Administração. Processo de Gestão de Materiais. Professor Rafael Ravazolo.

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1 Administração Processo de Gestão de Materiais Professor Rafael Ravazolo

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3 Administração Aula XX ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Materiais A Instrução Normativa 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência define material como [...] designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais [...]. Material é, em suma, todo bem que pode ser contado, registrado e que tem por função atender às necessidades de produção ou de prestação de serviço de uma organização pública ou privada. Obs.: a Instrução Normativa 205/88 da SEDAP é um dos principais instrumentos que rege o controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administração Pública Federal. Ela consta no final desta apostila e recomenda-se fortemente sua leitura. Materiais de Consumo x Permanentes Para o correto enquadramento, a Portaria nº 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda define como material permanente aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. A mesma Portaria define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem: I Durabilidade quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II Fragilidade material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III Perecibilidade material sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso; IV Incorporabilidade quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; V Transformabilidade quando adquirido para fim de transformação. Verificadas as condições acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parâmetros que complementam a definição final da classificação: 3

4 a) A relação custo de aquisição/custo de controle do material previsto no item 3.1 da Instrução Normativa nº 142 DASP (Departamento Administrativo do Serviço Público), que determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o controle desses bens seja feito através do relacionamento do material (relaçãocarga) e verificação periódica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em função de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo; b) Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituição nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente. Administração de Materiais A partir do conceito de Administração ( empreendimento de esforços para planejar, organizar, dirigir e controlar pessoas e recursos de forma a alcançar os objetivos organizacionais ), conclui-se que a Administração de Recursos Materiais é o conjunto de atividades que tem por objetivo planejar, coordenar e controlar os materiais adquiridos e usados por uma organização com base nas especificações dos produtos. A importância da administração de materiais pode ser facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato para atender as necessidades de mercado. Os problemas gerados por essa falha têm grande impacto na organização. Um sistema de materiais deve estabelecer uma integração desde a previsão de vendas, passando pelo planejamento de programa-mestre de produção, até a produção e a entrega do produto final. Deve estar envolvido na alocação e no con- trole da maior parte dos principais recursos de uma empresa: instalações, equipa- mentos, recursos humanos, matérias-primas e outros materiais. Por isso, diz-se que a Administração de Materiais é um conjunto de atividades que tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade solicitada e ao menor custo possível. Segundo Dias (2009), uma tradicional organização de um sistema de materiais pode ser dividida nas seguintes áreas de concentração: controle de estoques; compras; almoxarifado; planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição. Controle de estoques: o estoque é necessário para que o processo de produção/vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os materiais em estoque podem ser de três tipos básicos: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido. Compras: preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima e de todos os insumos necessários para sua produção ou comercialização. E da responsabilidade de compras assegurar que as matérias-primas, material de embalagem e peças exigidas pela produção estejam à 4

5 Administração Processo de Gestão de Materiais Prof. Rafael Ravazolo disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados, nas especificações corretas e com o menor preço. Compras não somente é responsável pela quantidade e pelo prazo, mas também precisa realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo desses insumos é componente fundamental no custo do produto. Almoxarifado: também chamado de armazém ou depósito, é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. E o local onde ficam armazenados os materiais, incluindo os entregues pelos fornecedores, para atender à produção. Planejamento e Controle da Produção(PCP): responsável pela programação e pelo controle do processo produtivo. Em algumas empresas ele não se encontra subordinado à área de materiais, e sim à de produção. Porém, já se encontra em evolução a ideia de que o PCP deve ficar subordinado à área de materiais. E um setor bastante específico e muito técnico, dependendo principalmente do tipo de processo. Importação: compreende a realização de uma compra, só que no exterior. Devido ao excesso de legislação muito especializada e por ser uma atividade compradora, o setor de importação subordina-se à área de materiais. E o responsável por todo o processo de importação de mercadorias, inclusive o desembaraço aduaneiro. Em alguns casos também acompanha e realiza o processo de exportação, que é uma venda; não realiza a venda, mas o processo legaladministrativo da exportação. Transporte e Distribuição: a colocação do produto acabado nos clientes e as entregas das matérias-primas na fábrica são de responsabilidade do setor de transportes e distribuição. E nesse setor que se coordena a administração da frota de veículos, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta. Viana (2006) afirma que os principais processos envolvidos na administração de materiais são: cadastramento, gestão, compras, recebimento, almoxarifado e inventário físico. A figura a seguir mostra a relação entre os processos. 5

