Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Solicitante (AGOSTO 2010)
Índice 1. Incluir uma Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP...03 1.1.Viagem Nacional...06 1.1.1. Proposto...06 1.1.2. Roteiros...11 1.1.3. Complemento...17 1.2. PCDP com escala/conexão...22 1.3. Viagem Internacional...30 2. Cancelar Viagem...36 3. Prorroga / Complementa Viagem...42 4. Consultar PCDP...40
1. Incluir uma Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP Para cadastrar uma viagem, usar a funcionalidade Solicitação e o módulo Cadastra/Altera Viagem. O Sistema abrirá uma tela para cadastrar uma nova viagem. Acionar o botão Novo. 3
Após clicar no botão Novo, o Sistema mostrará a tela onde constarão o nome do Solicitante (pessoa responsável por incluir os dados da viagem), o Tipo de Proposto e o CPF. O Solicitante deve selecionar o Tipo de Proposto da viagem. Os tipos de propostos são: Servidor; Convidado; Colaborador Eventual; Assessor Especial; Outros; Participante Comitiva; Equipe de Apoio; Dependente; e Militar. 4
Aqui cabe uma explicação sobre os tipos de propostos. Tipo de Proposto: Servidor Convidado Colaborador Eventual Assessor Especial Outros Requisito: Possuir exercício no órgão que cadastrará a viagem e estar cadastrado no SIAPE. Não possuir exercício no órgão que cadastrará a viagem, e estar cadastrado no SIAPE (pertence a outro órgão da Administração Publica Federal Direta, Fundação e Autarquia).. Particular dotado de capacidade técnica especifica, que recebe a incumbência da execução de determinada atividade sob a permanente fiscalização do delegante, sem qualquer caráter empregatício. Servidor designado para acompanhar Ministro de Estado, titular de cargo de natureza especial ou dirigente máximo de autarquia ou fundação publica federal. Aqueles casos que não forem enquadrados em nenhum dos anteriores. Participante Comitiva Equipe de Apoio Dependente Militar de Acompanhar a Presidência da República e a Vice-Presidência da República em suas viagens. Ser designado, nessa condição, para compor as viagens do Presidente ou do Vice-Presidente da República. Dependente de servidor público. Pertencer a algum dos Comandos Militares e não possuir cadastro no SIAPE. 5
1.1.Viagem Nacional. 1.1.1 Proposto Se o proposto for servidor, informar o seu CPF e em seguida acionar o botão Pesquisar para que o SCDP vá ao SIAPE recuperar os dados funcionais. O SCDP mostrará os dados do servidor, recuperados do SIAPE. Os campos com o fundo branco são editáveis (para a viagem que está sendo cadastrada). Caso o servidor queira alterar definitivamente alguns desses dados, que por algum motivo estejam desatualizados, deverá fazê-lo na sua Unidade Pagadora. 6
Depois de conferir os dados do servidor, acionar o botão Salvar. Obs.: Caso não seja esse o servidor que irá viajar, o solicitante deverá acionar o botão Fechar e iniciar um novo cadastramento com o CPF correto. Depois de salvar os dados, o SCDP irá mostrar o nome do proposto em negrito, como link com os dados funcionais. Caso haja algum anexo a ser incluído (folder, ofício, memorando, fax, etc), deve-se acionar o botão Anexos... 7
... o botão Procurar... E pesquisar no diretório o arquivo a ser adicionado. 8
Após escolher o arquivo, selecionar o Tipo de Documento......e acionar o botão Anexar. O SCDP retornará a seguinte mensagem: Documento anexado com sucesso!. 9
Para visualizar o anexo, clicar no campo Documentos anexados e selecionar o documento. Depois de feita a seleção, acionar o botão Abrir para poder visualizar o anexo. 10
1.1.2 Roteiros Depois de incluído os dados do proposto, acionar a aba Roteiros. O SCDP mostrará uma tela solicitando as informações sobre o período de afastamento, os locais de origem e destino, pagamento ou não de diárias e o meio de transporte. No campo Início da Permanência, informar o dia no qual o proposto iniciará sua viagem. 11
