Guia Rápido ORION SNGPC - Versão 2.0

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1 Guia Rápido ORION SNGPC - Versão Introdução Acessando o programa Parâmetros de Configuração do Sistema Aprendendo como Utilizar o Sistema Cadastro de Médicos/Veterinários Cadastro de Medicamentos Cadastro de Fornecedores Cadastro de Clientes/Pacientes Cadastro de Inventários Lançamento de Entrada de Medicamentos Lançamento de Saída de Medicamentos Lançamento de Perdas de Medicamentos Geração de XML Relatórios...24 Produzido por: Oriontec Automação Comercial Rua Dr. Milton Bandeira, 380 sala 310 Centro Viçosa-MG contato@oriontec.com.br (31)

2 1. Introdução Esse guia rápido tem como principal objetivo, transmitir de forma clara como utilizar a Versão 2.0 do sistema ORION SNGPC. 2. Acessando o programa Localizar o ícone na sua área de trabalho para acessar o sistema com um duplo clique; Logo, apresentamos a interface principal do sistema. De modo geral o sistema permite que sejam inseridas e controladas as seguintes operações: o Cadastro de Médicos e Veterinários; o Cadastro de Medicamentos; o Cadastro de Fornecedores; o Cadastro de Clientes e Pacientes; o Cadastro de Inventário; o Entradas de Notas Fiscais para Medicamentos Sujeitos ao Controle Especial e Antimicrobianos. o Saídas de Medicamentos - Cadastro de Receitas. o Cadastro de Perdas de Mercadorias; o Geração de Arquivos XML compatível com versão 2.0; o Relatório - Relação Mensal de Notificações de Receita "A" (RMNRA); o Relatório - Relação Mensal de Notificações de Receita "B2" (RMNRB2); o Relatório - Balanço de Medicamentos Psicoativo e outros (BMPO) 3. Parâmetros de Configuração do Sistema Para acessar a interface de Configuração do Sistema, é necessário acessar Parâmetros conforme imagem abaixo: 2

3 Ao selecionar parâmetros Aba Empresa, o sistema apresenta a interface de cadastro das informações da Empresa proprietária do sistema conforme imagem a seguir: Ao selecionar parâmetros Aba Responsável, o sistema apresenta a interface de cadastro das informações do Farmacêutico responsável conforme imagem abaixo: 3

4 Ao selecionar parâmetros Aba Sistema, o sistema apresenta a interface de configuração geral do Sistema conforme imagem abaixo: Entendendo como Funciona cada Campo: o URL para Envio automático de arquivos XML: Campo utilizado no momento de Gerar e Enviar os arquivos XML de Forma automática para a Anvisa. Somente deve ser alterado caso a Anvisa mude o endereço padrão da URL de envio de arquivos. o O que Fazer quando for Digitado um lote inexistente no sistema? Bloquear o movimento do Medicamento: Caso esse parâmetro esteja marcado, o sistema irá checar e bloquear uma venda de Medicamento onde o Lote de Saída não coincida com o lote de Entrada. Alertar quando não for localizado o lote no sistema: Caso esse parâmetro esteja marcado, o sistema irá checar e Alertar uma venda de Medicamento onde o Lote de Saída não coincida com o lote de Entrada. Ignorar: Caso esse parâmetro esteja marcado, o sistema não fará nenhum tipo de comparação entre os lotes de entrada com os lotes de saída. (Recomendado). o O que Fazer ao CONFIRMAR o inventário? Atualizar o estoque inicial do produto informado no inventário: Ao confirmar o inventário, o sistema irá copiar o estoque de cada medicamento inserido no mesmo para o campo estoque inicial de cada medicamento. 4

5 Atualizar o estoque inicial do produto informado no inventário e zerar os nãos informados: Ao confirmar o inventário, o sistema irá copiar o estoque de cada medicamento inserido no mesmo para o campo estoque inicial de cada medicamento e zerar os que não foram informados no inventário. (Recomendado). Ignorar: Qualquer procedimento feito no inventário não será alterado o estoque do medicamento no cadastro. o Senha do Sistema: Ao clicar em Altera senha, o sistema exibirá a seguinte interface: Caso esteja cadastrando a sua primeira senha, não é necessário preencher o campo Senha Atual. Preencha somente o campo Nova Senha e Confirma a nova Senha Ok. Caso deseja alterar a senha atual, será necessário informar no campo senha atual a mesma. o Gerar XML Compactado (ZIP): Esse parâmetro deverá ficar sempre marcado. A partir da versão 2.0, os arquivos XML s gerados tanto de movimentações, quanto de inventário, devem estar compactados obrigatoriamente. 4. Aprendendo como Utilizar o Sistema Para padronizar o nosso aprendizado, detalhamos algumas funcionalidades que serão encontradas em qualquer interface do sistema: Como inserir um novo Registro: Clicar na opção em destaque ou utilzar tecla de atalho Alt + I 5

