MANUAL DE GESTÃO PATRIMONIAL. 2ª Edição

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1 MANUAL DE GESTÃO PATRIMONIAL 2ª Edição Recife, 2016

2 PRÓ-REITORIA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA Pró-Reitora de Gestão Administrativa Niedja Paula S. Veras de Albuquerque Diretor de Gestão de Bens e Serviços Daniel Cavalcanti Pereira do Lago de Medeiros Diretor de Licitações e Contratos Henrique Alves Monte Diretora de Logística Liliana Vieira de Barros Recife 2016

3 Equipe da Alcidésio Soares Ribeiro Antônio Cantidiano de Andrade Filho Daniel Cavalcanti Pereira do Lago de Medeiros Edvaldo Mendes de Lima Guilherme José Aragão Diniz Igor Falle Moreira Branco Gomes João Yaponan Leite de Barros Jorge Walfrido Ferreira Filho Marcelo Assunção Teodósio Maria José da Silva Nelson Justino da Silva Filho Regina de Fátima Melo Monteiro Equipe de Elaboração do Manual Antônio Cantidiano de Andrade Filho Daniel Cavalcanti Pereira do Lago de Medeiros Guilherme José Aragão Diniz Marcelo Assunção Teodósio Regina de Fátima Melo Monteiro

4 SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO INTRODUÇÃO MISSÃO OBJETIVO LEGISLAÇÃO DEFINIÇÕES MOVIMENTAÇÃO, CONTROLE e OCORRÊNCIAS... 9 Inventários... 9 Fiscalização... 9 Entrada e Saída de Bens... 9 Termo de Responsabilidade Redistribuição Desfazimento Termo de Acautelamento Transformação AUMENTO DA CARGA PATRIMONIAL Por COMPRA Por DOAÇÃO Por CONVÊNIOS Por INCORPORAÇÃO Por FABRICAÇÃO PRÓPRIA REDUÇÃO DA CARGA PATRIMONIAL Por ALIENAÇÃO Por DESFAZIMENTO DE INSERVÍVEL Por TRANSFERÊNCIA Por FURTO ou ROUBO ou VANDALISMO Por EXTRAVIO Por SINISTRO REGISTRO CONTÁBIL DISPOSIÇÕES GERAIS

5 1. APRESENTAÇÃO O controle patrimonial deve refletir atender os princípios que norteiam a Administração Pública, mas seu objetivo principal é o atendimento do interesse público, seja de forma direta ou indireta. Na forma direta temos o emprego do patrimônio a serviço da sociedade, enquanto na indireta temos como interesse público o controle na utilização dos recursos públicos. Continuamente os gestores públicos são demandados a criar controles que extrapolam o mero atendimento à legislação, tal cenário é reforçado por várias ações tomadas ao longo dos anos, em especial: Aumento da fiscalização por parte do Tribunal de Contas da União e da Controladoria Geral da União; e participação ativa da sociedade na fiscalização dos serviços públicos. Neste manual serão apresentados os conceitos, normas e orientações que permitirão aos usuários entender a importância do controle patrimonial e apresentar os procedimentos que devem ser observados. 5

6 2. INTRODUÇÃO A gestão do patrimônio da UFPE é realizada pela (DBM), unidade administrativa vinculada à da Pró-reitoria de Gestão Administrativa, e que tem por atribuições: Fiscalizar, orientar os usuários, criar procedimentos de controle, assessorar as unidades gestoras e gerir o patrimônio da instituição. Embora a DBM desenvolva várias atividades a principal é a gestão patrimonial, que abrange: Registro das entradas e saídas de bens, tombamento, registro de movimentações (internas e externas) e fiscalização da carga patrimonial da instituição. 3. MISSÃO Atender com excelência às demandas dos usuários internos da UFPE, através da criação de procedimentos e métodos de controle, que permitam às Unidades Gestoras terem controle sobre seus bens, e, principalmente, atendimento do interesse público através da aplicação das boas práticas de gestão pública. 4. OBJETIVO São objetivos deste manual: 1. Definição de procedimentos, atividades e responsabilidade, daqueles que tenham sob sua gestão, direta ou indireta, bens que façam parte do patrimônio da UFPE; 2. Orientar os usuários sobre os processos de incorporação e desfazimento de bens de acordo com a legislação vigente; 3. Dar ciência aos usuários dos procedimentos relacionados à gestão patrimonial; e 4. Manter atualizadas as informações patrimoniais da UFPE. 5. LEGISLAÇÃO Os principais dispositivos legais vinculados à gestão patrimonial são: 1. Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988 Racionaliza sobre minimização de custos do uso de material no âmbito do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão; e 6

