Tutorial O Trade e o SNGPC Este tutorial explica como realizar no Trade Solution as principais atividades relacionadas ao SNGPC - Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados 1. Introdução 2 2. Configurar o Trade 2 Passo 1: zerar estoque 2 Passo 2: configurar 3 Passo 3: cadastrar estoque 3 Passo 4: editar produto controlado 4 3. Comprar produto controlado 5 4. Vender produto controlado 7 5. Transferir produto controlado 8 6. Lançar como perda 9 7. Gerar arquivo para a Anvisa 11 Trade Solution 2.23d Julho/2008 2ª. edição deste tutorial 1
1. Introdução O SNGPC (Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados) é um sistema gerenciado pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e tem por objetivo monitorar o consumo de medicamentos e substâncias sujeitos a controle especial. Baseado na internet, este sistema recolhe e trata os dados sobre produção, comércio e uso desses medicamentos. Saiba mais: Farmácias, drogarias e agropecuárias são exemplos de empresas que precisam prestar contas com a Anvisa. Para isso, a Anvisa estabelece que esses estabelecimentos enviem semanalmente todas as informações relativas a compra, venda e transferência de produtos controlados. Esta prestação de contas é feita através do envio de um arquivo em XML para o site da Anvisa. O Trade Solution foi totalmente adaptado para controlar a movimentação desses produtos e gerar o arquivo no formato especificado por lei. Veja neste tutorial: http://www.anvisa.gov.br/hotsite/sngpc/index.asp 2. Como configurar o Trade para gerenciar os medicamentos controlados. 3. Vender produto controlado 4. Comprar produto controlado 5. Transferir produto controlado 6. Lançar como perda 7. Gerar arquivo para a Anvisa 2. Como configurar o Trade para gerenciar os medicamentos controlados Para gerenciar a movimentação de produtos controlados, é preciso agora dispor de informações adicionais, como o número de registro do produto, o lote, o nome do médico/veterinário prescritor, o tipo de receita etc. Dessa forma, a adaptação ao SNGPC vai exigir uma preparação da empresa, para configurar seus produtos, cadastrar lotes dos medicamentos, incluir nomes de médicos e outras ações. A primeira ação é acertar a situação dos produtos que já estão no estoque da empresa. Para isso, são necessários quatro passos: Passo 1: zerar o estoque atual de produtos controlados. Realize este passo no Módulo Estoque > Editar Quantidade do Estoque. 2
Passo 2: configurar o Trade Solution para "Utilizar SNGPC". Faça isso no Menu Utilitários > Configurações > Botão Empresa. Ao clicar nesta opção, o Trade passa a gerenciar todas as operações que podem envolver os produtos controlados: Compra, Venda, Transferência, Troca de produtos comprados, Troca de produtos vendidos, Estorno de compra, Estorno de venda, Homologação do estorno da venda e Baixa de medicamentos como perda. Passo 3: Na tela de Edição de Estoque, lance o saldo do produto e seus respectivos lotes. O número do lote do medicamento fica registrado na caixa. Atenção: não haverá possibilidade de ajustes de saldo se esses três passos não forem executados na seqüência. 3
Passo 4: Editar produto controlado Cada produto controlado possui um código específico, chamado Registro Anvisa. Para iniciar o gerenciamento dos produtos controlados, você terá que incluir na ficha de cada um o seu Registro Anvisa. Onde obter o número do Registro Anvisa? De acordo com o site da Anvisa, o número de registro dos produtos pode ser obtido da própria embalagem do medicamento ou através da busca no endereço abaixo: http://www.anvisa.gov.br/medicamentos/banco_med.htm. No Trade, você tem à disposição várias ferramentas para fazer incluir o Registro do medicamento: - Módulo Fichário > Produto - Menu Utilitários > Diversos > Edição de produtos - Lista de seleção de produtos > Novo (esta só funciona na hora de cadastrar um produto). 4
3. Comprar produto controlado Ao configurar sua empresa para Utilizar SNGPC (Menu Utilitários > Configurações > Botão Empresa), a tela de compra sofrerá uma modificação: ficará em branco o tipo de operação (Pedido, Compra a Vista ou Compra a Prazo). Veja na tela a seguir: O motivo é que, dependendo do tipo da operação, o Trade adotará um caminho ou outro, para registrar o produto controlado. Veja como funciona: - Compra a vista e Compra a prazo: ao incluir o item, abre a tela para registrar o lote do medicamento. - Pedido: ao incluir o medicamento, processa normalmente, sem precisar registrar o lote. 5
Portanto, se você está gravando uma compra, na hora de incluir um produto controlado, o Trade abrirá esta tela: Você pode selecionar um lote existente (clique na aba ao lado do campo Lote) ou cadastrar um novo lote para isso basta digitar. Definir também a quantidade de produtos que faz parte deste lote. O lote fica registrado na embalagem do produto e na nota fiscal do distribuidor. Depois, é só seguir os procedimentos normais do registro de uma compra. Ao final, o Trade abrirá a tela para o preenchimento da Nota Fiscal de Entrada: 6
