SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
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- Betty Rodrigues Santana
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1 PROCEDIMENTO CODIFICAÇÃO E ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS GERAIS Nº PE-GDQ-010 Fl. 1/6 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H J K 09/12/04 13/05/05 23/06/06 18/08/06 30/10/06 26/03/07 22/02/08 06/03/09 16/04/09 30/07/10 31/10/14 Emissão Inicial Incluído SESIS na Tabela 2 Revisado item 5.1 (Tabela 1 e 2) Revisado item 5.1 (Tabela 2) Revisados item 5.1 (Tabela 2) e item 7 Revisado item 5.1 (Incluído SESMS na Tabela 2) Revisados Logotipo e Razão Social da GENPRO Revisado item 5.1; Implementado Acordo Ortográfico de 1990, onde necessário Revisado item 7 Revisada Tabela 2 Revisadas seções 2, 3, 7 e Título da Seção 1 SRo TBC TBC ViM SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001 Rev. C
2 1 ESCOPO Este procedimento estabelece a sistemática para codificação e diretrizes para elaboração de documentos gerais utilizados pela GENPRO. 2 APLICABILIDADE Este procedimento se aplica aos documentos gerais (correspondências, atas de reunião, fax, etc.) aqui descritos. 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR O documento relacionado a seguir, em sua revisão mais recente, é indispensável à aplicação deste documento. PE-ENG-005 Classificação e Descrição de Atividades 4 RESPONSABILIDADE A Gerência da Qualidade (GEDAQ) é responsável por implementar este procedimento e assegurar-se do seu cumprimento. Todos os SETORES são responsáveis por aplicar as diretrizes aqui descritas durante a elaboração de documentos gerais. 5 ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO 5.1 Documentos Gerais Associados a Contratos/Projetos A codificação obedece à mesma estrutura dos documentos de projeto, conforme indicado a seguir: T T - C C C C - U U U U U - f f - A A A - s s s Onde: TT sigla do tipo do documento, contendo 2 caracteres alfabéticos (ver Tabela 1) CCCC número do Contrato, contendo 4 caracteres numéricos UUUUU identificação da Unidade, Área ou Ordem de Serviço, constituído de até 5 caracteres alfanuméricos. Caso a Unidade, Área ou Ordem de Serviço seja única, adotar 0 (zero) e será designada de Geral ff Formato do documento, normalmente A4 FR-GDQ-001 Rev. C 2 de 6
3 AAA sss Código do Setor, constituído de 3 caracteres numéricos, conforme indicado na Tabela 2 número sequencial, constituído de 3 dígitos, a partir de 001, reiniciando-se sempre que houver alteração em um dos outros campos Exemplos de numeração: 1) CA A Carta referente ao contrato N º (050), sequencial , OS 3000, emitida pela Gerência do Contrato 2) FX A Fax referente ao contrato N º 0134, Área 0 (Geral), emitido pela Disciplina Instrumentação (500), sequencial 004. Tabela 1 Tipos de Documentos Gerais e suas Siglas Sigla (TT) AR AA CA CI EM FX RL Tipo de Documento Ata de Reunião Aviso Administrativo Carta Comunicação Interna Fax Relatório* (*) Nota: Este documento é aplicável, principalmente, a relatórios internos da GENPRO e não pode ser confundido com Relatório Técnico (RT) o qual é um tipo de documento de projeto emitido ao cliente. Tabela 2 Código dos Setores para os Documentos Gerais Código Setor (sigla) 001 DIRCO 002 DIROP 005 DIRAF 006 GEDEN 007 GEDEO 010 SECOM 011 SEJUR 012 GEACO FR-GDQ-001 Rev. C 3 de 6
4 Código Setor (sigla) 013 GEFIN 014 GEORP 015 GESIG 016 SEPLA 020 GEDAQ 025 SESMS 030 SEINF 034 SESIS 044 SEINT 050 GECOT 051 COORD 054 GGCOT 055 GEROP 060 GEREN 061 ADCOT 063 APCOT 070 ARTEC 080 SESUP 100 SEPRO 150 SESEG 200 SEMEC 250 SECAL 300 SETUB 400 SEELE 450 SETEL 500 SEINS 600 SECIV 700 SEARQ 800 SEEST 900 SENAV FR-GDQ-001 Rev. C 4 de 6
