Gestão de Materiais e Logística nos Serviços de Saúde. Prof. Alessandro Lourenço Medeiros

Transcrição

1 Prof. Alessandro Lourenço Medeiros

2 Uma política de ressuprimento de estoque consiste em decisões a respeito do momento de fazer um pedido e da quantidade necessária nesse pedido As perguntas que devem ser respondidas pelas políticas de ressuprimento são : Quando? e Quanto repor? Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

3 < < < Fluxo dos materiais Almoxarifado Fornecedor Compras Planejamento Previsão de consumo Desvio padrão Estoque de segurança Lote econômico de compra Fluxo da informação > > > Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

4 Quando e quanto repor? Itens que devem ser estocados Demandas previstas Prazos de entrega dos fornecedores Classificação dos itens Giro do estoque desejado Nível de serviço Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

5 Estoque de segurança É o estoque mantido com o propósito de atender uma demanda que excede a quantidade prevista para um determinado período. Estoque Estoque médio Estoque cíclico Estoque de segurança Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde Tempo

6 Estoque de segurança O nível adequado de estoque de segurança é determinado pelos seguintes fatores: Incerteza da demanda ou de suprimento Nível desejado de disponibilidade de produto Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

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8 Estoque de segurança Estoque de segurança, E s = Z x σ d x L Onde: E s = Estoque de segurança Z = Coeficiente de distribuição normal em função do nível de serviço desejado L = tempo médio de reposição σ d = Desvio padrão da demanda Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde Valor de Z Nível de Serviço Risco 0,00 50% 50% 0,524 70% 30% 1,00 84% 16% 1,28 90% 10% 1,50 93% 7% 1,96 95% 5% 2,32 99,0% 1,0% 2,75 99,7% 0.3%

9 Sistema de ponto de pedido O estoque do item é monitorado continuamente ou após de cada transação. Quando o estoque descer a certa quantidade prefixada, chamada de Ponto de reposição Então emite-se um novo pedido É o sistema de estoque mínimo e máximo Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

10 Sistema de ponto de pedido Quando? Quando o estoque atingir o Ponto de Reposição Quanto repor? Lote Econômico de Compra Lote do Fornecedor Ponto de Reposição, PR= D x L + E s Onde: PR = Ponto de Reposição D = Demanda média L = tempo médio de reposição Es = Estoque de segurança Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

11 Sistema de ponto de pedido Críticas ao Lote Econômico de Compra: Fórmulas matemáticas complexas Lote econômico X Lote mínimo do fornecedor Não mensura o custo da falta Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

12 Sistema de ponto de pedido Vantagens: Permite uso de lote econômico Gera menos estoque médio Incorpora a sazonalidade Desvantagens: O sistema gera solicitações de compras aleatórias Emissão de vários pedidos para um mesmo fornecedor Não favorece obtenção de descontos Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

13 Sistema de revisão periódica Quando repor o estoque? Em intervalos fixos de tempo, podem ser semanal, quinzenal, mensal Quanto repor? Quantidade variável, dependendo de quanto é necessário para levar a posição do estoque a um Nível Referencia (NR) Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

14 Sistema de revisão periódica Quando repor o estoque? A posição de estoque é revisada a intervalos fixos O estoque é levado a um nível de referência Um nível de referência é estabelecido para cobrir a demanda até a próxima revisão mais o tempo de espera da mercadoria Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

15 Sistema de revisão periódica Quanto repor? Nível de Referência, NR= D x (L + IR) + E s Onde: D = Demanda média L = tempo médio de reposição IR = Intervalo entre reposições (semanal, quinzenal, mensal) Es = Estoque de segurança Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

16 Sistema de revisão periódica Quanto repor? Quantidade a pedir (Q) = Nível de referência - Inventário virtual Inventário virtual = Estoque físico + Estoque pedido ao fornecedor + Estoque em inspeção Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

17 Sistema de revisão periódica Quando repor o estoque? Uso da Curva ABC Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

18 Sistema de revisão periódica Quando repor o estoque? Aplicação da Curva ABC - calendário de compras CLASSE NUMERO DE ITENS PRAZO REVISÕES(DIAS) MÉDIA DE REVISÕES NO MÊS A B C TOTAL Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

