PÁGINA : 1/10 ITEM 1. OBJETIVO Descrever os procedimentos sistêmicos da Central de Compras e Logística das empresas do grupo Comporte. ITEM 2. GENERALIDADES : 2.1-BI : sigla para Business Intelligence, sistema para geração de relatórios gerenciais das empresas do grupo Comporte. 2.2-Cecomlog : Central de Compras e Logística. 2.3-Compras imediatas : são aquelas que por diversos motivos,têm caráter emergencial, ou seja, devem ser entregues no menor prazo possível. 2.4-Compra semanal : é a aquisição de itens para consumo planejado. 2.5-DG : Diretoria Geral (Acionista). 2.6-Globus : sistema ERP onde estão os diversos módulos dos processos operacionais. 2.7-Web Supply : sistema disponibilizado pela Gimba para solicitação de materiais de escritório e suprimentos de informática. ITEM 3. PROCEDIMENTO SISTÊMICO : 3.1 PROCESSO DE COMPRA IMEDIATA OU APLICAÇÃO IMEDIATA As solicitações de compras imediatas ou urgentes são enviadas diariamente pelas garagens das empresas do grupo dos estados de São Paulo, Minas Gerais e Paraná, por meio do Sistema Globus que envia um e-mail à Cecomlog, comunicando o departamento. Nota : essa solicitação é realizada quando há carros parados nas garagens necessitando de reparos. As solicitações das empresas do grupo geram um relatório denominado Relatório de Acompanhamento de Solicitações e a Cecomlog faz uma confrontação desse relatório com os e-mails recebidos de todas as empresas, para evitar que alguma solicitação deixe de ser atendida. Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 2/10 Depois de confrontados e-mails e relatório, o Assistente de Compras da Cecomlog acessa o Sistema Globus e faz os pedidos de cotações, que devem ser respondidas em até 1 hora. Os dados das cotações inseridos no Globus são : Nome da peça; Especificação da peça; Quantidade necessária. É gerado um número de pedido pelo Globus e é emitido um e-mail automático ao fornecedor com todos os dados da compra. Após análise dos fornecedores referente aos seus estoques e preços, a resposta à Cecomlog é eletrônica, atualizando o Sistema Globus. Após o recebimento das cotações efetuadas pelos fornecedores, o Assistente de Compras da Cecomlog, acessa o Sistema Globus, insere o Nº do pedido e verifica quais fornecedores responderam as cotações. Com as respostas das cotações, é impresso o relatório denominado Mapa de Compras e é enviado para análise do Coordenador de Compras, que verificará qual fornecedor será o vencedor da cotação e negociará as datas de entrega às empresas do grupo. Na análise dos fornecedores verifica-se : a) Tipo de produto; b) Fornecedor com melhor preço; c) Informações das 3 (três) últimas compras : Valor; Fornecedor; Números de unidades compradas. Verifica-se também a capacidade do fornecedor em atender o pedido em relação à quantidade solicitada e ao prazo de entrega definido. Do Relatório Mapa de Compras, gera-se também um relatório com os dados abaixo : a) Quilometragem que a peça foi utilizada desde a sua substituição; b) Data da última compra daquela peça; c) Nome do fornecedor da peça; d) Nº do carro que a peça foi instalada. Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 3/10 Com a aprovação das cotações, o Assistente de Compras dá um comando no Globus (APROVAR) e é emitido um comunicado automático (e-mail) aos fornecedores vencedores para que sejam programadas as entregas às empresas do grupo. É de responsabilidade das empresas do grupo realizarem a conferência dos produtos recebidos, devendo notificar à Cecomlog (telefone ou e-mail) caso recebam produtos com divergências com o que foi solicitado. 3.2 PROCESSO DE COMPRA SEMANAL As solicitações de compras semanais são enviadas à Cecomlog pelas garagens das empresas coligadas, também via Globus e as solicitações seguem o processo descrito no item 3.1 deste procedimento. O prazo para resposta das cotações é de 36 horas. 3.3 PROCESSO DE COMPRA COMPLEMENTAR Compras complementares são aquelas em que por diversos motivos, as empresas do grupo não as enviam na primeira solicitação, ou seja, solicitação imediata ou solicitação semanal. Para a compra complementar, o processo é o mesmo descrito no item 3.2 deste procedimento. 