Que terá o cálculo de depreciação feito separadamente. Podemos verificar como é feito o cadastro na tela abaixo: Página 15
BAIXA PARCIAL DO BEM Este recurso será utilizado para fazer uma baixa parcial de determinado bem. Ou seja, caso ocorra qualquer coisa que o mesmo perca o seu valor. Conforme podemos verificar na tela abaixo: TRANSFERÊNCIA O recurso de transferência permite ao usuário do sistema fazer a transferência de um bem que se encontra em uma determinada empresa para uma outra. Podemos verificar como é feito a transferência na tela abaixo. OBS.: Para que os bens possam ser transferidos de uma empresa para outra corretamente, as empresas terão que trabalhar com o mesmo Plano de contas." Página 16
CONSULTAS RAZÃO AUXILIAR CORREÇÃO O Razão Auxiliar correção é uma consulta que retrata todas as movimentações realizadas em uma determinada conta patrimonial ou por determinado bem. TRANFERÊNCIAS Este módulo será utilizado para fazer uma consulta dos bens que foram transferidos de uma empresa para outra. Podemos notar na tela abaixo que podemos consultar por CHAPA ou por DOCUMENTO. Página 17
RELATÓRIOS RAZÃO AUXILIAR O Razão Auxiliar correção é um relatório que retrata todas as movimentações realizadas em uma determinada conta patrimonial ou por determinado bem. DEPRECIAÇÃO\AMORTIZAÇÃO Este relatório apresentará os resultados da depreciação / amortização (desvalorização) sofridas pelo bem. A amortização é utilizada para bens que sofrem desvalorização com o tempo, porém não é um desgaste físico, e sim financeiro. Com o Relatório Completo teremos como efetuar os cálculos com seus respectivos resultados de Depreciação e Amortização, para conferência caso tenha dúvida de algum cálculo. Página 18
QUANTIDADE Este relatório apresentará a relação dos bens da empresa selecionada, com a quantidade de cada um, existente na mesma. Após selecionar todos os bens da empresa conforme a tela acima, podemos pedir para VISUALIZAR ou IMPRIMIR o relatório. Página 19
BENS Podemos imprimir um relatório contendo todos bens cadastrados para a empresa selecionada. Poderá ser filtrado por Bem, por Conta ou por Grupo. O relatório conterá as seguintes informações: O código e a descrição do bem, a data da aquisição, o documento pertinente ao bem, o nome do fornecedor, o valor de aquisição do bem, a chapa de identificação patrimonial do bem e o Grupo a que pertence o bem. Página 20
FERRAMENTAS OPÇÕES\ BEM Este cadastro é muito importante para quem trabalhará com o vínculo de contas e também com chapa. Podemos verificar na tela abaixo, as configurações necessárias. Página 21
EXPORTAÇÃO PARA O CONTÁBIL Este módulo foi elaborado com o objetivo de diminuir a digitação no sistema de Contabilidade Alterdata, dos lançamentos contábeis decorrentes da correção monetária, depreciação e baixas. OBS.: Podemos notar que temos uma opção de Exportação em arquivo Texto. Ao marcar esta opção, será gerado um arquivo TXT com todos os lançamento do Ativo Imobilizado, que poderá ser importado pelo sistema Alterdata Contábil. Página 22
PROGRAMA DO CURSO DE ATIVO 09:00 hs - Início do Curso Wphd 1 - Sócios 2 - Plano de Contas 3 - Empresas 4 - Cadastro de Usuários 5 - Ferramentas 6 - Ajuda 7 - Sair Wativo 1 - Arquivos 1.1- Tabelas 1.1.01 - Empresa 1.1.02 - Grupos 1.1.03 - Tipos 1.1.04 - Locais 1.1.05 - Localizações 1.1.06 - Vinculo de Contas 1.1.07 - Usuários 11:00 hs - Intervalo para Lanche (15 minutos) 1.2 - Bens 1.2.01 - Cadastro de Bens (Baixa Total ) 1.2.02 - Cadastro de Acréscimos 1.2.03 - Cadastro de Reavaliação 1.2.04 - Baixa Parcial do Bem 1.2.05 - Baixa Parcial do Acréscimo 1.2.06 - Transferência 1.2.07 - Suspensão do Bem 1.3 - Depreciação/Correção 1.4 - Alinhamento 2 - Consultas 2.1 - Razão Auxiliar Correção 2.2 - Documento 3 Relatórios 2.2 - B.I 2.2 - Transferências 3 - Relatórios 3.1 - Razão Auxiliar 3.2 - Termos de Abertura e Encerramento 3.3 - Depreciação / Amortização 3.4 - Demonstrativo de Lançamentos Contábeis 3.5 - Localização 3.6 - Quantidade 3.7 - Bens 100% Depreciados 3.8 - Emissão de Bens 3.9 - Baixa 3.10 - Planilhas 4 - Ferramentas 4.1 - Opções 4.1 - Integração do Wativo x Wcont 4.2 - Backup 5 - Ajuda 13:30 hs Término do Curso ESTE CRONOGRAMA PODERÁ SOFRER PEQUENAS ALTERAÇÕES AO LONGO DO CURSO Página 23