Manual. Controle de Subestoques de Enfermagem

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1 Manual Controle de Subestoques de Enfermagem Farm. Lucas Magedanz Supervisor Farmácia/Suprimentos Julho/2013

2 ÍNDICE Pág. 1. APRESENTAÇÃO 3 2. COMPOSIÇÃO DO SUBESTOQUE 3 3. CONTROLE DE ESTOQUE E DIVERÊNCIAS 4 4. REGISTRO DE GASTOS DO PACIENTE 6 5. REPOSIÇÃO DO SUBESTOQUE Sistema de reposição automatizado Sistema de reposição manual 8 6. PERDAS E VENCIMENTOS QUESTÕES RELACIONADAS À INFORMÁTICA FLUXOGRAMA 12

3 1. APRESENTAÇÃO A criação de subestoques visa melhorar o registro de gastos de pacientes, assim como proporcionar maior rastreabilidade à movimentação de medicamentos e materiais nas unidades assistenciais. Quando um subestoque existe, a instituição tem um conhecimento exato do quantitativo de material existente no estoque da unidade assistencial, assim como também pode analisado o custo de cada paciente individualmente, gerando maior precisão na análise de custos de cada unidade. Neste sistema, cada subestoque possui um quantitativo padronizado de medicamentos e materiais e, à medida que ocorre o registro gasto destes materiais, o sistema MV2000 saberá exatamente o que está sendo utilizado (e seu custo) em cada procedimento/paciente, assim como a própria reposição do subestoque estará condicionado ao quantitativo gasto. Como logística de reposição, cada subestoque possui uma estratégia que será especificada no capítulo sobre reposição de materiais do subestoque. 2. COMPOSIÇÃO DO SUBESTOQUE A diversidade de itens que compõem um determinado subestoque é definida conjuntamente entre a Unidade Assistencial (que utiliza o subestoque) e a Farmácia (que repõe o subestoque). Ainda, para cada item desta lista, será definido um estoque padronizado, ou seja, a quantidade necessária para cada item. No MV2000, esta configuração recebe o nome de estoque mínimo e estoque máximo, e são estes valores que norteiam a reposição dos itens nos dias e horários definidos de reposição. Particularmente nos subestoques de Enfermagem, o valor estoque mínimo e estoque máximo são iguais, isto porque queremos que todo o quantitativo de itens consumidos seja integralmente reposto (o sistema MV2000 utiliza o seguinte cálculo de reposição: REPOR TODO PRODUTO QUE ESTEJA ABAIXO DO ESTOQUE MÍNIMO, EM QUANTIDADE COMPLEMENTAR AO SEU ESTOQUE MÁXIMO ).

4 A definição dos estoques padronizados e da lista de itens que compõem cada subestoque pode ser alterada a qualquer dia/hora, sendo que para isto, o enfermeiro supervisor da unidade deve enviar a solicitação por escrito (pode ser ) para a Farmácia (p/ o Farmacêutico Supervisor preferencialmente). 3. CONTROLE DE ESTOQUE E DIVERGÊNCIAS Por posição de estoque entendemos a quantidade que existe em estoque para cada produto (material/medicamento), sendo que o sistema MV2000 informa o estoque virtual de cada produto, o qual deve ser exatamente igual ao estoque físico do mesmo produto (ou seja, se em um determinado momento eu conto 10 agulhas 40x12 no subestoque, ao consultar o estoque deste material no MV2000 devemos verificar o mesmo valor de 10 agulhas). A partir da posição de estoque o sistema MV2000 saberá também qual a quantidade de cada produto a ser reposta (por exemplo, se o estoque máximo da agulha 40x12 é de 25 unidades e, no momento da reposição o sistema tem a informação da existência de 10 agulhas 40x12 em estoque, a reposição solicitada à Farmácia será de 15 agulhas, que somadas ao estoque existente alcançarão o estoque máximo definido de 25 agulhas). Caso o estoque virtual e o estoque físico estejam divergentes (diferença de valores), conseqüentemente o cálculo de reposição será errado (em relação ao físico, não ao virtual), e isto gera problemas de desabastecimento ou excesso de estoque. Estas divergências geralmente ocorrem pelos motivos: - excesso de itens lançados no registro de saída do paciente; - falta de itens lançados no registro de saída do paciente; - erro no recebimento da reposição (itens faltando ou recebidos em excesso); - perdas e vencimentos não registrados (detalhes no tópico perdas e vencimentos ). Para a gestão otimizada dos subestoques, é necessário a verificação periódica entre o estoque virtual (MV2000) e o estoque físico, através da contagem do estoque físico e comparação com o estoque virtual. Para verificar a posição de estoque virtual, a unidade deve consultar a seguinte tela do MV2000: PAGU/Enfermagem/Relatórios/Administrativos/Posição de Estoque.