6 Como Editar um Registro em foco: Clicar na opção em destaque, utilizar tecla de atalho Alt + A ou ainda dar um duplo clique no registro que deseja alterar. Como Deletar um Registro em foco: Clicar na opção em destaque ou utilizar tecla de atalho Alt + E. Como ordenar os dados de uma interface: Vamos usar como exemplo a interface de Cadastro de Médicos/Veterinários. Para realizar a ordenação, é necessário que seja selecionada qual coluna desejamos ordenar. No Exemplo abaixo estamos ordenando a coluna Nome conforme marcação. Para ordenar podemos clicar em Ordenar -> Crescente, ou tecla de atalho F7. Logo podemos ordenar em ordem decrescente clicando em Ordenar -> Decrescente, ou tecla de atalho Alt +F7. Para limpar qualquer ordenação clicando em Odernar -> Limpar Ordenação, ou tecla de atalho Shift + F7. Outra opção de ordenação é dar duplo click na descrição da coluna onde se quer ordenar (Código, Nome, etc...). Como filtrar dados de uma interface: Vamos continuar usando a interface de Cadastro de Médicos/Veterinários. Para realizar um filtro, é necessário que seja selecionada a coluna que desejamos filtrar conforme abaixo e clicar em selecionar Filtrar, ou tecla de atalho F6. 6

7 No exemplo abaixo estamos filtrando a coluna Nome conforme marcação. Após esse processo será exibida a tela abaixo: Após aplicado o filtro, clicando em OK, a interface mostrará apenas o registro MEDICO EXEMPLO 01 conforme imagem abaixo: A Seta ao lado da interface mostra a imagem de um filtro que fica Piscando. Esse filtro só aparece quando tem algum dado filtrado na interface. 7

8 Para limpar o filtro, acessamos Selecionar -> Limpar filtros, ou tecla de atalho CTRL + F6. Como efetuar buscas na interface: Para efetuar uma busca podemos clicar em Buscar, no binóculo conforme imagem destacada, ou pela tecla de atalho F9. Após clicar em Buscar o sistema apresenta a interface para que as informações que desejamos buscar fiquem disponíveis. Após digitar o que desejamos buscar, necessitamos clicar na opção localizar, conforme destacado abaixo: o Detalhes de Opções de Busca: Total o conteúdo do campo deve ser igual: Se este parâmetro estiver marcado, significa que temos que digitar a opção a ser buscada exatamente da forma que foi cadastrada. Parcial no início do conteúdo do campo: Se este parâmetro estiver marcado, significa que não preciso digitar totalmente o texto da forma que está cadastrado. (Opção mais utilizada) 8

9 Parcial em qualquer ponto do conteúdo do campo: Se este parâmetro estiver marcado, significa que vamos fazer busca em algo cadastrada onde qualquer palavra que for digitada será procurada no início, meio e fim de qualquer cadastro. Agora que já aprendemos como utilizar as funções básicas para operação do sistema que é inserir cadastros, alterar, deletar, fazer filtros, e ordenações, vamos passar em cada interface inserindo dados e explicando como funciona cada campo. 5. Cadastro de Médicos/Veterinários Para cadastrar um Médico/Veterinário é necessário acessar Cadastros Médicos/Veterinários Alt +I O sistema apresentará a interface de cadastro: Entendendo como funciona cada campo: Código: É gerado automaticamente pelo sistema em ordem crescente para cada registro inserido; Nome: Utilizado para informar o nome do Médico/Veterinário; Conselho Profissional: o Documento: Utilizado para inserir o número do conselho do Médico/Veterinário o Órgão: Utilizado para escolher se é CRM Conselho Regional de Medicina, CRMV Conselho Regional de Medicina Veterinária, CRO Conselho Regional de Odontologia e COREN Conselho Regional de Enfermagem. o UF: Utilizado para definir qual a Unidade Federativa da carteira do Médico/Veterinário. 9