7 2. Decreto nº , de 30 de outubro de 1990 Regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material. 6. DEFINIÇÕES Patrimônio: Para fins deste manual será considerado patrimônio o conjunto de bens móveis da UFPE; Baixa: Termo genérico utilizado para designar a retirada a descarga patrimonial do bem. Material Permanente: Material Permanente, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. (Inciso II da Art. 2 da Portaria nº 448, de 13 de setembro de 2002) Alienação: Operação de transferência do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação. Bens móveis: Bens que podem ser movimentados sem a alteração de sua forma ou perda de características físicas. Bem ocioso: Aquele que estiver em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; Bem recuperável: Aquele que sua recuperação seja possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado; Bem antieconômico: Aquele para o qual o custo manutenção for oneroso, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou ter se tornado obsoleto; Bem irrecuperável: Aquele que não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. Carga Patrimonial: É a efetiva responsabilidade pela guarda e/ou uso de um bem. A atribuição da carga patrimonial é feita através do Termo de Responsabilidade; Descarga Patrimonial: Transferência da responsabilidade pela guarda e/ou uso de determinado bem; Aumento de carga patrimonial: Processo através do qual um bem passa a fazer parte do patrimônio da instituição. São hipóteses de aumento da carga patrimonial: compra, doação, permuta, cessão e incorporação de bens de origem desconhecida. 7

8 Origem desconhecida: Bens sob guarda ou uso da instituição, mas de origem desconhecida. Inventário físico: Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação bens permanentes registrados no patrimônio da instituição. O inventário pode ser: Anual, inicial, de transferência de responsabilidade, eventual, de extinção ou de transformação. Responsabilidade patrimonial: É a responsabilidade direta atribuída a um servidor ao qual foi confiado, para guarda ou uso, algum bem. Setor de patrimônio: Unidade administrativa da instituição a qual foi atribuída a função de gerir o patrimônio da instituição. Na UFPE este papel é da. Gestor Patrimonial: Servidor responsável pela gestão do patrimônio no âmbito da sua Unidade Gestora. Comissão administrativa: Comissão setorial designada para instruir administrativamente todos os processos relacionados ao patrimônio da Unidade Gestora a qual está vinculada. Comissão técnica: Comissão composta por servidores do segmento técnico, cuja responsabilidade será a emissão de lautos, relatórios e pareceres acerca da situação de bens móveis no âmbito da UFPE. Tem função de respaldar tecnicamente as decisões das comissões administrativas. Doação: Recebimento, aumento da carga patrimonial) ou transferência (redução da carga patrimonial) de patrimônio à terceiros, voltado ao atendimento de um interesse social. As doações podem conter contrapartidas como condição de sua validade. Bem relacionado: É bem cujo o tamanho não permita a fixação da etiqueta com o número de tombamento ou quando o custo da fixação da etiqueta seja elevado ou, ainda, quando pelas características de uso não puder ser etiquetado. Nestes caso os bens relacionados, apesar de não possuírem etiqueta afixada, são registrados e controlados de seu registro. Por exemplo: pen drives, microfones de lapela, pinças, aparelhagem médica. Termo de Responsabilidade: Documento que formalmente atribui a responsabilidade pelo bem ao seu usuário ou responsável por sua guarda, conforme determina o Item 7.11 da 1. Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de

9 7. MOVIMENTAÇÃO, CONTROLE e OCORRÊNCIAS Inventários Os setores deverão realizar inventários em cinco situações: a. ANUAL Destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício, composto pelo inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício. b. INICIAL Realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; c. DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE Realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; d. DE EXTINÇÃO OU TRANSFORMAÇÃO Realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; e. EVENTUAL Realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. Os inventários dos itens b a e devem ser iniciados pelas respectivas unidades gestoras e após finalizados encaminhados à para atualização da carga patrimonial da unidade. Fiscalização A realiza inspeções para verificação patrimonial das unidades da UFPE, deste modo, caso sejam encontradas inconsistências, o dirigente responsável pela unidade será comunicado para que apure os fatos. Entrada e Saída de Bens Qualquer entrada (aumento de carga) ou saída (redução de carga) de bens, independentemente da causa, deverá ser comunicada à Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem 9

