39 Encontro Catarinense de Hospitais

Transcrição

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2 39 Encontro Catarinense de Hospitais 1 ACSC 2 Projeto Transformação 3 Processo Faturamento 4 Projeto Garantia da Receita Piloto Conta Viva 5 Centralização do Financeiro

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24 PROJETO TRANSFORMAÇÃO

25 COMO COMEÇOU... O projeto teve início em outubro de 2015, com a fase de diagnósticos e mapeamento inicial dos processos e estrutura de TI de todas as Casas da ACSC. Durante esse diagnóstico inicial foi possível identificar gargalos, pontos de melhorias e desenhar os planos de ação necessários nasceu o Transformação. à mudança, assim

26 O QUE É O PROJETO TRANSFORMAÇÃO?... O Projeto Transformação, tem por objetivo revisar e aprimorar todos os processos de apoio executados na ACSC, fazendo com que todas as Casas trabalhem em sinergia, de forma simplificada, alinhada e padronizada.... Projeto Transformação conta, inicialmente, com 16 frentes de trabalho corporativas orientadas à melhoria de processos, principalmente na área financeira.

27 EM CAMPO... Cadastro Contabilidade Contas a Pagar Contas a Receber As 16 Frentes de trabalho realizaram mapeamento dos processos existentes em cada área e com isso os planos de ação foram traçados, com foco nos melhores processos e oportunidades de centralização. Custos Engenharia Faturamento Fiscal Folha de Pagamento Glosas Logística OSS Padronização de Materiais e Medicamentos PEC (Planejamento Financeiro e Controle Orçamentário) Repasse Médico Tesouraria

28 PRINCIPAIS ENTREGAS DO TRANSFORMAÇÃO a operação em uma base única; a centralização das operação de apoio (Back Office); a padronização dos sistemas; o estabelecimento de um modelo padrão de processos; o desenvolvimento e implantação de um processo de gestão de mudanças para atualizações de sistemas.

29 COMO ACONTECEU? O Hospital Santa Catarina, em São Paulo, foi escolhido para ser o piloto das ações iniciais. A opção pelo HSC deve-se ao fato de sua estrutura concentrar, de forma geral, diferentes realidades existentes na maioria das Casas da ACSC, à maturidade dos processos da Casa, e pela proximidade geográfica com a Administração Corporativa.

30 LINHA DO TEMPO Diagnóstico e Mapeamento inicial dos processos Mapeamento dos processos Inicio dos Workshop Primeira Rollout no Hospital Santa Catarina/ Out17 Rollout nos Hospitais: CSSJ HST HCNSC HSJ HAM

31 PROCESSO FATURAMENTO CONTAS MÉDICAS

32 MACRO PROCESSO CONTAS MÉDICAS O ciclo de receita da instituição inicia-se desde o registro inicial do paciente (admissão) até o fim do processo operacional de recebimento de contas* Admissão Conta de Internado Conta de Ambulatório Unidades de Internação Pré-Faturamento Pré-Auditoria Central de Autorização Pós Unidades de Atendimento Analise da Conta (Parciais de 5 dias) Auditoria de Contas Médicas *Legenda* Processos assistenciais e administrativos Processos de Faturamento Processos de Recebimento Faturamento Recebimento

33 OPORTUNIDADES DE MELHORIA Não ter a produção reconhecida no dia seguinte; Manipulação 100% das contas; Retrabalho (ida e volta de prontuário e ajustes) Comunicação não efetiva. Ex. Alteração de pacotes, diária compacta, novas tabelas Não envolver equipe operacional

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35 PROJETO GARANTIA DA RECEITA

36 VISÃO DO PROJETO NORTEADOR Hospital Sem Papel Registro no Milissegundo Zero Excel Sentimento de dono VISÃO Erro não seu, é nosso!

37 OBJETIVO DO PROJETO Reconhecer e visualizar 100% da produção realizada no dia, além de melhorar a eficiência operacional, desde o contato inicial até o reconhecimento da receita, reduzindo os custos oriundos de retrabalho.

38 O SISTEMA HOSPITALAR

39 O SISTEMA DA CONTA HOSPITALAR PRESCRIÇÃO CONTA MÉDICA INSUMOS

40 O PROCESSO DA CONTA HOSPITALAR

41 PRÉ AUDITORIA AUDITORIA O PROCESSO DA CONTA HOSPITALAR

42 A SOLUÇÃO! Equipe multiprofissional criada e dedicada afim de entender e solucionar os problemas provenientes da conta hospitalar. Essa equipe foi alocada numa sala full time e seguiram algumas premissas, como iniciais: Problema não pode ser encaminhado por ; Reuniões de trabalho com todos os envolvidos no processo; O problema não é seu ou do setor, o problema é nosso; Corrigir o erro em sua causa raiz; Equipe Conta Viva

43 ETAPAS DO CONTA VIVA CONTA VIVA IN LOCO Faturista Enfermeira CONTA VIVA FIXA Cadastro Comercial Faturamento Enfermagem TI CONTA VIVA PONTUAL Agendamento Cotação Farmácia Nutrição Fisioterapia Banco de Sangue etc.

