SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 PROCEDIMENTO SCP SISTEMA DE CONTROLE DE PROJETOS Nº PE-ADM-009 Fl. 1/15 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E 30/07/10 25/02/11 18/04/12 25/07/13 04/07/14 05/08/15 Emissão Inicial. Substitui PE-CCT-005 Revisão Geral Revisão Geral Revisado 6.1 e Incluído Revisados e Revisados 3, 6.1, 6.2.1, , , 6.2.3, 6.2.5, 6.3 e a AHK AHK AHK AHK AHK LJF SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001 Rev. C

2 SUMÁRIO Folha 1 ESCOPO 3 2 APLICABILIDADE 3 3 TERMOS E DEFINIÇÕES 3 4 RESPONSABILIDADES 5 5 ACESSO AO SCP SISTEMA DE CONTROLE DE PROJETO Manual do SCP 7 6 ESTRUTURA E CRITÉRIOS ADOTADOS Processo de cálculo do Custo da Mão de Obra Rateio das Despesas Indiretas da GENPRO Despesas Diretas Mão de Obra Direta Mão de Obra Indireta Receita Impostos e Taxas Margem Previsto 15 FR-GDQ-001 Rev. C 2 de 15

3 1 ESCOPO Este documento contém as principais premissas constantes no SCP Sistema de Controle de Projetos. 2 APLICABILIDADE Este documento se aplica aos colaboradores da GENPRO que possuam acesso ao SCP Sistema de Controle de Projetos. 3 TERMOS E DEFINIÇÕES Para os efeitos do presente procedimento, aplicam-se os seguintes termos e definições: Administrador do Sistema Pessoa responsável pela administração do SCP e com acesso ilimitado ao sistema. Browser Programa de computador (software) utilizado para acessar páginas em HTML na Internet ou Intranet. Colaborador Prestador de serviços independente de seu vínculo com a empresa. Contrato Direto Relação formal entre a GENPRO e um Cliente. Um Contrato possui um número único no banco de dados e pode conter diversas Ordens de Serviço (OSs). Somente as despesas e os custos diretos devem ser alocados em contratos diretos. O contrato direto gera receita. Contrato Indireto Contrato em que são alocadas todas as despesas ou custos indiretos. Despesa / Custo Pelo fato do SCP ser um sistema de gestão e não um sistema contábil, denomina-se genericamente de despesa ou custo todos os gastos com mão de obra, aquisição de qualquer tipo de material / equipamento e com pagamento de fornecedores, ocorridos no período. Despesa ou Custo Direto Despesa ou custo que é alocado diretamente em um projeto específico que a GENPRO foi contratada para executar. Esta despesa ou custo só poderá ser alocado em um Contrato Direto. Exemplos: mão de obra direta, impostos sobre a receita do contrato, despesas de viagem para o contrato, locação de software especial de engenharia, etc. FR-GDQ-001 Rev. C 3 de 15

4 Despesa ou Custo Indireto Despesa ou custo que não pode ser alocado em um contrato direto. A despesa só poderá ser alocada em um Contrato Indireto. Exemplos: mão de obra indireta, despesa de aluguel, telefone, veículos e outras despesas necessárias, mas não imputáveis diretamente a um projeto específico. Desvio Diferença entre uma despesa, custo ou receita prevista em determinado período, que é originária da distribuição da meta ao longo do tempo, e o efetivamente realizado no período. Horas-Calendário Total de horas obtido multiplicando-se a jornada diária pelo total de dias úteis. Por exemplo, se um determinado mês for de 22 dias úteis e 8,5 horas diárias de jornada de trabalho, as horas-calendário daquele mês para este vínculo contratual são 22 x 8,5 = 187,0 horas. Nota: as horas-calendário são variáveis de acordo com o tipo de relação contratual de cada colaborador, da jornada de trabalho e do calendário do local onde o colaborador está sediado. HTML Abreviação de Hyper-Text-Markup-Language, linguagem na qual são construídas as páginas (interfaces) dos programas web. Intranet Rede local na qual trafega informações acessadas via navegadores (browsers), no protocolo TCP/IP. Login Ato de ter acesso a (ou conectar-se a, ou entrar em ) um sistema de computador (programa). Margem Diferença entre o total da receita acumulada e o total do custo acumulado até a data. Meta Valores a serem atingidos de custo, receita e margem em um determinado contrato direto. Inicialmente são valores do como vendido do orçamento inicial e que podem ser alterados no decorrer do contrato. Mês de Referência Mês em que as informações são consideradas no SCP. FR-GDQ-001 Rev. C 4 de 15