19 CLASSE VALOR TOTAL % PARTICIPAÇÃO DIAS EST. A ,00 75% 15,00 B ,00 20% 30,00 C ,00 4% 60,00 TOTAL ,00 100% CLASSE VALOR TOTAL % PARTICIPAÇÃO DIAS EST. A ,00 78% 20,00 B ,33 18% 35,00 C ,25 4% 65,00 TOTAL ,58 100% CLASSE ANTES DEPOIS VARIAÇÃO VARIAÇÃO % A , , ,00 33,33% B , , ,33 16,67% C , , ,25 8,33% TOTAL , , ,58 28,87% Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

20 CLASSE VALOR TOTAL % PARTICIPAÇÃO DIAS EST. A ,00 75% 15,00 B ,00 20% 30,00 C ,00 4% 60,00 TOTAL ,00 100% CLASSE VALOR TOTAL % PARTICIPAÇÃO DIAS EST. A ,40 68% 14,00 B ,67 26% 40,00 C ,00 6% 80,00 TOTAL ,07 100% CLASSE ANTES DEPOIS VARIAÇÃO VARIAÇÃO % A , , ,60-6,67% B , , ,67 33,33% C , , ,00 33,33% TOTAL , , ,07 3,19% Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

21 Sistema de revisão periódica Nível de Referência Pedido Colocado Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Intervalo entre reposições Estoque de segurança IR IR IR Tempo Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

22 Sistema de revisão periódica Vantagens: Permite uso calendário de compras Melhor planejamento das atividades Permite uso de classificações ABC e XYZ combinadas Desvantagens: Estoque médio fica maior que no ponto de pedido Está mais vulnerável a sazonalidade Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

23 Sistema de revisão continua Operações com elevado grau de automação Interação entre os sistemas informatizados do cliente e fornecedor Aumento na freqüência das entregas Seleção previa de fornecedores e parcerias estáveis Padronização dos aspectos logísticos Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

24 Compras antecipadas Antecipar a compra para aproveitar uma condição diferenciada, seja em custo ou prazo de pagamento Mais será que isto é mesmo vantajoso? Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

25 Para que ocorra vantagem neste processo de Compras antecipadas temos que responder as seguintes questões: Qual a rotatividade do produto (giro de estoque)? Qual o custo de oportunidade? Haverá incremento de outros custo, armazenagem, seguro,...? A compra antecipada aumentará o risco de quebras e perdas? Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

26 Consignação de materiais Modalidade mais utilizada para OPME (órtese, prótese e materiais especiais). Onde é pago ao fornecedor apenas o material utilizado. Os OPME s representam uma das áreas mais complexas e incompreendidas no mundo da saúde. Necessidade da implantação de rígidos controles no uso. Para obter resultados efetivos na gestão de OPME dentro de uma organização hospitalar é necessário que haja uma equipe especializada. Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

27 Cada sistema de reposição apresenta suas vantagens e desvantagens, cabe ao gestor de suprimentos conhecer sua particularidades para faça a melhor escolha. Acima de tudo, o mais importante é conhecer o negócio, suas particularidade, dificuldades e oportunidades. Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

28 Função do setor de compras: É o setor responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Compras

29 Os objetivos do Setor Compras: Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias. Obter mercadorias e serviços ao menor custo. Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Compras

30 Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas: Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e local de entrega. Selecionar o fornecedor. Negociar os termos e condições de compra. Emitir e administrar pedidos de compra. Compras

31 Ciclo de compras 1º. Receber e analisar as requisições de compra As requisições de compra contêm as seguintes informações: Especificação do material; Quantidade e unidade de medida; Data e local de entrega exigidos; Qualquer outra informação complementar necessária. Compras

32 Ciclo de compras 2º. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Compras

33 Ciclo de compras 3º. Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas Compras

34 Ciclo de compras 4º. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor Compras

35 Ciclo de compras 5º. Emitir pedidos de compra: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. Compras

36 Ciclo de compras 6º. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Follow-up: significa ir atrás de uma resposta para algo que foi solicitado. Compras

