C Com a utilização do código de barras EAN UCC, o. Saúde bem codificada

Transcrição

1 Saúde bem codificada C Com a utilização do código de barras EAN UCC, o Hospital Santa Catarina alcançou total segurança em suas operações, além de maior presteza, redução de custos e eficiência nas trocas de produtos entre as diversas áreas Por Shirley Ribeiro Março/Abril 2003 Automação EAN BRASIL 5

2 proprietários, pois está baseada nos valores aqui construídos e que ao longo dos anos foram sendo adquiridos por funcionários e parceiros. É esse espírito de instituição que pretendemos manter, sempre agregando novos valores consoantes com as novas exigências da sociedade, ressalta Moura e Silva, acrescentando que o investi- Um dos primeiros hospitais particulares de São Paulo, o Santa Catarina, completou, em fevereiro de 2003, 97 anos com vigor tecnológico comparável ao das mais modernas organizações. O Hospital fez uma opção inequívoca pelo investimento em automação e, desde então, vem demonstrando criatividade e eficiência na busca pela melhor utilização do código de barras. Produtos, materiais hospitalares e de manutenção e prescrições se movimentam pela estrutura do Hospital Santa Catarina devidamente identificados com o EAN-13 e capturados eletronicamente por leitores ópticos sem a necessidade de digitação ou consultas a arquivos físicos. No momento em que nos preparamos para atingir quase um século a serviço da saúde, temos um sentimento profundo de responsabilidade pela manutenção da trajetória de crescimento do Hospital e do compromisso social e empresarial, afirma Silvio José Moura e Silva, diretor administrativo da instituição. Hoje podemos dizer que a empresa tem uma cultura própria que independe da diretoria e dos Silvio José Moura e Silva: O investimento em tecnologia já faz parte da cultura do Hospital Santa Catarina A Farmácia Central é o principal estoque do Hospital, movimentando mensalmente mais de diferentes produtos mento em tecnologia já faz parte da cultura do Hospital Santa Catarina. Operando em uma área construída de 43 mil metros quadrados na Avenida Paulista, mesmo endereço desde sua fundação, o Santa Catarina conta hoje com uma equipe de colaboradores, que realizam, mensalmente, cerca de cirurgias e mais de 300 partos. Sua infra-estrutura de atendimento tem 235 leitos, centro cirúrgico com 14 salas e centro obstétrico com 5 salas, além de 50 leitos de UTI, divididos entre as áreas de atendimento geral, neurológico, neonatal e pediátrico. Para suprir todas essas áreas de atividade com medicamentos, materiais e equipamentos, uma estrutura silenciosa de estoque e logística trabalha dia e noite. O Hospital tem seis diferentes locais de estoque nos quais estão armazenados cerca de 13 mil itens divididos por grupos de produto, supridos por mais de 2 mil fornecedores cadastrados. Em média, o Santa Catarina contabiliza mensalmente a entrada de notas fiscais referentes a entregas de produtos oriundos de mais de 350 fornecedores. Fotos: Marcelo Vigneron 6 Automação EAN BRASIL Março/Abril 2003

