Maboque Consulting Lda.

Maboque Consulting Lda.

BRAZILIAN BUSINESS SCHOOL MODULO: GESTAO DE CONHECIMENTO E PROJECT OFFICE TRABALHO: IMPLANTACAO DE UM PMO EM LISARB GRUPO: MABOQUE CONSULTING INC EUNICE ISABEL NUNDA GILBERTO JESUS MOISES SEBASTIÃO GREICE MALENGUE LEONILDE GALIANO DE SOUSA LUISA DE LIMA ANDRÉ NSIMBA ALEXANDRA KIALA

Somos uma empresa de consultoria e projetos, levando para a sua empresa as melhores praticas de mercado, considerando as necessidades especificas da sua organização Surgiu da união de profissionais oriundos de empresas nacionais, onde ao longo de 5 anos com seriedade e profissionalismo desenvolveram competencias essenciaispara atuais em empresas de pequeno, médio e grande porte

MISSÃO Através do domínio do conhecimento e tendência de mercado, oferecer de forma justa e completa soluções em Consultorias, proporcionando satisfação e atendendo as expectativas de nossos clientes, usando como ferramenta principal de gestão a tecnologia e a parceria com fornecedores e colaboradores gerando rentabilidade VISÃO Estar entre as 5 melhores e maiores empresas prestadoras de serviços de consultoria empresarial na cidade de Luanda até 2016, garantindo a legalidade dos clientes e continuidade de seus negócios

VALORES Satisfação do Cliente: Eficiência e Eficácia no atendimento ao cliente, com preço justo dos serviços prestados, procurando superar suas expectativas; Respeito: Tratamento gentil e indistinto aos clientes, fornecedores e colegas da empresa, promovendo a harmonia e a motivação no ambiente de trabalho; Ética: Visar o bem comum, agindo sempre com honestidade, transparência, lealdade e justiça. Seguir a moral e os bons costumes;

Credibilidade: Manter a transparência e aceitação no mercado, visando o cumprimento das leis e acordos realizados; Responsabilidade: Utilizar os recursos naturais e financeiros, visando a preservação do meio ambiente e o bem estar da sociedade em que está inserida; Humildade: No conhecer, no ensinar, no executar, evitando a arrogância, conhecendo nossas limitações, reconhecendo nossos erros e buscando o aprendizado contínuo; Qualidade: Oferecer serviços pautados em procedimentos legais.

Em resposta ao convite de S. Excia, o Presidente de Lisarb para apresentar uma proposta de implementação de um Escritorio de Gerenciamento de Projetos (PMO), a Maboque Consulting tem o prazer de apresentar a proposta a seguir:

Para uma implantação de um PMO em uma organização ser bem-sucedida, é preciso primeiramente avaliar a maturidade da organização em gerenciamento de projetos, ou seja, a capacidade desta organização em gerenciar seus projetos com sucesso. De acordo com o diagnóstico feito, a maturidade da administração em LISARB está no nível 2, onde podemos destacar como principais fraquezas: 90% dos projetos não aplicam as boas praticas de gerenciamento da tríplice restrição de projetos( escopo, tempo e custo), bem como de qualidade. 90% dos Gerentes de Projetos não tem treinamento nas praticas de GP. 90% dos projetos não seguem uma metodologia formal/unificada de gerenciamento de projetos. Estas fraquezas fazem com que os projetos executados em Lisarb estejam muito vulneráveis à atrasos no cronograma, estouro do orçamento e comprometimento da qualidade do produto do projeto.

Para aumentar o nível de maturidade de Gerenciamento de Projetos de Lisarb, a Maboque Consulting recomenda a implementação de um PMO (Project Management Office), o qual certamente irá trazer grandes benefícios. Primeiramente, gostaríamos de definir PMO e demonstrar as inúmeras vantagens que a implementação de um PMO pode trazer para Lisarb, aos seus projetos e aos resultados deles esperados. DEFINIÇÃO: O PMO é uma estrutura organizacional constituída por profissionais de gestão de projetos que servem às necessidades de gestão de projetos de uma organização. O PMO em Lisarb pode desempenhar as seguintes funções, as quais poderão suprir as principais deficiências identificadas no diagnóstico de maturidade.

