WORKSHOP NOVA VERSÃO DO PONTO ELETRONICO - 9.00A Palestrantes: Janaina Queiroga de Oliveira e Elisangela Nepomuceno de Souza
PROGRAMA Portarias 1.510/09 e 2.233/09 - MTE Mudança de versão 8.03C x 9.00A Menu Principal Tabela de Horário Tabela de Parâmetros Tabela de Motivos Tabela de Terminais Cadastro de Crachás Processamento da Classificação Lançamento de Marcações Programação de Horas Extras Processamento do Apontamento Manutenção do Apontamento Configuração da Manutenção Rotina para Limpar ou Excluir Marcação Tipo de Abono para Ações Coletivas Ações Coletivas - Horas Extras Cartão de Ponto Auditoria Novo módulo: Fiscal
PORTARIAS: 1.510/09 e 2.233/09 MTE Desde a publicação da Portaria 1.510 de 25/08/09 e com a alteração proposta pela Portaria 2.233 de 18/11/09, trabalhamos fielmente para atender a todas as exigências previstas para a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP. Vamos observar durante este evento que muitas foram as restrições definidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego(MTE) para a utilização de um Sistema Eletrônico de Ponto, o que gerará a partir destas alterações muitas mudanças nas empresas, preparando-as para futuras fiscalizações.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE a) Proíbe todo tipo de restrição à marcação de ponto, marcações automáticas e alteração dos dados registrados; b) Estabelece requisitos para o equipamento de registro de ponto, identificado pela sigla REP (Registrador Eletrônico de Ponto); c) Obriga a emissão de comprovante da marcação a cada registro efetuado no REP; d) Estabelece os requisitos para os programas que farão o tratamento dos dados oriundos do REP; e) Estabelece os formatos de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto que o empregador deverá manter e apresentar à fiscalização do trabalho.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE A portaria entrou em vigor na data de sua publicação, 25/08/2009, exceto para o uso do REP, que se tornará obrigatório após 1 ano. O SREP deve ser adaptado imediatamente, porém nos primeiros noventa dias de vigência da portaria a fiscalização será orientativa, conforme art. 627 da CLT e art. 23 do Decreto nº 4.552/2002, Regulamento da Inspeção do Trabalho.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE Durante os doze meses, contados da data da publicação da Portaria 1.510/2009, o empregador não está obrigado a: 1.utilização do REP; 2. geração dos dados originais na forma do Arquivo- Fonte de Dados AFD; 3. impressão do comprovante do trabalhador; 4. emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE O ponto eletrônico utilizado de forma diversa do previsto na Portaria MTE 1.510/2009 não servirá para comprovar o cumprimento da obrigação prevista no art. 74 da CLT, ou seja, acarretará todas as conseqüências legais dessa omissão, entre as quais a aplicação de multas administrativas e as dificuldades de apresentação de elementos comprobatórios da jornada de trabalho em eventual ação judicial. Quando a Portaria entrar totalmente em vigor, não será admitida alguma forma de registro eletrônico de ponto que não utilize o REP.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE As marcações de ponto só poderão ser efetuadas diretamente no REP pelo empregado. A portaria trata exclusivamente do controle de jornada de trabalho. O acesso ao local de trabalho, seja por catraca eletrônica ou qualquer outro meio, por empregados ou qualquer pessoa é determinado pelo poder diretivo do empregador sobre seu estabelecimento, respeitadas as restrições previstas na legislação. O horário da marcação deve ser mantido como foi registrado.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE O uso de registro eletrônico de ponto não passou a ser obrigatório. O artigo 74 da CLT faculta o uso de registro de ponto manual ou mecânico. Porém, se o meio eletrônico for adotado, deverão ser seguidas as instruções da Portaria MTE nº 1.510/2009. Uma empresa poderá utilizar sistema eletrônico em um setor/estabelecimento e manual em outro. A Portaria 1.510/2009 disciplina apenas o sistema eletrônico. Não cria nenhuma restrição à utilização dos sistemas manuais e mecânicos. Continua válido o art. 74, 2º, da CLT. Ele determina que Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE Uma empresa terceirizada NÃO poderá utilizar o REP da tomadora de serviço para marcação da jornada dos seus trabalhadores que prestam serviço no local da contratante. A Portaria MTE 1.510/2009 não prevê mais de um empregador por REP. O REP poderá ser mudado de estabelecimento quando houver alteração do local da prestação do serviço, essa informação deverá ser assinalada no equipamento, conforme Art. 5º e 6º da Portaria MTE 1.510/2009.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE Quando adotado o REP e o equipamento não estiver funcional, a solução para uma eventual indisponibilidade do REP é de responsabilidade do empregador, mas, dentre as possíveis alternativas, ele poderá utilizar o controle manual. As empresas que adotaram o ponto eletrônico mas possuem funcionários que realizam trabalho externo, devem utilizar a papeleta de serviço externo prevista no art. 13, parágrafo único, da Portaria MTE 3.626/1991.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE Os empregadores usuários de SREP deverão se cadastrar no MTE. Brevemente o MTE tornará disponível página da internet para que os empregadores usuários do SREP façam seu cadastro, conforme o Art. 20 da Portaria MTE 1.510/2009.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto) Não haverá certificação para os programas de tratamento dos dados. Caberá ao fornecedor dos programas (Datamace) garantir que estes atendem aos requisitos da portaria. Também cabe ao empregador usuário dos programas verificar a adequação destes à portaria. Não haverá cadastramento dos fornecedores de programas de tratamento de registros de ponto eletrônico. Estes deverão apenas entregar ao empregador usuário Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, que deverá permanecer arquivado à disposição da Inspeção do Trabalho. Já disponível na versão 9.00-A.