5 Na tela de emissão deste relatório, digitar o código do estoque a ser consultado e mandar imprimir. Neste relatório, você terá as seguintes informações: - Estoque mínimo: parâmetro de estoque utilizado p/ reposição (a reposição ocorre apenas para produtos abaixo do estoque mínimo, para subestoques de reposição automática pela Farmácia); - Estoque máximo: parâmetro máximo de estoque para cada produto (a reposição dos ietns abaixo do estoque mínimo é calculada p/ completar a quantidade até seu estoque máximo, para subestoques de reposição automática pela Farmácia); - Estoque atual: é a quantidade de estoque virtual reconhecida pelo sistema MV2000.

6 Sugerimos que as contagens sejam feitas diretamente no relatório de posição de estoque, sempre comparando com a coluna ESTOQUE ATUAL do relatório, pois assim teremos a certeza de que todos os itens que o MV2000 entende que existem em estoque serão contados. Após realizada a contagem, deve-se verificar as divergências, que podem ser positivas ou negativas, e deve-se atuar conforme especificado: - DIVERGÊNCIAS POSITIVAS (estoque físico > estoque virtual): o excesso de material deve ser separado e devolvido à Farmácia. - DIVERGÊNCIAS NEGATIVAS (estoque físico < estoque virtual): a diferença existente deve ser registrada como saída do setor, na tela PAGU/Enfermagem/Movimentação da unidade/saída de produtos/de setores. Informar o código do subestoque e setor (campo unidade de internação deixar em branco), em seguida informar os produtos e suas quantidades divergentes). 4. REGISTRO DE GASTOS DO PACIENTE Uma das atividades obrigatórias da equipe de Enfermagem que gerencia um determinado subestoque é o registro dos itens consumido por cada paciente. Através deste registro o sistema MV2000 saberá que o item que antes existia no estoque foi consumido por um determinado paciente. Ao longo do dia, estes registros vão retirando o saldo de estoque de cada produto do subestoque e, sob o qual a reposição será calculada (ATENÇÃO: se não houver o registro de gastos do paciente, o item não será reposto conseqüentemente, assim como o Faturamento não poderá cobrar corretamente a conta do paciente). O registro de gastos do paciente é realizado na seguinte tela do MV2000: PAGU/Enfermagem/Movimentação da unidade/saída de produtos/de pacientes.

7 Ao entrar nesta tela, o colaborador de Enfermagem deverá informar o código do subestoque, o nº de atendimento do paciente, e em seguida informar os produtos e suas respectivas quantidades. Existe a possibilidade de criar-se kits de produtos, que ao digitar o código do kit, seus produtos são lançados de uma só vez. Ao final, salvar o registro.

