Apresentação 1 PostgreSQL 8.2/ 8.3 Domingos Martins ES v. 1.0 2
Introdução ão: Com a necessidade de manter os bens o maior tempo possível em uso, torna-se importante um acompanhamento eficiente de sua manutenção e efetiva utilização. Prevendo todas as rotinas necessárias ao perfeito funcionamento da administração de patrimônio, o sistema de administração de bens patrimoniais controla com precisão a utilização, manutenção, localização e substituição do bem. O oferece controle absoluto sobre os bens, uma vez que todas as etapas de utilização são documentadas. As entregas, transferências e baixas são regulamentadas com termos de responsabilidade, tornando os usuários/ funcionários responsáveis pelo patrimônio colocado sob seus cuidados. 3 Principais Vantagens: Permite o controle dos bens recebidos e concedidos por comodato; Histórico do bem patrimonial relatando todas as suas movimentações, transferências, reavaliações, depreciações etc; Emissão do Termo de Guarda e Responsabilidade, individual e coletivo; Registro de abertura e fechamento do inventário, bloqueando as movimentações durante o período estipulado, bem como possibilita cadastrar, baixar e transferir os bens durante o processo, além de possibilitar o inventário automático via Palm; Agregação de bem(ns) e desvinculação do(s) bem(ns) quando necessário; Contabilização automática dos movimentos efetuados pelo sistema mensalmente; Registra e emite relatórios das manutenções preventivas e corretivas dos bens; Duplicação de bens, possibilitando utilizar intervalos de tombamentos não utilizados; Reavaliação e depreciação do bem; Integração com os sistemas E&L ERP Compras, Licitações e Contratos e E&L ERP Almoxarifado. 4
O é formado pelos seguintes menus: Arquivos; Aquisições; Transferências; Baixas; Inventário; Reavaliação/ Depreciação; Outros; Relatórios; Opções. 5 Submenus do menu Arquivos: Neste menu são feitos os cadastros gerais, comuns a todos os sistemas da E&L, como por exemplo, os cadastros de Empresa, Filial e Pessoa e os cadastros do sistema que são cadastros pertencentes às tabelas utilizadas unicamente e exclusivamente no sistema. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Tipo de Bens; Tipo de Aquisição/ Situação de Bens; Motivos Diversos. 6
Tipo de Bens: Esta tela será utilizada para cadastrar os tipos de bens que o sistema irá controlar. Com isso, ao cadastrar um bem, ele será classificado pelo tipo, e conforme configuração o sistema disponibilizará os campos pertencentes ao bem a ser cadastrado. Os mais utilizados são bens móveis (mesa, armário etc) e bens imóveis (terreno, apartamento etc). 7 Tipo de Aquisição ão/ Situação de Bens: Através desta tela o sistema irá fazer o controle das formas de aquisição de cada bem, podendo ser uma compra (aquisição), empréstimo, locação, doação, comodato etc. Esta informação é cadastrada no ato do cadastro do bem. Dessa forma o órgão terá um controle detalhado de cada patrimônio por tipo de aquisição, através de relatórios, facilitando as prestações de contas. 8
Motivos Diversos: Esta tela será utilizada para o cadastro dos diversos motivos, a serem utilizados para os procedimentos de baixa, transferência, inventário, manutenções etc. Exemplo de motivos: inservível, troca de setores etc. 9 Submenus do menu Aquisições ões: O menu aquisições permite registrar a entrada do bem no patrimônio da municipalidade, cadastro de agregação de bens, registro e emissão do Termo de Guarda e Responsabilidade, além de possibilitar o tombamento automático dos bens (equipamento permanente) cadastrados no almoxarifado. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Aquisição de Bens Patrimoniais; Agregação de Bens Patrimoniais; Termo de Guarda e Responsabilidade. 10
Aquisição de Bens Patrimoniais: Esta tela permitirá o usuário cadastrar todas as informações referentes a aquisição do bem, como especificação, tipo de aquisição, documento utilizado para a aquisição, número do documento, local de destinação, tipo de recurso, classe em que se enquadra, responsável, garantia, estado de conservação, duplicação dos bens, inserção de imagem para melhor localização do bem entre outras informações necessárias. 11 Agregação de Bens Patrimoniais: O usuário irá agregar os bens através desta tela, informando o bem principal, a data de vinculação e o motivo, caso necessário, efetuará a desvinculação quando for preciso. 12
