UNEMAT SINOP Ciências Contábeis

UNEMAT SINOP Ciências Contábeis Organização Sistemas e Métodos(FA) Professora: Priscila Pelegrini priscila_pelegrini@unemat-net.br Sinop 2016/2

Informativo!!! Apresentação Plano de Ensino. Disponibilização do Material (Professor Interativo). Comunicação com o Professor via (Email). priscila_pelegrini@unemat-net.br Faltas: Freqüência 75%. Atestado Médico Data de Entrega das Atividades. Horário de Entrada e Saída. Trabalhos Copiados. (Plágio) No Brasil o plágio é considerado crime e sua principal referência é a lei 9.610. Todavia, a lei 9.610 é voltada para a proteção de obras comerciais.. Para fins de trabalho acadêmico é mais adequado seguir-se as normas da ABNT, que não admitem exceções para textos copiados.

CONCEITOS Organização Associação ou instituição com objetivos definidos. Sistema Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada. Atividade Qualquer ação ou trabalho específico. Processo Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas. (Fonte: Aurélio Buarque de Holanda)

DEFINIÇÃO OSM Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos. (ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998)

DEFINIÇÃO OSM Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica. (CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

Antiga Organização & Métodos Antigo setor de O&M: Apenas aconselhamento, muito isolado Pouca preocupação com o o que, mais com o como Pouco ligado ao objetivo da empresa Organizava, por organizar Excesso de formulários Mero desenho de fluxogramas

Organização Sistemas e Métodos Atualmente mais focada em processos: Mais estratégica Não planeja pela organização Métodos para alcançar os objetivos da organização Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos Consultoria: melhorar os processos da empresa Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas Objetivos básicos: Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados Otimizar recursos e minimizar custos

Funções de OSM Introduzir métodos de trabalho mais eficazes: Bom nível de produtividade Minimização de ociosidade Ao menor custo possível Eficiência versus Eficácia Proporcionar melhores resultados com: Pessoal Material Espaço físico Tempo

Pessoal: Funções de OSM Racionalização na distribuição de tarefas Ferramentas mais adequadas Eliminação de atividades desnecessárias Material: Padronização de documentos Evitar desperdício (formulário e cópias) Espaço: Melhor distribuição do espaço Tempo: Evitar desperdício de tempo e re-trabalho

Aplicações de OSM Estrutura organizacional: Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e acompanhar a execução Elaborar e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários

Aplicações de OSM Desenvolvimento organizacional: Estudar e definir os ciclos organizacionais Analisar ações alternativas visando a maturidade Avaliar os impactos decorrentes de ações Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades

Aplicações de OSM Racionalização do trabalho: Definir a movimentação de documentos Definir o fluxo das decisões nos sistemas Estudar os sistemas e rotinas administrativas Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas Definir os formulários e demais instrumentos que acompanham as soluções adotadas Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas

Aplicações de OSM Controle de sistemas: Elaborar análise de viabilidade Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal Avaliar equipamentos disponíveis Sistemas de informação: Analisar e definir a amplitude dos níveis organizacionais contemplados Definir e estruturar os dados contemplados Definir e estruturar as atividades contempladas Definir e estruturar as informações contempladas

Profissional de OSM Profissionais Indicados: Administrador de empresas Analista de sistemas Contador Economista Denominação: Analista de Organização, Sistemas e Métodos Analista de Negócios Analista de Sistemas Analista de Processos

INTRODUÇÃO!!!! O mundo é composto, essencialmente, por Organizações que são heterogêneas. As Organizações precisam ser administradas para sobreviver às constantes mudanças do mundo. A palavra administração vem do latim ad (tendência para) e minister (subordinação). Entretanto, seu significado e conteúdo vêm sofrendo transformações, por meio das diferentes Teorias da Administração.

DEFININDO ADMINISTRAÇÃO Para Maximiniano (1997, p. 20), a Teoria Geral da Administração é o corpo de conhecimentos a respeito das organizações e do processo de administrá-las. A administração deve definir os resultados (objetivos) que espera alcançar e depois organizar os recursos da organização visando a obter esses resultados. (Drucker, 1999, p.16). 16

Definições para Administração Administração é um processo distinto, que consiste no planejamento, organização, atuação e controle, para determinar e alcançar os objetivos da organização pelo uso de pessoas e recursos. (George TERRY 1953). Administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. (Jules Henri FAYOL 1981). Administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz de recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais. (Reinaldo Oliveira da SILVA 2001). Administrar é o processo de dirigir ações que utilizam recursos para atingir objetivos. (Jucélio PAIVA 2011). 17

As variáveis da T.G.A. TAREFAS ESTRUTURA ORGANIZAÇÃO PESSOAS AMBIENTE TECNO- LOGIA Fonte: Chiavenato (2000)

Fonte: Chiavenato (2000) Teorias de Administração

Fonte: Chiavenato (200) Teorias de Administração

As Principais Teorias Administrativas Pode-se dizer que as teorias administrativas são aplicáveis às situações atuais das organizações. É necessário que o administrador as conheça bem para ter à sua disposição um leque de alternativas adequadas para cada situação. À medida que a administração se defronta com novas situações, as teorias administrativas precisam adaptar suas abordagens para continuarem aplicáveis a gestão das organizações contemporâneas.

