PROGRAMAÇÃO DA ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAIS DE 2009 DA 2ª FASE SISTEMA AUDESP

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1 PROGRAMAÇÃO DA ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAIS DE 2009 DA 2ª FASE SISTEMA AUDESP

2 Índice Introdução Contas Anuais: Exercício Relação de Contratos de Concessão e Permissão Relação de Contratos de Concessão e Permissão: Gerador AUDESP Mapa de Precatórios Mapa de Precatórios : Gerador AUDESP Conciliação Bancária Conciliação Bancária : Gerador AUDESP Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos Sistema de Contabilidade Sistema da Folha Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos: 14 Gerador AUDESP Remuneração de Agentes Políticos Sistema de Contabilidade Sistema da Folha Remuneração de Agentes Políticos: Gerador AUDESP Coletor AUDESP 2º Fase Coletor AUDESP 2º Fase: Criação do pacote Coletor AUDESP 2º Fase: Transmissão do Pacote Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 2

3 Introdução Contas Anuais: Exercício 2009 No ano de 2010 o sistema AUDESP, tem trabalhado para a implantação de sua 2º fase de coleta de informações das entidades Públicas que consiste, em sua maioria, nas contas anuais da entidade. Desde o dia 5/5/2009 está disponível as prestações de contas anuais via Coletor Audesp. Os documentos obrigatórios de cada entidade estão descritos na tabela abaixo: Via Coletor AUDeSP - 2ª Fase - Pg 01 Descrição do Documento Tipo do Documento Estruturado Tipo do Arquivo Relação de Contratos de Concessão Relação de Contratos de concessão e Permissão de Serviço Público SIM.XML Mapa de Precatórios Mapa de Precatórios SIM.XML Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos SIM.XML Conciliações Bancária Conciliação Bancária Complemento de Conciliações Bancária SIM.XML Remuneração de Agentes Políticos Complemento Remuneração de Agentes Políticos SIM.XML Remuneração de Agentes Políticos Balanços Isolados Dados Balanços Isolados SIM.XML Balanços Conjuntos Dados Balanços Conjuntos SIM.XML Balanços Consolidados Dados Balanços Consolidados SIM.XML Legenda: Apenas Prefeituras PM, CM, Autarquias e Institutos PM, Autarquias e Institutos Tabela 1 : Documentos interação Direta AUDESP Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 3

4 Importante 1 - Para todos os clientes é obrigatório através da Via Interação Direta os seguintes Documentos, antes de realizar qualquer procedimento, usando Gerador Audesp e transmitir pelo Coletor Audesp: Atualização do Cadastro Geral de Entidades; Relatório de Atividades Os Procedimentos para o envio desses documentos estão descritos no MANUAL VIA INTERAÇÃO DIRETA disponível em : < 2 - Para os documentos que não possua informação a serem publicadas, deves-se cadastrar uma Declaração Negativa que são os seguintes documentos: Mapa de Precatórios ( Somente Prefeituras ); Conciliação Bancária; Relação de Contratos de Concessão e Permissão de Serviço Público ( Todas as entidades Excluído as Câmaras ); 3 - Para mais informações de técnicas, entre no manual Técnico das Contas Anuais disponível no site (pdf): < anual_tecnico_operacional_contas_anuais_v1_0.pdf> Apresentaremos passo a passo, como proceder o envio dos documentos Coletor Audesp, lembrando que o prazo para o envio é 15/6/ Relação de Contratos de Concessão e Permissão; Acessar o sistema de Contabilidade, no Módulo Cadastro>>Menu Complementares >> na Tela Contratos (126). Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 4

5 Figura 1 SCPNCP Modulo Cadastro versão 10.3 Importante :Proceder o cadastramento, lembrando que para o cadastramento de Concessão e Permissão, o campo Tipo deve ser como = ( Permissão e ou Concessão ); Figura 2 SCPNCP Cadastro de contatos [tela 126] versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 5

6 1.2 Relação de Contratos de Concessão e Permissão Gerador AUDESP Figura 3 Gerador XML Contratos Concessão versão Mapa de Precatórios ( Somente Prefeituras ); Acessar o sistema de Contabilidade, no Módulo Cadastro>>Menu Complementares (Figura 1) na Tela Precatórios (161), e proceder o cadastramento dos precatórios. Importante: tendo como orientação os precatórios em que estiverem em curso, isto é, sendo executados deverão ser obrigatoriamente cadastrados, lembrando, precatório dentro do exercício vigente e precatório que ultrapassa o exercício vigente para contabilizar corrente; Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 6

7 Figura 4 SCPNCP - Cadastro de Precatórios versão Mapa de Precatórios : Gerador AUDESP Figura 5 Gerador XML Mapa Precatório versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 7