5 Nível de Acesso Conjunto de permissões que o usuário tem dentro do programa para utilizar certos comandos ou realizar determinadas operações. No SCP, a cada usuário é dado um nível de acesso de acordo com seu cargo, função e necessidades dentro da organização. Previsto Registro dos custos, horas e receitas previstas para o contrato em função da distribuição mensal da Meta. Rateio Processo de alocação dos custos indiretos nos contratos diretos, através da ponderação por Hh consumidos nos contratos durante o mês. Receita Valor recebido como pagamento pelos serviços ou despesas efetuadas em contrato direto. Regime de Caixa Quando o valor é considerado somente na data do seu recebimento ou pagamento, ou seja, quando entra ou sai no caixa. Este regime, como o próprio nome diz, é usado na elaboração do fluxo de caixa. Regime de Competência Quando o valor considerado é do mês de sua competência, ou seja, corresponde ao mês que originou a receita ou despesa. Usuário Qualquer pessoa que utilize o SCP, sendo colaborador ou não da GENPRO, para realização de qualquer inserção de dados ou consulta conforme o nível de acesso previamente definido para o mesmo. 4 RESPONSABILIDADES A Gerência de Sistemas de Gestão (GESIG) é responsável pela manutenção e atualização do Sistema de Controle de Projetos, bem como assegurar-se do cumprimento aos requisitos aqui estabelecidos por todos os colaboradores da GENPRO. 5 ACESSO AO SCP SISTEMA DE CONTROLE DE PROJETO O acesso ao SCP SISTEMA DE CONTROLE DE PROJETOS se realiza através de link disponível na Intranet GENPRO. A conexão com a Intranet GENPRO poderá ser realizada diretamente pelos usuários conectados na rede local, ou via Internet, no site da GENPRO ( Ao acessar o sistema a seguinte tela é carregada no browser do usuário: FR-GDQ-001 Rev. C 5 de 15

6 Para entrar no sistema (login) o colaborador deve digitar o nome da sua conta em USUÁRIO e sua senha de acesso em SENHA. O nome da conta do USUÁRIO é a sua sigla (o sistema distingue letra maiúscula e minúscula). A SENHA inicialmente fornecida deve ser trocada pelo colaborador logo após seu primeiro acesso (limite da senha: até 22 caracteres alfanuméricos) e é criptografada com alto nível de segurança (64bits). Se esquecida, não poderá ser recuperada e terá de ser recadastrada. Com Usuário e Senha válidos, a seguinte tela é carregada no browser do usuário: As seguintes informações merecem destaque: FR-GDQ-001 Rev. C 6 de 15

7 a) Nome do colaborador e sigla do usuário; b) Ir para a página inicial permite ao usuário, que estiver em qualquer módulo do SCP, retornar a página inicial; c) Alterar senha para troca constante da senha criptografada (recomendável); d) Sair encerra a sessão de uso com o servidor; e) Barra de menu indica os itens que estão liberados ao colaborador pelo Administrador do Sistema (GESIG), de acordo com o nível de acesso fornecido; f) Ícones de alerta de pendências localizados acima da Barra de menu e na própria tela da página inicial, permitem ao usuário identificar (estão em destaque) os processos do SCP pendentes de suas ações e concluí-los. 5.1 Manual do SCP Todos os colaboradores com acesso ao SCP tem disponível na última posição à direita da barra do menu principal o ícone Ajuda. Ao clicar em Ajuda e em seguida em Manual o SCP retorna o manual completo do Sistema de Controle de Projetos. Para melhor uso do manual, clicar em Primeiros passos onde são descritas as principais funções constantes no SCP. Em Controle de acesso é explicado como é feita a seleção e o gerenciamento das informações que são disponibilizadas aos colaboradores. Em Módulos encontram-se detalhados o conteúdo de cada um dos módulos do SCP (BMS, Compras, e-rd e outros). NOTA Constam no manual todas as funções do SCP e que nem sempre estão disponíveis aos colaboradores cujo acesso é definido pelo nível de permissão dado ao usuário. FR-GDQ-001 Rev. C 7 de 15

