SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 PROCEDIMENTO CORREIO ELETRÔNICO Nº PE-INF-002 Fl. 1/9 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G 23/06/06 27/06/07 15/02/08 21/08/08 30/10/09 27/03/15 13/10/15 07/07/17 Emissão Inicial Revisados itens 3, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 6 e Incluídos itens 5.6, 5.7, 7 e 8. Revisados itens 5.3, 5.6, 6, 8, Logotipo e Razão Social da GENPRO e incluído Sumário, itens 6.1, 6.2 e 6.3 Revisados Itens 5.2, 5.3, 5.4, 6.2, 6.3, 7 e Incluído Item 9 Revisados itens 2, 3, 5.1, 5.3 à , 6.3, 7, 8, 9 e incluído item 5.7, e excluído item 9. Implementado Acordo Ortográfico de 1990, onde necessário Revisados itens 1, 2, 3, 5.4 e 5.6 Revisados Itens 5.2, 5.3, 5.6, 6 e 6.3, e Incluídos 6.4 e 6.5 Incluído item 5.5, revisado itens 6 e incluído item 6.1 JMn SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001 Rev. C

2 SUMÁRIO Folha 1 ESCOPO 3 2 APLICABILIDADE 3 3 TERMOS E DEFINIÇÕES 3 4 RESPONSABILIDADE 4 5 SISTEMÁTICA DE UTILIZAÇÃO DO SERVIÇO Disponibilização do Correio Eletrônico Endereço eletrônico Mensagens Eletrônicas Senhas de acesso Backup dos s Configuração e Instalação Acesso ao Webmail e Ativação/Desativação de Mensagem de Férias Ativação/Desativação de Mensagem de Férias Redirecionamento de Mensagens 7 6 SEGURANÇA Certificação Digital Antivírus Antispam Limitações Bloqueio de Anexos Recuperação de Mensagens e Expurgo 8 7 SISTEMÁTICA DE ENCERRAMENTO DE UTILIZAÇÃO DO SERVIÇO 8 8 RESTRIÇÕES DE USO 9 FR-GDQ-001 Rev. C 2 de 9

3 1 ESCOPO Este procedimento estabelece as diretrizes básicas de utilização do correio eletrônico na GENPRO Engenharia. 2 APLICABILIDADE Este procedimento se aplica a todos os usuários de correio eletrônico. 3 TERMOS E DEFINIÇÕES Para os efeitos do presente procedimento, aplicam-se os seguintes termos e definições: Correio Eletrônico ( ) Transferência de mensagem eletrônica entre dois ou mais computadores através de uma intranet ou internet. Domínio Identificação única de cada rede, através de um nome, que cada computador utiliza para se comunicarem entre si. Firewall Dispositivo que tem por função regular o tráfego entre redes lógicas distintas e impedir a transmissão de dados nocivos ou não autorizados de uma rede para a outra. Internet Interconexão da rede lógica mundial de computadores. Mensagem de Férias Programa que envia automaticamente uma resposta pré-programada para o remetente de uma mensagem. Normalmente utilizado como recurso de ausência temporária (ex.: ausência por férias). Proxy Programa de computador que controla os acessos aos sites visitados pelos usuários de internet. Servidor de Correio Eletrônico GENPRO Computador de grande capacidade que armazena as contas de correio e mensagens eletrônicas do domínio GENPRO. FR-GDQ-001 Rev. C 3 de 9

4 Spam Envio de mensagem para qualquer quantidade de usuários, sem primeiro obter a expressa e explícita autorização daqueles destinatários. Normalmente utilizado para distribuição de propagandas, correntes, mala direta e outras mensagens não solicitadas. Webmail Acesso ao servidor de correio eletrônico através do navegador de internet. 4 RESPONSABILIDADE É responsabilidade do Setor de Tecnologia da Informação (SEINF) implantar este procedimento e assegurar o seu cumprimento. 5 SISTEMÁTICA DE UTILIZAÇÃO DO SERVIÇO 5.1 Disponibilização do Correio Eletrônico O correio eletrônico só é disponibilizado mediante solicitação, a ser enviada pelo gerente do usuário que utilizará o serviço, para o SEINF. Deve constar na solicitação: a) Nome completo do usuário que utilizará o serviço; b) Disciplina e função, no caso de usuário colaborador GENPRO; c) Nome completo, nome da empresa e número de contrato onde o usuário prestará serviço, quando não colaborador direto GENPRO; d) Justificativa para a utilização do recurso que será disponibilizado. 5.2 Endereço eletrônico Os endereços do correio eletrônico ( ) são nomeados pelo SEINF pelos seguintes critérios: a) [email protected] para os colaboradores (em geral); b) [email protected] para os gerentes, coordenadores e diretores; c) [email protected] para usuários que não são colaboradores da GENPRO. 5.3 Mensagens Eletrônicas As mensagens do correio eletrônico são recebidas e enviadas através do programa de correio eletrônico Microsoft Outlook (padrão utilizado pela GENPRO), ou através do Webmail. As mensagens eletrônicas são armazenadas no servidor de correio eletrônico GENPRO até serem descarregadas no programa de correio eletrônico. FR-GDQ-001 Rev. C 4 de 9