8 5. REPOSIÇÃO DE SUBESTOQUE Instituto de Cardiologia do Distrito Federal O sistema de reposição de estoque pode ser automatizado (quando a solicitação de reposição de estoque é gerada automaticamente para a Farmácia em dias e horários préestabelecidos, utilizado normalmente em subestoques de unidades assistenciais) ou manual (quando o colaborador gera a solicitação de reposição de estoque à Farmácia após o uso do subestoque, utilizada normalmente para carrinhos de parada). 5.1 Sistema de reposição automatizado Neste sistema, a unidade assistencial não necessita solicitar a reposição à Farmácia, esta é gerada automaticamente pelo sistema MV2000 em dias e horários pré-estabelecidos. Para o cálculo de reposição o sistema MV2000 utiliza a seguinte regra: - Apenas são repostos produtos cujo estoque atual < estoque mínimo. - A quantidade a ser reposta será a necessária para complementar o estoque atual até seu estoque máximo. O ponto mais importante para manter este sistema funcionando com eficiência é manter a EXATIDÃO entre estoque físico e estoque virtual, pois a reposição sempre é calculada com base no estoque virtual. Para manter a exatidão entre estoque físico e estoque virtual, a unidade deve manter atenção nas seguintes rotinas: - registro de saída de pacientes dos itens consumidos; - verificação e conferência das reposições de estoque enviadas pela Farmácia (conferindo juntamente com o auxiliar os produtos e suas quantidades no momento do recebimento); - registro de perdas e vencimentos (detalhado no tópico perdas e vencimentos ). 5.2 Sistema de reposição manual Neste sistema, a unidade assistencial gera a solicitação de reposição de estoque sempre que o subestoque é utilizado, por isto é o modelo escolhido para reposição de carrinhos de parada e semelhantes. Para criar a solicitação de reposição de estoque o usuário deve acessar a tela: PAGU/Enfermagem/Solicitações/Produtos ou medicamentos.

9 Nesta tela o usuário deve primeiramente informar o tipo de solicitação (1-Paciente / 2- Setor / 3-Estoque), que no caso será a opção 3-Estoque, em seguida informar o código do estoque para o qual está solicitando (Farmácia) e o código do estoque de destino (subestoque), e por fim inserir os produtos e quantidades necessárias. Ao final salvar o registro e ligar p/ a Farmácia informando o código da solicitação.

10 6. PERDAS E VENCIMENTOS Instituto de Cardiologia do Distrito Federal Perdas e vencimentos ocorrem por diversos motivos, no entanto toda medida para evitar que elas ocorram devem ser tomadas para evitar estes prejuízos. Para evitar vencimentos a Farmácia recomendo que todo produto que esteja com validade inferior a 2 meses deve ser encaminhado à Farmácia mais próxima para a troca, não sendo necessário nenhum documento para realizar esta tarefa (caso a validade da ampola já tenha expirado, ou seja menor de 30 dias, a Farmácia não realizará sua substituição). Porém as situações em que medicamentos/materiais expiram seu prazo de validade são consideradas perdas, e deve ser feito o registro de saída para o setor. Outro exemplo de perda é o rompimento acidental da embalagem de produtos estéreis, ou mesmo a utilização de produtos em um paciente que não pôde concluir seu exame, e deste modo não é válida a notação dos gastos para o paciente. Em todos os casos de perda a unidade assistencial deve registrar a saída destes produtos para o setor, na tela: PAGU/Enfermagem/Movimentação da unidade/saída de produtos/de setores.

11 Nesta tela, o usuário deve informar o código do subestoque e o setor (a informação unidade de internação deixar em branco), e em seguida informar os produtos a serem lançados e suas respectivas quantidades. Ao final salvar a movimentação. Com isto, a quantidade perdida será descontada do estoque virtual e será reposta através do sistema de reposição de cada subestoque. 7. QUESTÕES RELACIONADAS À INFORMÁTICA È comum ocorrer alguns problemas de acesso ao MV2000, que muitas vezes decorrem por falta de configuração de acesso e outras rotinas simples. Abaixo exemplifico algumas questões rotineiras. 7.1 Ao tentar acessar alguma tela do MV2000, aparece uma mensagem na tela dizendo usuário não autorizado a utilizar este módulo... : Isto ocorre por falta de acesso à esta tela para seu usuário especificamente. Para resolver este problema você deve notificar sua chefia para entrar em contato com o Depto de Informática, solicitando a liberação da tela para seu usuário. 7.2 Na tela de registro de saída do setor, não aparece a opção do setor (centro de custo) que desejo registrar o consumo do material: Isto ocorre por falta de acesso ao setor para seu usuário especificamente. Para resolver este problema você deve notificar sua chefia para entrar em contato com o Depto de Informática, solicitando a liberação da tela para seu usuário. 7.3 Na tela de registro de saída do paciente, não aparece a opção do subestoque que desejo registrar o consumo do material: Isto ocorre por falta de acesso ao subestoque para seu usuário especificamente. Para resolver este problema você deve entrar em contato com o Farmacêutico no Serviço de Farmácia, informando o nome do usuário e o subestoque que deseja ter acesso.

12 8. FLUXOGRAMA