8 6 ESTRUTURA E CRITÉRIOS ADOTADOS Os dados detalhados de Despesas Diretas, Despesas Indiretas, Receitas e Impostos foram inseridos no Sistema de Controle de Projeto a partir de 01 de junho de 2004 e os referentes à mão de obra a partir de 01 de abril de As informações anteriores dos contratos que estavam ativos nas datas acima foram totalizadas e carregadas integralmente nos dias 30 de março de 2004 e 31 de maio 2004 respectivamente. Os dados do SCP, referentes a Receitas, Impostos e Mão de Obra, como é usual nos controles de custo, estão em regime de competência, e os dados do SCP, referentes a Despesas Diretas e Despesas Indiretas estão em regime de caixa. 6.1 Processo de cálculo do Custo da Mão de Obra Todas as informações constantes nos campos dos Registros Diários de Horas são carregadas no SCP que, juntamente com os dados cadastrais do colaborador (nome, categoria profissional, remuneração, etc.), possibilitam a extração dos mais variados tipos de relatórios. O processo de cálculo do custo horário (CHh) adotado a partir de 01/01/2010 no SCP depende do tipo de contratação (vínculo) do colaborador, mostrado a seguir. a) Horista: empresa colaboradora com medições por hora CHh = Vh Vh = valor por hora b) Mensalista: empresa colaboradora com medições mensais fixas CHh = Vf / Hha Vf = medição mensal fixa Hha = quantidade de horas apropriadas no mês c) Mensalista com direito a recesso: empresa colaboradora com medições mensais fixas com acordo de recesso de duas semanas a cada ano CHh = Kep Vf / Hha Vf = medição mensal fixa Hha = quantidade de horas apropriadas no mês Kep = coeficiente devido ao recesso = 1,042 d) Mensalista com direito a banco de horas: empresa colaboradora com medições mensais fixas com banco de horas CHh = Vf / Hhc FR-GDQ-001 Rev. C 8 de 15

9 Vf = medição mensal fixa Hhc = quantidade de horas calendário no mês e) CLT: colaborador com salário mensal para Hha Hhc CHh = Kec Vf / Hhc para Hha > Hhc CHh = (Kec Vf / Hha) [ 1+ Kex (Hha Hhc) / Hhc ] Hha = quantidade de horas apropriadas no mês Hhc = quantidade de horas calendário Vf = salário mensal do colaborador Kec = coeficiente de encargos sociais = 1,77 (1,85 até 31/12/12) Kex = coeficiente de majoração para horas extras = 1,70 NOTA 1 A quantidade de horas calendário é definida em função do calendário local onde o colaborador está alocado e em função da sua carga horária. NOTA 2 Caso o colaborador aproprie mais horas do que as horas calendário, as horas excedentes serão custeadas como horas extras com majoração de 70% sobre o valor da hora normal. f) Colaborador CLT com empresa colaboradora 1) Colaborador CLT com empresa colaboradora com medições por hora CHh = Vhp + (Keh Vfh / Hha) Vhp = valor por hora Keh = coeficiente de encargos sociais = 0,55 Vfh = salário mensal do colaborador Hha = quantidade de horas apropriadas no mês 2) Colaborador CLT com empresa colaboradora com medições mensais fixas CHh = (Vf / Hha) + (Keh Vfh / Hha) Vf = medição mensal fixa Keh = coeficiente de encargos sociais = 0,55 Vfh = salário mensal do colaborador Hha = quantidade de horas apropriadas no mês 3) Colaborador CLT com empresa colaboradora com medições mensais fixas e com acordo de recesso de 2 (duas) semanas a cada ano. CHh = (Kep Vf / Hha) + (Keh Vfh / Hha) Vf = medição mensal fixa Kep = coeficiente devido ao recesso = 1,042 FR-GDQ-001 Rev. C 9 de 15

