MANUAL DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL ANUAL

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1 MANUAL DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL ANUAL Versão-Maio/2017 Atualizado em 16/05. 1

2 Etapas do Inventário Patrimonial: 1º Criação da Subcomissão do Inventário Patrimonial...pág.3 2º Regularização dos Termos de transferência e/ou Alocação Inicial pendentes e atualização da Relação de Locais e Agentes Patrimoniais...pág.4 3º Conferência física dos bens dos bens da unidade...pág.7 4º Emissão das cargas patrimoniais de todos os agentes da unidade...pág. 8 5º Elaboração do Relatório Final pela Subcomissão...pág.9 2

3 1º Criação da Subcomissão do Inventário Patrimonial: A Coordenação de Patrimônio enviará um processo SEI com 2 (dois) anexos, um arquivo PDF com a Circular n. 007/2017 e a Resolução n. 008/2017 e outro arquivo PDF, com o Manual para realização do inventário (passo a passo); Como faço para criar a Subcomissão? A Resolução DAF n. 008/2017 estabelece no Capítulo V Art. 11º, a criação, e no Art. 12, as atribuições da Subcomissão. O Titular da Unidade será o Presidente da Subcomissão e deverá indicar os demais membros que comporão a subcomissão. A Unidade pode criar internamente Equipes de Apoio para auxiliar na conferência física dos bens da unidade. Composição da Subcomissão no mínimo 3 (três) servidores, sendo: 1º) PRESIDENTE = Titular da Unidade (nome e matrícula FUB); 2º) Os demais membros que comporão a subcomissão será de no mínimo 2(dois) servidores técnico-administrativo ou docente (nome e matrícula FUB) indicados pelo Titular da Unidade Observação: A unidade deverá enviar os nomes e matrículas FUB dos membros da subcomissão, como um anexo do processo inicial do SEI que foi enviado pelo PAT, com a Circular,Resolução e o Manual. 3

4 2º Regularização dos Termos pendentes e atualização da Relação de Locais e Agentes Patrimoniais: A Resolução DAF n. 008/2017 estabelece no Capítulo IX, Art. 17, incisos II e III, a regularização dos termos pendentes e a atualização dos agentes e locais como condições para aprovação do inventário. A Coordenação de Patrimônio ao receber da unidade os nomes e matrículas dos membros da subcomissão elaborará a Resolução DGM de nomeação da subcomissão. Depois o PAT enviará no mesmo processo SEI, um arquivo com Resolução de Nomeação, e um arquivo PDF, com a Relação dos Termos de Alocação Inicial e/ou Transferência pendentes de assinaturas para regularização, e a Relação de Locais e Agentes da unidade para atualização. 1º) Como faço para regularizar os termos pendentes? A Subcomissão do Inventário patrimonial deverá verificar os Termos em movimentação e/ou alocação inicial sem a assinatura do agente remetente e/ou do recebedor. A relação informa o Ano e o número da Guia/Termo: Como faço para visualizar e imprimir os termos pendentes da relação? No SIPAT clique em RELATÓRIOS + TERMO DE RESPONSABILIDADE para visualizar o termo e se estiver certo você pode imprimi-lo. 4

5 Se o termo de transferência ou de alocação esta certo, mas não foi assinado? No SIPAT clique em RELATÓRIOS + TERMO DE RESPONSABILIDADE para visualizar o termo, caso esteja certo, você pode imprimi-lo e providenciar a assinatura do agente recebedor no caso de Alocação Inicial. E no caso de Termo de Transferência você deverá providenciar a assinatura do agente remetente e recebedor. Após a unidade deverá scanear e enviar em um novo processo SEI o termo para efetivação no SIPAT, pelo PATRIMÔNIO; Se houver necessidade de alterar o agente recebedor do termo de transferência? Cancele-o no SIPAT se foi a unidade que o emitiu ou solicite ao PAT, via SEI, o cancelamento. Caso seja necessário, emita um novo termo, providencie a assinatura do agente remetente e recebedor e envie ao PAT para efetivação; Se for termo de alocação inicial, posso cancelar? Caso o agente indicado no termo de alocação inicial não esteja certo, solicite o seu cancelamento, via SEI ao PAT, e informe o novo agente(nome,mat). e o local. Se estiver certo imprima o termo e providencie a assinatura do agente recebedor e envie ao PAT para efetivação. 2º) Como faço para atualizar a Relação de Locais e Agentes? Verifique se os Agentes Patrimoniais da sua unidade estão cadastrados corretamente no local indicado; 5

