II Forum de Lean Healthcare de São Paulo Gestão de Estoque Hospitalar Jorge Luiz Bison Mauricio Jacó Cerri
UNIMED Araras Hospital Próprio em Araras e Leme SP 50.000 vidas (Araras, Leme e Conchal) 700+ Colaboradores 2
UNIMED Araras Hospital Araras 84 leitos 300+ Colaboradores Inicio do Projeto Lean Fevereiro/2016 3
UNIMED Araras - início de 2016 Preocupações MAT&MED Falta de controle Processos pouco estruturados Desperdícios Retrabalho Diretoria 4
Definição do Escopo Controle do Processo Definição de escopo Escopo: Gestão de MAT&MED (hospitalar), exceto quimio, vacinas, OPME Fluxo desde Compras até Farmácia Implementação Sit. Futura Medir e Mapear Situação Atual Análise da Sit. Atual e Desenvolv. Futura 5
Situação inicial
Situação inicial Grandes lotes de compra feitos a partir da experiência Realizar cotações e fechar pedidos Pedidos mensais Compras Receber e estocar MAT&MED Atraso no fechamento das contas Requisições manuais Fracionar, etiquetar e dispensar MAT&MED Prescrições e requisições manuais Excesso de devoluções Acúmulo de papéis para lançar Estoques não Postos de controlados internação UTIs Excesso de movimentação Pronto Atendimento Estoque excessivo R$ 940 mil 56 dias Almoxarifado Farmácia Central Impossibilidade de rastreamento de lotes Farmácia C.C. Farmácia QT 7
Implantações
Implantações Grandes lotes de compra feitos a partir da experiência Realizar cotações e fechar pedidos Pedidos mensais Compras Receber e estocar MAT&MED Atraso no fechamento das contas Requisições manuais Fracionar, etiquetar e dispensar MAT&MED Prescrições e requisições manuais Excesso de devoluções Acúmulo de papéis para lançar Estoques não Postos de controlados internação Implantação das farmácias satélites (PA, Postos de internação, UTI) UTIs Excesso de movimentação Pronto Atendimento Estoque excessivo R$ 940 mil 56 dias Almoxarifado Farmácia Central Impossibilidade de rastreamento de lotes Farmácia C.C. Farmácia QT 9
Implantações Estoque excessivo Grandes lotes de compra feitos a partir da experiência R$ 940 mil 56 dias Realizar cotações e fechar pedidos Pedidos mensais Compras Receber e estocar MAT&MED Almoxarifado Atraso no fechamento das contas Requisições manuais Fracionar, etiquetar e dispensar MAT&MED Definição de padrão de trabalho com lançamento online e fitas menores Farmácia Central Impossibilidade de rastreamento de lotes Prescrições e requisições manuais Excesso de devoluções Acúmulo de papéis para lançar Estoques não Postos de controlados internação Implantação das farmácias satélites (PA, Postos de internação, UTI) UTIs Excesso de movimentação Pronto Atendimento Farmácia C.C. Farmácia QT 12
Devoluções das farmácias satélites Média Outubro/2016 Devoluções com a antiga Farmácia Central JUL - DEZ/2015 14% Farmácia Postos de Enfermagem da Iternação: Farmácia Pronto Atendimento: 7% 1% Farmácia UTIs: 9% 13
Depoimentos Enfermagem A implantação da Farmácia do Posto de Enfermagem trouxe inúmeros ganhos para a equipe de enfermagem. Dentre elas, posso destacar a redução de movimentação das enfermeiras para buscar Mat & Med, a maior agilidade de atendimento com o paciente, a diminuição de retrabalho com devoluções, a maior segurança na cadeia terapêutica, e a definição de padrões de trabalho entre Farmácia e Enfermagem. Eduarda Santos Coordenadora Unidades de Internação 14
Depoimentos Enfermagem A enfermagem, antes do processo Lean ser implementado com a Farmácia do Pronto Atendimento, fazia todo o trabalho administrativo de farmácia (lançamento em conta, devolução, solicitação de compras 3 vezes ao dia para a Farmácia Central, controle de estoque, etc.). Além disso, devido ao estoque ficar exposto no posto de atendimento, corria-se o risco de extravio e perda de Mat&Med. Hoje, temos uma maior segurança de atendimento, pois a farmácia é responsável pela dispensação e a enfermagem confere, realizando a dupla checagem e focando apenas na parte assistencial. A implantação da Farmácia do Pronto Atendimento impactou também diretamente no fechamento das Contas, que hoje estão sendo faturadas em tempo real. Acredito que com essa melhoria, ganhei 1 funcionário dos 3 ou 4 por turno que compõe o time. Enfim, o processo ficou muito mais eficiente, e sinto como se tivesse tirado um peso de nossas costas. Sueli Tamborim Coordenadora Ambulatorial do Pronto Atendimento 15