Suporte a projetos Consultoria e Conselho Capacitação de pessoal PMO Métodos e normas (Boas práticas) Gestão de Projetos Ferramentas de Gestao

Processos Definição e implantação de nova metodologia de gerenciamento Manutenção da aderência aos padrões e procedimentos Manutenção de históricos de projetos - lições aprendidas Apoio administrtivo - relatorios de desempenho Assessoria e orientação - suporte na imlementação dos projetos

Pessoas Identificação das habilidades requeridas Aquisição, desenvolvimento e retenção de gerentes de projetos Desnvolvimento de planos para identificacao e utiulizacao de recursos humanos Coordenação e condução de planos de treinamento

Alinhar a gestão de projetos aos objetivos estratégicos; A criação de uma base de conhecimentos em LISARB, que orienta a definição de prioridades; Maior previsibilidade do resultado de projectos futuros, em relação aos prazos, riscos, utilização de recursos, custos e entregas que vão auxiliar na determinação da taxa de sucesso e viabilidade; Aumento das capacidades competências institucionais de LISARB durante o desenvolvimento de projectos (novos erros não mais serão cometidos); Apoiar de sobre maneira o executivo na tomada de decisão.

A implementação de um PMO em Lisarb oferece benefícios para: GPs Referencia para o gerenciamento de projetos Executivos Suporte a tomada de decisoes Lisarb Alinhamento dos projetos às estrategia do país Povo Aumento do nivel de satisfacao

Conforme resultado da pesquisa de maturidade, as principais fraquezas de Lisarb estão relacionadas a falta de padronização de uma metodologia de gerenciamento de projetos e a necessidade de capacitação dos gerentes e das equipes envolvidas. Desta forma, o nível hierárquico adotado para implementar o primeiro PMO de Lisarb será o Nível 2, o qual visa processos e otimização de recursos.

As funções do primeiro PMO estarão relacionadas aos Métodos e Procedimentos de Gerenciamento de Projeto, e forma a implementar e manter a utilização de uma metodologia de gerenciamento de projetos baseada nas boas praticas do PMBOK.

Pelo fato de Lisarb encontrar-se em um baixo nível de maturidade gerencial, o modelo do primeiro PMO será o Pool de Recursos, a partir do qual será possível: Visualizar facilmente os recursos de Lisarb, sua posição, habilidades, custos e outras características importantes; Verificar qual a capacidade de produção disponível e sua utilização nos projetos Verificar em quais projetos e tarefas os recursos estão alocados, nivelar os recursos ou procurar recursos para substituir os recursos nas alocações necessárias Promover a formação/capacitação dos recursos - O primeiro PMO será o centro de profissionais especialistas em gerenciamento de projetos, com a responsabilidade de desenvolver e executar os treinamentos, bem como coordenar a sua consistência e qualidade.

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De forma simplificada, podemos dizer que: As Estações Meteorológicas farão o monitoramento dos projetos (progresso, cumprimento do cronograma, gastos, riscos e qualidade) e reportara à torre de controle. Não terá autoridade sobre os projetos e nem oferecerá serviços de suporte. A Torre de Controle, definirá politica, documentação e metodologia. Estará associada às estacoes meteorológicas de modo que a partir dos relatórios destas, oferecerá serviços de suporte, para melhorar o desempenho dos projetos. Terá autoridade sobre os projetos. Também será de sua responsabilidade, selecionar, priorizar e autorizar projetos. O Pool de recursos indicará gerentes para os projetos e as equipes de suporte.

É muito importante para um PMO, ter um processo e parâmetros para verificar o seu próprio sucesso (desempenho). Para o PMO de Lisarb, selecionamos algumas métricas genéricas (relacionadas à produtividade do PMO) e outras específicas (relacionadas aos projetos sob a tutela do PMO).

Genéricas Quantidade de pedidos de esclarecimento feitos ao PMO/mês Quantidade de projetos trabalhados (mês) Quantidade de projetos iniciados/concluídos (mês) Específicas: Escopo índice de alterações (% do numero de alterações em relação ao numero de projetos Tempo índice de cumprimento dos prazos Custo índice de cumprimento dos custos Qualidade índice de conformidade no gerenciamento da qualidade Riscos quantidade de riscos identificados por projeto

PMO Projeto de Implementação de PMO Termo de Abertura Plano de Gerencia mento Implantação Física Oficialização do Departamento Mobilização da Equipe Diagnóstico Levantamen to dos Stakeholder s Levantamen to do APO Implantação dos Serviços Desenvolvimen to da Metodoligia do GP Catalogaçao dos projetos Treinamento Seleçao do pessoal Realizaçoes das formaçoes Encerramento Avaliaçao da implantaçao Desmobilizaça o Definição de Funções Definiçao de estrategias Realizaçao do projeto piloto Analise do projeto e ajuste