6 Se os nomes dos locais não estão certos ou não seguem um padrão? Em um local que tenha salas de professores, secretaria do Depto, sala da chefia, bens de uso comum que estão na copa ou corredor, que tal renomear para: SALA DE PROFESSOR-TÉRREO-AT-20/50 SECRETÁRIA DO LET; SALA DA CHEFIA DO LET; SALA DO DIRETOR; BENS DE USO COMUM-COPA; LABORATÓRIO DE MICROBIOLOGIA Se o agente patrimonial não está mais na unidade e os bens foram localizados? Você pode verificar a carga patrimonial que ainda está em nome desse agente, localizá-la fisicamente e transferir no SIPAT para o agente que estiver utilizando o bem. Caso não tenha mais utilidade se for equipamento solicite o laudo à DIMEQ e depois em posse do laudo solicite ao PAT o recolhimento via SEI. Se o agente patrimonial não está mais na unidade e os bens não foram localizados? Você poderá tentar localizar o bem durante a conferência física dos bens e ao final do inventário caso não o localize, você terá que: a. Caso o agente patrimonial ainda pertença ao quadro da FUB, o mesmo deverá ser comunicado e solicitado o seu comparecimento à unidade para providenciar a abertura de uma Sindicância ou o Termo Circunstanciado Administrativo -TCA; b. Caso o agente patrimonial já seja aposentado ou falecido ou cedido/distribuído deverá ser providenciado pela Chefia da Unidade a abertura de uma Sindicância ou o Termo Circunstanciado Administrativo-TCA. 6

7 3º Conferência física dos bens da unidade por agente e local: Antes de iniciar a conferência física dos bens da sua unidade verifique se ainda existem os Termos Pendentes foram regularizados e se a atualização de locais e agentes foi concluída. Assim você poderá emitir a carga patrimonial total da sua unidade, para realizar a conferência física: Como faço para emitir a carga total da minha unidade? a. No SIPAT selecione em Relatórios + Carga do C. Custo: b. Selecione o modo de saída- Excel ou Tela c. Clique em imprimir formulário: O arquivo contém a carga patrimonial total da sua unidade: número do registro/ patrimônio, especificação, características, matrícula e nome do agente patrimonial, o local (código e descrição) e a situação do bem. Este arquivo pode ser utilizado para realizar a conferência física dos bens e respectivos agentes e locais e fazer as correções necessárias no SIPAT. 7

8 SUGESTÕES: Realizar as transferências internas no SIPAT e enviar os Termos ao PAT, para efetivação, em um NOVO processo SEI; Solicitar ao PAT o recolhimento de Bens para o Depósito, CASO NÃO ESTEJAM EM USO, em um NOVO processo SEI; Se encontrar bens de outras unidades que estão sendo utilizados na sua unidade, então deve solicitar ao PAT a emissão do Termo de Transferência, providenciar as assinaturas e enviar ao PAT para efetivação, em um NOVO processo SEI; Se encontrar bens com divergências de especificação ou características deverá solicitar, em um NOVO processo SEI a alteração no SIPAT. No caso de bens sem plaquetas: Tente identificar ao qual agente pertence o bem e o local e solicite via SEI, em um novo processo o REPLAQUETAMENTO DO BEM. Caso não identifique a qual agente pertenceria o bem, faça uma relação dos Bens sem Plaquetas para comparar com os que se encontram desaparecidos; Bens Desaparecidos: No SIPAT consulte o HISTÓRICO DE MOVIMENTAÇÃO DO BEM : 8