8 3.1 Conciliação Bancária Para criar a Conciliação Bancária acessar o sistema de Contabilidade, no Módulo Movimento>>Menu Conciliação Bancária Figura 6 SCPNCP Modulo Movimento Menu Conciliação Bancária versão 10.3 Para proceder com o cadastramento das conciliações bancárias, entre na tela Criar Conciliação Bancária (286). Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 8

9 Figura 7 - Criar Conciliação Bancária [Tela 286] Versão 10.3 No caso uma conta corrente apresente saldo contábil zerado e o saldo do extrato zerado, é necessário demonstrar a Declaração Negativa da conciliação bancária. Basta acessar o sistema de contabilidade no Módulo Movimento>>Menu Conciliação Bancária (Figura 6 ) e clicar na tela Gerar Conciliação Automática (292); Figura 8 Gerar Conciliação Automática [Tela 292] Versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 9

10 3.1 Conciliação Bancária: Gerador AUDESP Figura 9 - Gerador AUDESP : Conciliação Bancária Versão Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos Sistema de Contabilidade: Cliente que não possuí o sistema da Folha integrada com o sistema de Contabilidade da Novosis; Para cadastrar a Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos acesse o sistema de Contabilidade, no Módulo Movimento>>Menu Audesp. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 10

11 Figura 10 SCPNCP Modulo Movimento Menu AUDESP versão 10.3 Clique na tela Concessão de Agentes Políticos (296), e proceda o cadastramento da concessão de reajuste da remuneração dos agentes políticos do exercício de 2009; Figura 11 Concessão de Agentes Políticos [Tela 296] Versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 11

12 4.1.2 Sistema da Folha : Cliente possuí o sistema da Folha integrada com o sistema de Contabilidade da Novosis; Para cadastrar a Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos acesse o sistema da Folha de Pagamento, no Módulo Eletrônico>>Menu Diversos>>em Arquivos XML para o TCE-SP (038). Figura 12 SCPNFP; modulo eletrônico Menu Diversos Versão 10.3 Proceda o cadastramento da concessão de reajuste da remuneração dos agentes políticos do exercício de 2009 na tela Manutenção Concessão; Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 12

13 Figura 13 - Manutenção de concessão [tela 38] versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 13

14 4.2 Concessão de Reajuste da Remuneração de Agentes Políticos Gerador AUDESP Figura 14 Gerador AUDESP Concessão de Reajuste Versão Remuneração de Agentes Políticos Sistema de Contabilidade: Cliente que não possuí o sistema da Folha integrada com o sistema de Contabilidade da Novosis; Para cadastrar a Remuneração de Agentes Políticos acesse o sistema de Contabilidade, no Módulo Movimento>>Menu Audesp (figura 10) Proceda o cadastramento de toda a remuneração dos agentes políticos de todos os períodos do exercício de 2009 na tela Remuneração de Agentes Políticos (295). Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 14

15 Figura 15 - Remuneração de Agentes Políticos [tela 295] versão Sistema da Folha : Cliente que possuí o sistema da Folha integrada com o sistema de Contabilidade da Novosis; Para cadastrar a Remuneração de Agentes Políticos acesse o sistema de Folha de Pagamento no Módulo Eletrônico>>Menu Diversos>>em Arquivos XML para o TCE-SP (038) (Figura 12) Proceda o cadastramento de toda a remuneração dos agentes políticos de todos os períodos do exercício de 2009 na tela Geração.Essa tela irá gerar todas as remunerações dos agentes políticos processados através da folha de pagamento durante todo o exercício de Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 15

16 Figura 16 - Manutenção de Remuneração [tela 38] Aba Principal - versão 10.3 Na Aba Cargos o cliente deverá informar o Código do cargo para quem for cadastrado o agente político. Figura 17 - Manutenção de Remuneração [tela 38] Aba Cargos - versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 16

17 Na Aba Eventos está dividida pela Remuneração Bruta, Deduções de Faltas e Outras Deduções, que deve informar os respectivos eventos para os calcular a remuneração. Esses códigos não seguem uma legislação, cabendo a cada entidade cadastrar esses eventos. Figura 18 - Manutenção de Remuneração [tela 38] Aba Eventos - versão 10.3 Para verificar se os valores foram gerados corretamente, basta acessar no Módulo Eletrônico>>Menu Diversos>>em Arquivos XML (figura 12) ir na tela Manutenção de Remuneração, clicar no botão Pesquisar onde irá demonstrar todos os Agentes Políticos com os suas Remunerações; Importante: Caso o Agente político não tenha remuneração em determinado mês do período é necessário informar manualmente o motivo. Para isso, selecione o período sem remuneração (Figura 19) e clique no botão Editar. Escolha uma das opções para na caixa Motivo e posteriormente no botão OK (Figura 20). Repita o processo em todos os meses sem remuneração e em todos Agentes Políticos que não tiveram remuneração em algum mês do exercício. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 17

