INSTITUTO DE ARTES DA UNESP SEÇÃO TÉCNICA DE MATERIAIS/PATRIMÔNIO MANUAL DO NOVO SISTEMA DO PATRIMÔNIO

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1 INSTITUTO DE ARTES DA UNESP SEÇÃO TÉCNICA DE MATERIAIS/PATRIMÔNIO MANUAL DO NOVO SISTEMA DO PATRIMÔNIO 1) Acesso Login: ptm (letras minúsculas) Senha: ptm2011(letras minúsculas) CPF: 123 (enquanto não forem cadastrados os números de CPF) 1

2 2) Fornecedores O cadastro de fornecedores do sistema está vinculado ao CADIN (Cadastro Informativo de Créditos). Deste modo, é preciso fazer uma pesquisa para confirmar o cadastro de um fornecedor no sistema. Em caso negativo, é preciso efetuar o cadastro e atualizar o sistema. Pesquisa: Dados Mestres Fornecedor/Reitoria busca por descrição (nome da empresa) ou CNPJ Atualização: Dados mestres Fornecedor ícone criar um novo registro inserir CNPJ no formato solicitado (14 caracteres sem ponto ou barra) 2

3 3) Convênios Pesquisa: Dados mestres Convênio busca por descrição (nome do convênio) ou código Cadastro: Dados mestres Convênio ícone criar um novo registro inserir descrição (nome do convênio). O código será atribuído automaticamente. 3

4 4) Unidades, Locais e Áreas de Unidades Unidades: são as faculdades, institutos e unidades complementares. Os códigos são definidos pela Reitoria e estão disponíveis apenas para consulta. Locais: são as divisões administrativas (seções/departamentos) de cada unidade. Os códigos são elaborados e disponibilizados pela Reitoria. Para acrescentar itens, é necessário solicitar o código para a Reitoria. Áreas de unidade: é a localização física. Por exemplo: um bem sob responsabilidade do Departamento de Artes Plásticas (Local), mas instalado na Marcenaria (Área de Unidade). Cadastro: Dados mestres Áreas de Unidade ícone criar novo registro inserir nome e sigla. O código será atribuído automaticamente. 4

5 5) Incorporação Incorporação de bem móvel Bem móvel Bem móvel ícone criar novo registro inserir dados nas quatro abas superiores ( Dados básicos, Detalhes técnicos, Incorporação/doação e Baixa do bem ): Tipo de bem: para facilitar a identificação do objeto, muitas vezes difícil por conta da especificidade técnica de alguns itens, foi criado um campo chamado Descrição. Nele é possível complementar a informação ou dar uma classificação alternativa para o objeto. Acentuação: pode ser usada normalmente. Formato numérico para campo Valor total do bem ou Valor da parte : sem pontos, apenas uma vírgula na segunda casa decimal. Ex: R$ 1.269,33 = 1269,33 5

6 Incorporação de parte: Bem móvel Bem móvel ícone criar novo registro inserir dados na primeira aba inferior, Partes : Incorporação múltipla de parte: ferramenta que permite proceder incorporação de partes em diferentes chapas em uma só operação (desde que sejam originadas de um mesmo processo). Bem móvel Partes/Componentes Múltiplas incorporações de Partes inserir nº de chapa inicial/final botão Adicionar à lista inserir dados de incorporação botão Executar incorporação : 6

7 6) Baixa Baixa de bem móvel Bem móvel Bem móvel pesquisa por qualquer campo disponível (enter) duplo clique sobre o registro a ser baixado abertura da quarta aba superior, baixa do bem : 7

8 Múltiplas Baixas: ferramenta que permite baixar vários bens através de uma única operação. Bem móvel Múltiplas Baixas inserir nº de chapa inicial e chapa final botão Adicionar à lista preenchimento de dados complementares (lado direito da janela) botão Executar baixas : 8

9 Alteração ou Baixa de parte de bem Bem móvel Bem móvel pesquisa por qualquer campo disponível (enter) duplo clique sobre o registro a ser baixado abertura da primeira aba inferior, Parte botão Alterar ou Apagar : 9

10 7) Emissão de Notas a) Nota de Saída Bem móvel Bem móvel pesquisa da chapa duplo clique sobre a chapa escolhida (abre uma janela com o registro da chapa) na parte inferior, clique sobre a terceira aba, Saída do lado direito, botão Inserir (abre uma janela) insira os dados da saída botão Atualizar. Obs.: Para realizar alterações e/ou apagamento da operação, utilize os botões Alterar e Apagar : 10

11 b) Múltiplas saídas: ferramenta que permite a emissão de várias saídas em uma única operação. Bem móvel Múltiplas saídas inserir nº de chapa botão Adicionar à lista inserir dados da saída botão Executar saídas para visualizar, salvar ou imprimir: botão Relatório. Obs.: é possível salvar nos formatos PDF, RTF, HTML e TXT. 11