3.4 PROCESSO DE COMPRA DE COMBUSTÍVEIS A compra de combustíveis é de responsabilidade de cada empresa. A Cecomlog é responsável pela cotação e realização da divulgação do preço do combustível (óleo diesel) às empresas do grupo. Todas as sextas-feiras, a Cecomlog recebe das empresas fornecedoras de combustíveis, e-mail com Planilha Excel contendo os preços por litro do combustível (Óleo Diesel) de cada uma das bases às quais as empresas estão instaladas, como por exemplo: Cubatão; Piracicaba; Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 4/10 São José dos Campos; Rio de Janeiro, entre outras. Ao receber as atualizações semanais dos preços de combustíveis, a Cecomlog atualiza a Planilha Excel da semana anterior e inicia a negociação com os fornecedores. Após a negociação, um e-mail é enviado à Diretoria da empresa e ao responsável pela compra do diesel na respectiva empresa. No e-mail segue Planilha Excel (anexa) com os preços negociados. O fornecedor com o menor preço da região onde a empresa está localizada, é o que irá ganhar a cotação. 3.5 PROCESSO DE COMPRA DE PNEUS E LUBRIFICANTES As solicitações de compras de pneus e lubrificantes são enviadas todo dia 20 pelas empresas do grupo (via e-mail) à Cecomlog. Ao receber a necessidade mensal das empresas, faz-se as cotações dos itens requeridos. Todas as solicitações recebidas pela Cecomlog bem como a cotação, são enviadas à Diretoria Geral para análise e aprovação. Após análise e aprovação, a Diretoria Geral envia à Cecomlog com comentários sobre as quantidades a serem compradas. Após os recebimentos dos comentários, a Cecomlog inicia o processo de negociação junto aos fornecedores. Os pedidos destes itens são realizados até o dia 21 do mês seguinte com entrega até o dia 10. Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 5/10 3.6 - QUADRO GERAL DE PRAZO DE PAGAMENTO DE FORNECEDORES TIPO DE PRODUTO Lubrificantes Peças e Acessórios Outros Pneus Combustíveis Cesta Básica Produtos de higiene e limpeza Material de escritório e informática PRAZO DE PAGAMENTO 90 dias 40 dias (30 dias fora a dezena) 40 dias (30 dias fora a dezena) Michelin : 30 dias Bridgestone-Firestone : 30 dias Continental : 30 dias Pirelli : 12 dias Hankook : 15 dias Goodyear : 15 dias Kumho : 15 dias Petrobrás : 2 dias Ipiranga : 25 dias Shell : 7 dias Unipetro : 8 dias 30 dias 40 dias (30 dias fora a dezena) 40 dias (30 dias fora a dezena) Essas programações são enviadas à área FI-SP para os agendamentos de pagamento. Após conferência dos pedidos com as Notas Fiscais, as empresas registram os dados no Globus e remetem as NFs à FI-SP e FC Contabilidade. 3.7 PROCESSO DE COMPRA DE MATERIAL DE ESCRITÓRIO E SUPRIMENTOS DE INFORMÁTICA Duas (2) vezes por mês, nos dias 10 e 20, as empresas do grupo acessam o site do fornecedor Gimba (www.gimba.com.br) e fazem os pedidos de materiais de escritório e suprimentos de informática na opção Web Supply. Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 6/10 Exemplos de materiais de escritório e suprimentos de informática comprados da Gimba: Cartuchos para impressoras; Bobinas para fax; Mouse; Papel sulfite, clips, grampo, grampeador, entre outros. Essas solicitações são visualizadas pela Cecomlog ao acessar o site da Gimba na opção Web Supply para analisar os pedidos e fazer aprovação dos mesmos. A aprovação pode ser efetuada por qualquer integrante da Cecomlog. Após análise e aprovação do responsável da Cecomlog, os pedidos são automaticamente enviados à Gimba, que faz a programação da entrega dos mesmos às empresas do grupo. Nota : o fornecedor Gimba é avaliado pela Cecomlog a cada 4 meses para medir as suas condições comerciais. As entregas são efetuadas nos endereços das empresas solicitantes. 3.8 PROCESSO DE COMPRA DE MATERIAL DE HIGIENE E LIMPEZA As empresas do grupo enviam semanalmente as solicitações de compras de material de higiene e limpeza à Cecomlog que realiza os mesmos processos descritos no item 3.1 deste procedimento e as cotações são enviadas aos fornecedores. 3.9 PROCESSO DE COMPRA DE CESTAS BÁSICAS 3.9.1 Recebimento das programações de compra de cestas básicas Mensalmente as empresas Breda e Piracicabana fazem as programações de compras de cestas básicas e envia-as por e-mail à Cecomlog para cotação. Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 7/10 Nas programações constam as quantidades a serem cotadas e as respectivas garagens onde as cestas deverão ser entregues. As empresas solicitantes de cestas básicas são : EMPRESA Breda São Bernardo do Campo Breda Cubatão Piracicabana Cubatão Praia Grande Santos São Vicente LOCAL DE ENTREGA Na casa de cada colaborador Garagem da empresa Garagem da empresa 3.9.2 Cotação de cestas básicas Com o recebimento das solicitações das empresas, o Assistente de Compras da Cecomlog efetua contatos com os fornecedores para envio de cotações. Esses contatos são via telefone e/ou e-mail. 3.9.3 Aprovação das cotações das cestas básicas Após o recebimento das cotações pela Cecomlog, as mesmas são enviadas aos responsáveis de cada uma das empresas, que decidem qual será o fornecedor. 