ATESTADO TÉCNICO E TERMO DE RESPONSABILIDADE
DOCUMENTOS QUE O EMPREGADOR DEVERÁ FORNECER À FISCALIZAÇÃO SEGUNDO A PORTARIA 1.510 MTE a) AFD Arquivo Fonte de Dados; b) Relatório Instantâneo de Marcações; c) AFDT Arquivo Fonte de Dados Tratados; d) ACJEF Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais; e) Relatório Espelho de Ponto; f) Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo fabricante do REP; g) Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo desenvolvedor do programa de tratamento.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE Adotado o REP, não é obrigatório o registro do intervalo de repouso no equipamento. O 2º do art. 74 da CLT admite a pré-assinalação do período de repouso. É facultado ao empregador exigir ou não o registro da entrada e saída dos intervalos de seus empregados. Entretanto, as convenções e acordos coletivos de trabalho poderão prever a obrigatoriedade da marcação nos intervalos. Os intervalos pré-assinalados serão registrados utilizando-se o Programa de Tratamento e deverão constar do AFTD. Neste arquivo os horários relativos aos intervalos pré-assinalados serão listados nos registros de detalhe onde o campo 9 deverá ser preenchido com P.
PRINCIPAIS PONTOS PORTARIA 1.510/09 MTE Os intervalos não deduzidos da duração do trabalho não devem ser registrados no REP, por exemplo, intervalos para lanche. As pausas de 10 minutos, previstas na Norma Regulamentadora 17 Ergonomia - em seu item 17.6.4, item c, para atividade de entrada de dados em sistemas de processamento eletrônico de dados, NÃO devem ser marcadas no REP. Esses 10 minutos não constituem intervalo de repouso/alimentação, mas sim pausas inseridas na jornada de trabalho para garantir a saúde do trabalhador. O empregador deverá utilizar outra forma de controle das pausas para demonstrar o cumprimento da citada norma.
MUDANÇA DE VERSÃO - 8.03C X 9.00A Ao divulgarmos nossa nova versão - 9.00A, relacionamos em nosso Boletim On Site todas as alterações praticadas, permitindo que fosse avaliado os impactos iniciais e seus reflexos. Mencionamos que, após a atualização da versão 9.00A não seria mais possível retornar a versão anterior, pois nossos programas foram preparados para converter os dados existentes e os deixarem disponíveis como eram trabalhados por cada cliente, modificando a partir da atualização o tratamento das futuras classificações e apontamentos. Se antes de realizar a atualização, a rotina de Backup foi gerada, é possível retornar a situação anterior. Mas salientamos que, ao realizar tal ação o cliente estará em desacordo com a lei em vigor e poderá ser autuado pela fiscalização. A Datamace não se responsabilizará por autuações referentes a versão desatualizada.
MENU PRINCIPAL Após a atualização da versão 9.00A será demonstrado no Menu Principal a data de atualização da versão 9.00A e o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade somente terá validade a partir desta data.
TABELA DE HORÁRIO Observe que nesta Tabela mudamos as seguintes funções: Marcação Condicionada - deixou de existir; Marcação Automática - na entrada e saída foram desativadas, as únicas marcações pré-assinaladas permitidas são as do horário de intervalo para refeição. No Expediente Normal foi desabilitada a Hora Extra destacada, pois era vinculada a Marcação condicionada.