9 Verifique com a subcomissão dos outros setores do seu Centro de Custo, Faculdade ou Instituto se localizaram bens sem plaqueta que poderiam ser os desaparecidos da sua unidade; Prepare um COMUNICADO INTERNO para informar ao Agente os bens em sua carga que não foram localizados, e oriente para tomar as providências cabíveis, abertura de processo: Exemplo: 9

10 4º Emissão das cargas patrimoniais de todos os agentes da unidade: Após ter realizado a conferência física dos bens da unidade, caso seja necessário. Providencie as transferências de bens entre agentes da sua unidade no SIPAT, emita o termo, providencie a assinatura e envie, via SEI, os termos para efetivação no SIPAT. Caso sejam necessárias transferência entre agentes de unidades distintas deverá ser solicitado ao PAT, via SEI, em um novo processo e após a assinatura do agente remetente e recebedor envie ao PAT para efetivação. Como faço para imprimir a as cargas dos agentes da unidade? a. Imprima as cargas dos agentes patrimoniais e providencie a assinatura; b. Clique no Tipo de Emissão em INVENTÁRIO c. Solicite a assinatura do agente patrimonial: 10

11 5º Elaboração do Relatório Final : A Resolução DAF n. 008/2017 estabelece no Capítulo VII, Art. 16, inciso II, os itens que deverão constar do Relatório Final. E o envio do mesmo pelo SEI, como uma das condições para aprovação do inventário da unidade. ITENS DO RELATÓRIO FINAL: 1 Descreva os procedimentos realizados, a situação geral do patrimônio da unidade e as sugestões para corrigir irregularidades encontradas; 2 Relacionem os agentes que foram comunicados sobre bens desaparecidos informando o total da unidade; Comunicado N. NOME MATRÍCULA TOTAL DE BENS 01 AAAAAAAA- AAAAAAA Relacionem os bens desaparecidos por Agente Patrimonial e local, com o número de patrimônio e a descrição do bem, conforme quadro abaixo; Agente Patrimonial: AAAAAAAA / Matrícula: Local: Laboratório de Fotografia; No PAT: Origem: CNPQ Descrição: Mesa de Madeira OBS 1: Essa informação deverá ser criteriosa e verdadeira, uma vez que resultará em apuração por meio de Sindicância ou Termo Circunstanciado Administrativo (TCA). OBS 2: Sugerimos que confiram antes se existem bens que estão sem plaqueta que são semelhantes aos desaparecidos, neste caso, a unidade deverá solicitar ao PAT o replaquetamento. 11

12 4 Caso ainda existam pendências de transferência de bens entre unidades distintas relacione abaixo: No PAT Origem Descrição Agente Atual: Nome/Mat/Local Novo Agente: Nome/Mat/Local 5 Caso ainda existam bens para recolhimento, relacione abaixo: No PAT Origem Descrição Agente Atual:Nome/Mat/Local 6 Caso ainda existam bens com divergência de especificação ou marca ou modelo ou número de série relacione abaixo: No PAT Origem Descrição Atual: Alterar para: 7 Caso ainda existam bens sem plaqueta relacione abaixo: Descrição Marca Modelo: N. de Série 8 Caso ainda constem na relação da unidade Agentes Patrimoniais que não tem bens em sua carga, relacione para que o PAT coloque DATA FIM no SIPAT. Observações: Finalizar o Processo no SEI -Enviar o Relatório Final assinado pelo Titular e membros da subcomissão, via SEI, anexando ao processo inicial; Entregar, em mãos, as cargas patrimoniais de todos os agentes da unidade. 12

13 Coordenação de Patrimônio Telefones: Endereço: Campus Universitário Darcy Ribeiro, Prédio do Almoxarifado Central CEP