Importância das Organizações Servem à sociedade: as organizações são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Realizam Objetivos: objetivos e metas individuais. Preservam o Conhecimento: as organizações com as universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou. Proporcionam carreiras: as organizações proporcionam aos seus empregados uma fonte de sobrevivência.

Definição de Organizações Segundo Barnar (1038): Organizações são sistemas cooperativos, formados por pessoas que se comunicam entre si e desenvolvem ações tendo em vista alcançar um propósito comum. Para Etzione (1964): são unidades sociais (ou agrupamentos humanos) intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir objetivos específicos... Organizações caracterizam-se por: Divisões de trabalho, poder e responsabilidades de comunicação planejadas intencionalmente; Com a presença de um ou mais centros de poder; Com possibilidade de substituição de pessoal.

Características das Organizações!! As organizações têm como principal razão de sua existência, atingir objetivos específicos. As pessoas são o principal recurso das organizações. As organizações são grupos de pessoas que usam recursos: recursos materiais, como espaço, instalações, máquinas, móveis e equipamentos, e recursos intangíveis, como tempo e conhecimentos. A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização.

Fonte: Maximiano (2009) Uma Organização é um sistema de recursos que procura realizar objetivos organizacionais. RECURSOS OBJETIVOS HUMANOS MATERIAIS FINACEIROS INFORMAÇÃO ESPAÇO TEMPO PROCESSOS DE TRANSFORMAÇÃO DIVISÃO DO TRABALHO PRODUTOS SERVIÇOS

Fonte: Maximiano (2009) AMBIENTE Ambiente Geral Condições Tecnológicas Condições Legais Ambiente de Tarefa Concorrentes Condições Culturais Fornecedores Empresa Clientes Condições Políticas Condições Ecológicas Entidades Reguladoras Condições Econômicas Condições Demográficas

O ambiente pode ainda ser classificado, quanto à sua dinâmica, em estável ou instável. Ambiente Estável: Estabilidade e permanência. Pouca mudança. Problemas ambientais rotineiros. Previsibilidade e certeza. Rotina e conservação. Reações padronizadas e rotineiras. Tendência à burocracia. Lógica do sistema fechado. Preocupação interna com a organização. Ênfase na eficiência. x Ambiente Instável:. Instabilidade e variação. Muita mudança e turbulência. Problemas ambientais novos. Imprevisibilidade e incerteza. Inovação e criatividade. Reações variadas e inovadoras. Tendência à adhocracia. Lógica do sistema aberto. Preocupação externa com o ambiente. Ênfase na eficácia. Fonte: Chiavaneto (2000)

Fonte: Maximiano (2009) Principais Funções Organizacionais ADMINISTRAÇÃO GERAL OPERAÇÕES MARKETING PESQUISA E DESENVOLVIMENTO RECURSOS HUMANOS FINANÇAS

Níveis Organizacionais Ambiente do Sistema Nível Institucional Entradas do ambiente Nível Intermediário Saídas para o ambiente Nível Operacional Penetração de forças ambientais Fronteiras dos níveis do sistema Fonte: Maximiano (2009)

Níveis Organizacionais: Novo Arranjo Ambiente Externo Lógica de Sistema Aberto Nível Institucional É o componente estratégico. Formulação de políticas gerais. Incerteza Nível Intermediário É o componente tático. Elaboração de planos e programas específicos. Mediação (limitação da incerteza) Nível Operacional É o componente técnico. Execução de rotinas e procedimentos. Lógica de Sistema Fechado Fonte: Maximiano (2004) Núcleo Técnico Certeza

TIPOS E FUNÇÕES DAS ORGANIZAÇÕES As organizações são criadas para prover produtos e serviços, segundo Moraes (2004), e podem ser de natureza econômica ou social. De natureza econômica: Empresas com finalidade lucrativa. De natureza social: São as organizações voltadas às ações comuns ou de utilidade pública, sem finalidade lucrativa. 31

De acordo com Maximiano (2007) as organizações estão representadas por: Organizações do Governo que são administradas pelo governo e têm como objetivo prestar serviços à comunidade em geral; Organizações Empresariais são organizações que têm como finalidade o lucro na produção e/ou comercialização de bens e serviços. Organizações do Terceiro Setor compreende as organizações de utilidade pública, sem fins lucrativos, e são criadas por pessoas sem vínculo com o governo. 32

QUANTO AO TIPO DE PRODUÇÃO Primárias ou extrativas: São as empresas dedicadas às atividades agropecuárias e extrativas. Secundárias ou de transformação: São as empresas que produzem bens físicos por meio da transformação de matérias-primas. Terciárias ou prestadoras de serviços: são empresas especializadas em serviços. Exemplos:!!!