3 DE VITÓ RIA EM VITÓ RIA A A Farmácia Central é responsável pelo armazenamento e dispensação de itens, entre medicamentos-padrão, medicamentos não-padrão, filmes radiográficos, medicamentos controlados processados separados, de acordo com a legislação, materiais descartáveis, dietas e produtos para uso interno, tais como materiais para curativos. Esse é o principal estoque do Hospital, movimentando mensalmente mais de diferentes produtos, num total de mais de 120 mil itens dispensados por mês, contabiliza o coordenador do Centro de Processamento de Dados, Antônio Edson Ferrari. Os outros cinco estoques são: o almoxarifado do Centro Cirúrgico, com 600 itens que vão de produtos descartáveis até fios de sutura; a Central de Material, na qual estão cerca de 500 produtos esterilizados; o almoxarifado geral, responsável por mais de produtos entre formulários, produtos para escritório, material de limpeza, uniformes, artigos de cama, mesa e banho; o almoxarifado de manutenção, com cerca de itens de eletrônica, mecânica, equipamentos médicos e produtos para conservação e reparo; e finalmente o Serviço de Nupolítica de investimento em tecnologia do Hospital Santa Catarina tem um caráter contínuo e gradual. A equipe de implantação absorve as experiências vitoriosas, estuda os resultados de cada área e passa a detectar novas prioridades. Entre os planos para os próximos anos está uma expansão da utilização dos dispositivos móveis. Estamos implantando um novo Projeto Palm na Central de Material, afirma Ângela Alves, gerente de logística e suprimentos, explicando que o setor é responsável pelo estoque dos materiais esterilizados e também faz o procedimento de esterilização, utilizando suprimentos apropriados para esse tipo de operação. A movimentação entrada de suprimentos e saída de materiais já está sendo controlada por palms. Nosso objetivo é ter um controle real do custo dessa operação, junto com um registro preciso e rastreável do processo, afirma a gerente. Outro projeto tecnológico do Hospital Santa Catarina envolverá o Centro de Diagnóstico por Imagem, setor responsável por radiografias, ultra-sonografia, tomografia computadorizada e angiografia. Todos esses procedimentos geram imagem e laudo que, hoje, são armazenados separados: o laudo está em Word, em nosso sistema, mas a imagem fica no aparelho que a gerou. Queremos digitalizar a imagem e guardá-la junto com o laudo correspondente para que o médico possa consultar ambos sempre que necessário, diz Edson Ferrari. Ferrari antecipa outros planos de utilização dos dispositivos móveis. Nosso próximo passo será o uso do palm para a digitação das anotações da enfermagem à beira do leito do paciente. O histórico e a evolução de cada paciente serão, dessa forma, automaticamente inseridos no sistema central do Hospital, explica Ferrari. Também há um projeto para a viabilização do controle on-line do material utilizado em cirurgias, ainda dentro da sala de operações, com a digitação de sobras e faltas sendo feita num palm e enviada diretamente para a farmácia. A experiência que adquirimos da tecnologia de dispositivos móveis e os bons resultados obtidos até agora nos incentivam a buscar novas aplicações, afirma o coordenador do CPD. trição e Dietética, que atende à cozinha com 441 itens, entre perecíveis, nãoperecíveis e complementos nutricionais. Antônio Edson Ferrari: A EAN BRASIL tem sido um parceiro sempre presente nos últimos anos, nos mostrando as possibilidades de utilização do código de barras A base é uma só A utilização do código de barras EAN UCC é fundamental para o gerenciamento de todo o recebimento, dispensação e movimentação desses materiais pela estrutura do Hospital. Sem ele, dependeríamos de anotações e digitações, o que significaria menor agilidade, maior índice de erros e falta de controle automático. Com a identificação eletrônica temos total segurança, fator indispensável na operação de um hospital, além de agilidade, redução de custos e eficiência nas trocas de produtos entre as diversas áreas, analisa Ferrari. Março/Abril 2003 Automação EAN BRASIL 7

4 A automação é fundamental para o controle no almoxarifado Ângela Aparecida Alves: Cada implementação envolve alterações nas rotinas e, por isso, trabalhamos com total apoio da diretoria e envolvimento dos funcionários Quando o Hospital decidiu pela implantação do primeiro projeto de automação, existiam apenas 10 microcomputadores na instituição, uma utilização mínima de informática e, praticamente, nenhum controle automático de gestão. A EAN BRASIL tem sido um parceiro sempre presente, nos mostrando as possibilidades de utilização do código e provendo as informações técnicas, diz o coordenador do CPD. O entendimento da simbologia do código com a participação em palestras da EAN BRASIL nos deu conhecimento para montar um código inteligente. Além dessa parceria com a EAN, o sucesso do processo de automação do Hospital Santa Catarina deve ser creditado ao trabalho conjunto da equipe multidisciplinar que é responsável pela implantação de todos os projetos. Coordenada pela gerente de logística e suprimentos, Ângela Aparecida Alves, essa equipe conta com a participação permanente de membros das áreas de Farmácia, CPD e Controladoria. Cada implementação envolve alterações nas rotinas dos funcionários e, por isso, é importante ter uma visão total da instituição, desde a fase de planejamento até o acompanhamento dos resultados, afirma Ângela Alves. O trabalho da equipe, que se reúne de acordo com as necessidades dos projetos, é planejar cada ação desde o início, definindo os objetivos, as áreas que serão afetadas, as necessidades de treinamento e a melhor tecnologia a ser utilizada. Após a implantação, a equipe acompanha os resultados. Nessa fase é fundamental o trabalho do setor de Controladoria, que nos provê de uma visão diária de como o novo projeto está funcionando, onde pode ser melhorado, apontando os ajustes. É um grupo que trabalha de mãos dadas. Temos também o total apoio da diretoria e o envolvimento dos funcionários, ressalta a gerente. Novas aplicações O investimento do Hospital Santa Catarina em automação foi impulsionado pela necessidade de controlar com precisão as entradas e movimentações de materiais e medicamentos. O processamento de informações dos estoques gerava inconsistências porque não era nem automático nem on-line. Isso demandava a manutenção de estoques sempre altos, pois, é claro, não podíamos correr o risco de não ter determinado produto. Também implicava custo elevado e perdas por vencimento da validade, explica Edson Ferrari. O trabalho foi iniciado com um estudo de logística focado na farmácia central, identificando as necessidades de cada tipo de produto. Aos poucos o Hospital passou a ter padrões de utilização, com histórico dos produtos, média de consumo por produto e por setor. Hoje nosso sistema tem o registro automático e on-line, por meio do código de barras e da identificação por leitores ópticos, de todas as entradas de pedidos. Com isso podemos manter um estoquepadrão, inclusive relacionando nome 8 Automação EAN BRASIL Março/Abril 2003