10 Termo de Responsabilidade De acordo com as determinações dos itens 7.11, e da Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988 e o Art. 94 Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, todas as movimentações de bens serão acompanhadas do Termo de Responsabilidade e suas respectivas atualizações, quando houver redistribuição do bem Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário, ressalvados aqueles de pequeno valor econômico, que deverão ser relacionados (relação carga), consoante dispõe a I.N./SEDAP nº142/83. (Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988) Os Termos de Responsabilidade serão emitido, pela, em duas vias, sendo uma via para arquivamento na e a outra ficará sob a guarda do responsável. Os termos deverão ser assinados pelo servidor responsável pela guarda ou uso do bem. Nos documentos constará o nome do dirigente da unidade ao qual o bem será vinculado, conforme modelos anexados a este manual. Redistribuição Qualquer movimentação, seja entre Unidades Gestoras ou entre setores/departamento de uma mesma unidade são consideradas redistribuições. Deste modo caso ocorram a Divisão de Bens Móveis deverá ser comunicada formalmente para que a carga patrimonial seja atualizada de acordo com os eventos ocorridos Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente. (Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988) 10

11 Desfazimento Qualquer bem só poderá ser baixado da carga patrimonial da instituição após o devido procedimento legal estabelecido pelo Decreto nº , de 30 de outubro de A Unidade Gestora deverá comunicar à o interesse em iniciar um processo de desfazimento. Os casos mais comuns de baixa patrimonial são por desfazimento em decorrência do enquadramento dos bens em uma das classes de bens inservíveis. Termo de Acautelamento Possibilita a transferência de responsabilidade sobre a carga patrimonial a outro servidor. O acautelamento de bens, dependendo na natureza e origem de seu objeto, é provisório e precário, exigindo-se, em razão disto, controle rigoroso e efetivo. Transformação Procedimento de alteração das características do bem. É um procedimento muito comum em microcomputadores com a troca de peças para atualização (upgrade) ou pela utilização de peças de equipamentos quebrados para conserto. Quando forem adquiridas peças para montagem do equipamento (customizado), o valor do bem a ser incorporado no patrimônio deverá atender às orientações do tópico Por FABRICAÇÃO PRÓPRIA deste manual. 8. AUMENTO DA CARGA PATRIMONIAL Por COMPRA Bem oriundo de processo de compra. 1. Processo de pagamento contendo a Nota Fiscal atestada pelo Ordenador de Despesa (o ateste deve ser dado no verso da nota); 2. Unidade Gestora e departamento onde o bem será mantido; e 3. Nome, SIAPE, e telefones do servidor qual o bem será confiado. Por DOAÇÃO Doação do bem por pessoa física ou jurídica. 11

12 Caso a doação seja originada de outro órgão da Administração Pública, deverá ser aberto processo administrativo encaminhado ao Gabinete do Reitor solicitando ratificação da doação. 1. Carta de doação, ofício, contrato, Termo de Doação (para doações de instituições de públicas). O documento deve conter todas as informações do doador; 2. Valor do bem e, se houver, Nota Fiscal; 3. Unidade Gestora e setor/departamento onde o bem será mantido; e 4. Nome, SIAPE, e telefones do servidor ao qual o bem será confiado. Por CONVÊNIOS Incorporação de bens oriundos de convênios. 1. Informações do processo administrativo referente ao convênio; 2. Número do convênio; 3. Termo de Doação ou Cessão; 4. Nota Fiscal; 5. Unidade Gestora e setor/departamento onde o bem será mantido; e 6. Nome, SIAPE, e telefones do servidor ao qual o bem será confiado. Por INCORPORAÇÃO Identificação de um bem pré-existente na instituição, que não tenha sido comunicado à Divisão de Bens Móveis, podendo ser de origem conhecida (possível identificar através de documentos) ou desconhecida (quando não há documentação sobre o bem) Documentação necessária ORIGEM CONHECIDA: 1. Memorando da autoridade competente responsável pela Unidade Gestora, dando ciência e solicitando o registro do bem; 2. Documento que demonstre a origem da entrada do bem, tais como: Nota Fiscal, carta de doação, termo de convênio, ofícios e outros; 3. Relatório de avaliação expedido unidade onde o bem se encontra alocado; 4. Unidade Gestora e setor/departamento onde o bem será mantido; e 5. Nome, SIAPE, e telefones do servidor ao qual o bem será confiado. 12