Princípios Básicos da Organização 1. Divisão do trabalho Níveis Hierárquicos. 2. Especialização Função Específica. 3. Hierarquia Autoridade, Delegação. 4. Autoridade - Cargos. 5. Responsabilidade Inerente das pessoas. 6. Delegação Transferir Autoridade. 7. Amplitude administrativa Subordinados. 8. Centralização e Descentralização Decisão.

Princípios Básicos da Organização Vantagens da Centralização Desvantagens da Centralização decisões são tomadas por indivíduos com visão global da empresa tomadores de decisão são mais experientes, capacitados decisões são mais consistentes com planejamento executivos estão longe do dia-a-dia da empresa executivos têm pouco contato com funcionários caminho complexo das comunicações

Organizações como Sistema Aberto As organizações possuem uma interação com o meio que atua: fornecedores, concorrentes, governo, clientes, etc. Elas influenciam no ambiente e sofrem influências deste. Pela Teoria de Sistemas, as organizações possuem algumas características específicas: 1. Comportamento probabilístico e não determinístico 2. Partes de mundo maior e feita de partes menores 3. Fronteiras, limites. 4. Homeostase Adaptabilidade. 5. Morfogênese Capacidade de Mudanças.

ELEMENTOS DEFINIDORES DA ESTRUTURA Sistema de Atividades Divisão e especialização do trabalho: uma das primeiras tarefas para o delineamento da estrutura é a decisão sobre a forma como o trabalho será dividido e distribuído. Departamentalização: a regra de reunião dessas tarefas em blocos coerentes que permitam sua coordenação por meio de diversas subunidades e níveis da organização. Os critérios mais frequentes de departamentalização são: o Funcional o Geográfico ou territorial o Por produto o Por processo produtivo o Por mercado/cliente: o Por projetos o Há, ainda, formas combinadas importantes, como as estruturas divisionais ou as estruturas matriciais

ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA Dois tipos: Áreas fim Atividades e funções ligadas ao ciclo de produção ou colocação do produto no mercado (objetivo da empresa) Produção, Marketing Áreas meio Proporcionam os meios para que as áreas fim cumpram sua finalidade Administração de Finanças, Administração de Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial

ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA Enfoque Sistêmico Não são unidades organizacionais Existe interação entre as diversas áreas Composição de uma área funcional: Conjunto de funções Grupos de atividades específicas e inter-relacionadas Observe alguns exemplos de áreas funcionais no livro: OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002

Organização, Sistemas e Métodos Evolução da Teoria das Organizações

Algumas grandes conquistas da Humanidade: As pirâmides do Egito A Grande Muralha da China A Acrópole (Grécia) A catedral de Colônia (Alemanha) As grandes navegações Os canais de Suez e do Panamá Estação Espacial Internacional (ISS)

CIVILIZAÇÕES ANTIGAS Pré-História China Israel Divisão de trabalho e uso de métodos Divisão formal do trabalho, padrões e qualidade Velho Testamento Êxodo, Levítico, Números, Deuteronômio, Livro dos Reis Grécia Planejamento de qualidade Especificações e controle de qualidade Inspeção de produtos Controle de processos Melhoria de qualidade

ESCOLA CLÁSSICA Taylor e Fayol Método científico e racional na administração Caráter descritivo, prescritivo e normativo Estrutura formal único caminho viável para eficiência Divisão do trabalho Supervisão funcional

ESCOLA CLÁSSICA Eficiência Unidade de comando autoridade única Autoridade versus Responsabilidade Responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade Linha (comando) versus Staff (aconselhamento) Falhas: Extremamente mecanicista Abordagem incompleta da organização Organização como um sistema fechado

ESCOLA DAS RELAÇÕES HUMANAS Mayo (Experiência de Hawthorne) Trabalho só tem sentido enquanto existe atividade grupal Recompensas e sanções do grupo social têm maior influência que as provenientes da estrutura formal Maior especialização do trabalho pode conduzir à monotonia e não necessariamente à eficiência

Escola das Relações Humanas Falhas: Visão inadequada dos problemas de relações industriais Parcialidade nas conclusões Concepção ingênua e romântica do operário Ênfase demasiada nos grupos informais

Escola Comportamental Maslow & McGregor Cooperação entre empresários, empregados e clientes Alcançar objetivos individuais dirigindo esforços grupais para os objetivos da organização Escala motivacional Cada indivíduo atua de forma particular e única Psicológico Estilo participativo de liderança. Autocontrole em oposição ao autoritarismo Une as duas escolas anteriores. Excesso de Tratamento Psicológico

Escola Estruturalista Max Weber Inter-organizacional A Organização é composta por estruturas menores Homem organizacional Tratamento do conflito Clássica: identidade de interesses (desconhece conflito) Relações Humanas: harmonia via compreensão Comportamental: resolve por integração de necessidades Estruturalista: processo social, inerente às relações de produção

Escola Estruturalista Max Weber Abre caminho para a Teoria Geral dos Sistemas Burocracia Racionalidade, precisão, rapidez, uniformidade, continuidade, constância, subordinação, confiabilidade

ESCOLA SISTÊMICA Modelo mecânico inspirado na Física Modelo orgânico inspirado na Biologia Modelo sistêmico Novo enfoque Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. : Atlas, 2002)