44 PROBLEMAS CONTA VIVA ASSISTÊNCIAIS OPERACIONAIS ADMINISTRATIVOS São problemas que podem ser resolvidos no ato da auditoria, são problemas relacionados a equipe assistencial. Exemplos: Falta de justificativa de material Falta de relatório médico Falta de anotação de enfermagem Falta de assinatura Etc São problemas que podem ser resolvidos no ato da auditoria, são problemas relacionados ao processo operacional do dia a dia Exemplos: Falta de item devolvido Item devolvido a mais Item exclusivo do paciente Dispensação e devolução Medicamento importado Etc São problemas que deverão ser resolvidos pela Equipe Conta Viva Fixa, estes problemas não são solucionados pela equipe assistencial. Exemplos: Falta de precificação de itens e procedimentos Falta de autorizações Falta de orçamento Falta de código para itens/ procedimentos negociados

45 O SISTEMA CONTA VIVA Equipe Conta Viva Fixa Equipe Conta Viva In Loco

46 TEMAS DISCUTIDOS 1. Isolamento 2. Colchão de ar na conta do paciente 3. Bomba de infusão 4. Falta de checagem da enfermagem no procedimento de Endoscopia para pacientes internados 5. Falta de carimbo e assinatura médica na prescrição da Endoscopia 6. Prescrição Médica manual da equipe CDI 7. CDI - lançamento de mat/med na conta do paciente com prescrição manual 8. Lançamento manual da visita de pediatria na conta do paciente 9. Divergência entre a dispensação e devolução de mat/med pelo dispensário (estoque - item físico) 10. Divergência na cobrança de mat/med solicitados e devolvidos pelo dispensário (na conta) 11. Lançamentos e movimentações após a saída hospitalar do paciente (falta de bloqueios) 12. Lançamento de Item Não Padrão na conta que não foi dispensado para o paciente. 13. Devolução de Mat/Med no balcão da farmácia satélite das UTIs sem solicitação de devolução para atendimento (via sistema). 14. Multidose com lançamentos incorretos na conta (frasco, gotas) 15. Lançamento de refeições de acompanhante sem o protocolo de recebimento assinado pela acompanhante no prontuário 16. Endoscopia - ajuste de centro de custo de cobrança de Mat/Med utilizados para realização do exame 17. Endoscopia - pedidos de estoque para estoques diversos (não centralizado na farmácia satélite da endoscopia) 18. Taxa de equipamento em duplicidade na conta do paciente 19. HM do pacote Livre Escolha Bradesco, com particularidades conforme apólice individual do paciente 20. Formas de cobrança de HM - habilitar mais uma opção: quando cobrança P possibilitar particular ou operadora 21. Falta de vínculo do item com o código TUSS - para lançamentos automatizados na conta do paciente 22. Relatório de lançamentos manuais realizados na conta 23. Porcentagens de cobrança dos procedimentos cirúrgicos na conta do paciente (dentro ou fora de Pacotes) 24. Pacotes - sistema vincula pacotes conforme codificação TUSS, porém nem sempre o pacote correto. Após análise pela Auditoria é necessária troca de pacote. 25. Diária de pediatria caindo na conta do paciente como diária de adulto 26. Prestadores com cobrança automática para tipo C 27. Cobrança de HM Especial sem diferenciação do paciente de urgência e eletivo 28. Falta de carimbo e assinatura médica na transcrição 29. Falta de registros assistências (ex: checagem, anotação de materiais, lançamento de glicemia na grade, etc) 30. Material utilizado para procedimento sem lançamento na conta (ex: lanceta) 31. Porcentagens dos pacotes incorreta na conta 32. Equipamentos sem valorização

47 TEMAS DISCUTIDOS 1. Isolamento 2. Colchão de ar na conta do paciente 3. Bomba de infusão 4. Falta de checagem da enfermagem no procedimento de Endoscopia para pacientes internados 5. Falta de carimbo e assinatura médica na prescrição da Endoscopia 6. Prescrição Médica manual da equipe CDI 7. CDI - lançamento de mat/med na conta do paciente com prescrição manual 8. Lançamento manual da visita de pediatria na conta do paciente 9. Divergência entre a dispensação e devolução de mat/med pelo dispensário (estoque - item físico) 10. Divergência na cobrança de mat/med solicitados e devolvidos pelo dispensário (na conta) 11. Lançamentos e movimentações após a saída hospitalar do paciente (falta de bloqueios) 12. Lançamento de Item Não Padrão na conta que não foi dispensado para o paciente. 13. Devolução de Mat/Med no balcão da farmácia satélite das UTIs sem solicitação de devolução para atendimento (via sistema). 14. Multidose com lançamentos incorretos na conta (frasco, gotas) 15. Lançamento de refeições de acompanhante sem o protocolo de recebimento assinado pela acompanhante no prontuário 16. Endoscopia - ajuste de centro de custo de cobrança de Mat/Med utilizados para realização do exame 17. Endoscopia - pedidos de estoque para estoques diversos (não centralizado na farmácia satélite da endoscopia) 18. Taxa de equipamento em duplicidade na conta do paciente 19. HM do pacote Livre Escolha Bradesco, com particularidades conforme apólice individual do paciente 20. Formas de cobrança de HM - habilitar mais uma opção: quando cobrança P possibilitar particular ou operadora 21. Falta de vínculo do item com o código TUSS - para lançamentos automatizados na conta do paciente 22. Relatório de lançamentos manuais realizados na conta 23. Porcentagens de cobrança dos procedimentos cirúrgicos na conta do paciente (dentro ou fora de Pacotes) 24. Pacotes - sistema vincula pacotes conforme codificação TUSS, porém nem sempre o pacote correto. Após análise pela Auditoria é necessária troca de pacote. 25. Diária de pediatria caindo na conta do paciente como diária de adulto 26. Prestadores com cobrança automática para tipo C 27. Cobrança de HM Especial sem diferenciação do paciente de urgência e eletivo 28. Falta de carimbo e assinatura médica na transcrição 29. Falta de registros assistências (ex: checagem, anotação de materiais, lançamento de glicemia na grade, etc) 30. Material utilizado para procedimento sem lançamento na conta (ex: lanceta) 31. Porcentagens dos pacotes incorreta na conta 32. Equipamentos sem valorização