No campo Local de Origem, informar a cidade de onde o proposto irá partir. Há duas formas de consultar o nome da cidade: 1ª) Digitar no campo Local de Origem, o nome da cidade e teclar ENTER para que o Sistema retorne com os nomes encontrados e o solicitante faça a seleção; ou 12
2ª) Clicar no botão (localizado no canto direito). O Sistema abrirá uma janela para que se faça a seleção da cidade, refinando a consulta por País, UF e Cidade. O campo Final da Permanência deverá ser preenchido tendo em mente a seguinte pergunta: Até quando o proposto irá ficar no local de destino? O campo Local de Destino deve ser preenchido da mesma forma que o campo Local de Origem : 13
Se a viagem tiver pagamento de diárias, marcar o box Diárias e escolher o percentual (Decreto 5.992/2006, Art 2º). Se houver passagens, marcar o box Passagens e selecionar o Meio de Transporte. Caso o meio de transporte escolhido tenha sido o Aéreo, deve ser escolhido também a Classe de vôo. 14
O box Adicional Embarque/Desembarque deverá ser marcado se no local de destino houver trabalho ou hospedagem (Decreto 5.992/2006, Art. 8º). Preencher data e hora do inicio do trabalho, evento ou missão (Portaria 505/2009, Art. 1º, Inciso III - MP). Caso haja alguma restrição para esse trecho, o solicitante deve informar nesse campo. Depois de preenchidas as observações do trecho, se houver, clicar em Incluir. Após a inclusão do primeiro trecho, o Sistema retorna essa tela para que o solicitante possa incluir quantos trechos forem necessários para a viagem. No nosso exemplo vamos incluir mais um trecho. Para isso vamos acionar o botão Novo. 15
Após acionar o botão Novo, o SCDP mostrará a tela para ser preenchida com informações do novo trecho. No nosso exemplo, vamos marcar a caixa de Retorno (que é o trecho de chegada à sede de serviço) para informarmos a volta do proposto. Basta confirmar a classe do vôo e acionar o botão Incluir. 16
1.1.3 Complemento Depois de cadastrados os roteiros de ida e volta, acionar a aba Complemento para darmos continuidade ao cadastramento da viagem. O Sistema mostrará a seguinte tela. 17
O primeiro passo é selecionar o Motivo da Viagem. O próximo passo é informar a Descrição do Motivo da Viagem, de forma clara, objetiva e completa. A solicitação da proposta de viagem, com passagem aérea, realizada com antecedência menor que dez dias, deve ser justificativa. Lembrete: Nessa tela o sistema irá apresentar os campos de justificativa conforme o preenchimento dos trechos; se houver final de semana/feriados, o sistema irá apresentar um outro campo para o preenchimento da justificativa. 18
O próximo passo é informar os recursos para o pagamento das diárias (conforme o tipo de proposto) e o de passagens. Depois de incluídas as informações na aba Complemento, acionar o botão Salvar. 19
Depois de salvas as informações referentes à viagem, acionar o botão Calcular para conferir os cálculos das diárias e dos descontos que são realizados. Obs.: Nas viagens internacionais, o cálculo será realizado após inserção dos dados de reserva de passagem pelo Representante Administrativo. Após a conferir o cálculo, Encaminhar para a Reserva de Passagens para inserir os dados dos bilhetes. Lembrete: O SCDP encaminhará a solicitação de viagem para o Representante Administrativo caso haja necessidade do preenchimento dos dados referentes à passagem. Se não, enviará direto ao Proponente para a primeira aprovação. 20
Depois de encaminhada a solicitação, o SCDP gera automaticamente um número para a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP. Esse número é seqüencial considerandose o órgão superior. 21