3.9.4 Confecção, envio e distribuição de vales cestas É de responsabilidade do fornecedor vencedor, a confecção de vales cestas e envio às garagens das empresas conforme programação mensal. As empresas devem distribuir os vales cestas aos colaboradores para que sejam trocados pelas cestas básicas nos caminhões nas datas previstas. Nota : na Breda SBC são separadas mensalmente 5 cestas para serem enviadas para a Rental. 3.9.5 Processo de cotação para a empresa Princesa do Norte Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 8/10 Mensalmente a empresa Princesa do Norte efetua as cotações de cestas básicas e envia à Cecomlog para análise e aprovação. Uma vez aprovada a cotação, o Assistente de Compras da Cecomlog contata o fornecedor para fazer o fechamento do pedido. Após o fechamento, o Assistente de Compras da Cecomlog comunica a empresa. Juntamente com as cotações da Princesa do Norte, também são enviadas as cotações da Brambrilla e Piracicabana Cargas de São Paulo-SP. As cestas da Princesa do Norte e Brambilla são enviadas para a garagem da Princesa do Norte em Santo Antônio da Platina e feita distribuição para as garagens abaixo : Santo Antônio da Platina; Marília; Ourinhos; São Paulo. Nota : na distribuição é coletada assinatura dos colaboradores em Recibo, onde consta também a relação dos produtos da cesta. 4. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES 4.1 Do Diretor Geral: a) Analisar e aprovar as solicitações de compras enviadas pelas empresas do grupo; b) Prover recursos para as compras das empresas do grupo; c) Participar de reuniões com fornecedores. 4.2 Do Gerente de Compras : a) Garantir o cumprimento dos procedimentos de compras; b) Dar suporte à equipe de compras; c) Negociar com os fornecedores; d) Garantir nível de atendimento aos clientes; e) Participar de reuniões com fornecedores. 4.3 Do Coordenador de Compras e Logística : a) Analisar as solicitações das garagens das empresas do grupo; b) Aprovar as solicitações de compra; c) Efetuar as cotações de combustíveis, lubrificantes e pneus; Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 9/10 d) Enviar os preços cotados dos combustíveis às empresas do grupo; e) Analisar o relatório Mapa de Compras; f) Enviar as cotações de pneus e lubrificantes para análise da DG; g) Garantir o atendimento às solicitações; h) Negociar com os fornecedores; i) Avaliar o fornecedor Gimba quadrimestralmente; j) Manter controles dos processos de compras; k) Participar de reuniões com fornecedores. 4.4 Do Assistente de Compras : a) Efetuar os pedidos de cotação enviados pelas empresas do grupo; b) Contatar os fornecedores para assuntos de cotações; c) Cumprir o que está descrito nos procedimentos da Cecomlog; d) Contatar as empresas do grupo para esclarecimentos de solicitações de compra; e) Aprovar cotações de produtos de higiene e limpeza; f) Aprovar cotações de material de escritório e suprimentos de informática; g) Fazer as cotações de cestas básicas; h) Aprovar e fazer o fechamento da compra de cestas básicas da Princesa do Norte; i) Comunicar ao Gerente e Coordenador de Compras e Logística em casos de problemas operacionais e de sistemas; j) Prestar atendimento aos solicitantes das empresas do grupo e fornecedores. 4.5 Dos responsáveis das empresas do grupo : a) Analisar os estoques permanentemente (peças,diesel,etc); b) Compra de combustíveis; c) Enviar todos os tipos de solicitações de compras à Cecomlog nas datas preestabelecidas; d) Enviar as solicitações de compras imediatas à Cecomlog; e) Conferir os produtos recebidos dos fornecedores; f) Comunicar a Cecomlog no caso de divergências nos produtos recebidos. 5. MATERIAL DE APOIO Data da aprovação : 22.09.2008 Data :
PÁGINA : 10/10 a) Planilha de cotação de óleo diesel; b) Mapa de cotação; c) Mapa de compras; d) Relatórios de cotação. 6. CONTROLE DE REGISTROS REGISTRO ARQUIVO LOCAL DESCARTE RETENÇÃO INDEXAÇÃO Mapa de Cotação Mapa de Compras Relatórios de Cotação Meio : Físico Caixa de Arquivo Meio : Físico Caixa de Arquivo Meio : Físico Caixa de Arquivo Cotação de Diesel Meio : Eletrônico Planilha Excel Arquivo no andar Arquivo no andar Arquivo no andar Pasta no HD Triturado 6 Meses Divisões de arquivos por mês Triturado 6 Meses Divisões de arquivos por mês Triturado 6 Meses Divisões de arquivos por mês Deletado 12 meses Divisões de arquivos por semana Data da aprovação : 22.09.2008 Data :