Manual de Acesso Mobile
Sumário Introdução... 3 1. Cadastro de Dispositivo... 3 2. Aprovação Mobile... 4 3. Acompanhamento de Viagem... 8 4. Lançamento de Despesas Mobile... 10 5. Finalizando uma Despesa no Sistema... 16
Introdução Apresentamos o aplicativo TMS Mobile, que permite acompanhar as suas solicitações emitidas, receber notificações de suas próximas viagens, aprovar solicitações e também realizar o lançamento de despesas. Este facilitador foi desenvolvido visando otimizar a rotina do usuário corporativo, tornando a gestão de suas viagens e de seus gastos ainda mais inteligente. Para utilizar o aplicativo, é necessário que o dispositivo móvel esteja cadastrado na ferramenta conforme instruções abaixo. 1. Cadastro de Dispositivo Para cadastrar um dispositivo Mobile no TMS, acesse o menu Configurações, no menu suspenso: Cadastro de Dispositivo Mobile Clique no ícone para adicionar o seu dispositivo: Você receberá um e-mail com as instruções para configurar o aplicativo TMS Mobile. Acesse o link do e-mail através do seu celular: São Paulo, Junho 2015 3 Building IT Solutions
É necessário que o aplicativo já esteja instalado no aparelho, caso contrário, ao clicar no link do e-mail, o processo será interrompido. Se o aplicativo já estiver instalado no seu celular você será direcionado para a tela de login. Utilize os seus dados de usuário e senha do TMS para acessar o sistema: Ao realizar o primeiro acesso no aplicativo, o dispositivo ficará registrado na ferramenta e poderá ser excluído e consultado a qualquer momento no menu Cadastro de Dispositivo Mobile : 2. Aprovação Mobile Para que uma solicitação seja emitida no TMS, ela precisa ter sido autorizada por um aprovador. Esse aprovador será definido pela empresa, pode ser um gestor direto ou até mesmo um funcionário do financeiro por exemplo. Para maior comodidade, o módulo mobile também incluirá a opção de aprovação. São Paulo, Junho 2015 4 Building IT Solutions
Ao acessar o aplicativo, ele visualizará as solicitações que estão aguardando sua aprovação de custo bem como o prazo de cada uma: Ao selecionar a solicitação, o aprovador terá acesso aos detalhes do pedido. O item Best Fare apresenta o valor da menor tarifa oferecida ao solicitante no momento da busca e o campo Diferença representa o quanto o valor do pedido está mais caro do que ele. São Paulo, Junho 2015 5 Building IT Solutions
Clicando em cada serviço, o aprovador pode visualizar mais detalhes: São Paulo, Junho 2015 6 Building IT Solutions
Ao aprovar, o aplicativo solicita a confirmação da aprovação Ao Reprovar, deve-se inserir o Motivo da Reprovação São Paulo, Junho 2015 7 Building IT Solutions
3. Acompanhamento de Viagem Através do aplicativo mobile, o viajante corporativo terá sempre a mão acesso aos detalhes da sua viagem. Ao acessar o aplicativo clique em Itinerário : O cliente visualizará uma lista com todas as suas viagens. Selecione a viagem a qual deseja verificar mais detalhes: São Paulo, Junho 2015 8 Building IT Solutions
Será possível visualizar dados e informações relevantes que estejam relacionados a todos os serviços (aéreo, hospedagem e locação) que a OS possui. Observe que este facilitador pode evitar a impressão de diversas páginas e auxiliar consideravelmente o viajante corporativo. Nossa solicitação de exemplo possui Aéreo, Hospedagem e Locação: Aéreo: Observe que o aplicativo exibe a Previsão do Tempo na cidade de destino, assim como o terminal e portão de embarque, sendo que estes últimos itens são reflexos dos provedores que foram feitas as reservas. Na hospedagem é possível visualizar o mapa de localização. Em hotéis off-line, a latitude e longitude devem ser cadastradas para que esta informação seja exibida: Hospedagem: São Paulo, Junho 2015 9 Building IT Solutions
Locação de Veículos: 4. Lançamento de Despesas Mobile Ao utilizar o módulo de despesas, o cliente consegue fazer a gestão de gastos extras, tais como: táxis, alimentação, entre outros. Esta gestão se dá através de adiantamentos e prestação de contas que podem ser efetuadas no TMS. O aplicativo mobile também incluirá algumas facilidades para que o solicitante corporativo administre melhor estes gastos. Ao acessar o aplicativo, clique no ícone Despesas : São Paulo, Junho 2015 10 Building IT Solutions
Todas as solicitações aparecerão na tela para que seja efetuado o lançamento dos gastos em qualquer uma delas. Selecione a solicitação que deseja incluir prestação de contas: Selecione a moeda que deseja adicionar o gasto: São Paulo, Junho 2015 11 Building IT Solutions
Selecione o tipo de despesa: Informe a quantidade: São Paulo, Junho 2015 12 Building IT Solutions
Insira a data do gasto: Confira as informações. Verifique as Flags Comprovado e Reembolsado : São Paulo, Junho 2015 13 Building IT Solutions
Será possível ainda inserir uma foto do comprovante clicando no ícone da câmera: Para finalizar, insira as observações no campo Descritivo : Após clicar em Salvar, o aplicativo mostrará o alerta informando que a solicitação só será encaminhada para aprovação após ser finalizada no TMS, através do computador. Este processo é necessário para que as políticas de despesas sejam validadas junto ao ambiente do cliente: São Paulo, Junho 2015 14 Building IT Solutions
Importante: Também é possível salvar uma despesa no sistema sem que ela esteja atrelada a solicitação anterior. Ao acessar o menu Despesas, clique em Nova : Faça o lançamento da despesa. E clique no ícone para enviar o lançamento da despesa. São Paulo, Junho 2015 15 Building IT Solutions
5. Finalizando uma Despesa no Sistema Ao retornar da viagem, todas as informações lançadas através do aplicativo estarão salvas no sistema. Conforme mencionado, é necessário confirmar as informações e enviar os dados para aprovação, pois é neste momento que serão consideradas as políticas de gastos da empresa. Acesse a solicitação, clique na aba Mobile e depois clique em Pesquisar : São Paulo, Junho 2015 16 Building IT Solutions
O sistema retornará com as informações de despesas que foram lançadas pelo celular, incluindo despesas que foram lançadas e ainda não foram relacionadas a nenhuma OS. Clique no ícone para confirmar: Volte para a aba Reembolso e clique em Incluir : A despesa aparecerá no lado direito da tela, caso existam outras despesas a serem lançadas nessa OS, basta adicioná-las normalmente. Para finalizar clique em Enviar para Autorização : São Paulo, Junho 2015 17 Building IT Solutions
A solicitação seguirá o fluxo da despesa e o aprovador terá acesso as imagens de notas e comprovantes que foram anexadas a esta OS: São Paulo, Junho 2015 18 Building IT Solutions