5 5.2 Documentos Gerais não Associados a um Contrato/Projeto A codificação obedece à estrutura indicada a seguir: T T - S E T O R - s s s / a a Onde: TT sigla do tipo do documento, contendo 2 caracteres alfabéticos (ver Tabela 1) SETOR sigla do Setor, contendo 5 caracteres alfabéticos (ver Tabela 2) sss número sequencial, constituído de 3 dígitos, a partir de 001, reiniciando-se sempre que houver mudança de ano (aa) aa ano da emissão (utilizar a dezena. Ex.: 09 para o ano de 2009) Exemplos de numeração: 1) CI-DIROP-002/14 Segunda Comunicação Interna emitida em 2009 pela DIROP (Diretoria e Operações). 2) AA-DIRAF-003/14 Terceiro Aviso Administrativo emitido em 2008 pela DIRAF (Diretoria Administrativa e Financeira). 3) FX-GEREN-004/14 Quarto Fax de 2009, emitido pela GEREN (Gerência de Engenharia). 6 NOME DO ARQUIVO ELETRÔNICO Convém que o arquivo eletrônico do documento geral seja nomeado conforme regras definidas a seguir: 1. O nome do arquivo eletrônico é exatamente igual ao número do documento geral (usar letras maiúsculas), contendo inclusive os hífens. No documento geral interno, a barra inclinada (/) deve ser substituída por hífen. Exemplos: Número do Documento AR-0134-A FX A AA-DIROP-001/09 Nome do Arquivo Eletrônico AR-0134-A doc FX A doc AA-DIROP doc FR-GDQ-001 Rev. C 5 de 6
6 2. Se o documento contiver anexos, indicar com nx (de anexo) em letras minúsculas, de maneira similar à regra anterior, conforme exemplos a seguir: Número do Documento CA A (principal) CA A , Anexo I CA A , Anexo II Nome do Arquivo Eletrônico CA A doc CA A nxI.pdf CA A nxII.xls CI-GEDAQ-006/04 (principal) CI-GEDAQ-006/04, Anexo I CI-GEDAQ-006/04, Anexo II CI-GEDAQ doc CI-GEDAQ nxI.doc CI-GEDAQ nxII.doc NOTA Convém evitar o uso de multiarquivo, procurando-se fazer com que anexos e inclusos estejam integrados ao documento principal. O uso de multiarquivo deve ser exclusivamente quando for impraticável o arquivo eletrônico ser único (extensão única). 7 DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO Os documentos gerais devem ser elaborados na forma eletrônica utilizando-se os formulários padronizados disponíveis em macros do programa Microsoft Word, a seguir relacionados: Formulário FR-GDQ-008 FR-GDQ-009 FR-GDQ-010 FR-GDQ-011 FR-GDQ-012 FR-GDQ-013 FR-GDQ-014 FR-GDQ-015 FR-GDQ-016 FR-GDQ-017 FR-GDQ-018 FR-GDQ-025 FR-GDQ-026 FR-GDQ-027 FR-GDQ-028 Título Carta (português) S. Paulo Carta (inglês) S. Paulo Ata de Reunião (português) Ata de Reunião (inglês) Fax (português) S. Paulo Fax (inglês) S. Paulo Aviso Administrativo Comunicação Interna Relatório Folha Base com logo (vertical) Folha Base com logo (horizontal) Carta (português) Rio de Janeiro Carta (inglês) Rio de Janeiro Fax (português) Rio de Janeiro Fax (inglês) Rio de Janeiro NOTA Excluídos fax e carta de Salvador. FR-GDQ-001 Rev. C 6 de 6
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PROCEDIMENTO CLASSIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES Nº PE-ENG-005 Fl. 1/28 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H J K L M N P Q R S T 10/08/04 15/09/04 13/05/05 17/02/06 23/06/06
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
MANUAL MANUAL DA QUALIDADE Nº MA-GDQ-001 Fl. 1/41 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H J K L M 10/08/04 08/10/04 13/05/05 23/06/06 18/08/06 26/03/07 23/11/07 22/02/08 21/08/08
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PROCEDIMENTO AUDITORIA INTERNA Nº PE-GDQ-004 Fl. 1/10 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H 10/08/04 15/09/04 09/11/05 27/06/07 23/11/07 22/02/08 30/10/09 31/10/14 10/10/17
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PROCEDIMENTO UTILIZAÇÃO DO LOGOTIPO GENPRO Nº PE-GDQ-011 Fl. 1/5 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B 25/07/05 17/08/07 22/02/08 Emissão Inicial Revisão Geral. Substituído o Logotipo
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PROCEDIMENTO ADMISSÃO DE COLABORADOR CLT Nº PE-ADM-006 Fl. 1/15 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H J 28/05/04 05/11/04 06/01/05 11/07/05 23/11/07 22/02/08 30/10/09 31/05/10
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PROCEDIMENTO UTILIZAÇÃO DO LOGOTIPO GENPRO Nº PE-GDQ-011 Fl. 1/8 ata Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D 25/07/05 17/08/07 22/02/08 25/07/13 27/03/15 Emissão Inicial Revisão Geral. Substituído
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