Esta tela irá se abrir mesmo que o Trade não esteja configurado para "Controlar NF's - Exportar dados para Sistema Contábil" (Menu Utilitários > Configurações > Nota Fiscal). O motivo é que as informações da NF são necessárias para gerar o arquivo para a Anvisa. 4. Vender produto controlado Na hora de vender um produto controlado, o Trade abrirá algumas telas adicionais, que permitirão fazer o controle necessário por lei. Em resumo, as telas servem para informar: - quem está prescrevendo. - qual medicamento está sendo vendido. Depois de abrir uma nova venda e selecionar o vendedor, o passo seguinte geralmente é lançar o produto. Ao lançar um produto controlado, o Trade abrirá uma tela para lançar informações sobre quem está prescrevendo o medicamento e o tipo da receita. A tela que se abre ao lançar o produto é esta, destacada em vermelho: 7
No campo "Prescritor", selecione o médico ou veterinário que receitou o medicamento. Se o profissional não estiver cadastrado, basta clicar no botão Novo, que irá abrir a tela para incluir seus dados: No campo Not. do Medicamento, informe o número da notificação. O site da Anvisa informa que este número seqüencial é normalmente atribuído pelo próprio Farmacêutico Responsável Técnico para controle interno destas receitas. Confira no link: www.anvisa.gov.br/hotsite/sngpc/perguntas.htm#77 No campo Receituário, selecione o tipo de receita. As opções permitidas por lei são: Notificação Amarela, Notificação Azul, Notificação Branca e Receita Branca. Depois de registrar os dados da Notificação do Medicamento, o Trade Solution abrirá a tela para registrar qual medicamento está sendo vendido: Informe o lote do medicamento, que está registrado na embalagem. Digite a quantidade e clique no botão Inclui (+). Depois, é só seguir os procedimentos normais de uma venda. 5. Transferir produto controlado Nas operações de transferência de produtos, quando se movimenta um produto controlado, o Trade abre uma tela para registrar o lote e a quantidade de produtos. 8
Isso vale tanto para as operações de Entrada (quando sua empresa recebe os produtos de outra) quanto para as operações de Saída (quando sua empresa envia os produtos para outra). No Módulo Estoque, ferramenta Transferência de Produtos/Emissão de NF Avulsa, ao selecionar o produto, o Trade abre a tela para registrar o lote e a quantidade que está sendo movimentada: Os demais passos da transferência permanecem os mesmos. 6. Lançar como perda Empresas que comercializam medicamentos controlados podem necessitar dar baixa em itens vencidos ou avariados. Há exigência do governo brasileiro em registrar a movimentação desses produtos. Portanto, se a sua empresa precisa lançar a perda de medicamentos controlados, os passos necessários são: 1. Abra a tela de Vendas. 2. Clique no botão "Novo". 9
3. Clique na forma de pagamento "Perda de mercadorias". O Trade pedirá a senha de um usuário autorizado (este usuário deve ter a classe de acesso para autorizar doação - Menu Acesso > Cadastrar Classes de Acesso > Lista de Operações Acessíveis: Doação de Produtos). 4. Selecione o medicamento controlado a ser lançado como perda. O Trade abrirá a tela a seguir, para você definir o motivo da perda: As opções de perda são: - Apreensão / Recolhimento pela Visa - Avaria - Coleta para Controle de Qualidade - Furto / Roubo - Perda da Exclusão da Portaria 344 10
- Perda no Processo - Vencimento 5. Clique em OK. O Trade pedirá para informar o número do lote do medicamento. Esta informação pode ser obtida na embalagem do produto. 6. Clique em Fechamento ou Gravar. A operação será concluída de forma semelhante a um Pedido. 7. Gerar arquivo para a Anvisa De acordo com as regras do governo brasileiro, semanalmente sua empresa precisa enviar para a Anvisa um arquivo sobre a movimentação (compra, venda, transferência) de produtos controlados. O arquivo é criado com a extensão XML e as informações aparecem no formato determinado pela Anvisa. Depois de gerar, basta enviar via internet. Os procedimentos para gerar o arquivo são: 1. Abra o Menu Utilitários. 2. Clique na opção Diversos. 3. Clique na opção Gerar Arquivo para SNGPC. O Trade Solution abrirá a tela para geração do arquivo. 11
4. Selecione os produtos controlados. Para isso, você pode: - informar o código do produto; - clicar no botão Produto e buscar na listagem; ou - clicar na opção "Incluir na Lista Todos os Produtos Controlados". Utilize os botões Inclui/Exclui para editar a listagem com os produtos que constarão do arquivo. 5. Informe o Período para gerar o arquivo. 6. Informe o CPF do responsável pelas informações junto à Anvisa. 7. No campo "Arquivo", defina a pasta onde o arquivo será salvo. 8. Clique no botão "Gerar". Se no período houver alguma movimentação (compra ou venda), o Trade Solution irá gerar automaticamente o arquivo XML na pasta selecionada. 9. Envie o arquivo para a Anvisa. Mais informações, consulte: http://www.anvisa.gov.br/hotsite/sngpc/index.asp http://sngpc.anvisa.gov.br www.atimosoftware.com.br 12