10 6. Cadastro de Medicamentos Para cadastrar um Medicamento é necessário acessar Cadastros Medicamentos Alt +I O sistema apresentará a interface de Cadastro: Entendendo como funciona cada campo: Código: É gerado automaticamente pelo sistema em ordem crescente para cada registro inserido; Nome: Utilizado para inserir o nome do Medicamento; Registro no Min. Saúde: Utilizado para inserir o número de registro do Medicamento. Campo formatado para aceitar somente 13 caracteres. Código de Barras: Utilizado para inserir o código de barras do Medicamento; Código D. C. B: Utilizado para inserir o código D.C.B de cada Medicamento. Descrição D. C. B: Utilizado para inserir a descrição D. C. B. Os campos Códigos e descrições D. C. B. não são de preenchimento obrigatório. Apresentação: Utilizado para inserir detalhes relacionados ao medicamento cadastrado. Estoque Inicial: Utilizado para inserir o estoque inicial da Mercadoria. Ao cadastrar um novo medicamento o campo deverá permanecer com o estoque zerado, pois o mesmo será alterado quando for feito o inventário. Uma vez atualizado esse campo com a quantidade inserida no inventário, mesmo fazendo as movimentações de compra e venda de medicamento o estoque não é mais alterado nesse campo. Como chamamos o campo de estoque inicial, significa que é um ponto de partida do sistema para cálculo de estoque. 10

11 Unidade: Utilizado para informar se um medicamento é Caixa ou Frasco. Classe Terapêutica: Utilizado para informar se a classe do medicamento no qual está sendo cadastrado é Sujeito a Controle Especial ou Antimicrobiano. 7. Cadastro de Fornecedores Para cadastrar um Fornecedor é necessário acessar Cadastros Fornecedores Alt + I O sistema apresentará a interface de Cadastro: Entendendo como funciona cada campo: Código: É gerado automaticamente pelo sistema em ordem crescente para cada registro inserido; Nome: Utilizado para inserir a Razão Social do Fornecedor; CNPJ: Utilizado para inserir o CNPJ do Fornecedor; 11

12 8. Cadastro de Clientes/Pacientes Para cadastrar um Cliente/Paciente é necessário acessar Cadastros Clientes/Pacientes Alt + I O sistema apresentará a interface de Cadastro: Entendendo como funciona cada campo: Código: É gerado automaticamente pelo sistema em ordem crescente para cada registro inserido; Nome: Utilizado para inserir o nome do Cliente ou Paciente; Data de Nascimento: Utilizado para inserir a data de nascimento do paciente. Não é obrigatório inserir data de nascimento quando for cadastrado como cliente; Sexo: Utilizado para informar o Sexo do Paciente. Não é obrigatório inserir sexo quando for cadastrado como cliente; Paciente: O Check Box deve ser marcado somente quando for cadastrar um paciente. Nesse caso, a data de nascimento e o sexo são de preenchimento obrigatório. Carteira de Identidade: Utilizado para inserir o número da carteira de Identidade do Cliente, órgão emissor e Unidade Federativa. Obs.: Caso o Check Box Paciente estiver marcado e todos os campos estiverem preenchidos, estamos dizendo ao sistema que o cadastro é referente a um cliente e paciente ao mesmo tempo. 12

13 9. Cadastro de Inventários Para cadastrar um Inventário é necessário acessar Cadastros Inventários Alt + I O sistema apresentará a interface de Cadastro: Data do Inventário: Nessa tela temos que definir qual será a data do Inventário. Descrição: No campo descrição posso inserir qualquer informação para facilitar uma identificação ou localização futura. Essa descrição não constará no XML. Ao clicar em OK o sistema apresenta a interface com o inventário já criado, porém ainda vazio, conforme imagem abaixo: Para acessar os registros inseridos ou os registros a inserir é necessário clicar na opção em destaque da imagem acima. Assim iremos acessar a interface de inserção dos dados conforme imagem abaixo: 13