37 Ciclo de compras 7º. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Compras

38 Modelo mais atuais de compras: Portais de compra Leilão reverso Sourcing E-PROCUREMENT Compras

39 Compras

40 Compras

41 O que é Sourcing? O serviço de Sourcing auxilia as áreas de suprimentos das empresas a obterem um menor custo total de aquisição de produtos e serviços Compras

42 COMPRA DE EQUIPO PARA BOMBA DE INFUSÃO Opção A R$ 52,00 Opção B R$ 73,00 Compra da Bomba Calibração por conta do cliente Garantia de 1 3 anos Manutenção por conta preventiva do cliente sem após custo a durante garantia a garantia Bomba em comodato Calibração por conta do fornecedor Garantia permanente Manutenção preventiva sem custo durante o comodato Compras

43 Recebimento de mercadorias As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais compõe um sistema global integrado com as áreas de planejamento, compras e armazenagem. Armazenagem

44 Recebimento de mercadorias: Verificar dados da nota fiscal (destinatário, data de emissão, operação, etc). Analisar a documentação recebida, verificando se a compra foi autorizada. Proceder a conferência visual, verificando as condições da embalagem. Armazenagem

45 Recebimento de mercadorias Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos. Decidir pela recusa, aceite ou devolução conforme o caso. Liberar o material recebido para estocagem no Almoxarifado. Armazenagem

46 Armazenagem

47 SÍMBOLOS DE ARMAZENAGEM Frágil Líquido Sentido da Embalagem 8 Empilhamento Máximo Proteger da Umidade Proteger da luz Proteger do calor Armazenagem

48 Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado à guarda e conservação de materiais. Os principais objetivos de um Almoxarifado são: Assegurar que o material esteja armazenado de maneira segura. Possuir instalações adequadas e recursos de movimentação. Preservar a qualidade e as quantidades exatas. Armazenagem

49 A eficiência de um Almoxarifado depende fundamentalmente: Da redução das distâncias internas percorridas pela carga. Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica (cubagem). Entregar os materiais aos seus usuários mediante requisições autorizadas. Armazenagem

50 Conceito de Inventário físico É uma técnica que consiste na contagem física dos itens em estoque, e pode ser realizado de duas maneiras, podendo ser periódico ou rotativo. Armazenagem

51 Tipos de inventario: -Rotativo -Planejado (rotas) -Aleatório -Por curva ABC -Periódico ou Total Em ambos os casos, pode ter 1, 2 ou mais contagens. Armazenagem

52 O inventário rotativo: é realizado de maneira constante, durante todo o ano. Seu principal objetivo é possibilitar a identificação prematura de possíveis erros nos registros dos itens e, com isso, permitir que correções sejam aplicadas antes que os erros possam causar maiores problemas ao processo produtivo. Armazenagem

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54 O inventário periódico: normalmente é realizado ao final do exercício fiscal, o que normalmente compreende um ano. Este tipo de inventário busca relacionar a movimentação de todos os itens durante o ano, mostrando suas quantidades de entrada e saída. Armazenagem

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56 É possível a utilização de ambas as formas de realização de inventários físicos, de maneira a aumentar a confiabilidade das informações fornecidas por eles. Diminuindo os riscos de prejuízos causados pela incorreta alocação de recursos, sobretudo na aquisição de materiais. Armazenagem

57 Acompanhamento de inventário: -Auditado -Auditoria Interna -Auditoria Externa (independente) -Não auditado Armazenagem

58 Etapas de um inventário: 1. Preparação de inventário físico Criar um documento de inventário. Bloquear materiais para lançamento. Imprimir e distribuir o documento de inventário. Armazenagem

59 Etapas de um inventário: 2. Contagem de inventário Contar o estoque -Manual -Por código de barras -Por RFID (radiofrequência) Registro das contagens Armazenagem

60 Etapas de um inventário 3. Análise de inventário físico Entrar o resultado da contagem no sistema. Iniciar uma recontagem, se necessário. Lançamento das diferenças de inventário. Armazenagem

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62 Acuracidade de estoque: é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados. Armazenagem

63 Obrigado! Alessandro Lourenço Medeiros (11)