Para um gerenciamento adequado do portfolio, passaremos pelas seguintes etapas: Identificar os projetos Categorizar Balancear o portfólio Selecionar Priorizar

Lei para Todos Tolerância O H2O Tribuna Jurídica Direitos iguais Droga é uma Droga Educar para Crescer Cidade Limpa Quem Dança tem Vida Dar sem Receber Nossa Saúde Sopa do Bem Igualdade na Diferença Arte Agora Gasosa não

Categoria Critério Peso Projetos sociais, ambientais e culturais Impacto social 75% Orçamento do Projeto 25% Tempo de Execução 20% Projetos políticos, económicos e jurídicos Orçamento do Projeto 30% Experiência do Gerente em projetos similares e certificação PMP. 40%

Critério Peso Legenda para Notas 0 5 10 Impacto social 75% Fraco potencial de intervenção na comunidade, gerando impactos impercetíveis no que se refere à qualidade inicial da comunidade trabalhada Para projetos que tem condições de melhoraras condições da comunidade em questão, construindo estratégias para futuras transformações efetivas Para projetos que propõem mudar de modo efetivo, a realidade da comunidade, alterando sua rotina, resolvendo problemas crónicos, interferindo positivamente nas dificuldades inicialmente identificadas Orçamento do Projeto 25% Acima de R$ 500.000 Entre R$ 250.000 e 500.000 Abaixo de R$ 250.000

Critério Peso Legenda para Notas 0 5 10 Tempo de execução 20% Acima de 60 meses Entre 24 e 60 meses Abaixo de 24 meses Orçamento do Projeto 30% Acima de R$ 500.000 Entre R$ 250.000 e 500.000 Abaixo de R$ 250.000 Experiência do Gerente em projetos similares e certificação PMP. 40% Gerente do Projeto com experiencia em projetos similares inferior a 3 anos. Gerente do Projeto com mais de 3 anos de experiência em projetos similares. Gerente do Projeto com mais de 3 anos de experiência em projetos similares e certificação PMI como PMP.

Categórias Critérios Peso P1 P2 P3 P4 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Impacto social 75% 5 3,75 10 7,5 10 7,5 0 0 Projetos Sociais Orçamento do projeto 25% 10 2,5 0 0 5 1,25 10 2,5 Total 6,25 7,5 8,75 2,5 Projetos Ambientais Impacto social Orçamento do projeto 25% Total 75% 5 3,75 10 7,5 5 1,25 0 0 5,0 7,5 Projetos culturais Impacto social Orçamento do projeto Total 75% 5 3,75 5 3,75 25% 5 1,25 0 0 5,0 3,75

Categórias Critérios Peso P1 P2 Nota Média Nota Média Tempo de execução 20% 5 1 5 1,0 Projetos Políticos Orçamento do Projeto 5 1,5 5 1,5 30% Experiência do Gerente e certificação PMP. 40% 10 4 5 2,0 Total 6,5 5,5 Tempo de execução 20% 10 2,0 5 1,0 Projetos Económicos Orçamento do Projeto 5 1,5 0 0 30% Experiência do Gerente e certificação PMP. 40% 5 2,0 10 4,0 Total 6,5 5,0 Tempo de execução 20% 0 0 0 0 Projetos Jurídicos Orçamento do Projeto 5 1,5 0 0 30% Experiência do Gerente e certificação PMP. 40% 5 1,0 10 4,0 Total 2,5 4,0

Após o processo de priorização, concluímos o portfólio de Lisarb deve ser composto pelos seguintes projetos: Nossa Saúde H2O Quem dança tem vida Lei para todos Lei seca Direitos iguais

Objetivos Estrategicos de Lisarb Balanceamento 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 6 7 Categorias dos Projetos - Eixo X: categorias dos projetos: 1. Social 2. Ambienta 3. Cultura 4. Politico 5. Economico 6. Juridico - A cor da bolha representa a duracao do projeto: Azul...>5 anos Vermelho...2-5 anos Verde... < 2anos - O tamanho da bolha representa o orçamento do projeto. Quanto maior o orçamento, maior a bolha.

Para melhor balanceamento foi necessário escolher os projetos que teriam maior impacto social. Para seu balanceamento foi necessário realocar os projetos em ordem de prioridade, definindo custo e tempo de execução. O portfolio de Lisarb está composto por projetos alinhados a seis dos nove objetivos estratégicos.