14 Ao inserir o primeiro registro através da tecla de atalho Alt + I o sistema apresenta a interface conforme imagem abaixo: O Inventário já busca no cadastro de Medicamento todos os detalhes do mesmo, sendo necessário inserir apenas a quantidade de cada medicamente com seu lote. Caso exista um medicamento com mais de uma quantidade más com lotes diferentes, o sistema permite inserir um novo registro do mesmo medicamento, porém como o seu respectivo lote. Entendendo como funciona cada campo: Código: No Caso do inventário, o código é preenchido de acordo com o código interno do Medicamento que foi gerado quando o mesmo foi cadastrado; Descrição: No caso do inventário, o campo descrição é preenchido de acordo com a descrição do Medicamento que foi inserida quando o mesmo foi cadastrado; Registro MS: Exibe o Registro do Medicamento que foi inserido quando o mesmo foi cadastrado; Unidade: Exibe a unidade do medicamento que foi inserida quando o mesmo foi cadastrado; Quantidade: Campo deve ser preenchido com a quantidade do Medicamento disponível no seu estabelecimento; Lote: Campo deve ser preenchido com o lote do Medicamento disponível no seu estabelecimento; Após o processo de inserção de todos os produtos no inventário, temos que voltar na interface de cadastro, conforme imagem abaixo acessar o menu Utilitários Gerar Arquivo XML ou 14

15 tecla de atalho F10. Essa opção fará com que o arquivo XML do inventário seja gerado para enviar a ANVISA. Para salvar, basta escolher qual o diretório e logo depois efetuar o envio para o site da Anvisa. Após a aceitação do Inventário pela Anvisa, é necessário clicar duas vezes no inventário e selecionar a opção Confirmado conforme destaque abaixo. Ao confirmar o inventário, o sistema irá alterar as quantidades no estoque para as quantidades que foram informadas no inventário. Obs.(1): Antes de Marcar o inventário como fechado, deve-se verificar se o parâmetro selecionado abaixo está marcado. Caso não esteja, marque-o antes de fechá-lo. Obs.(2): Já com o parâmetro acima marcado, agora sim podemos marcar o inventário como CONFIRMADO. 15

16 Obs.(3): Todos os medicamentos que não estiverem no inventário, ficarão com seu estoque zerado após selecioná-lo como confirmado. 16

17 10. Lançamento de Entrada de Medicamentos Para acessar a interface de Compras de Medicamentos, é necessário acessar Entradas Compras. Assim, iremos acessar a interface de inserção dos dados conforme imagem abaixo: Ao inserir o primeiro registro através da tecla de atalho Alt + I o sistema apresenta a interface conforme imagem abaixo: 17

18 Obs.: Para que os botões Inserir/Editar/Deletar fiquem ativos, é necessário clicar no botão aplicar. Entendendo como funciona cada campo: Data de Movimento: É a data do lançamento da Nota Fiscal no Sistema. Fornecedor: Inserir qual fornecedor está na Nota Fiscal. Número da Nota Fiscal: Inserir o número da Nota Fiscal. Data: Inserir a data de Emissão da Nota Fiscal. Ao inserir os Medicamentos: o Código do Produto: É o código interno do produto que é gerado automaticamente no cadastro. o Nome: É a descrição do Medicamento. o Lote: É o Lote do Medicamento. Campo aceita tanto letras quanto números (Alfanumérico). o Quantidade: É utilizado para inserir a quantidade adquirida do medicamento conforme descrito na nota fiscal. 18

19 11. Lançamento de Saída de Medicamentos Para acessar a interface de Saídas de Medicamentos, é necessário acessar Saídas Vendas ao Consumidor ou Perdas. Vamos aprender como lançar uma Venda ao Consumidor (Cadastro das Receitas) Ao inserir o primeiro registro através da tecla de atalho Alt + I o sistema apresenta a interface conforme imagem abaixo: 19

20 Entendendo como funciona cada campo: Data da Venda: É a data que foi dispensado o medicamento. Tipo de Uso do Medicamento: Utilizado para informar se o medicamento está sendo dispensado para uso Humano ou Veterinário. Data da Prescrição da Receita: Utilizado para informar qual a data da prescrição da Receita. Tipo: Utilizado para informar qual o tipo de receita está sendo utilizado Número da Notificação: Utilizado para informar qual o número da Notificação. Campo é de preenchimento obrigatório quando o tipo da receita selecionada for: Notificação Azul B1, Notificação Azul B2, Notificação Branca e Notificação Amarela. Prescritor: Utilizado para informar qual é o prescritor do Medicamento. Campo de preenchimento obrigatório para qualquer tipo de receita. Cliente: Utilizado para informar quem está comprando o medicamento. Deve ser preenchido obrigatoriamente quando a receita for dos tipos: Receita Branca, Notificação Azul B1, Notificação Azul B2, Notificação Branca e Notificação Amarela. Paciente: Utilizado para informar o paciente no qual está utilizando o medicamento. Deve ser preenchido obrigatoriamente quando o tipo de receitar for: Receita Antimicrobiana em duas vias. Obs.: No caso de vendas de medicamentos para uso veterinário, quando for selecionada a receita Antimicrobiano, não é necessário o preenchimento do paciente. Sexo: Utilizado para informar o Sexo do Paciente. Ao inserir os Medicamentos: o Código do Produto: É o código interno do produto que é gerado automaticamente no cadastro. o Nome: É a descrição do Medicamento. o Lote: É o Lote do Medicamento. Campo aceita tanto letras quanto números (Alfanumérico). o Quantidade: É utilizado para inserir a quantidade dispensada do medicamento conforme descrito na Receita. 20

