PROCEDIMENTO AUDITORIA INTERNA Nº PE-SMS-008 Fl. 1/8 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B 20/03/07 02/02/08 30/04/15 Emissão Inicial Revisado logotipo, endereço e razão social da GENPRO Revisadas Seções 3, 4, 6.5, 6.7, Título da Seção 1 e Anexos JMn JMn SRo CGS CGS JMn NDF NDF NDF SISTEMA DE GESTÃO DE SEGURANÇA, MEIO AMBIENTE E SAÚDE OCUPACIONAL Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-SMS-001 Rev. C
1 ESCOPO Este procedimento estabelece a sistemática para planejamento, programação e execução de auditorias internas, visando verificar se o Sistema de Gestão de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional (SGSMS) está conforme com as disposições planejadas, com os requisitos das normas ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:1999, com os requisitos do Sistema de Gestão de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional estabelecidos e que este sistema é implementado e mantido eficazmente. 2 APLICABILIDADE Este procedimento é aplicável ao SGSMS da GENPRO. 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR O procedimento PE-SMS-009 Ações Corretivas e Preventivas, em sua revisão mais recente, é indispensável à aplicação deste procedimento. 4 TERMOS E DEFINIÇÕES Para os efeitos do presente procedimento, aplicam-se os seguintes termos e definições: Auditoria Interna Processo sistemático, documentado e independente, conduzido internamente pela própria organização, ou em seu nome, para obter evidências (registros, fatos ou outras informações) e avaliá-las com o objetivo de determinar a extensão do atendimento às políticas, procedimentos ou requisitos usados como referência. Não Conformidade Não atendimento a uma necessidade ou expectativa que é expressa (requisito). Ação Corretiva Ação implementada para eliminar as causas de uma não conformidade identificada, a fim de prevenir sua repetição. Ação Preventiva Ação implementada para eliminar as causas de uma potencial não conformidade, a fim de prevenir sua ocorrência. Auditor Pessoa com competência, conhecimento e habilidade para realizar auditorias. Auditado ( Área Auditada ) FR-SMS-001 Rev. C 2 de 8
Organização que está sendo auditada. Para a Genpro, cuja sistemática aqui estabelecida é realizar as auditorias internas por setores, os auditados são os Setores que estão sendo auditados. Nota: Auditorias Adicionais podem ser realizadas onde o auditado é um contrato, um órgão/setor, ou uma atividade (ver 6.2 Programação de Auditorias Internas). Evidência da Auditoria Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios da auditoria e verificáveis. Constatações de Auditoria Resultados da avaliação de evidências da auditoria coletada, e comparada com os critérios da auditoria. 5 RESPONSABILIDADE O Setor de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional (SESMS) é responsável por implementar este procedimento e assegurar de que ele seja cumprido em todas as suas etapas. 6 AUDITORIA INTERNA A sistemática do processo de auditoria interna e os detalhes sobre as principais fases são descritos a seguir. 6.1 Critérios As auditorias internas devem ser realizadas utilizando-se como referência os requisitos das normas ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007 e os documentos (manuais, procedimentos, registros, etc.) do SGSMS da Genpro, os quais definem como estes requisitos são atendidos. 6.2 Programação das Auditorias Internas A programação das auditorias internas será realizada anualmente no formulário de Programação Anual de Auditorias Internas (ver Anexo B), no qual já estão previamente definidos os escopos das auditorias. As auditorias serão realizadas 4 vezes ao ano, abrangendo primordialmente os Setores indicados. Revisões na programação ou auditorias adicionais poderão ser feitas em função do avanço físico de cada contrato, início de novos contratos ou exigências de Clientes, considerando-se a situação e importância dos processos em execução. Auditorias adicionais também poderão ser programadas considerando-se resultados de auditorias anteriores com grande quantidade de não conformidades ou com não FR-SMS-001 Rev. C 3 de 8