48 TEMAS 09 grupos de trabalho 78 encontros 05 ações finalizadas 55 ações 47 ações iniciadas 03 ações não iniciadas

49 MÉTODO CAUSA RAIZ Parar; Entender o que está acontecendo de errado; Encontrar a causa raiz; Tomar ações para eliminar a causa raiz.

50 CONTA VIVA AUDITORIA

51 CONTA VIVA DIA A DIA

52 CONTA VIVA TEMAS

53 CONTA VIVA REUNIÕES

54 ANÁLISE PILOTO CONTA VIVA

55 NÚMEROS CONTA VIVA 1411 Pacientes auditados (internados) 15 Períodos analisados 1649 Contas auditada

56 NÚMEROS CONTA VIVA 1649 Pré auditoria do Conta Viva 1295 contas com fluidez 354 contas sem fluidez

57 GRÁFICO DE TENDÊNCIA CONTAS COM FLUIDEZ

58 GLOSAS BRADESCO HSC ,60% 10,00% 5,80% 6,80% 5,50% MAR ABR MAI JUN JUL

59 GANHOS Discussão e análise do problema encontrado com todos os envolvidos do processo; Integração e comunicação entre as áreas sem ( como ferramenta de comunicação e não para solucionar os problemas); Educação in loco dos problemas encontrados; Aumento da produtividade e garantia de processos estáveis e padronizados; Responsabilidades bem definidas sobre cada entrega; Visão de cadeia de valor; Oportunidades sistêmicas - (Busca de automatização de tarefas manuais); Eliminação de tempo gasto com retrabalho; Redução de erros; Testar, testar e testar (a importância da avaliação da experiência do usuário).

60 LIÇÕES APRENDIDAS 1. Negociações com Operadoras (Reajuste, Pacotes, diárias, novos modelos); 2. Atenção para Atualizações sistêmicas; 3. Banco de Horas/ Folga e Férias (Linha de produção); 4. Instabilidade Sistêmicas (WIFI, Impressão, Acessos, Sistema); 5. Mapeamento do processo 1. Acompanhar e escutar a operação (linha de frente) 2. Entender a necessidade do negócio 3. Escrever procedimento, rotina, pop, etc

61 EVOLUÇÃO DA CENTRALIZAÇÃO DO FINANCEIRO

62 CENTRALIZAÇÃO ACSC RECURSOS DE GLOSAS 11% ,23% ,56% ,62% 6% ,91% ,04% Redução de 46% de Glosa Inicial Criação da área de não conformidade Identificação do detalhamento da Glosa on line Centralização de 80% da operação de Recurso de Glosa Mar Abr Mai Jun Jul Redução de Pessoal pós centralização Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Corporativo Casas Recurso Glosa Centralização Faturamento/Glosa Inicial 80% HSC CSSJ HST HSJ HCNSC HMRP HSL HNSC HSI HSJMCG

63 RECURSOS DE GLOSAS PROPOSTA DE VALOR Automatização no processo de recurso de Glosa ( Zero Glosa) Corrigir Glosa in Loco Correção simultânea na identificação da Glosa Trabalhar em rede: Inclusão de novos Hospitais; Conciliação automática de Recursos de Glosas; Correção em Glosas da rede ACSC; Deslocamento de colaboradores para Unidades da ACSC. Pontos focais para treinamento das equipes assistenciais. Gestão de Não Conformidade Recursar Glosa Diminuição de tempo no recebimento Agir na correção

64 CENTRALIZAÇÃO ACSC CONTAS A RECEBER 78MM 51 MM Aumento de 52% de conciliações de Contas a Receber no Corporativo. Contas a Receber trabalha em Rede e com conciliação automática on line Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Redução de Pessoal pós centralização Contas a Receber Centralização Faturamento/Faturamento Conciliado HSC CSSJ HST HSJ Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 77% HCNSC HMRP HSL HNSC Casas Corporativo HSI HSJMCG

65 OBRIGADO