MANUAL DE TOMBAMENTO DE BENS MÓDULO PATRIMÔNIO SIPAC

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1 MANUAL DE TOMBAMENTO DE BENS MÓDULO PATRIMÔNIO SIPAC Para realizar o tombamento do acervo patrimonial de uma Unidade Gestora vinculada a Reitoria ou Unidades Gestoras Executoras, o usuário seguirá os seguintes passos: 1 Acessar o SIPAC no Módulo Patrimônio; 2 Clicar na aba Bens, em seguida clicar em Cadastrar: 1

2 3 Selecionar o botão da opção Orçamentária e clicar em continuar: 4 IMPORTANTE: esta etapa é muito importante e o Agente de Controle Patrimonial deverá observar com atenção os dados da Nota Fiscal-e, principalmente ao atendimento da legislação quanto à verificação do direito adquirido pelo credor, conforme Art. 63 da Lei 4.320/64 descrito abaixo: Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. O inciso III do parágrafo 2º se refere à data de atestado do recebimento do material onde o servidor declara que os bens recebidos estão em conformidade com o objeto que motivou a aquisição, Pregão Eletrônico, Compra Direta por Dispensa de Licitação etc. A data do atestado de recebimento deverá ser no mínimo igual à data de emissão, ou com data superior da NF-e, devendo os fatos corresponder da forma como eles ocorreram, premissa básica no serviço público. Outra importante observação que poderá ser realizada nesse momento é a comparação da data de emissão da NF-e com a data de registro da Nota de Empenho, para que não se configure despesa sem o prévio empenho, conforme Art. 60 da Lei 4.320/64 descrito abaixo: 2

3 Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho. (Nota de empenho registrada no SIAFI grifo nosso). Caso seja observada alguma irregularidade nesse momento, o setor competente deverá ser imediatamente comunicado para ciência e as devidas providências. Os campos dos dados da NF-e deverão ser preenchidos conforme exemplo abaixo, com especial atenção ao correto preenchimento da nota de empenho e seu ano de emissão, clicar no botão adicionar empenho: 3

4 5º Havendo divergência entre o número informado da nota de empenho, com seu efetivo registro no SIAFI, o SIPAC emitirá crítica de alerta não prosseguindo o processo. Pode ocorrer o caso em que o sistema irá emitir mensagem de crítica informando que a nota de empenho não está na base de dados do SIPAC. O Agente de Controle Patrimonial deverá abrir chamado junto a DTIC, solicitando a importação da nota de empenho para o sistema, e posteriormente prosseguir com o processo de tombamento, conforme exemplos abaixo: 4

5 6 Após adicionar o empenho, a tela seguinte apresentará os dados da aquisição, realizada a conferência, clicar em continuar: 7º O próximo passo consiste em classificar o bem a ser tombado, podendo ser realizada a busca do código pelo número do mesmo, se houver, ou pela denominação, clicar em continuar: 5

6 8º Após a busca realizada, o sistema apresentará tela com os códigos para a definição da classificação do bem e em seguida clicar no ícone com sinal de + no lado direito: 9º Após a seleção do código, o próximo passo é o preenchimento dos dados do material, com base nas informações da nota fiscal de aquisição, clicar no botão Incluir na Nota Fiscal: 6

7 10º Após a inclusão do item da Nota Fiscal, a operação poderá ser repetida em casos onde diversos materiais podem estar listados na Nota Fiscal (todos devendo ser material permanente classificável no grupo 52) tendo códigos específicos para cada item. Não havendo código cadastrado no Módulo Catálogo de Materiais, o ACP poderá solicitar cadastro de material e aguardar a liberação do mesmo pela DCOF para continuar o processo. Havendo todos os códigos, basta repetir a operação e adicionar cada item, até fechar o valor total da nota fiscal e do empenho, clicar em continuar: 11º Conferir os dados da nota fiscal, e clicar em confirmar: 7

8 12º Após a confirmação, o sistema apresentará a tela abaixo: 13º IMPORTANTE: após clicar na tecla Tombamento Empenho, o sistema apresentará a próxima tela e a seleção da unidade que receberá os bens poderá ser realizada clicando na lupa da unidade responsável, onde abrirá uma janela e o campo nome deverá ser digitado, em seguida a janela retornará com as unidades vinculadas. O próximo passo será clicar no ícone em forma de seta (na cor verde). No exemplo dado é preenchido o campo com a PROENS. O Agente de Controle Patrimonial das unidades vinculadas a Reitoria (Unidades Gestoras não Executoras) deverá selecionar a Localidade Reserva Técnica (realizar cadastro prévio da localidade), que deverá estar vinculada a Seção Contábil e de Patrimônio), para o tombamento inicial dos materiais permanentes. Após a conclusão do processo o Agente de Controle Patrimonial responsável realizará nova transferência do bem para a unidade final de destino indicada na Solicitação de Registro Patrimonial-SRP, devendo o detentor da carga patrimonial, ex: Diretor de Planejamento e Administração, seguir o caminho indicado para o recebimento dos bens: Portal Administrativo > Patrimônio > Movimentação de Bens > Receber Bens Enviados por Outras Unidades > Autenticação 8

9 Esta COAP/PROAD orienta aos Agentes de Controle Patrimonial que solicitem ao detentor da carga patrimonial a conferência das condições e quantitativos dos bens públicos que passarão a ser de sua responsabilidade e proceder imediatamente à autenticação no SIPAC Módulo Administrativo conforme caminho indicado acima, para a conclusão do processo, dispensando dessa maneira a coleta de assinatura no Termo de Responsabilidade. Este novo fluxo de transferência de bens torna o processo correto em nível de sistema e principalmente oferece a devida segurança para a unidade cedente (detentor de carga) e para o novo detentor da carga patrimonial, uma vez que todos participam do processo validando as informações no sistema, evitando problemas de qualquer natureza na movimentação e no recebimento do bem público. 9

10 14º Após a seleção o sistema apresentará a tela abaixo, clicar em continuar: 15º Após confirmar a operação, na tela seguinte os campos com asterisco em formato de estrela (cor azul) são de preenchimento obrigatório. No campo Nota Fiscal será necessário apenas digitar o número da mesma, o sistema mostrará uma janela com a NF, selecionar a mesma e os campos Data de Emissão e Data de Atesto serão preenchidos pelo próprio sistema. Os dados do material também terão que ser preenchidos. Clicar na observação Consultar Material para Inserção que mostrará a janela com os dados da nota fiscal. O próximo passo é clicar no ícone em sinal de + (na cor verde). 10

11 16º IMPORTANTE: após o preenchimento dos campos indicados, o Agente de Controle Patrimonial deverá sempre preencher o campo Data de balanço com a mesma data de atesto da Nota Fiscal, para efeitos da contagem do tempo da depreciação do bem móvel, em seguida clicar em inserir bem: 11

12 17º Após a inserção dos bens o sistema retornará a tela abaixo, o Agente de Controle Patrimonial realizará uma última conferência de todos os dados e em seguida deverá clicar na tecla confirmar: 18º O sistema emitirá a mensagem: Tombamento cadastrado (a) com sucesso e a operação estará finalizada. 12

13 19º Após a confirmação o Agente de Controle Patrimonial - ACP deverá clicar no Termo de Responsabilidade, no campo Documentos, para gerar o mesmo e arquivá-lo em formato digital. Após esses procedimentos, o Agente de Controle Patrimonial ACP procederá conforme descrito no item 13º para a destinação final do detentor e responsável pelos bens. DIRETORIA DE CONTRATOS, ATAS E SERVIÇOS. COORDENADORIA DE ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO. 13