TABELA DE PARÂMETROS Eliminadas as opções Automáticas e Fixas As duas opções abaixo demonstradas foram eliminadas devido a geração de dados que ficariam incompatíveis com o arquivo do relógio de ponto: Versão 8.03C Versão 9.0A
TABELA DE PARÂMETROS Na Aba Horas Extras foram eliminadas as funções: Em função da Portaria não poderão ocorrer restrições e/ou alterações nas marcações de ponto, as horas extras realizadas deverão ser apontadas para que não ocorram divergências com o AFD (Arquivofonte de dados). Versão 9.0A
TABELA DE PARÂMETROS Eliminamos a opção: - Paga Adicional Noturno para Hora Extra Noturna Tipo N? Tal alteração é decorrente da não existência, a partir da versão 9.00A, da Hora Extra Não Autorizada. Versão 9.0A
TABELA DE MOTIVOS Na Tabela de Motivos foi implementada a opção Tipo do Motivo, que possui os seguintes parâmetros: Horas Extras, Ocorrência ou Marcação. -Ao informar Horas Extras: será possível visualizar no F1 da Manutenção do Apontamento e será permitido o lançamento somente para motivos do tipo Hora Extra; -Ao informar Ocorrências: será possível visualizar no F1 da Manutenção do Apontamento e será permitido o lançamento somente para motivos do tipo Ocorrência; - Ao informar Marcações: será possível visualizar no F1 da Manutenção do Apontamento e será permitido o lançamento somente de motivos tipo Marcação.
TABELA DE TERMINAIS Na Tabela de Terminais, implementamos para o Tipo Ponto as opções: Utilizar AFD e Número do REP. Tais opções passarão a ser utilizadas quando houver a disponibilidade de Relógios de Ponto (REP) com os recursos definidos pelas Portarias 1.510/09 e 2.233/09 do MTE.
TABELA DE CARTÃO DE PONTO Foram eliminadas também as Abas: - MARCAÇÕES - INTERVALOS Devido ao modelo estabelecido pelo Ministério do Trabalho definir obrigatoriamente a emissão dos campos: Dados da Empresa, Data e hora da emissão do espelho, Coluna de Horários e Tipo de Marcação, inibimos estes campos para demonstração automática.
CADASTRO DE CRACHÁS Implementamos o campo PIS no Cadastro de Crachás. O empregado será identificado no REP pelo PIS. Todo trabalhador precisa ter número de PIS, até para efeito de recolhimento ao FGTS e informação ao CAGED. Para o empregado de primeiro emprego, caso não possua PIS nos primeiros dias de trabalho, o controle poderá ser feito manual ou mecanicamente até que ele receba o seu número de PIS. (Fonte MTE) Implementamos a opção: O Tipo Manual será utilizado quando o controle de freqüência não puder ser realizado através do Registro Eletrônico de Ponto(REP). Ex.: Funcionário sem PIS, Estagiário, entre outros.
PROCESSAMENTO DA CLASSIFICAÇÃO Alterado o layout de importação para atender às marcações do Arquivo-Fonte de Dados (AFD), registro tipo 3 do ANEXO I da Portaria 1.510. Será necessário nas opções do processamento informar o código do terminal parametrizado na Tabela de Terminais que estiver parametrizada como "Utilizar AFD". Todas as marcações encontradas no arquivo AFD serão gravadas. Se a marcação fizer parte da jornada, será classificada como entrada 1, saída 1, entrada 2, e assim por diante, e identificadas no arquivo DTM-PEAFDaa como Original.
PROCESSAMENTO DA CLASSIFICAÇÃO Se houver duplicidade de marcação (de acordo com os minutos da tabela de parâmetros) ou marcações com erro de sincronismo (não classificadas), serão identificadas no arquivo DTM-PEAFDaa como Desconsiderada. Serão demonstradas na manutenção do apontamento para justificativa, que é obrigatório. No arquivo DTM-PEAFDaa teremos a informação do número do REP (Registrador Eletrônico de Ponto) e NSR (Número Seqüencial de Registro). O NSR é o Número Seqüencial de Registro, que é único no AFD para cada marcação (não será repetido no arquivo extraído do relógio). Na opção Fiscal / AFDT (Arquivo-Fonte de Dados Tratado) utilizaremos os dados do arquivo AFD. Observações: - O processamento da classificação será idêntico, gerando as mesmas ocorrências; - O processamento da classificação atualizará o número do PIS.