1.2. PCDP com escala/conexão. Uma PCDP com escala/conexão é aquela em que a data de início da permanência é igual à data final de permanência, ou seja, o roteiro começa e termina no mesmo dia. Para a sua inclusão, devem-se adotar os mesmos passos da Viagem Nacional, conforme descritos anteriormente e seguir o procedimento abaixo: Acionar a aba Roteiros. O SCDP mostrará uma tela que solicitará informações sobre o período de afastamento do proposto, os locais de origem e destino, se haverá pagamento de diárias e o meio de transporte que será utilizado para o deslocamento. Neste campo Início da Permanência deve-se informar o dia que o proposto iniciará sua viagem. 22
Nesse campo Local de Origem deve-se informar a cidade de onde o proposto partirá. O campo Final da Permanência deverá ser preenchido tendo em mente a seguinte pergunta: Até quando o proposto irá ficar no local de destino? Se a data Início da Permanência é igual à data Final da Permanência, abrirá o campo para informar se é uma Escala/Conexão ou não. 23
Caso o proposto não tenha trabalho, evento ou missão selecionar Sim no box Escala/Conexão. O Sistema inibirá todas as opções exceto Passagens. Caso contrario, o proposto tem trabalho, evento ou missão, selecionar Não. Informar o Meio de Transporte. 24
Após inseridas as informações, acionar o botão Incluir. O Sistema retornará a tela com o botão Novo para que se possam incluir quantos trechos forem necessários para a viagem. No nosso exemplo vamos incluir mais um trecho: a cidade aonde o proposto terá missão. 25
Nesse novo trecho, preencher os campos Final da Permanência (até quando o proposto irá ficar no destino), o Local de Destino, marcar Diárias (se for o caso), Passagens, Meio de Transporte e Classe de Vôo (se o meio de transporte for o aéreo). Acionar o botão Incluir. Acionar o botão Novo para incluir as informações referentes ao novo trecho. 26
No nosso exemplo, vamos supor que haverá Escala/Conexão no retorno. Nesse caso o proposto não tem trabalho, evento ou missão, portanto selecionar Sim. Depois de incluídas todas as informações desse trecho, acionar o botão Incluir. Nosso roteiro, até agora, ficou da seguinte forma: um trecho Brasília (DF) para São Paulo (SP), referente a uma conexão, um trecho São Paulo (SP) para Recife (PE) e um trecho Recife (PE) para São Paulo (SP), referente a outra conexão. Acionar o botão Novo para incluir as informações referentes ao novo trecho. 27
Agora sim iremos marcar a caixa de Retorno (chegada à sede), para retornarmos ao primeiro local de origem. Nosso roteiro ficou da seguinte forma: um trecho de Brasília (DF) para São Paulo (SP), referente a uma conexão, um trecho São Paulo (SP) para Recife (PE), um trecho Recife (PE) para São Paulo (SP), referente a outra conexão e o trecho São Paulo (SP) para Brasília (DF), referente ao retorno à sede. O próximo passo é acionar a aba Complemento e adotar o procedimento para seu preenchimento, descrito anteriormente. 28
Observações: 1 A solicitação da proposta de viagem, com passagem aérea, deve ser realizada com antecedência mínima de dez dias. Em caráter excepcional, a autoridade máxima dos órgãos e entidades poderá autorizar viagem em prazo inferior ao estabelecido, desde que devidamente formalizada a justificativa que comprove a inviabilidade do seu efetivo cumprimento (Portaria 505/2009, Art. 1º - MP); 2 A autorização de nova viagem sem prestação de contas da anteriormente realizada, é de competência e responsabilidade da autoridade máxima dos órgãos e entidades (Portaria 505/2009, Art. 4º, 2º - MP); 3 As propostas de concessão de diárias, quando o afastamento iniciar-se em sextas-feiras, bem como os que incluam sábados, domingos e feriados, serão expressamente justificadas, configurando, a autorização do pagamento pelo ordenador de despesas, aceitação da justificativa (Decreto nº 5.992/2006, Art. 5º, 2º); 4 O servidor que, a serviço, afastar-se da sede em caráter eventual ou transitório para outro ponto do território nacional ou para o exterior, fará jus a passagens e diárias destinadas a indenizar as parcelas de despesas extraordinárias com pousada, alimentação e locomoção urbana, conforme dispuser em regulamento (Lei nº 8.112/1990, Art. 58). Portanto, deve ser claramente justificado o afastamento do servidor sem diárias ou passagens; 5 Para a escolha do meio de transporte Veiculo Próprio observar o decreto nº 3.184/1999; 6 A marcação da opção Passagens determina o fornecimento dos bilhetes pela agência de viagem. Se os bilhetes de passagem forem adquiridos pelo proposto, para ressarcimento posterior, o campo não deve ser marcado. 