10 Keh = coeficiente de encargos sociais = 0,55 Vfh = salário mensal do colaborador Hha = quantidade de horas apropriadas no mês 4) Colaborador CLT com empresa colaboradora com medições mensais fixas e com banco de horas. CHh = (Vf / Hhc) + (Keh Vfh / Hhc) Vf = medição mensal fixa Keh = coeficiente de encargos sociais =0,55 Vfh = salário mensal do colaborador Hhc = quantidade de horas calendário no mês g) Estagiário: colaborador estagiário que recebe por hora trabalhada CHh = Kee Vhe Vhe = salário por hora do colaborador estagiário Kee = coeficiente devido ao recesso = 1,083 NOTA: O coeficiente de 1,083 é devido ao recesso de 1 (um) mês que o estagiário tem direito a cada ano. Eventuais apontamentos com adicional de transferência, adicional de periculosidade, embarque e outros, continuam sendo identificados pelo GEORP para que o SCP processe os custos devidos. As apropriações nas atividades 093 (Falta Justificada), 094 (Licença Legal) e 095 (Férias) passam a ter os custos zerados por estarem embutidos nos encargos sociais. Também não farão parte dos relatórios 02. Durante o mês, até o seu fechamento, para a determinação do custo horário do mensalista, é adotado o mesmo critério de cálculo acima, substituindo nas fórmulas o Hha = quantidade de horas apropriadas no mês por Hhc = quantidade de horas calendário. Horas lançadas em Contratos e OSs ativos, terão os seus custos alocados nos respectivos contratos. O SCP não permite lançamento em Contratos / OSs inativos (encerrados). Todos os lançamentos nos contratos indiretos terão seus custos rateados nos contratos diretos com apropriação de horas no mês. 6.2 Rateio das Despesas Indiretas da GENPRO As despesas indiretas depois de classificadas conforme PE-ADM-015 Plano de Contas da GENPRO são carregadas no SCP. Fazem parte das despesas indiretas os custos dos contratos indiretos. FR-GDQ-001 Rev. C 10 de 15

11 6.2.1 Administração Central Denomina-se Administração Central todas as atividades indiretas referentes à gestão global da Empresa. São consideradas atividades da Administração Central todas aquelas exercidas pela Diretoria e pelos seguintes departamentos do escritório central da GENPRO: GEFIN (Financeiras e Contábeis), GEORP (Organização e Pessoas), SEJUR (Jurídicos), GESIG (Sistemas de Gestão), GEDEO (Orçamentos) e GEDEN (Comerciais). As despesas da Administração Central incluem todos os custos de mão de obra bem como os custos indiretos para a execução destas atividades inclusive aqueles relacionados à ocupação do espaço, telefonia, materiais, etc. As despesas da Administração Central deverão ser rateadas com todos os escritórios (locais) onde a Genpro realiza serviços Cálculo do Rateio das Despesas Indiretas Todas as despesas que não são lançadas em contratos diretos da GENPRO são consideradas como Despesas Indiretas. Todas as Despesas Indiretas são rateadas nos contratos diretos da GENPRO. O cálculo da distribuição das Despesas Indiretas para os contratos diretos (Rateio) é feito mensalmente em função da quantidade de horas apropriadas nos contratos diretos (Hh) Para o Escritório da GENPRO onde Está a Administração Central, = D C,n= Parcela das Despesas Indiretas do escritório da GENPRO onde está a Administração Central a ser repassada ao contrato direto n D TC = Total Despesas Indiretas do escritório da GENPRO onde está a Administração Central K n = Para os contratos em andamento no escritório da GENPRO onde está a Administração Central o fator K será igual a 1. Para os contratos em andamento fora do local onde está a Administração Central o fator K terá um valor entre 0 e 1 para calcular a parcela da Administração Geral que deve ser assumida pelo contrato (ver item 6.2.3) G n = Fator multiplicador que serve para aumentar ou reduzir a importância de um contrato direto em função de seu consumo de recursos dos custos indiretos C n = Quantidade de horas apropriadas no contrato direto n m = Quantidade total de contratos diretos FR-GDQ-001 Rev. C 11 de 15