LANÇAMENTO DE MARCAÇÕES Em Rotinas Diárias / Lançamento de Marcações temos a opção de lançar o programado para funcionários que não utilizam marcação eletrônica, conforme horário da Tabela de Horários vinculada ao funcionário. Para utilizar essa opção, no Cadastro de Crachás em Base de Dados / Crachá / Ponto, o parâmetro Tipo Ponto deve ser Manual. Obs.: As marcações serão do Tipo Digitada e não será obrigado informar motivo nestes casos, pois o funcionário está com o Tipo de Ponto Manual
PROGRAMAÇÃO DE HORAS EXTRAS Em Programação de Horas Extras - Aba Tipo - deixou de existir o Limite de horas extras e horas extras Não Autorizadas e a opção Nenhum. Na Aba Datas, não será permitido datas de Autorizadas entre datas de crédito e viceversa. E não será permitido informar limites para expedientes: Normal, Folga e DSR, nem para crédito nem para autorizada, os limites ficarão fixos em 9999.
PROGRAMAÇÃO DE HORAS EXTRAS Para melhor visualização - Na Aba Livres, foram substituídos os combos de expedientes com valores N, D, F, R, A, B e C por check-box. Na coluna Mensal no campo Limite (minutos), não será permitido informar limite de minutos mensal de horas extras. No campo motivo foi implementado o F1 Help, que permitirá a demonstração somente daqueles motivos com o Tipo definido como sendo hora extra na Tabela de Motivos.
PROCESSAMENTO DO APONTAMENTO Na opção Rotinas Diárias / Apontamento / Processamento ocorreram as seguintes alterações: - Separação de horas trabalhadas diurnas e noturnas; - Separação de horas extras diurnas e noturnas; - Em relação a horas extras, será permitido somente: horas autorizadas e compensadas; - Não haverá funcionários com Marca Ponto Fixo ou Automático, pois parâmetro foi excluído da Tabela de Parâmetros; - Não será gerada a falta-hora no expediente quando faltar marcação; - Não haverá limite para horas extras. Será considerado sempre 9999; - Não serão apontados os dias com marcações incluídas e desconsideradas sem motivos preenchidos. O dia ficará com erro; - Será efetuado o lançamento de refeição automática quando houver algum problema na classificação, por exemplo, troca de horário, e a classificação não preencher.
MANUTENÇÃO DO APONTAMENTO - Foi implementado um Help dos Atalhos existentes na Tela de Manutenção no canto inferior esquerdo. - As marcações eletrônicas serão destacadas de vermelho e as marcações automáticas de azul, se efetuada a parametrização em Rotinas Diárias / Apontamento / Configuração Manutenção e as marcações digitadas serão demonstradas na cor preta;
MANUTENÇÃO DO APONTAMENTO - Em Ações Coletivas, não permitirá mais a ação "N Autorizado" para Horas Extras, somente Autorizar ou Compensar. - Ao teclar CTRL+F10 na marcação eletrônica, a mesma será desconsiderada, isso se a data a ser alterada for maior que data de conversão;
MANUTENÇÃO DO APONTAMENTO -Ao efetuar o apontamento, se houver marcações digitadas/ desconsideradas sem motivo relacionado, automaticamente será aberta a tela para justificativas, que são obrigatórias. O sistema não irá apontar se não tiver o motivo, as marcações ficarão com erro e não será possível consolidar e enviar os dados através da Interface; - Nas marcações eletrônicas não serão permitidas alterações.
MANUTENÇÃO DO APONTAMENTO - Implementado o campo: Observação - que será um campo livre para lançamento de observações, as informações que estiverem nesse campo serão impressas no campo mensagem do espelho de cartão de ponto. - As marcações eletrônicas serão destacadas de vermelho e as marcações automáticas de azul, se efetuada a parametrização em Rotinas Diárias / Apontamento / Configuração Manutenção. - Os motivos aceitos para ocorrências serão somente os tipo O (Ocorrência) da Tabela de Motivos. Na atualização de versão, todos os motivos foram considerados tipo "O".
MANUTENÇÃO DO APONTAMENTO -Implementado um cabeçalho com nome, data, expediente e horário. - Os motivos aceitos para horas extras serão somente os tipo H (Horas Extras) da Tabela de Motivos. Observamos que, se a data em processamento for maior que data de conversão, haverá as seguintes implicações: - O Status "Não Autorizado" não estará mais visível. - O Limite de Horas extras não poderá ser alterado, ou seja será demonstrado = 9999.
MANUTENÇÃO DO APONTAMENTO * Na aba Horários Digitados: - Foi implementado um cabeçalho com nome, data, expediente e horário. - Os motivos aceitos para marcações serão somente os tipo M (Marcações) da Tabela de Motivos. - Os motivos para marcações digitadas e desconsideradas são obrigatórios; * Na aba de Desconsideradas: - Foi implementada a possibilidade de alterar a marcação Desconsiderada para Original/Eletrônica teclando F2; - A função de recortar marcação será permitida somente no dia e somente para o mesmo funcionário.