7 Todas as viagens no âmbito de cada órgão ou entidade devem ser registradas no SCDP, mesmo os casos de afastamento sem ônus ou com ônus limitado (Portaria 505/2009, Art. 3º - MP). 29
1.3. Viagem Internacional Para iniciar o cadastro de uma viagem internacional, deve-se seguir os mesmos passos demonstrados na Viagem Nacional. Depois de cadastrados o proposto e o roteiro, seguir o procedimento abaixo: Clicar na aba Complemento. Marcar a opção: COM NOMEAÇÃO/ DESIGNAÇÃO ou SEM NOMEAÇÃO/ DESIGNAÇÃO. Acesse o link [Sobre com nomeação/designação] e [Sobre sem nomeação/ designação] para esclarecimentos. Note que ao passar o mouse por cima da opção desejada, aparece uma nota sobre o assunto. 30
Clicar o botão para definir o Enquadramento Legal da viagem. Será aberta esta janela para definir o Tipo de Viagem. Para visualizar o enquadramento legal, posicione o mouse sobre as opções disponíveis. 31
Escolher a Natureza da Viagem. (Lei 5809/1972, Arts. 3º a 6º). Escolher a Classe de Diária. O SCDP apresenta, por padrão, a classe I, a qual necessariamente deve ser confirmada ou não. Para isso, acesse o link [Sobre as classes de diárias] para escolher a classe em que o Cargo do Proposto se enquadra. 32
O Sistema traz no campo Cotação do Dólar a média das últimas cotações geradas no sistema, (servirá como parâmetro para se ter uma estimativa do custo dessa viagem ). Informar a cotação atualizada. Para finalizar o cadastramento da Proposta de Viagem Internacional, escolher a Opção de Moeda, Motivo da Viagem, preencher as justificativas e escolher os Empenhos. Em seguida acionar o botão. Depois acionar o botão para que o Sistema gere o número da solicitação e encaminhe para a Reserva de Passagens. 33
Viagem Encaminhada com sucesso! Observações: 1 A autorização para os afastamentos do País, sem nomeação ou designação, dos servidores civis da Administração Publica Federal, deverão ser publicados no Diário Oficial da União, até a data do início da viagem ou de sua prorrogação, com indicação do nome do servidor, cargo, órgão ou entidade de origem, finalidade resumida da missão, país de destino, período e tipo do afastamento (Decreto 1387/1995, Arts 2º e 3º); 2 Sob pena de responsabilidade, nenhum adiantamento relativo a diária ou ajuda-de-custo poderá ser feito sem a prova da publicação do afastamento no Diário Oficial (Decreto 951/1993, Art. 4º); 3 É vedada a concessão de diárias para o exterior a pessoas sem vinculo com a administração publica federal, ressalvadas aquelas designadas ou nomeadas pelo Presidente da República (Decreto 5992/2006, Art. 10º, 2º). Portanto, deve-se encaminhar o processo com a exposição de motivos à Presidência da República para obter essa autorização; 4 Todas as viagens para o exterior são encaminhadas para a Reserva de Passagens. Aquelas sem passagens são encaminhadas para informar as datas e horas de partida e de chegada, mas não serão encaminhadas para a agência de viagem. 34
2. Cancelar Viagem O cancelamento de uma viagem somente é permitido antes de efetuado o pagamento das diárias. Feito o pagamento e a viagem não acontecer, ela deverá ser considerada como não realizada na prestação de contas. Para cancelar uma viagem, acesse Solicitação, Cancela Viagem, tendo o usuário o órgão de exercício que criou a viagem. O Sistema irá apresentar uma lista de todas as viagens do órgão que estão disponíveis para o cancelamento. Selecionar a PCDP desejada. 35