5 EM BUSCA DE UM CÓDIGO SÓ HOSPITALAR P aralelamente ao desenvolvimento de novas formas de uso do código de barras em seu sistema de gestão, o Hospital Santa Catarina está participando do grupo de trabalho criado pela EAN BRASIL com o objetivo de compor um código específico para produtos voltados ao setor hospitalar. Estamos apostando muito nesse projeto, pois nos dará ainda maior possibilidade de controle, reduzindo custos e agilizando o processo, diz Edson Ferrari. Ele explica que o Hospital compra caixas de medicamentos, mas vende aos pacientes unidades, como comprimidos, gotas, ampolas etc. Isso gera um trabalho interno de recodificação na unitarização dos produtos. Além disso, o código EAN-13 não nos dá informações sobre lote e validade, então temos de digitar esses dados. O objetivo desse grupo é criar um código que atenda a todas as nossas necessidades de controle incluindo segurança, rastreabilidade e agilidade, sem a necessidade de retrabalho interno, conta o coordenador do CPD. Liderado pela EAN, com apoio do Santa Catarina e de outras instituições hospitalares, esse grupo tem também a participação de indústrias do setor farmacêutico, fornecedores de equipamentos de leitura e fabricantes de etiquetas. Sabemos que esse trabalho também está sendo desenvolvido em outros países, mas ainda não existe um modelo de código para o setor, diz Ferrari. Ele acredita que a solução deverá ser a construção de um código composto, uma vez que a utilização do código logístico UCC/EAN-128 é inviável em pequenos produtos. Teremos um longo caminho pela frente, mas achamos que, com união e trabalho, vamos chegar a um acordo benéfico para todas as empresas envolvidas, ressalta. Produtos, materiais hospitalares e de manutenção e prescrições se movimentam pela estrutura do Hospital codificados com o EAN-13 comercial com princípio ativo, o que permite até substituição, caso o médico aprove, diz o coordenador do CPD. O sucesso de cada projeto foi, naturalmente, levando à busca de novas aplicações da tecnologia. No ano passado, o Hospital Santa Catarina inovou novamente com o Projeto Palm, finalizado em dezembro, que implantou a utilização de dispositivos móveis na Farmácia Central. Embora automatizada, a dispensação de produtos da farmácia para as diversas unidades de tratamento ainda apresentava problemas. O sistema funcionava da seguinte forma: após avaliar o paciente, o médico fazia a prescrição, uma pessoa da enfermaria digitava e enviava, on-line, para a farmácia, que imprimia a requisição, fazia a coleta dos produtos e embalava por pedido. Isso trazia problemas e resolvemos adotar a mesma solução da Farmácia da UTI Adulto, que já fazia entrega de duas em duas horas. A entrega por horário resolveria nossos problemas, mas criaria outro. Teríamos o custo de impressão das requisições multiplicado por 12, já que, em vez de uma requisição a cada 24 horas, teríamos uma requisição a cada duas horas. A solução foi viabilizada pelo pessoal do CPD que sugeriu a implantação de palm tops com leitores ópticos. Agora, o pedido entra direto no palm da equipe da farmácia. O funcionário seleciona os Março/Abril 2003 Automação EAN BRASIL 9