18 Figura 19 - Manutenção de Remuneração [tela 38] Pesquisa - versão 10.3 Figura 20 - Manutenção de Remuneração [tela 38] Editar - versão 10.3 Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 18

19 5.2 Remuneração de Agentes Políticos: Gerador AUDESP Figura 21 Gerador AUDESP Remuneração Versão Coletor AUDESP 2º Fase O coletor AUDESP 2ª fase usado para enviar os documentos gerados aqui apresentados, encontra-se no site do Tribunal de Contas do estado de São Paulo no link abaixo: < Siga os passos descritos no site e escolha a configuração corretamente de acordo com seu sistema operacional. Após o download salve a pasta do coletor na pasta dos sistemas SCPN Ex: C:\SCPN\Coletor_fase2 Dentro da pasta encontram-se os seguintes arquivos: Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 19

20 Figura 22 - Coletor AUDESP 2ª fase Clique no arquivo Coletor.bat, logo a seguinte janela abrirá: Figura 23 Coletor AUDESP 2ª Fase [Janela Principal] Importante: sempre que usar o coletor AUDESP, antes de criar um pacote, clique em Transmitir para que o coletor seja atualizado, essas atualizações são decorrentes do próprio tribunal, são automáticas e geralmente são imperceptíveis, assim que a janela para a digitação do login e senha da entidade aparece logo que a atualização é concluída. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 20

21 6.2 - Coletor AUDESP 2º Fase: Criação do pacote Figura 24 Coletor AUDESP 2ª Fase [Funcionalidades] Antes de procedermos com a criação do pacote, devemos selecionar o Município. Na tela principal do coletor, menu configurações, clique em Seleção de Municípios. A seguinte janela será aberta: Figura 25 Coletor AUDESP 2ª Fase [Seleção de Municípios] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 21

22 Após escolher o Município, clique no botão Gravar e feche a janela. Voltando a Janela Principal no menu Pacotes clique em Criar. A seguinte janela abrirá: Figura 26 Coletor AUDESP 2ª Fase [Aba Identificação] Figura 27 Coletor AUDESP 2ª Fase [Aba Conteúdo] Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 22

23 Importante: Ao Clicar no botão Adicionar o arquivo antes de ir para a lista abaixo passa por uma validação, caso o arquivo apresente algum erro uma janela será apresentada com o erro encontrado e a linha no qual se encontra o erro no arquivo XML, faça as devidas correções, em caso de dúvida, entre em contado com o suporte da REGRA. Figura 28 Coletor AUDESP 2ª Fase [Aba Documentos] Na Aba Documentos (figura 26) apenas confirme o(s) arquivo(s) que fara(m) parte do pacote a ser transmitido.finalmente na Aba Salvar Pacote (figura 27) escolha a pasta onde será salvo o pacote para a transmissão. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 23

24 Figura 29 Coletor AUDESP 2ª Fase [Aba Salvar Pacote] Coletor AUDESP 2º Fase: Transmissão do Pacote Voltando a janela principal (Figura 21) entre no menu Pacotes e em seguida clique em Transmitir. Uma pequena janela abrirá para a verificação do código da entidade e a senha, após a verificação a seguinte janela será apresentada: Importante: antes de enviar qualquer pacote, verifique se não existe nenhum documento no Portal da entidade no AUDESP que deve ser lido, caso tenha, na janela principal do Portal aparecerá uma mensagem no centro Documentos de leitura Pendentes então, siga os seguintes passos: - Entre no Portal AUDESP 2ª Fase no endereço: < - No Portal AUDESP na tela principal clique no menu Documento e depois Confirmar leitura de documento - Clique no botão Abrir e posteriormente confirme a leitura do documento clicando no botão Confirmar leitura O Documento desaparecerá e será liberado o envio de novos pacotes. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 24

25 Figura 30 Coletor AUDESP 2ª Fase [Transmitir Pacote] Importante: Para evitar erros de transmissão siga algumas dicas: - Faça todos os pacotes e depois transmita. - Sempre transmite um pacote de cada vez - Após enviar o pacote, confirme seu recebimento no Portal AUDESP, confira se ele gerou algum documento que necessite de leitura, confirme e só depois envie outro pacote Dúvidas de como consultar o Portal AUDESP, entre em contado com o suporte da REGRA. Rua Jacob Hartheman 235 CEP Tupã - Estado de São Paulo 25