Termo de Guarda e Responsabilidade: Esta tela permite ao usuário indicar os filtros necessários para emissão do relatório de Termo de Guarda e Responsabilidade que será assinado pelo responsável pelos bens de cada local/ setor, de forma individual ou coletiva. 13 Submenu do menu Transferências: Conforme a necessidade, os bens podem sofrer alterações de localização e de responsabilidade. Este menu permitirá ao usuário fazer a transferência de forma coletiva ou individual, mantendo o histórico da movimentação do bem para fins de auditoria. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Transferência de Bens Patrimoniais. 14
Transferência de Bens Patrimoniais: Esta tela permite ao usuário informar a data de transferência, tipo, documento, o motivo e os bens a serem transferidos. Podendo ser de um local para outro ou de uma responsabilidade para outra, de forma coletiva ou individual. 15 Submenu do menu Baixas: Durante determinado tempo a vida útil de um bem patrimonial vai chegando ao fim e, dependendo da situação, o bem pode se encontrar quebrado, desaparecido, inservível, extraviado etc, desta forma o bem não poderá ser mais utilizado, levando assim a sua baixa. Devido a essas circunstâncias o órgão não se responsabilizará por esses bens e nem pelo seus respectivos valores. E, através deste menu, o usuário irá cadastrar todas as informações necessárias para gerar a baixa e imprimir o Termo de Baixa Patrimonial. Logo em seguida, como exemplo deste menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Baixa de Bens Patrimoniais. 16
Baixas de Bens Patrimoniais: Esta tela permitirá o usuário cadastrar todas as informações necessárias para registro das baixas dos bens. 17 Submenu do menu Inventário rio: Com a necessidade de levantamento e identificação dos bens e locais, visando comprovação de existência física, integridade das informações contábeis e identificação do responsável, o veio proporcionar ao usuário de forma ágil e organizada a execução do inventário, disponibilizando todas as ferramentas necessárias para efetivação do mesmo de forma manual ou automática (via palm), agilizando os trabalhos da administração. Em seguida veremos o exemplo desse menu: Inventário. 18
Inventário rio: Através desta tela a comissão patrimonial poderá registrar todo o processo de inventário de bens do órgão, podendo ser feito inclusive, de forma automática, ou seja, via palm, agilizando assim os trabalhos diários. 19 Submenus do menu Reavaliação ão/ Depreciação ão: Os bens patrimoniais, devido ao uso e pelo desgaste natural ao longo do tempo, sofrem desvalorização de seu valor original, a qual se denomina depreciação. As reavaliações tem por objetivo atualizar os preços dos bens, tomando por base aqueles em vigor no mercado, devendo, entretanto, ser levado em consideração o estado do bem. Este menu permitirá ao usuário criar as fórmulas e os critérios de seleção para cálculo, conforme estipulado pelo órgão, além de permitir a baixa e a transferência dos bens após o cálculo da operação e bloquear as movimentações durante o processo. Logo em seguida, como exemplo deste menu, serão demonstradas telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Selecão; Fórmula de Cálculo; Reavaliação/ Depreciação. 20
Seleção ão: Nesta tela o usuário irá cadastrar os critérios para seleção, selecionando apenas os registros que sofrerão o processo no ato da reavaliação/ depreciação. 21 Fórmula de Cálculo: O usuário irá configurar a fórmula do cálculo para reavaliação/ depreciação conforme estabelecido pela administração para atualização dos valores. 22
Reavaliação ão/ Depreciação ão: Depois de criar os critérios de seleção e fórmula de cálculo, é necessário então proceder com o cadastro e processamento da reavaliação/ depreciação, onde o sistema irá proceder os cálculos para atualização. 23 Submenus do menu Outros: Com a necessidade de manter o controle dos bens alienados, assegurados e as manutenções/ reparos ocorridos, o disponibiliza ao usuário o gerenciamento dos procedimentos acima relatados, além de possuir o cadastro e a geração das preventivas que possam ocorrer. Dessa forma, o controle sobre essas operações será mais amplo e as prestações de contas mais ágeis para fins de auditoria. Logo em seguida, como exemplo deste menu, serão demonstradas telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Alienação de Bens Patrimoniais; Seguro de Bens Patrimoniais; Manutenção/ Reparos de Bens Patrimoniais. 24
