INVENTÁRIO PATRIMONIAL

Transcrição

1 DAF/DGM-Coordenação de Patrimônio CARTILHA DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL 1

2 Normas de Registro e Controle de Bens Patrimoniais Móveis da FUB CAPÍTULO XI Do Inventário Patrimonial OBS: o texto tachado-tachado é apenas uma atualização dos nomes dos setores Art. 61º O inventário físico dos bens patrimoniais será realizado anualmente, em todas as Unidades da FUB. Art. 62º Para a realização do Inventário Patrimonial Anual, deverão ser constituídas, pelo DAF, uma Comissão Central de Inventário e Subcomissões de Inventário, cujos componentes serão indicados pelo Titular de cada Unidade, com um mínimo de três membros, sendo o seu Presidente Nato o Titular da respectiva Unidade, de acordo com o Decreto-Lei n. 200/1967 e a Instrução Normativa SEDAP n. 205/1988. Parágrafo único. A Comissão Central de Inventário será integrada por servidores não pertencentes ao PAT, sendo um deles servidor da CAL. Art. 63º Os relatórios finais de Inventário Patrimonial Anual deverão ser encaminhados ao PAT, pela Comissão Central e pelas Subcomissões de Inventário, com cópia para a Comissão de Gestão de Bens Culturais, até o dia 30 de novembro de cada exercício, para integrar a Prestação de Contas Físico-Financeira da FUB. Parágrafo único. A responsabilidade e co-responsabilidade pelo relatório de Inventário e o seu encaminhamento ao PAT são do Titular de Unidade e do Titular da Subunidade, respectivamente, e dele deverão constar a relação de bens móveis inventariados por agente, o relatório analítico por Centro de Custo, devidamente assinados, sendo que eventuais ocorrências detectadas na carga patrimonial deverão ser registradas e detalhadas. 2

3 Perguntas mais frequentes: O que é o Inventário Patrimonial? É a verificação da existência e localização física dos bens, possibilitando a atualização do acervo patrimonial da Unidade, contribuindo para uma melhor eficiência e transparência da gestão patrimonial e planejamento das novas aquisições. O inventário físico dos bens patrimoniais é realizado anualmente ou a qualquer tempo quando necessário em todas as Unidades da FUB. A unidade deve realizar Inventário Patrimonial todos os anos? De acordo com o a Lei nº 4.320/64, o Decreto-Lei Nº 200/67, a Instrução Normativa da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República SEDAP/PR Nº 205/88 e o manual de Normas de Registro e Controle de Bens Patrimoniais Móveis da FUB, cada Unidade Administrativa deverá realizar seu Inventário Patrimonial anual, por meio de Subcomissões, dentro do prazo estabelecido por Resolução do Órgão Administrativo competente, sendo que o encaminhamento do relatório final e das cargas patrimoniais assinadas pelos respectivos Agentes Patrimoniais`a Coordenação de Patrimônio é de responsabilidade da Subcomissão do Inventário Patrimonial. Se a unidade encontrar bens que não estão sendo mais utilizados? Neste caso o PAT recolhe diversos bens que não são mais utilizados na unidade para redistribuição. Se a unidade não localizar alguns bens? O fato deverá constar do Relatório Final do Inventário e observe o CAPÍTULO VII Do Desaparecimento e Depredação de Bens Móveis e as orientações para realização do inventário anual no site do PAT. 3

4 FLUXO DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL: 1º- Conferir a Relação de Termos de transferência em movimentação e/ou Termos de Alocação Inicial sem assinatura do agente recebedor e a Relação de Agentes Patrimoniais/Locais e atualizar se necessário 2º Emitir a carga patrimonial total da sua unidade e i- niciar a conferência física dos bens, agentes e locais 3º Realizar as transferências de bens entre agentes da sua unidade no SIPAT e efetivar os termos, caso sejam necessárias transferências entre agentes de unidades distintas deverá ser solicitado ao PAT 4º Emitir a Relação de Agentes Patrimoniais com as suas respectivas cargas e providenciar a assinatura 5º Elaboração e assinatura do Relatório Final pela Subcomissão 4

5 1º A Equipe/Subcomissão do Inventário patrimonial deverá verificar inicialmente os Termos em movimentação e/ou alocação inicial sem a assinatura do agente recebedor e atualizar e verificar também a relação de agentes/locais: Como faço? a. Verifique os termos de transferência e/ou alocação inicial sem assinatura do agente recebedor estão certos; Se o termo de transferência ou de alocação esta certo, mas não foi assinado? fetivação; Imprima o termo e providencie a assinatura do agente recebedor e envie ao PAT, para e- Se houver necessidade de alterar o agente recebedor do termo de transferência? Cancele-o no SIPAT ou solicite ao Pat, via SEI o cancelamento e emita um novo termo depois providencie a assinatura do agente recebedor e envie ao PAT para efetivação; Se for termo de alocação inicial posso cancelar? Se estiver certo imprima o termo e providencie a assinatura do agente recebedor e envie ao PAT para efetivação. Caso não seja o agente indicado no termo solicite ao PAT o cancelamento e informe o novo agente(nome,mat). e o local. 5