conformidades de alto custo ou risco, alterações significativas no SGSMS ou nos processos da empresa, dentre outros. O SESMS é responsável por elaborar e gerenciar o programa anual de auditorias e a Diretoria de Operações (DIROP) é responsável pela aprovação. 6.3 Auditores Os auditores designados serão da equipe da SESMS. Se necessário, o SESMS poderá utilizar-se de auditores de outras áreas, desde que estas pessoas tenham a competência necessária e recebido treinamento para execução desta atividade. O SESMS deve assegurar objetividade e imparcialidade da auditoria ao designar os auditores e na execução das auditorias. Os auditores não devem auditar o seu próprio trabalho, sendo livre de tendência e conflito de interesses. Quando a auditoria for realizada por uma equipe de auditores, o auditor líder deve ser um membro do SESMS. 6.4 Planejamento da Auditoria Com base nos requisitos a serem auditados, a equipe de auditoria deve se familiarizar com os documentos de referência a serem utilizados e preparar a Lista dos Requisitos a serem verificados e que integrará o Relatório de Auditoria. A seguir, o auditor líder informa previamente ao responsável pela área auditada o escopo da auditoria, e confirma data e horário e agenda prevista. 6.5 Abertura Na data estabelecida, a equipe de auditoria se apresenta ao responsável pela área auditada para dar início à auditoria. Se o Auditor Líder julgar necessário, poderá ser realizada uma reunião inicial de abertura para expor os objetivos da auditoria, escopo, critérios, esclarecer eventuais dúvidas e ajustar de comum acordo a programação das visitas às áreas. 6.6 Execução da Auditoria As auditorias devem ser executadas segundo uma abordagem baseada em evidência, a fim de alcançar conclusões confiáveis e reproduzíveis. As evidências serão obtidas com base em amostras das informações disponíveis. As amostragens utilizadas devem ser apropriadas para prover confiança à equipe auditora sobre as conclusões da auditoria. A equipe auditora, com base nas evidências obtidas, constatará o atendimento ou não aos requisitos da Lista de Verificação. Requisitos atendidos são considerados conformidade e requisitos não atendidos são considerados como não conformidade com os critérios da auditoria. FR-SMS-001 Rev. C 4 de 8
6.7 Encerramento O encerramento da auditoria deve contar com a presença do responsável pela área auditada, e da equipe de auditoria. O encerramento deve ser conduzido pelo Auditor Líder, onde o mesmo exporá ao responsável pela área auditada, de forma sucinta, os requisitos verificados e os resultados da avaliação das evidências coletadas. Se julgado conveniente pelo Auditor Líder, ou solicitado pelo responsável pela área auditada, os resultados poderão ser expostos em uma reunião de encerramento com a participação do pessoal chave da equipe do responsável pela área auditada. Durante o encerramento é importante avaliar as possíveis sugestões para as ações corretivas e preventivas e os prazos previstos para implementação, relativos às eventuais não conformidades encontradas, lembrando que é responsabilidade da área auditada que quaisquer correções e ações corretivas necessárias sejam executadas, em tempo hábil, para eliminar as não conformidades detectadas e suas causas. 6.8 Elaboração do Relatório da Auditoria O Auditor Líder deve preparar o relatório de auditoria, conforme modelo apresentado no Anexo A. Cópia do relatório de auditoria deve ser enviada ao responsável pela área auditada para conhecimento, análise e providências. Para as não conformidades detectadas, devem ser abertas pelo Auditor Líder Solicitações de Ações Corretivas/Preventivas. 6.9 Processamento das Não Conformidades Detectadas As não conformidades detectadas devem ser tratadas conforme descrito no PE-SMS- 009 Ações Corretivas e Preventivas. 7 AUDITORIAS EXTERNAS A GENPRO pode ser auditada por seus Clientes quando contratualmente previsto, ou para se qualificar perante Clientes potenciais. Por sua vez, o Organismo de Certificação auditará periodicamente o Sistema de Gestão da Qualidade da GENPRO como parte do processo de manutenção do certificado de conformidade. Serão mantidos registros de todas auditorias de Clientes e do Organismo de Certificação e os requisitos constatados como não atendidos receberão o mesmo tratamento previsto para as auditorias internas. 8 REGISTROS Os Relatórios de Auditoria são considerados registros a serem tratados conforme PE- SMS-010 Controle de Registros. FR-SMS-001 Rev. C 5 de 8
Anexo A Relatório de Auditoria Interna FR-SMS-001 Rev. C 6 de 8
(folha 2 em diante) FR-SMS-001 Rev. C 7 de 8
Anexo B Programa Anual de Auditorias Internas FR-SMS-001 Rev. C 8 de 8