Estoque excessivo Grandes lotes de compra feitos a partir da experiência Realizar cotações e fechar pedidos Pedidos mensais Compras Sistema de Receber e estocar compras puxado MAT&MED R$ 940 mil 56 dias Dimensionamento dos níveis de estoque Almoxarifado Atraso no fechamento das contas Requisições manuais Fracionar, etiquetar e dispensar MAT&MED Definição de padrão de trabalho com lançamento online e fitas menores Farmácia Central Impossibilidade de rastreamento de lotes Prescrições e requisições manuais Excesso de devoluções Acúmulo de papéis para lançar Estoques não Postos de controlados internação Implantação das farmácias satélites (PA, Postos de internação, UTI) UTIs Excesso de movimentação Pronto Atendimento Farmácia C.C. Farmácia QT 16
Implantações Estoque Medicamento X Lógica do Dimensionamento Realizado Antes Depois Excesso! * Maior frequência de reposição Estoque dimensionado do item Consumo Média Desvio Padrão Reposição Falta! Dias Pto Reposição (disparo da compra) 17
Situação Implantada
Situação Implantada Sistema de compras puxado Realizar cotações e fechar pedidos Pedidos diários Compras Receber, estocar, fracionar* e etiquetar MAT&MED Definição de padrão de trabalho com lançamento online e fitas menores Fracionar e dispensar MAT&MED Postos de internação Fracionar e dispensar MAT&MED Postos de internação Dimensionamento dos níveis de estoque Almoxarifado *caixas comprimidos e ampolas UTI UTI Implantação das farmácias satélites (FPA, FPE, FUT) com Fracionar e dispensar reposição puxada MAT&MED Cálculo automático para reposição puxada Pronto Atendimento Pronto Atendimento 19
Resultados
Resultados Indicador de estoques de MAT MED Maio a Novembro (até dia 24/11) Estoque MAT&MED em 24/11: R$ 704 mil (40 dias*) Redução R$ 236 mil no estoque (24%) até o momento Redução de 16 dias* (28%) até o momento *Considerando o consumo atual (525 mil / mês) 21
Resultados Previsão de Redução de Estoques de MAT MED até abr/17 Redução total de R$ 452 mil no estoque (48%) Estoque: R$629 mil R$575 mil R$543 mil R$519 mil R$488 mil 28 dias Redução de 28 dias (50%) Projeção considerando o consumo atual (525 mil / mês) e o funcionamento do sistema puxado de compras conforme o projetado. 22
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda Além da redução de estoque baseada no consumo dos itens em excesso e uso do sistema puxado de compras, também estão sendo realizadas ações específicas para a redução dos itens em excesso e itens parados (sem demanda no almoxarifado desde JUL/2016) 24
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda Exemplos de análises pontuais dos itens em excesso O que fazer: investigar motivo de alto estoque, um a um, usando um Pareto com os maiores valores em saldo (valor unitário qtd) (em andamento) 25
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda Passo a passo para redução dos estoques de MAT Exemplos: 102-0088 Ciprofloxacino 200mg Comportamento do estoque, dia a dia Ponto de reposição calculado para compra ANÁLISE: - Foi realizada uma compra bastante acima do dimensionado, devido a informação do fornecedor de que o item entraria em falta no mercado. AÇÕES: - Definir política de compra de itens com previsão de falta. 26
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda Passo a passo para redução dos estoques de MAT Exemplos: 101-0008 Eletrodo de Retorno Adulto s/ Cabo ANÁLISE: - Foi estabelecido um contrato de fornecimento do item, com entregas mensais com quantidades fixas. Como o consumo tem sido menor que a quantidade estabelecida no contrato, ocorre acúmulo. AÇÕES: - Revisar contrato e estabelecer critérios para reposição, a fim de evitar acúmulo. 27
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda Exemplos de análises pontuais dos itens parados O que fazer: investigar grupos de itens com maior estoque parado 28
Ações específicas para itens em excesso ou sem demanda Exemplos de análises pontuais dos itens parados Ex.: FIOS CIRÚRGICOS Análise: - 146 variedades cadastradas no almoxarifado - 48 não tem demanda desde julho/2016 e estão em estoque - Valor parado: R$ 31 mil Ação: - verificar possibilidade de substituição temporária no centro cirúrgico para consumo dos fios parados; - verificar possibilidade de padronização de menor qtd. de fios para reduzir sobras. 29
Considerações Finais Visão Suprimentos Visão Gestão de Leitos Visão Pronto Atendimento Visão CME 31
Obrigado pela presença Mauricio mauricio@unimedararas.com.br Jorge Bison bison@unimedararas.com.br