5 As caixas postais de contas de correio eletrônico têm limite de armazenamento mínimo de 300MB por usuário. As mensagens que contiverem conteúdos considerados suspeitos serão bloqueadas pelo antispam utilizado pela GENPRO. Para evitar perdas de mensagens devido à grafia do nome da empresa, o domínio gempro.com.br é de propriedade da GENPRO. Sendo assim, as mensagens enviadas para qualquer correio serão redirecionadas para o domínio genpro.com.br. Para a necessidade de de não colaborador GENPRO, a caixa postal de fornecida deverá possuir as mesmas políticas de segurança do domínio configuradas para todos os colaboradores. 5.4 Senhas de acesso Para a utilização do correio eletrônico, o usuário possui uma senha individual de acesso que é definida e fornecida pelo SEINF. As senhas de acesso, que identificam os usuários na rede GENPRO são pessoais e intransferíveis, de uso exclusivo dos usuários e, portanto, não podem ser repassadas para outros. NOTA Considerando que os usuários são responsáveis pela utilização dos serviços disponibilizados nos equipamentos iniciados com seu login e senha, recomenda-se que o usuário, sempre que se afastar do seu computador, bloquear o acesso ao seu terminal (Ctrl+Alt+Del). O usuário de webmail deve sempre sair da sessão antes de fechar o seu navegador através do link Sair. 5.5 Backup dos s Não são efetuadas cópias de segurança (Backups) das mensagens eletrônicas uma vez que não são transferidas para a rede GENPRO e sim para o computador do usuário através de seu cliente de Microsoft Outlook. Mensagens consideradas IMPORTANTES devem ser gravadas diretamente na pasta de rede do projeto na disciplina do colaborador que passam a ser copiadas em fita magnética, conforme descritos no procedimento PE-INF Configuração e Instalação A configuração do serviço de correio eletrônico disponibilizado pela GENPRO é de responsabilidade exclusiva do SEINF e, consequentemente, não podem ser alterados pelos usuários. OBS.: A configuração em equipamentos de clientes e fornecedores é de responsabilidade de seus proprietários. 5.7 Acesso ao Webmail e Ativação/Desativação de Mensagem de Férias No site da GENPRO ( clique na aba webmail. FR-GDQ-001 Rev. C 5 de 9

6 Na nova janela, digite seu endereço de usuário e senha, e a seguir clique em Entrar (se quiser que o sistema memorize seus dados de usuário e senha e entre automaticamente, marque a respectiva caixa de seleção). Caso o colaborador não possua estas informações, deve entrar em contato com o SEINF para adquiri-las. O Webmail funciona como um programa de correio eletrônico comum, porém as mensagens são mantidas no servidor. Quando utilizado o Webmail, as Mensagens Enviadas não poderão ser baixadas no futuro através dos programas de correio eletrônico (exemplos: Microsoft Outlook, e Outlook Express). Se as mensagens eletrônicas forem baixadas através de um programa de correio eletrônico, aquelas não poderão ser mais visualizadas através do Webmail. FR-GDQ-001 Rev. C 6 de 9

7 Redigir mensagens Lista de contatos Caixa de entrada 5.8 Ativação/Desativação de Mensagem de Férias Para ativar ou desativar este serviço, deve o usuário abrir um chamado na Intranet, ou em caso de impossibilidade encaminhar um ao SEINF, informando a mensagem desejada e quando deve ser habilitado ou desabilitado. 5.9 Redirecionamento de Mensagens O redirecionamento de mensagens de correio eletrônico só será ativado mediante solicitação escrita do responsável pelo Setor do usuário ao SEINF. Para redirecionamento de mensagens para uma conta externa (outro domínio que não seja genpro.com.br), é efetuado apenas mediante solicitação escrita da gerência. 6 SEGURANÇA O servidor de correio eletrônico da GENPRO é protegido por certificação digital, antivírus, antispam e limitação de tamanho das mensagens (envio e recebimento), e bloqueio de anexos. 6.1 Certificação Digital As comunicações entre o servidor de correio eletrônico GENPRO e os clientes de são protegidas através de certificado digital padrão de criptografia SSL na porta SMTP 587/TCP, conforme Acordo de Cooperação entre as operadoras Anatel e CGI.BR visando a proteção do servidor e a proteção do sistema de correio eletrônico. 6.2 Antivírus O servidor de correio eletrônico possui um antivírus atualizado diariamente e de forma automatizada cuja função é verificar todas as mensagens eletrônicas enviadas e recebidas e evitar infecção da rede através de s. FR-GDQ-001 Rev. C 7 de 9

