Daniel Lago. Diretor de Gestão de Bens e Serviços

Transcrição

1 Daniel Lago Diretor de Gestão de Bens e Serviços

2 TÓPICOS 1. Fundamentação legal 2. Previsão 3. Objetivos 4. Fluxo 5. Competências 6. Etapas do inventário 7. Atividades das subcomissões

3 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL 8. Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros. (Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988) Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade. (Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964)

4 INVENTÁRIO ANUAL Destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício. (Alínea a do Item 8.1 da Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988)

5 OBJETIVOS DO INVENTÁRIO 1. Verificar da existência física dos bens. 2. Atualizar dos registros e controles administrativos. 3. Confirmar a responsabilidade dos servidores sobre os bens sob sua responsabilidade. 4. Confrontar de saldos contábil e o registro dos bens. 5. Fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial de materiais permanentes. 6. Fornecer informações a órgãos fiscalizadores e compor tomada de contas consolidada.

6 FLUXO

7 COMPETÊNCIAS Dirigente da Unidade Gestora: Designar a Comissão Setorial de Inventário e dar ciência no relatório de inventário da unidade. Comissão Permanente de Inventário: Coordenar do processo inventário anual da UFPE, consolidar todos os relatórios setoriais e expedir do relatório final. Comissão Setorial de Inventário: Coordenar o procedimento no âmbito da Unidade Gestora, supervisionar os bolsistas na fase de levantamento e expedir o relatório da Unidade Gestora. Coordenação de Bens Móveis: Dar suporte as comissões, supervisionar as atividades de inventário ao longo do processo e atualizar o sistema de gestão patrimonial com as informações recebidas. Bolsistas: Dar suporte às atividades das comissões e da Coordenação de Bens Móveis

8 ETAPAS DO INVENTÁRIO Mapeamento de localidades: Identificar dos espaços físicos das Unidades Administrativas da UFPE (salas de aula, de professores, de reuniões, auditórios, laboratórios e etc.). Trata-se de etapa opcional, cabendo à Unidade Gestora realizá-la ou não. Levantamento patrimonial: Constatar a existência do bem, sua condição de uso e localização. Conciliação: Compilar os dados do levantamento realizar os ajustes necessários. Atualização: Atualizar a carga patrimonial no sistema e o cadastro de localidades. Conclusão: Expedir o relatório de inventário anual.

9 MAPEAMENTO As comissões setoriais e representantes das Unidades Administrativas deverão preencher a Planilha de Mapeamento de Localidades. A informação da localidade é obrigatória, pois permitirá que os futuros procedimentos de inventário sejam facilitados, bem como a alocação de bens nos locais onde, de fato, estão em uso ou guardados

10 LEVANTAMENTO Durante o levantamento as comissões setoriais deverão: a. Fixar uma identificação em cada localidade inventariada. As comissões devem dar prioridade aos locais cujo uso é compartilhado ou não há controle de acesso, por exemplo, salas de aula. b. Identificar os bens cujas plaquetas estejam danificadas para que sejam reimpressas. c. Bens sem plaqueta e que não sejam relacionados, deverão ser identificados como Bem com Pendência para que sejam identificados na conciliação.

11 LEVANTAMENTO UNIDADE GESTORA: Unidade a qual a Unidade Administrativa inventariada é vinculada. UNIDADE ADMINISTRATIVA: Unidade Administrativa a qual o bem é vinculado. LOCALIDADE: Localização física do bem. TOMBAMENTO: Nº de registro da plaqueta. DESCRIÇÃO: Descrição resumida do bem. MARCA: Marca do equipamento ESTADO: Estado físico/situação do bem. PENDÊNCIA: Se há pendências: Sem plaqueta ou necessita de nova plaqueta.

12 LEVANTAMENTO

13 BAIXA PRIORIDADES Prioridade baixa não quer dizer que o bem não precisa ser inventariado, apenas que Comissão deve racionalizar os seus esforços. ALTA Bens de TI Acesso Irrestrito Alto Valor Equipamentos de Laboratório Equipamentos de áudio, vídeo e foto Baixo Valor Acesso Restrito MÉDIA Outros equipamentos BAIXA

14 CONCILIAÇÃO Confronto das informações contidas na planilha de levantamento da unidade com os dados do sistema de gestão patrimonial. Será nesta etapa que a Comissão Permanente de Inventário identificará possíveis inconsistências, se constatadas será encaminhado um relatório ao gestor para providências.

15 CONCLUSÃO O inventário é concluído quando relatório final da Comissão Permanente de Inventário é encaminhado ao responsável pela UFPE.

16 DÚVIDAS Sobre o procedimento de inventário Coordenação de Bens Móveis aba Exercício 2018 patrimônio@ufpe.br assunto INVENTÁRIO 2018 Ramal: 8183 Dados para contato Daniel Lago Telefone / daniel.lmedeiros@ufpe.br