12 c) Nota de movimentação interna Bem móvel Bem móvel pesquisa da chapa duplo clique sobre a chapa escolhida (abre uma janela com o registro da chapa) na parte inferior, clique sobre a segunda aba, Movimentação Interna do lado direito, botão Inserir (abre uma janela) insira os dados da saída botão Imprimir nota para salvar alteração: botão Atualizar. 12

13 d) Nota de transferência Bem móvel Relatórios Administrativos Nota de Transferência inserir dados botão Gerar relatório. Obs.: é possível incluir vários itens em uma mesma nota através da ferramenta Lista de chapas. 13

14 8) Ferramentas de pesquisa Pesquisa simples Bem móvel Bem móvel (enter) inserir critério de pesquisa (chapa, marca, convênio, tipo de bem, tipo de incorporação, data de incorporação inicial/final, data de baixa inicial/final, ano do processo de incorporação, nº de processo de incorporação, localização, código contábil, observação, valor inicial/final ou situação do bem): Pesquisa por expressão A ferramenta está disponível para alguns campos e permite recuperar registros a partir de uma expressão. Para isto, basta acrescentar o caractere % no início ou final da palavra-chave, seguido de enter. Recurso disponível nos campos: Aba Pesquisa/Dados 1: modelo, marca, nº de série, observação e descrição. Aba Pesquisa/Dados Incorporação e Baixa: ano do processo de incorporação e baixa, nº do processo de incorporação, nº do documento, valor inicial e valor final. 14

15 9) Relatórios gerenciais a) Balancete Mensal Preliminar (Sintético e Analítico): trata-se de uma versão para conferência. O valor da conta 14 estará sempre incorreto. Bem móvel Bem móvel Balancete Mensal Preliminar (Sintético e Analítico) (enter) Botão Criar novo balancete inserir mês e ano (enter) para salvar o arquivo ou imprimir: botão Imprime relatório escolher Balancete Preliminar Sintético ou Balancete Preliminar Analítico : 15

16 b) Balancete Mensal Definitivo (Sintético e Analítico): trata-se de uma versão para conferência. Bem móvel Bem móvel Balancete Mensal Definitivo (Sintético e Analítico) (enter) Botão Criar novo balancete inserir mês e ano (enter) para salvar o arquivo ou imprimir: botão Imprime relatório escolher Balancete Definitivo Sintético ou Balancete Preliminar Analítico : 16

17 c) Balancete Anual: Bem móvel Relatórios Administrativos Balancete Atual botão Cria um novo balancete inserir ano (enter) para salvar o arquivo ou imprimir: botão Imprime relatório Demonstrativo Sintético: 17

18 d) Inventário Administrativos Balancete Atual botão Inventário inserir dados botão Gerar relatório para salvar o arquivo ou imprimir: botão Imprime relatório : 18

19 e) Termo de responsabilidade Bem móvel Relatórios Administrativos Termo de responsabilidade inserir dados botão Gerar relatório para salvar ou imprimir: vide barra de ferramentas: Obs.: é possível salvar nos formatos PDF, RTF, HTML e TXT. 19

20 f) Relatório de Bens e Partes Bem móvel Relatórios Administrativos Bens e Partes (enter) inserir dados botão Gerar relatório para salvar ou imprimir: botão Imprime relatório : 20

21 g) Nota de Transferência Bem móvel Relatórios Administrativos Nota de Transferência inserir nº de chapa botão Adicionar (pode ser mais de uma por vez) preencher os dados complementares botão Relatório Baixa/Transferência para salvar ou imprimir: botão Imprime relatório : Obs.: é possível salvar nos formatos PDF, RTF, HTML e TXT. 21

22 10) Relatórios gerenciais Podem ser gerados a partir dos seguintes critérios: por convênio, por localidade, por código contábil ou por processo. Também podem ser elaborados resumidamente: por convênio reduzido, por localidade reduzido, por código contábil reduzido e por processo reduzido. Bem móvel Relatórios gerenciais inserir dados botão gerar relatório : 22

23 11) Chapa não-sequencial Ferramenta que permite visualizar e gerar relatórios de chapas não-sequenciais. Bem móvel Chapas não seqüenciais inserir chapa inicial/final botão Adicionar à lista botão Gerar relatório : 23

24 ÍNDICE 1) Acesso p. 01 2) Fornecedores p. 02 3) Convênios p. 03 4) Unidades, Locais e Áreas de Unidades p. 04 5) Incorporação p. 05 6) Baixa p. 07 7) Emissão de Notas - Nota de Saída p Nota de Movimentação Interna p Nota de Transferência p. 13 8) Ferramentas de Pesquisa - Pesquisa simples e pesquisa por expressão p. 14 9) Relatórios Administrativos - Balancete mensal preliminar (sintético e analítico) p Balancete mensal definitivo (sintético e analítico) p Balancete anual p Inventário anual p Termo de responsabilidade p Relatório de bens e partes p Nota de Transferência p ) Relatórios Gerenciais p ) Chapas não-sequenciais p. 23 Elaborado por Fabiana Mie Hanashiro. 24