Tecnologias para Virtualização de Documentos e Processos Julho de 2012
Conceitos de ECM/BPM ECM Enterprise Content Management Gestão de Documentos (GED) BPM Business Process Management Gestão de Processos (Workflow)
ECM (GED) Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa, onde quer que tais informações se encontrem. Entrada Transformação Armazenamento Pesquisa formulário web; dcto digitalizado; docto word; e-mail; imagem... conversão tipos; ocr; pesquisa a outras bases (legado) controle de versão; check-in / check-out. outros repositórios; lista de documentos não-estruturados. Descarte Publicação Distribuição controle de temporalidade; histórico. informação estruturada e nãoestruturada fluxo eletrônico de aprovação e revisão; colaboração. Segurança (auditoria, controle de acesso, permissões...)
ECM (GED) Ciclo de Vida
ECM (GED) Conteúdo trabalhado é informação
BPM (Workflow) O Business Process Management (BPM) é, em síntese, um conceito que une gestão de negócio e tecnologia da informação voltado à melhoria dos processos de negócio das organizações através do uso de métodos, técnicas e ferramentas para modelar, publicar, controlar e analisar processos operacionais envolvendo humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. Modelagem Simulação Execução Otimização Controle Segurança (auditoria, controle de acesso, permissões...)
BPM (Workflow) Formulário eletrônico on-line Acionar um processo Acessar os dados do cliente a partir de sistemas de back-end Atribuir uma tarefa ao representante correto do atendimento ao cliente Analisar, colaborar, aprovar ou recusar pleitos Enviar notificação ao cliente Solicitar mais informações Colaborar Temporizar as respostas Transformar e intercambiar conteúdo Arquivar
Mudança de Paradigma Soluções em função da melhor utilização de informação de todos os tipos: estruturadas e não-estruturadas. 20% Estruturada 80% Não Estruturada Investimentos em soluções de ERP,BPM, ECM, CRM, BI, de colaboração e outros, integrando conteúdo nãoestruturado, processos de trabalho, gestão, administração e informação estruturada, para ter 100% do conhecimento ao tomar decisões estratégicas. Eliminar os silos de informação.
Mudança de Paradigma Fatos A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil documentos. Fonte: Gartner e Forrester (2009)
Mudança de Paradigma Portal do Cidadão Normas e procedimentos Geração de Documentos do Estado, assinatura digital. TV Digital Acesso via Dispositivo Móvel ECM/BPM Catálogo de Serviços OnLine E-mail Archiving Concessão de Benefícios Treinamento Demandas/denuncias
Formulários operacionais e armazenamento de documentos
Definição de fluxos de trabalho e o acompanhamento das atividades de forma visual.
Guia que exibe, do lado esquerdo, as pastas de conteúdo, agrupadas por afinidade (família de documentos). Clicando na pasta são exibidas, na janela à direita, todos os conteúdos e/ou subpastas contidos na pasta selecionada.
Preparação, envio Recebe, Lista e e-mail Encaminha Devolve Redistribui Arquiva
Advogados PGE Ministério Público Tribunais Superiores Defensoria Pública PGM Petição - Intimação - Parecer - Processo Eletrônico - Assinatura Digital Portal TJ / Web Service processo judicial eletrônico desmaterializando documentos Documentos Workflow Certificação Digital Abrir Processo - Adicionar Documentos - Consultar Processo Eletrônico - TJP Web Service Themis 2º Grau - Despacho/Decisão/Acórdão - Adicionar Documentos - Consultar Processo Eletrônico Magistrados Processual / Distribuidor Secretarias dos Órgãos Julgadores Cartórios
CAPTIVA WEB
FOCO: Integrar as aplicações através dos serviços BPM.
SEFAZ CDA eletrônica Desenvolvida Documentum Ação Fiscal Auto de lançamento ECM Novo B&A Ação Fiscal Auto de lançamento BPM Novo B&A SARH Afastamento Novo B&A
Evolução das plataformas 1996 - Notes Groupware Processos e Documentos - Programação na própria ferramenta 2001 - Oracle Workflow - Processos e programação para os Documentos (java, vb, dotnet...) 2009 - Documentum ECM/BPM, Abril 2010 implantado na PROCERGS processos e documentos num repositório único. 2012 B&A Bonita BPM e Alfresco ECM. Agosto de 2012, plataforma instalada com a infraestrutura pronta para o desenvolvimento de soluções. Independência da ferramenta, uso de padrões abertos.
Evolução das plataformas
Evolução das plataformas
Solução para o Estado Garantir a melhor solução para ECM/BPM funcionalidades; custos; escalabilidade. Independência de ferramenta; Evolução das tecnologias implica em novas ferramentas; Uso de padrões abertos.
www.procergs.rs.gov.br