CONFIGURAÇÃO DA MANUTENÇÃO Implementado em Rotinas Diárias / Apontamento / Configuração da Manutenção os parâmetros para: - Destacar marcações eletrônicas, que serão destacadas de vermelho; - Destacar marcação automática, que serão destacadas de azul; -Detalhar marcações desconsideradas (ignoradas). Observamos que, o parâmetro: Destacar Horas Extras Não Autorizadas ficará disponível para visualização de informações do passado.
ROTINA PARA LIMPAR OU EXCLUIR MARCAÇÕES Realizamos alteração no programa Rotinas Diárias / Apontamento / Limpar/Excluir Marcação para que: - quando utilizar a opção "Limpar", o sistema não limpe as marcações eletrônicas/originais. - quando utilizar a opção "Excluir", o sistema exclua também as informações do AFD.
TIPO DE ABONO PARA AÇÕES COLETIVAS Na pesquisa da Tabela de Motivos está disponível a consulta a todos os tipos de motivos.
TIPO DE ABONO PARA AÇÕES COLETIVAS Alteramos o programa Rotinas Diárias / Ações Coletivas / Abonos para que sejam aceitos somente motivos do tipo Ocorrência. Em Abono Coletivo visualizaremos somente os motivos com Tipo = Ocorrência. Se tentar relacionar um motivo que não tem tipo = Ocorrência, será demonstrada a mensagem abaixo, e não permitirá o lançamento:
AÇÕES COLETIVAS - HORAS EXTRAS Alteramos o programa disponível em Rotinas Diárias / Ações Coletivas / Horas Extras para que: - No item Acerto / Limite - os limites sejam fixados em 9999, pois conforme a Portaria 1.510, não existe limite de hora extra. - No item Acerto / Tipos - as opções Não autorizada e Nenhum não sejam demonstradas, ou seja, foram eliminadas para todos os tipos de horas extras {1..9}.
CARTÃO DE PONTO (ESPELHO) - Foi reformulada em Rotinas Mensais / Cartão de Ponto a tela para emissão do espelho de cartão de ponto. - Implementamos um novo modelo de impressão do Espelho de ponto: o modelo disponibilizado na página 18, Anexo II da Portaria 1.510:
CARTÃO DE PONTO (ESPELHO) - O empregador poderá emitir o Espelho de Ponto no modelo que desejar mas, deverá manter o relatório do Espelho de Ponto de acordo com a determinação do Anexo II da Portaria 1.510/09.
AUDITORIA Implementado em Utilitários / Auditoria os arquivos: PEAFD e PECONTA.
NOVO MÓDULO: FISCAL - Foi criado o novo módulo de Fiscal, que possibilitará a criação dos arquivos AFDT (Arquivo-Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). - Na opção Fiscal / AFDT deverá ser informado um período para geração do arquivo AFDT, com ou sem Multiproc. Será obrigatório selecionar a pasta onde o arquivo será salvo. Após seleção da pasta, teremos um nome de arquivo padrão AFDTaaaammdd.TXT, podendo ser alterado posteriormente, onde aaaa = ano, exemplo 2009, mm = mês, exemplo 12, e dd = dia, exemplo 27. - O layout do arquivo AFDT está disponível na página 12 da Portaria 1.510, Arquivo de Fonte de Dados Tratados AFDT, ANEXO I.
NOVO MÓDULO: FISCAL - Na opção Fiscal / ACJEF deverá ser informado um período para geração do arquivo ACJEF, com ou sem multiproc. Será obrigatório selecionar a pasta onde o arquivo será salvo. Após seleção da pasta, teremos um nome de arquivo padrão ACJEFaaaammdd.TXT, podendo ser alterado posteriormente, aaaammdd mesma descrição do AFDT. - O layout do arquivo está disponível na página 14 da Portaria 1.510, Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, ANEXO I.
NOVO MÓDULO: FISCAL Observamos que, o empregador deverá manter o AFDT e o ACJEF relativos a cada mês de apuração armazenados à disposição da fiscalização ou poderá gerá-los sob demanda. As duas opções de geração são válidas porém, caso o empregador resolva gerá-los a partir do pedido da fiscalização, a produção desses arquivos deve ser imediata, ou seja deve ser apresentado no momento que forem solicitados pelo Auditor Fiscal. Enquanto o REP não for implantado, o AFTD será gerado tomando como base os dados originais de registro de ponto.
PEGUNTAS E RESPOSTAS - MTE Acompanhe no site do Ministério do Trabalho as Perguntas e Respostas referentes às Portarias em vigor. Link: http://www.mte.gov.br/pontoeletro nico/faq.asp