12 Para outro Local fora do Escritório onde Está a Administração Central da Genpro PE-ADM-009, = +, DL,n= Parcela das Despesas Indiretas deste local onde está sendo desenvolvido o contrato a ser repassada ao contrato direto n DTL= Total Despesas Indiretas deste outro local onde está sendo desenvolvido o contrato Cn = Total de horas apropriadas no contrato direto n para os contratos em andamento neste local; Gn = Fator multiplicador que serve para aumentar ou reduzir a importância de um contrato direto em função de seu consumo de recursos dos custos indiretos m = Quantidade total de contratos diretos desenvolvidos neste outro local Dc,n= Parcela referente à Administração Central repassada para o contrato direto n que está sendo desenvolvido neste outro local Fator K para o Cálculo da Parcela Referente à Administração Central O fator K que calcula o valor da despesa da Administração Central do total das Despesas Indiretas da Matriz é determinado em função do passado histórico da empresa. Conforme o último levantamento efetuado (2009, 2010 e 2011), o valor encontrado foi K=0,24. O valor de K=0,24 foi adotado a partir de janeiro de 2012 no SCP em substituição ao valor de K=0,25 que vinha sendo adotado em função do levantamento efetuado nos anos de 2005, 2006 e Apropriação de Horas e Despesas de Viagem Os colaboradores que exercem atividades da Administração Central, ou seja, os colaboradores do escritório da Matriz dos setores GEORP, GEFIN, SEJUR, GESIG, GEDEO e GEDEN, não devem apropriar horas nos contratos das filiais uma vez que suas atividades são referentes à gestão global da GENPRO e já são rateadas por todos os contratos diretos em andamento incluindo os das filiais. Todos os demais colaboradores que, portanto, não exercem atividades da Administração Central, sempre que prestem serviço para a filial, independentemente do local da prestação do serviço, devem apropriar as suas horas no Contrato e OS para o qual está sendo realizado o serviço. As despesas não referentes à mão de obra (Hh), tais como viagem e refeição devem ser lançadas no Contrato e OS para o qual está sendo realizado o serviço, mesmo para os colaboradores que exerçam atividades da Administração Central. FR-GDQ-001 Rev. C 12 de 15

13 6.2.5 Lançamento nos Relatórios Os valores da Administração Central imputados aos contratos desenvolvidos em outros locais fora do escritório onde está a Administração Central são lançados no centro de custo 24 Ajuste de Encontro de Contas. O lançamento dos valores das despesas referentes ao Rateio e a Administração Central são feitos no SCP sempre no último dia do mês correspondente. 6.3 Despesas Diretas O SCP identifica três grupos de despesas diretas: a) Código 06 Impostos Impostos decorrentes da receita dos Contratos Diretos. O percentual de impostos adotado para cada contrato direto depende da particularidade tributária de cada um. b) Código 100 Despesas Diretas Despesas alocadas diretamente nos Contratos Diretos que não estão classificadas por código do Plano de Contas (até dezembro de 2006). c) Despesas Diretas dos Contratos classificadas conforme códigos do PE-ADM Plano de Contas (a partir de janeiro de 2007). 6.4 Mão de Obra Direta Mão de obra direta é aquela utilizada na elaboração de um contrato direto. Pode-se genericamente dizer que o custo da mão de obra direta faz parte das despesas diretas do contrato. 6.5 Mão de Obra Indireta Mão de obra indireta é aquela utilizada na elaboração de um contrato indireto. Pode-se genericamente dizer que o custo da mão de obra indireta faz parte das despesas indiretas. 6.6 Receita Toda receita do contrato proveniente de um instrumento de cobrança é carregada no SCP, sempre como dia 25 do mês de competência. Quando, por qualquer motivo, ainda não tenha sido emitido o documento de cobrança, é carregado no SCP como valor provisório. Esses valores poderão ser consultados no relatório 02HP Receitas Pendentes por Contrato / OS. As retenções contratuais ou outros fatos atrelados à emissão da nota fiscal são lançados no próprio mês de referência, independentemente da data do efetivo desembolso. FR-GDQ-001 Rev. C 13 de 15