6 b. Verifique se os Agentes Patrimoniais da sua unidade estão cadastrados corretamente no local indicado; Se os nomes dos locais não estão certos ou não seguem um padrão? Em um local que tenha salas de professores, secretaria do Depto, sala da chefia, bens de uso comum que estão na copa ou corredor que tal renomear para: SALA DE PROFESSOR-TÉRREO-AT-20/50 SECRETÁRIA DO LET; SALA DA CHEFIA DO LET; BENS DE USO COMUM-COPA Se o agente patrimonial não está mais na unidade e os bens foram localizados? Você pode verificar a carga patrimonial que ainda está em nome desse agente, localizá-la fisicamente e transferir no SIPAT para o agente que estiver utilizando o bem. Caso não tenha mais utilidade se for equipamento solicite o laudo à DIMEQ e depois em posse do laudo solicite ao PAT o recolhimento via- SEI. Se o agente patrimonial não está mais na unidade e os bens não foram localizados? Você poderá tentar localizar o bem durante a conferência física dos bens e ao final do inventário caso não o localize, você terá que: a. Caso o agente patrimonial ainda pertença ao quadro da FUB, o mesmo deverá ser comunicado e solicitado o seu comparecimento à unidade para providenciar a abertura de uma Sindicância ou o Termo Circunstanciado Administrativo -TCA; b. Caso o agente patrimonial já seja aposentado ou falecido ou cedido/distribuído deverá ser providenciado pela Chefia da Unidade a abertura de uma Sindicância ou o Termo Circunstanciado Administrativo-TCA. 6

7 2ºApós a conferência e atualização das pendências que existam você pode emitir a carga patrimonial total da sua unidade para começar a conferência física dos bens da unidade; Como faço para emitir a carga total da minha unidade? a. No SIPAT selecione em Relatórios + Carga do C. Custo: b. Selecione o modo de saída- Excel ou Tela c. Clique em imprimir formulário: O arquivo contém a carga patrimonial total da sua unidade: número do registro/ patrimônio, especificação, características, matrícula e nome do agente patrimonial, o local ( código e descrição) e a situação do bem. Este arquivo pode ser utilizado para realizar a conferência física dos bens e respectivos agentes e locais. 3º Após a conferência física dos bens: Realize as transferências de bens entre agentes da sua unidade no SIPAT e efetive os termos no PAT, caso sejam necessárias transferência entre agentes de unidades distintas deverá ser solicitado ao PAT e efetive os termos; 7

8 4º Imprima as cargas dos agentes patrimoniais e providencie a assinatura; Clique no Tipo de Emissão em INVENTÁRIO Solicite a assinatura do agente patrimonial: 8

9 5º O Relatório Final : 1 Descreva os procedimentos realizados, a situação geral do patrimônio da unidade e as sugestões para corrigir irregularidades encontradas; 2 Relacione os bens não localizados por Agente Patrimonial com o número de patrimônio e a descrição do bem. Essa informação deverá ser criteriosa e verdadeira, uma vez que resultará em apuração por meio de Sindicância ou Termo Circunstanciado Administrativo (TCA); Agente Patrimonial: AAAAAAAA / Matrícula: Local: Laboratório de Fotografia; No PAT: Origem: CNPQ Descrição: Mesa de Madeira 3 Solicitar a transferência entre unidades dos bens que não pertencem à sua unidade caso tenham interesse e /ou solicitar o recolhimento ao depósito; No PAT Origem Descrição Agente Atual: Nome/Mat/Local Novo Agente: Nome/Mat/Local 4 Relação de bens não tombados e/ ou sem plaquetas; No PAT Origem Descrição Agente Atual: Nome/Mat/Local 5 Relação dos bens com divergência de especificação, marca/ modelo. No PAT Origem Descrição Atual: Alterar para: 6 Relação de agentes patrimoniais aposentados, falecidos, redistribuídos, cedidos, suas cargas patrimoniais localizadas e não localizadas. 7 Assinatura do titular e dos membros da Subcomissão no Relatório Final. 9

10 Coordenação de Patrimônio Telefones: Endereço: Campus Universitário Darcy Ribeiro, Prédio do Almoxarifado Central CEP