Fechamento de Balanço Almoxarifado 1ª Etapa: Realizar a emissão do relatório de Balancete de Materiais por Dotação através do Menu Relatórios / Prestação de Contas. Será aberta a seguinte tela: Informe o Almoxarifado Inicial e Final de trabalho, a Dotação Inicial e Final e o Período que será prestado contas e clique em OK; E&L Produções de Software 1
2ª Etapa: Conferir se o Saldo Inicial está batendo com o valor que foi prestado contas no ano anterior. Obs.: Caso o saldo Inicial não esteja batendo deve-se realizar a conferência das notas de entradas e requisições realizadas para o acerto das mesmas, para que o saldo anterior possa ser levado para o próximo ano corretamente, sendo assim o Saldo Inicial do ano corrente. 3ª Etapa: Realizar a conferência dos valores de Entradas. Realizar a emissão do relatório de Listagem de Minutas de Entradas, através do Menu Relatórios / Entradas / Listagens. E&L Produções de Software 2
Ao clicar sobre o relatório será aberta a seguinte tela: Informe o Almoxarifado Inicial e Final de trabalho a ser realizada a conferência, o Produto Inicial e Final e o Período que está sendo realizadas as conferências e clique em OK; E&L Produções de Software 3
Assim o valor de entradas deve bater com o valor de liquidações da contabilidade, pedir para o setor contábil realizar a emissão do relatório de liquidações para a conferência. Divergência de valores Em caso de valores divergentes nas entradas, deve-se fazer a conferência de nota por nota para verificar se os valores lançados estão de acordo com o relatório de liquidação, somente com a conferência será possível estar verificando onde está a divergência de valores e estar realizando o acerto do mesmo. 4ª Etapa Realizar a conferência dos valores de Saídas. Os valores de saídas são repassados para a contabilidade, pois são as requisições efetuadas no sistema. E&L Produções de Software 4
Obs.: Caso queira o relatório detalhado das requisições realizadas, basta ir ao Menu Relatórios / Requisições / Listagens/ Listagem de Minutas de Requisições Ao clicar sobre o relatório será aberta a seguinte tela: Informe o Almoxarifado Inicial e Final de trabalho, o Produto Inicial e Final e o Período desejado e clique em OK; E&L Produções de Software 5
Obs.: Quem passa os valores de requisições é o setor de Almoxarifado para o setor contábil. Assim o valor de requisição deve ser passado para o mesmo, para que possa ser contabilizado. 5ª Etapa Assim teremos o Saldo Atual: Após essa conferência será verificado o Saldo Atual. Obs.: O saldo atual é o Saldo Inicial + Entradas + Créditos Saídas Débitos = Saldo Atual. Créditos e Débitos Quando é realizada uma transferência e a devolução da mesma, ou a realização de inventário. E&L Produções de Software 6
6ª Etapa: Realizar a emissão dos relatórios de Balancete De Materiais Por Dotação (Menu Relatórios / Prestações de Contas) e Inventário / Saldo ( Menu Relatórios / Inventário / Saldo) para comprovação dos valores. 7ª Etapa: Após a conferência de valores, será realizada a emissão do Inventário / Saldo, para o envio para o Tribunal de Contas. Através do Menu Relatórios / Inventário/Saldo / Inventário / Saldo de Materiais Consolidado ou Inventário / Saldo por dotação. 8ª Etapa Após realizar toda a conferência dos dados e impressão dos relatórios, será realizada a trava de movimentação do sistema, para estar iniciando os trabalhos do próximo ano. Só poderá dar inicio aos trabalhos do próximo ano, quando o ano anterior estiver finalizado. Para travar as movimentações acesse Menu Arquivos / Cadastro do Sistema / Almoxarifado, aba Movimentações. Assim informe o período de fechamento, por exemplo, estamos fechando 2014, assim deve ser informada a data 31/12/2014. Para o inicio de 2015. Dicas: Estar realizando a prestação de contas mensalmente se possível com o setor contábil, conferindo entradas e saídas. A Conferência mensal elimina o risco de divergências a aumenta a eficácia dos trabalhos para a prestação de contas anual. Após essa conferência travar as movimentações a cada prestação de contas do mês, se esta for mensal através do Menu Arquivos / Cadastro do Sistema / Almoxarifado Aba Movimentações e informe no campo Travar as movimentações Até a Data:, e informe a data referente ao mês de fechamento XX/XX/2014. Realizar a emissão do relatório de saldo do almoxarifado e verificar se existem saldos negativos e realizar a correção dos mesmos antes de efetuar a prestação de contas mensal ou anual. Esclarecimentos sobre a forma de prestação de contas devem ser obtidos com o tribunal de contas do Estado do Espírito Santo através do site http://www.tce.es.gov.br, na aba Jurisdicionado opção Prestação de Contas Anual, existe várias dicas e informações sobre a nova forma de prestação de contas conforme a Instrução Normativa 28/2013. Obs.: Conforme a IN 28/2013, estabeleceu novos relatórios conforme ANEXO 15 a 22, os mesmos já estão em fase de confecção para a prestação de contas em 2015 referente a 2014. E&L Produções de Software 7
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