Alienação de Bens Patrimoniais: Alguns bens que são ingressados no patrimônio do órgão podem estar alienados a alguma empresa. O E&L ERP Patrimônio, através desta tela, proporciona ao usuário controlar esses bens através do cadastro e de data de vencimento da mesmo, e ainda obtêm a impressão da Nota de Alienação para fins de auditoria. 25 Seguro de Bens Patrimoniais: Alguns bens que são ingressados no patrimônio do órgão podem estar assegurados a alguma empresa. O através desta tela proporciona ao usuário controlar esse bens através do cadastro e do valor do seguro, bem como a data de vencimento da apólice, além de obter a impressão da Nota de Seguro para fins de auditoria. 26
Manutenção ão/ Reparos de Bens Patrimoniais: Esta tela proporciona ao usuário cadastrar qualquer tipo de manutenção que o bem poderá sofrer durante a sua vida útil. Essa manutenção poderá ser corretiva, preventiva e corretiva ou preventiva, mantendo total controle das operações, além de obter informações dos gastos ocorridos durante o processo de manutenção dos bens patrimoniais. 27 Submenus do menu Relatórios rios: Com a necessidade de manter o controle sobre as movimentações feitas no sistema de patrimônio, o proporciona ao usuário vários relatórios que irão facilitar os trabalhos na realização de uma prestação de conta ao setor contábil e até mesmo ao Tribunal da região. Esses relatórios estão divididos em submenus, que são: Aquisições, Transferências, Baixas, Diversos, Prestação de Contas e Cadastros. Logo em seguida, como exemplo deste menu, serão demonstradas telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Termo de Guarda e Responsabilidade; Histórico Patrimonial; Balanço Patrimonial. 28
Termo de Guarda e Responsabilidade: Relatório que lista todos os bens de um determinado local com sua respectiva responsabilidade, para controle dos bens e agilidade no processo de inventário do local. 29 Histórico Patrimonial: Relatório que mostra todas as informações sobre o bem, tais como: aquisições, reavaliações e depreciações patrimoniais, transferências e baixas que possam ter ocorrido durante a sua vida útil. 30
Balanço Patrimonial: Relatório que mostra todas as movimentações patrimoniais, tais como: valor anterior, aquisições, reavaliações, baixas e depreciações dentro de um período, agrupados por classe. 31 Submenus do menu Opções ões: O menu opções proporciona ao usuário fazer configurações padrões de funcionamento do no órgão. Em algumas telas, apenas o administrador ou pessoas autorizadas terão acesso. Logo em seguida, como exemplo deste menu, serão demonstradas telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Configurações do Sistema; Controle de Acesso; Salvar Base de Dados em Arquivo Texto. 32
Configurações do Sistema: Nesta janela é possível personalizar suas configurações de acordo com sua preferência, definindo principalmente chamadas externas a outros sistemas sem abandonar o sistema atual. 33 Controle de Acesso: A partir desta tela pode-se definir os privilégios (acesso) que os usuários do sistema terão ao acessá-lo. 34
Salvar Base de Dados em Arquivo de Texto: Através desta tela poderemos exportar os dados da tabela para um arquivo texto. 35 Conclusão: Adquirindo os sistemas da E&L Produções de Software, você terá o que há de melhor em Tecnologia da Informação e Comunicação TIC. Sistemas fáceis de trabalhar, auto-explicativos, integrados, além do melhor atendimento on-line, por chat (IRC e Skype), telefone, conexão remota e visitas técnicas. O sistema permite um controle sobre todos os procedimentos nele efetuados, além de segurança e rapidez. Dessa forma, os prazos estabelecidos para prestação de contas serão cumpridos, evitando complicações para o órgão, pois os sistemas da E&L oferecem agilidade, eficiência e eficácia nas atividades do dia-a-dia de um órgão público. 36