14 6.7 Impostos e Taxas Contratos Diretos Para calcular os impostos e taxas a serem aplicados sobre a receita nos contratos diretos da GENPRO, são considerados: ISS = Imposto sobre serviços (municipal); PIS = Programa de integração social (federal); COFINS = Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (federal); IRPJ = Imposto de renda sobre o lucro (federal); CSLL = Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (federal). Para o caso geral dos contratos executados em São Paulo, temos: ISS = 5,00% sobre o valor da NF; PIS = 1,65% sobre o valor da NF descontado os insumos da produção; COFINS = 7,60% sobre o valor da NF descontados os insumos da produção; IRPJ = 25,00% sobre o lucro CSLL = 9,00% sobre o lucro Considerando: Lucro = 5% Insumos da produção: subcontratados, aluguel e energia elétrica = 48% Temos: ISS = 5,00% => 5,00% PIS = 1,65% x 52% => 0,86% COFINS = 7,60% x 52% => 3,95% IRPJ = 25,00% x 5% => 1,25% CSLL = 9,00% x 5% => 0,45% Total =>11,5% Contrato com REPENEC Alguns contratos que são enquadrados no regime de REPENEC - Regime Especial de incentivos para o desenvolvimento de infraestrutura da indústria Petrolífera nas regiões Norte, Nordeste e Centro-Oeste, estão isentos de PIS e COFINS. Deste modo teremos: ISS = 5,00% => 5,00% IRPJ = 25,00% x 5% => 1,25% CSLL = 9,00% x 5% => 0,45% Total => 6,7% Contrato Pago por Invoice Os contratos com pagamentos recebidos do exterior por invoice estão isentos de PIS e COFINS. Quando o serviço contratado não tiver resultado no Brasil ficará isento do pagamento de ISS. FR-GDQ-001 Rev. C 14 de 15

15 Para os contratos que tenham características fiscais diferenciadas deve-se calcular um novo percentual de imposto a ser aplicado sobre a receita. Nos contratos executados em outros municípios deve-se verificar a alíquota de ISS. Se for diferente de 5,00%, deve ser corrigida. Caso o lucro esperado para o contrato seja diferente de 10,00%, deve-se aplicar o percentual esperado sobre a parcela do IRPJ e CSSL. 6.8 Margem Margem = Receita Despesas Receita: valor medido e faturado contra o cliente. Despesas: despesas diretas (custo da mão de obra direta + despesas alocadas diretamente no contrato + impostos sobre a receita) + despesas indiretas (custo da mão de obra indireta + despesas indiretas) provenientes do rateio. 6.9 Previsto Para cada projeto é estipulada uma Meta. A primeira Meta é o próprio orçamento como vendido que poderá, ao longo da duração do projeto, ser revisada. Cada item da Meta, relacionado abaixo, deverá ter os seus valores distribuídos ao longo do período de duração da atividade, para poder ser comparado com o realizado. a) Mão de Obra: histograma de alocação com quantidade de homens-horas e custo da mão de obra dividido por disciplina e categoria profissional; b) Despesas Indiretas e Diretas; c) Receita; d) Impostos. O sistema permite escolher uma distribuição pré-determinada (curva S 50/50, curva S 40/60 ou linear) ou outra distribuição resultante de parâmetros disponíveis. Só haverá valor previsto caso haja distribuição da meta ao longo do tempo. Portanto, para obter a previsão total do contrato todos os seus dados deverão ser distribuídos. FR-GDQ-001 Rev. C 15 de 15