6 Cadastramento tem como objetivo registrar os materiais necessários para a operação e manutenção da organização, além de elaborar catálogos que são utilizados por outros setores. Gestão utiliza técnicas que possibilitam o equilíbrio entre estoque e consumo, além de definir níveis de ressuprimento e acompanhar sua evolução. Compras tem a finalidade de suprir as necessidades da organização por meio da aquisição de materiais e de serviços, atentando para as melhores condições comerciais e técnicas. Recebimento busca o desembaraço dos materiais adquiridos o mais rápido possível, controlando a quantidade, o prazo, o preço e a qualidade do material entregue. Almoxarifado é responsável por garantir a guarda dos materiais, preservando a integridade destes até que sejam consumidos. Inventário físico é a auditoria de estoques que ficam em poder do almoxarifado, visando garantir a confiabilidade e exatidão dos registros físicos e contábeis. Dentro desses processos, são realizadas atividades como Programação de entregas, Transportes, Controle e Manutenção dos estoques, Armazenagem e Manuseio de Materiais, Processamento do pedido dos clientes, Programação do Produto, Embalagem de Proteção e Manutenção da Informação. Todas essas atividades devem ser feitas da forma mais eficiente e econômica possível. A seguir, uma figura representativa de algumas das atividades da Administração de Materiais. Com o passar do tempo, o enfoque da Administração de Materiais mudou do tradicional produza, estoque e venda para um conceito mais abrangente que envolve definição do mercado, planejamento do produto e apoio logístico. Cabe à Logística: planejar, executar e controlar o fluxo e o armazenamento de matérias-primas, produtos semiacabados e acabados; gerir as informações relativas a estes materiais desde o pedido até a entrega ao cliente; e adequar as atividades para atender o nível de serviço exigido. 6

7 Administração Processo de Gestão de Materiais Prof. Rafael Ravazolo Em suma, os objetivos principais da administração de recursos materiais são: Preço Baixo: reduzir o preço de compra implica aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade. Alto Giro de Estoque: implica melhor utilização do capital. Reduz o valor do capital parado. Baixo Custo de Aquisição e de Posse: dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de controle de estoques, armazenamento e compras. Continuidade de Fornecimento: é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item. Consistência de Qualidade: a área de materiais é responsável pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Qualificação, ou Maximização do uso dos recursos: otimização do uso dos recursos, evitando ociosidade e obtendo melhores resultados com a mesma despesa, ou mesmo resultado com menor despesa em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. Relações Favoráveis com Fornecedores: a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau, determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores. Bons registros: são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da administração de material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta. A soma de todos estes fatores gera um bom Nível de Serviço (que é a soma dos parâmetros de qualidade de um produto oferecido por uma organização prazo combinado/atendido, confiabilidade, integridade da carga, atendimento etc.) e aumenta o Capital de Giro (capital disponível para a organização investir). Almoxarifado Dentro da Administração de Materiais, o almoxarifado possui um papel fundamental: é o guardião, responsável pelo recebimento, armazenagem, controle e expedição dos materiais de uma organização. O almoxarifado pode ser coberto ou não, com condições climáticas controláveis ou não, com alto nível de segurança ou não, tudo dependendo do tipo de material a ser acondicionado e das normas necessárias para o correto acondicionamento, localização e movimentação. Usualmente, as empresas possuem em sua organização cinco almoxarifados básicos, que são: almoxarifado de matérias-primas, almoxarifado de materiais auxiliares, almoxarifado de manutenção, almoxarifado intermediário, almoxarifado de acabados. Matérias-primas são itens comprados e recebidos, mas que ainda não entraram no processo de produção. Material auxiliar ajuda na transformação da matéria prima em produto pronto, porém, não está incluso nele. Almoxarifado de manutenção é onde estão as peças que servem de apoio à manutenção dos equipamentos. 7

8 Almoxarifado intermediário, também conhecido como peças em processos (WIP Work in Process), contém matérias-primas que já entraram no processo de produção. Produtos Acabados referem-se aos produtos cujo processamento foi completado, aqueles prontos para serem entregues aos consumidores. Entre os principais objetivos do almoxarifado, pode-se destacar: Impedir divergência de inventários, seja por deterioração, danos físicos, perdas ou roubos. Para tanto, deve-se possuir condições (instalações adequadas, sistema de localização eficiente, mecanismos de movimentação compatíveis) para assegurar que o material adequado, na quantidade correta, esteja no local certo quando necessário; Otimização na utilização dos recursos (instalações, equipamentos de armazenagem, equipamentos de movimentação, pessoas, entre outros). O almoxarifado não agrega valor ao produto, afinal, nenhum cliente irá pagar mais porque o item ficou mais tempo armazenado. Deve-se, portanto, buscar maior eficiência nos processos (reduzir as distâncias internas, aumentar o tamanho médio das unidades armazenadas, melhorar a utilização da capacidade volumétrica etc.). As principais atribuições do almoxarifado são: Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa. Manter atualizados os registros necessários. Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa. 8