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1 Memorando Eletrônico - SIPAC 1 de 2 16/02/ :45 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL CATARINENSE REITORIA - PRO-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO MEMORANDO CIRCULAR Nº 51/ PROAD/IFC ( ) (Identificador: ) Nº do Protocolo: / Blumenau-SC, 09 de Fevereiro de Ao grupo: DAPS (CHEFES E SUBSTITUTOS). Título: Fluxo de recebimento e registro de material informacional Senhores Diretores de Administração e Planejamento, Disponibilizamos a vossas senhorias o fluxo de recebimento e registro de material informacional, desta forma, solicitamos a instruírem as coordenações de patrimônio e almoxarifado, com o suporte das bibliotecas dos campi, a efetuarem no SIPAC/Patrimônio, o registro de entrada dos materiais informacionais adquiridos após a reavaliação, realizada em dezembro de 2016 e suspenso até esta data. Devem ser seguidos os passos do Capitulo II - Catalogação e Registro de Entrada, em anexo Outrossim, informamos que de modo paralelo e independente às providências de registro de entrada, está sendo estudado na Reitoria, com o apoio do Campus Blumenau, procedimento piloto para garantir a depreciação acumulada do período compreendido entre a data de ateste da nota fiscal e a data de registro de entrada no sistema, assim que concluídos, procederemos orientações complementares. A PROAD permanece à disposição para esclarecimentos. Atenciosamente, (Autenticado em 09/02/ :33)

2 Memorando Eletrônico - SIPAC 2 de 2 16/02/ :45 STEFANO MORAES DEMARCO PRO REITOR ADMINISTRACAO/PROAD - TITULAR Matrícula: Para verificar a autenticidade deste documento entre em informando seu número: 51, ano: 2018, tipo: MEMORANDO CIRCULAR, data de emissão: 09/02/2018 e o código de verificação: fecb Copyright Diretoria de Tecnologia da Informação - IFC

3 FLUXO DE RECEBIMENTO E REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL INFORMACIONAL Art. 1º - Este fluxo tem por objetivo garantir a eficiência e eficácia do controle patrimonial, da conformidade contábil e da disponibilização para uso de material informacional. Art. 2º - Subordina-se aos princípios e diretrizes contidas na Instrução Normativa da Secretaria de Administração Pública, nº 205, de 08 de abril de Capitulo I - DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO Art. 3º - O Recebimento é o ato pelo qual o material adquirido é entregue ao IFC no local previamente designado ao fornecedor, não implicando em Aceitação. Apenas transfere a responsabilidade de guarda e conservação do material, do fornecedor para o IFC. Art. 4º A IN nº 205/88 determina que o Recebimento de material informacional adquirido decorrente de compra, cessão, doação, permuta, transferência ou produção interna, deverá ocorrer nos almoxarifados ou em local designado, quando nos mesmos não possam ou não devam ser estocados ou recebidos: 1º - No IFC os materiais informacionais deverão ser recebidos pelas bibliotecas, o que caracterizará o chamado Recebimento Definitivo. 2º Salvo os casos eventuais de impossibilidade de Recebimento pela biblioteca, os materiais deverão ser recebidos pelo setor de Patrimônio e/ou Almoxarifado, caracterizando o Recebimento Provisório; 3º Tendo feito o Recebimento Provisório somente nos casos apontados no artigo 2º, os setores de patrimônio e/ou almoxarifado deverão, imediatamente, encaminhar os materiais informacionais e respectivos documentos de recebimento ao setor de biblioteca, sob pena de não tendo feito com absoluta celeridade, prejudicarem a requerida eficácia do controle de aquisição e utilização. 4º O Recebimento Provisório não implicará no dever de os setores de patrimônio e/ou almoxarifado providenciarem o registro de entrada dos materiais

4 informacionais em sistemas próprios, condição que será providenciada pela biblioteca a partir do Recebimento Definitivo; Art. 5º - A Nota Fiscal, a Fatura, a Nota Fiscal/Fatura, o Termo de Cessão ou Doação, a Declaração exarada no processo relativo à Permuta, a Guia de Remessa de Material, a Nota de Transferência ou a Guia de Produção são considerados documentos hábeis para o Recebimento. Art. 6º - A descrição de cada item, com a respectiva denominação, quantidade, o preço unitário e preço total deverá constar desses documentos. Art. 7º - A Aceitação é a declaração, na documentação fiscal, de que o IFC recebeu o material informacional conforme as especificações contratadas, mediante prévia conferência e, quando for o caso, mediante prévio exame qualitativo de técnico especializado ou mediante exame qualitativo de comissão específica, da qual fará parte o responsável pelo patrimônio e/ou almoxarifado: 1º No IFC, nos casos em que as bibliotecas façam o Recebimento Definitivo mediante documento fiscal decorrente de contrato de fornecimento do material informacional, a Aceitação, mediante ateste do referido documento, deverá ser providenciada junto ao fiscal do contrato, com o apoio de servidor do setor; 2º Quando o material adquirido não corresponder ao pedido ou apresentar faltas ou defeitos, o fiscal tomará as devidas providências de regularização da entrega junto ao fornecedor. Art. 8º - Nos casos de doação, cessão, permuta sem transação de valores entre o IFC e órgãos públicos ou particulares, compra por dispensa de licitação, bem como na transferência entre campi, caberá propriamente o Recebimento Definitivo, em vez de Aceitação com Ateste, mediante simples conferência, feito por servidor da biblioteca, em correspondência à definição apresentada no art. 7º, Paragrafo Único As aquisições por meio de doação têm tratamento específico indicado no artigo 19º.