O Sistema apresentará um campo para a justificativa do motivo do cancelamento da viagem. Viagem cancelada com sucesso. Observação: Uma viagem cancelada não pode mais ser recuperada. 36
3. Prorroga Complementa Módulo disponível para o perfil de Solicitante. As regras para a sua utilização são as seguintes: - As PCDPs com passagem estarão disponíveis após a emissão dos bilhetes; - As PCDPs somente com diárias estarão disponíveis após a execução financeira; - As PCDPs permanecem disponíveis para Prorrogação / Complementação até 5 (cinco) dias após o término da viagem (prazo legal para prestação de contas), independentemente da data de início da viagem; - O sistema permite antecipar ou adiar o início e/ou o fim de cada trecho da viagem, alterar ou excluir os trechos já cadastrados e incluir novos trechos; - Para a alteração dos dados de bilhetes emitidos, sem mudar o período da viagem, o solicitante deve inserir na aba Complemento o motivo da Prorrogação / Complementação e encaminhar para reserva de passagem; - Caso a PCDP aqui considerada tenha passagem ou seja viagem internacional, a Prorrogação/Complementação encaminha a solicitação para o módulo Reserva Passagem; - Ao ser encaminhada, a PCDP passará a ser identificada como PCDP de complementação, o número tem o acréscimo de xc, formato número/ano-complementação. Ao consultar a PCDP deve-se utilizar esse novo formato completo; - Após o encaminhamento, a complementação somente poderá ser desfeita mediante a não aprovação de uma autoridade. Para prorrogar/complementar uma viagem, o Solicitante deve acessar o módulo através do menu Solicitação > Viagem > Prorroga/Complementa Viagem. 37
O Sistema abre uma tela com a lista de propostas disponíveis para Prorrogação/ Complementação, e também com parâmetros para seleção. Ao selecionar uma PCDP, o Sistema abre uma outra tela com os dados do Proposto, Roteiros e Complemento da viagem, assim como no Cadastra/Altera Viagem. 38
Na aba Complemento preencha a justificativa da complementação no campo Entre com a justificativa para prorrogar/complementar a viagem. Ao encaminhar a PCDP o número tem o acréscimo de 1C, 2C, etc... 39
4. Consultar PCDP. Para consultar uma PCDP, fazer a opção Consultas > Situação da Solicitação. O usuário poderá fazer a consulta de várias formas: 1ª) Informar o número da PCDP e acionar o botão OK ; 40
2ª) Selecionar a PCDP pelo nome do proposto, por meio do menu cortina; 3ª) Realizar a consulta por meio da Seleção de parâmetros. Após escolher uma das opções acima e acionar o botão OK, o Sistema trará a tela abaixo com as informações da viagem do Proposto. 41
Acionando quaisquer dos campos em negrito, mais informações serão disponibilizadas. a) Clique aqui para verificar o status da viagem : o sistema nos apresentará um diagrama mostrando em que posição está a PCDP. b) Clique aqui para ver o histórico da viagem : o sistema nos mostrará as datas, os horários e os responsáveis pelas ações que já foram executadas. c) Clique aqui para ver a solicitação inicial da viagem : o sistema nos mostrará a solicitação anterior à modificação que porventura seja efetuada. d) Clique aqui para ver o histórico de alteração : o sistema nos mostrará as alterações dos valores de auxílio alimentação e vale transporte da viagem. e) Clique aqui para ver o histórico de prorrogação e complementação : o sistema nos mostrará o histórico de prorrogação/complementação da viagem. f) Clique aqui para ver as justificativas/observações por trecho da viagem : o sistema nos mostrará as justificativas ou observações inseridas pelo usuário por trecho da viagem. g) Clique aqui para ver as justificativas/observações por reserva de passagem da viagem : o sistema nos mostrará as justificativas ou observações inseridas pelo usuário por reserva de passagem da viagem. 42