13 Documentação necessária ORIGEM DESCONHECIDA: 1. Memorando da autoridade competente responsável pela Unidade Gestora, dando ciência e solicitando o registro do bem; 2. Relatório de avaliação do bem expedido por uma comissão setorial, que deverá conter uma pesquisa de mercado para definição do valor do bem; 3. Unidade Gestora e setor/departamento onde o bem será mantido; e 4. Nome, SIAPE, e telefones do servidor qual o bem será confiado. Por FABRICAÇÃO PRÓPRIA Bens produzidos por unidades da UFPE. 1. Memorando da autoridade competente responsável pela Unidade Gestora, dando ciência e solicitando o registro do bem; 2. Composição do valor, nos termos definidos pelo Item da Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988; 3. Unidade Gestora e setor/departamento onde o bem será mantido; e 4. Nome, SIAPE, e telefones do servidor ao qual o bem será confiado. 9. REDUÇÃO DA CARGA PATRIMONIAL Por ALIENAÇÃO Baixa do bem por VENDA, DOAÇÃO ou PERMUTA. 1. Abertura de processo administrativo pela autoridade competente responsável pela Unidade Gestora a qual o bem esteja vinculado solicitando a alienação do bem; e 2. Justificativa motivada da alienação. Por DESFAZIMENTO DE INSERVÍVEL Desfazimento de bens ociosos, irrecuperáveis, antieconômicos ou recuperáveis. 1. Memorando da autoridade competente responsável pela Unidade Gestora, dando ciência e solicitando a descarga patrimonial; e 13

14 2. Relatório expedido pela comissão setorial enquadrando o bem em uma das categorias de bens inservíveis previstas no Parágrafo Único, Art.3 do Decreto nº , de 30 de outubro de Por TRANSFERÊNCIA Transferência de bens entre unidades da UFPE. 1. Memorando da autoridade competente responsável pela Unidade Gestora solicitando a transferência de responsabilidade do bem, com aceite do servidor que passará a ser responsável pelo bem. Caso a transferência seja entre UGs, o dirigente da unidade que receberá o bem também deverá estar de acordo; 2. Unidade Gestora e setor/departamento onde o bem será mantido; e 3. Nome, SIAPE, e telefones do servidor ao qual o bem será confiado. Por FURTO ou ROUBO ou VANDALISMO Por ocorrência de furto, roubo ou ação de vandalismo. 1. Processo de administrativo de sindicância sobre o fato, com parecer conclusivo da Superintendência de Segurança Institucional. O processo deverá conter despacho do dirigente da Unidade Gestora solicitando descarga patrimonial e ciência do servidor responsável pelo bem. Por EXTRAVIO Extravio do bem em movimentação interna ou externa. 1. Processo administrativo de sindicância sobre o fato, com parecer conclusivo da Superintendência de Segurança Institucional. O processo deverá conter despacho do dirigente da Unidade Gestora solicitando descarga patrimonial e ciência do servidor responsável pelo bem. Por SINISTRO Bens que sofreram danos por eventos naturais ou ação humana acidentais. 14

15 1. Processo administrativo de sindicância sobre o fato, com parecer conclusivo da Comissão de Avaliação. O processo deverá conter despacho do dirigente da Unidade Gestora solicitando descarga patrimonial e ciência do servidor responsável pelo bem. 10. REGISTRO CONTÁBIL Todas as movimentações de carga ou descarga patrimonial realizadas pela Divisão de Bens Móveis serão encaminhadas à Diretoria de Contabilidade e Finanças para que sejam registradas contabilmente. 11. DISPOSIÇÕES GERAIS Todas as entradas ou saídas de bens deverão ser comunicadas à, para que sejam atendidos todos os procedimentos legais. Os responsáveis pelos bens ou gestores patrimoniais das unidades deverão acompanhar a equipe da responsável fixação das etiquetas de identificação, com a finalidade indicar quais os bens que estão listados no Termo de Responsabilidade e que receberão as etiquetas. Qualquer aquisição de bens através de convênios ou projetos deverá ser informada à Divisão de Bens Móveis, em processo administrativo composto por: Cópia do Termo de Outorga ou Contrato, relação dos bens com valores e/ou cópia das Notas Fiscais. A não dispõe de espaço para armazenamento de bens, portanto, todas as unidades deverão manter sob sua guarda os bens atribuídos a sua carga patrimonial, independentemente de estar em uso ou não. Todas as transferências internas entre unidades gestoras ou setor/departamento devem ser comunicadas à para que os registros sejam feitos e a carga patrimonial atualizada. A responsabilidade pela realização dos inventários é da Unidade Gestora, cabe à Divisão de Bens Móveis encaminhar às respectivas Unidades Gestoras a lista de materiais vinculadas aos seus setores. A não efetuará a fixação das etiquetas de identificação em bens desmontados, embalados, encaixotado e demais condições que impeçam a identificação do bem 15

16 e/ou o procedimento de fixação. Nesses casos caberá ao responsável pelo bem comunicar à quando os bens estiverem prontos para tombamento. 16