8 6.3 Antispam O serviço de antispam bloqueia grande parte no recebimento de mensagens indesejadas, tais como propagandas e outros tipos de mensagens não solicitadas pelo usuário do correio eletrônico. Por padrão, todos os endereços de domínio público não cadastrados serão bloqueados pelo servidor antispam da GENPRO. Quando um remetente não cadastrado envia uma mensagem para algum usuário de e- mail GENPRO, ele receberá um automático do sistema antispam GENPRO. Para confirmar o envio, ele deverá responder o do antispam da GENPRO, sem alterar o conteúdo do (inclusive o campo Assunto ). Feito isso, o remetente estará automaticamente cadastrado na listagem de s autorizados pelo antispam GENPRO, sem a necessidade de efetuar este procedimento no próximo envio de mensagem. Para evitar o bloqueio pelo antispam antecipadamente, o usuário pode solicitar o cadastro do ou domínio através do sistema de suporte GENPRO ou enviando um para [email protected]. Este é aplicável, também, quando necessário, ao recebimento de de sistemas automatizados, tais como jornais, boletins, informativos, licitações, entre outros. 6.4 Limitações É garantido uma capacidade máxima de 12MB por mensagem (enviadas e recebidas) para todas as contas dos domínios genpro.com.br e gempro.com.br. 6.5 Bloqueio de Anexos Extensões de arquivos consideradas perigosas, tais como.exe,.com,.bat, entre outras, são bloqueadas automaticamente pelo sistema e só poderão ser recuperadas através de solicitações feitas ao SEINF. 6.6 Recuperação de Mensagens e Expurgo Todas as mensagens de retidas no servidor da GENPRO por qualquer uma das ferramentas de segurança informadas pode ser recuperada a qualquer momento dentro do prazo abaixo estipulado, uma vez que sejam devidamente solicitadas ao SEINF, via suporte ou . As mensagens bloqueadas ficam retidas por um prazo de 15 dias no servidor e são expurgadas automaticamente após este prazo. 7 SISTEMÁTICA DE ENCERRAMENTO DE UTILIZAÇÃO DO SERVIÇO Sempre que for detectada qualquer ameaça à rede GENPRO, ou ainda, quando solicitado pela gerência, será cancelada a disponibilidade do serviço para o usuário. Sempre que um colaborador for desligado da empresa o Responsável pelo Setor onde o colaborador está alocado deve informar ao SEINF, para que este providencie o cancelamento do serviço de correio eletrônico. FR-GDQ-001 Rev. C 8 de 9

9 Sempre que não houver mais necessidade do uso do serviço de correio eletrônico por algum cliente, fornecedor ou parceiro é responsabilidade da Ger. Geral de Contratos (GGCOT) ou Gerência de Contrato (GECOT) informar ao SEINF, para que este providencie o cancelamento. 8 RESTRIÇÕES DE USO O serviço de correio eletrônico disponibilizado pela GENPRO deve ser utilizado exclusivamente com objetivos e funções próprias inerentes às atribuições do exercício profissional de cada usuário, sendo vedado o uso ou manuseio, através destes serviços, de material obsceno, ilegal ou antiético, entretenimento ou correntes, material preconceituoso ou discriminatório, material de natureza político partidário ou sindical, assuntos ofensivos, quaisquer tipo de propaganda, músicas, vídeos ou animações e demais materiais que não sejam de interesse específico do trabalho. O uso destes serviços é de responsabilidade do agente, incluindo-se quaisquer danos causados a terceiros ou à imagem da GENPRO Engenharia. O serviço de correio eletrônico disponibilizado pela GENPRO é monitorado regularmente com a finalidade exclusiva de controlar a frequência de sua utilização e o tráfego da rede. FR-GDQ-001 Rev. C 9 de 9