5 Capítulo II - DA CATALOGAÇÃO E REGISTRO DE ENTRADA Art. 9º Tendo sido feita a Aceitação ou o Recebimento Definitivo nos termos dos artigos 7º e 8º, as bibliotecas do IFC deverão, com celeridade, tomar providências junto aos setores de patrimônio e/ou almoxarifado, para garantir os devidos registros de entrada dos itens, para que o IFC mantenha o adequado controle patrimonial, de utilização do acervo e a conformidade contábil: 1º Em todos os casos, as bibliotecas no ato do recebimento e aceitação dos itens entregues por meio de documento fiscal ou adquiridos por doação, cessão, permuta sem transação de valores entre o IFC e órgãos públicos ou particulares, deverão listar e padronizar a descrição de cada item, anotando a Denominação, a Quantidade, os Preços Unitários e a Classificação da Despesa Orçamentária de cada item; 2º A Denominação, para fins de posterior cadastramento no Catálogo de Materiais do SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, a ser providenciado pelos setores de patrimônio e/ou almoxarifado, deverá seguir o padrão estabelecido pela ABNT, com a obrigatória colocação do ISBN, sempre que houver; 3º Para fins de registro e conformidade contábil da Classificação da Despesa Orçamentária, as bibliotecas deverão atribuir a cada item da lista o respectivo grupo de material (subelemento de despesa) no qual foi emitido o empenho: 5218 Coleções e Materiais Bibliográficos, 5219 Discotecas e Filmotecas ou 3046 Material Bibliográfico de Consumo. 4º Junto a lista de itens referida nos parágrafos 1º, 2º e 3º do artigo 9º, as bibliotecas deverão encaminhar com celeridade ao setor de patrimônio e/ou almoxarifado o documento entregue com os materiais informacionais, dentre aqueles referidos no artigo 5º e, no caso de documento fiscal decorrente de contrato, encaminhá-lo com o respectivo ateste dado pelo fiscal; Art. 10º - De posse da lista de itens com a descrição padronizada pelas bibliotecas, os setores de patrimônio e/ou almoxarifado deverão providenciar o devido registro de entrada no sistema SIPAC: 1º Por primeiro, deverá ser feita consulta no Catálogo de Materiais do Sistema para verificar se o item já está cadastrado;

6 ISBN; 2º Para otimizar a verificação, é recomendado fazer a consulta pelo nº 3º Não tendo sido encontrado o cadastro do item no Catálogo der Materiais, as coordenações de patrimônio e/ou almoxarifado deverão solicitar o cadastramento à PROAD, informando somente o Autor, Título, Editora e ISBN de cada item, na ordem estabelecida pelas bibliotecas conforme a ABNT; 4º Nos casos que não houver ISBN, solicitar o cadastramento da descrição completa segundo a norma da ABNT, bem como o Valor Unitário de cada item e o grupo de material ao qual pertence, todos estes dados já previamente padronizados e informados na lista padronizada disponibilizada pelas bibliotecas referida no artigo 9º; Art. 11º Tendo sido atendido pela PROAD o cadastramento dos itens no Catálogo do SIPAC, os setores de patrimônio e/ou almoxarifado procederão, com celeridade, à entrada de cada item no Módulo Patrimônio Móvel do mesmo sistema e gerar o Número de Patrimônio de cada item; Art. 12º Nos casos de os itens terem sido empenhados na natureza de despesa 3046 Material Bibliográfico de Consumo, deverá ser procedido o registro devido no Módulo Almoxarifado do SIPAC, não sendo, portanto, gerado número de patrimônio, caracterizando controle de estoque e não patrimonial; Art. 13º Após o devido registro de entrada no patrimônio e/ou almoxarifado por documento fiscal, este deverá ser encaminhado com celeridade para liquidação e pagamento; Art. 14º Nos casos de recebimento por Termo de Cessão ou Doação, a Declaração exarada no processo relativo à Permuta, a Guia de Remessa de Material, a Nota de Transferência ou a Guia de Produção, o setor de patrimônio e/ou almoxarifado deverá encaminhá-los para o responsável pelo devido registro contábil no SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira; Art. 15º Os setores de patrimônio e/ou almoxarifado deverão devolver às bibliotecas a lista de itens com descrição previamente padronizada nos termos dos artigos 1º, 2º e 3º, registrando o respectivo número de patrimônio de cada item;

7 Art. 16º As bibliotecas farão a catalogação dos itens dentro do sistema de bibliotecas PERGAMUM, registrando e vinculando-os obrigatoriamente ao seu respectivo número de patrimônio do SIPAC, para que seja garantida a correspondência e integridade do controle patrimonial e de utilização do acervo entre os sistemas; Art. 17º As coordenações de patrimônio e/ou almoxarifado junto às bibliotecas deverão providenciar a colocação de etiqueta de patrimônio do SIPAC nos materiais informacionais adquiridos para garantir o efetivo controle patrimonial mediante inventário ou por outros mecanismos de controle; Disposições Gerais Art. 18º Para garantir com maior celeridade os registros de controle patrimonial, de utilização do acervo e de conformidade contábil, os procedimentos do Capítulo II - Catalogação e Registro de Entrada Patrimonial, deverão ser executados preferencialmente em conjunto e concomitantemente por meio de reunião entre servidor da biblioteca, do setor de patrimônio e/ou almoxarifado e, nos casos que couber, com o fiscal. Art. 19º - Quando a aquisição for por meio de doação, deve ser seguido especifica, primária e complementarmente o Manual Institucional de Recebimento de Livros em Doação.