6 produtos e dá baixa automática em cada pedido. De duas em duas horas chegam as requisições e uma hora depois entregamos os produtos, explica Letícia Teixeira, acrescentando que, além da equipe de implantação de tecnologia, participaram desse projeto as seis enfermeiras executivas, cada uma responsável por um setor da instituição. O sucesso dessa experiência se deve ao envolvimento de toda a enfermagem, que deu sugestões para aprimorar o trabalho e se comprometeu com os objetivos. Além de ganhos de custo e tempo, tivemos uma sensível melhora no relacionamento entre as equipes de enfermagem e farmácia, afirma a farmacêutica. Do trabalho de acompanhamento dos resultados do Projeto Palm já sur- Letícia Teixeira: Além de ganhos de custo e tempo, a automação trouxe uma sensível melhora no relacionamento entre as equipes de enfermagem e farmácia GRUPO DE TRABALHO E PROJETOS PILOTO A EAN BRASIL desenvolve aplicações setoriais dos padrões de códigos de barras do Sistema EAN UCC com iniciativas que contam com a participação dos principais representantes de cada segmento. Para o setor da saúde, em específico, a EAN BRASIL vem atuando por meio de grupos de trabalho, sendo o hospitalar um dos mais importantes em atividade atualmente, uma vez que conta com a participação de alguns dos principais hospitais, fornecedores e fabricantes brasileiros de produtos de uso hospitalar. O Hospital Santa Catarina tem colaborado ativamente no grupo de trabalho, não só com a sua participação nas reuniões periódicas, mas também pelo efetivo uso das aplicações desenvolvidas. Em 2001, o Grupo de Trabalho Hospitais identificou como crítica para as operações internas a falta do código de barras com dados de número de lote e validade na maioria das doses unitárias de medicamentos e unidades de uso de produtos para saúde. Essa situação é considerada uma fonte de ineficiência para os hospitais, que hoje são forçados a reetiquetar todos os produtos, o que significa retrabalho e manipulação não-desejável do material. Para viabilizar a utilização do código de barras aplicado pelos fabricantes e expandir o número de fornecedores de produtos já codificados, foi desenvolvido o Guia de Codificação de Medicamentos e Produtos para Saúde, ( cujo objetivo é facilitar a aplicação do código de barras pelos fabricantes e orientar o desenvolvimento dos sistemas internos nos hospitais. A validação das aplicações do Sistema EAN UCC, baseada nos padrões de Simbologia RSS e Composta, está sendo realizada pelos projetos piloto. O Hospital Santa Catarina foi identificado pelo grupo de trabalho como o mais estruturado para o desenvolvimento desses projetos, uma vez que seu sistema de gestão emprega plenamente os padrões do Sistema EAN UCC, relata Ricardo Yugue, assessor de Soluções de Negócios da EAN BRASIL. giu um novo projeto de melhoria. Percebemos que as requisições de urgência diminuíram, mas não no nível esperado. No entanto, estudando o histórico desse tipo de pedido, percebemos que há um grupo de produtos mais freqüentes: os antitérmicos, analgésicos e alguns materiais. Então, estamos criando um setor em cada unidade com um pequeno estoque desses produtos. A enfermagem pode retirar no próprio setor, apenas lendo o código do produto e enviando a informação para o sistema da farmácia com a senha do funcionário e o código do paciente, ativando a reposição, explica Letícia Teixeira. Para o diretor administrativo, Silvio José Moura e Silva, o Projeto Palm é um exemplo da maturidade atingida pela instituição na busca de novas soluções tecnológicas. Essa implantação é uma unanimidade dentro do Hospital. Permitiu maior agilidade e confiabilidade em um processo que já era bastante avançado. A escolha do dispositivo móvel mostrou-se tecnologicamente apropriada e nos fez ver que ainda há muito por fazer em termos de controle e melhoria de processos, ressalta o diretor. 10 Automação EAN BRASIL Março/Abril 2003