21 12. Lançamento de Perdas de Medicamentos Para acessar a interface de Saídas de Medicamentos, é necessário acessar Saídas Vendas ao Consumidor ou Perdas. Ao inserir o primeiro registro através da tecla de atalho Alt + I o sistema apresenta a interface conforme imagem abaixo: Entendendo como funciona cada campo: Data da Perda: Utilizado para informar a data da perda. Motivo da Perda: Utilizado para selecionar o motivo da perda. Para registrar uma perda, podemos escolher as opções: Furto, Avaria, Vencimento, Recolhimento pela Visa, Perda no Processo, Coleta para Controle de Qualidade, Perda de Exclusão da Portaria 344, Por desvio de qualidade ou Recolhimento do Fabricante. Ao inserir os Medicamentos: o Código do Produto: É o código interno do produto que é gerado automaticamente no cadastro. o Nome: É a descrição do Medicamento. o Lote: É o Lote do Medicamento. Campo aceita tanto letras quanto números (Alfanumérico). o Quantidade: É utilizado para informar a quantidade do medicamento que foi perdida. 21

22 13. Geração de XML Para acessar a interface de Geração de Arquivos XML, é necessário acessar Arquivos XML. Ao inserir o primeiro registro através da tecla de atalho Alt + I o sistema apresenta a interface conforme imagem abaixo: Entendendo como funciona cada campo: Data Inicial: Data de início da abrangência do período do Arquivo XML a ser Gerado. Data Final: Data final da abrangência do período do Arquivo XML a ser gerado Observação: Campo aberto para o usuário inserir a informação que desejar. Obs.: Caso o período selecionado entre a data inicial e final for superior a 7 dias, o sistema apresentará uma mensagem conforme abaixo: Após a definição do período, temos que gerar e posteriormente enviar esse arquivo para a Anvisa. 22

23 O sistema conta com duas Funcionalidades de Geração que são elas: Geração e envio Manual: Para gerar o Arquivo, basta selecionar o período desejado, acessar o menu Utilitários -> Gerar Arquivo XML. Ou selecionar a tecla de atalho F10. Exemplo: Logo, você terá que definir um local para salvar esse arquivo XML que será gerado. Geração e Envio Automático: Para gerar o Arquivo, basta selecionar o período desejado, acessar o menu Utilitários -> Gerar e Enviar Arquivo XML. Ou selecionar a tecla de atalho F11. Exemplo: Ao selecionar a opção F11, o sistema apresenta a seguinte mensagem: 23

24 Ao clicar em sim, o sistema novamente apresenta a interface para digitação do e senha da Anvisa. Ao clicar em OK, o XML será enviado automaticamente para a Anvisa. 14. Relatórios Para acessar a interface de Geração de Relatórios, é necessário acessar Relatórios conforme imagem abaixo: O Sistema Conta com três relatórios que são exigidos pela Anvisa/Vigilância Sanitária Local. São eles: Relação Mensal de Notificações de Receita A (RMNRA): Esse relatório exibirá toda a dispensação de medicamentos cuja Receita selecionada foi Notificação Amarela. As informações são exibidas por mês e ano. Relação Mensal de Notificações de Receita B2 (RMNRB2): Esse relatório exibirá toda a dispensação de medicamentos cuja Receita foi Notificação AZUL- B2. As informações são exibidas por mês e ano. Balanço de Medicamentos Psicoativos e Outros (BMPO): Esse Relatório Exibirá toda a movimentação de todos os medicamentos dentro de um período. O Relatório BMPO é dividido em duas partes que são: o Balanço completo de Medicamentos: Exibirá o estoque inicial + entradas saídas perdas = Estoque Final. O Campo estoque inicial no relatório, trás o estoque que foi informado no inventário com a data mais recente e que está marcado como fechado. o Balanço de Aquisição de Medicamentos: Exibirá todos os medicamentos que foram adquiridos dentro do período selecionado. 24