SUMÁRIO 1. Conhecendo o sistema... Erro! Indicador não definido. 2. Certidões Negativas... 6 2.1 Cadastros das certidões... 7 2.2 Exclusões de Negativas cadastradas com erro... 8 3. Geração de anexo de nota fiscal... 9 3.1. Como fazer?... 11 4. Consulta de Notas Cadastradas... 16 5. Preenchendo sua Nota fiscal... 19 6. Revisão: Check-list para Geração do Anexo de nota fiscal e envio ao SEBRAE/RS... 21
1) Conhecendo o sistema O Portal de Pagamentos ao Fornecedor foi criado para facilitar o processo de pagamentos realizado pelo SEBRAE/RS para a sua pessoa jurídica credenciada. Neste sistema, você poderá verificar todos os itens (produtos/serviços) contratados que já foram entregues e estão aprovados para serem pagos pelo SEBRAE/RS. O acesso pode ser feito através do portal Integra, no botão Portal do Fornecedor ou diretamente através do caminho: http://portalfornecedor.sebrae-rs.com.br/
Para efetuar o login, utilize como usuário apenas os números do CNPJ da empresa. Após o primeiro login, altere a senha acessando o botão: Trocar Senha, localizado no canto superior direito.
O sistema é composto de 3 funcionalidades: 1) Geração do Anexo de Nota Fiscal - Opção: Cadastramento de Notas ; 2) Consulta das Notas Fiscais Cadastradas - Opção: Consulta de Notas ; 3) Cadastramento das Certidões Negativas - Opção: Gerenciar Certidões Negativas.
2) Cadastro das Certidões Negativas Para que o seu pagamento possa ser efetuado pelo SEBRAE/RS, a pessoa jurídica credenciada deve manter atualizadas as certidões negativas. Estas certidões são importantes indícios de que a pessoa jurídica credenciada cumpre a legislação e é de sua responsabilidade ter essa documentação sempre de acordo junto aos órgãos responsáveis. Abaixo são descriminadas as certidões exigidas pelo SEBRAE/RS: FGTS: Certidão que confirma o depósito do valor que corresponde a 8% do salário de cada funcionário que é destinado ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. SRF / PGFN / INSS (Conjunta): Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, abrangendo inclusive as Contribuições Sociais previstas nas alíneas 'a' a 'd' do parágrafo único do art. 11 da Lei no 8.212, de 24 de julho de 1991. Consulte a certidões negativas em: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/gestor-de-compras/consultas-1/certidaonegativa Nesta opção do sistema, você mesmo fará o cadastro das certidões, podendo verificar sua validade. As Certidões Negativas devem estar válidas na data de emissão da NF, ou seja, a data de emissão da NF deve estar entre a data de emissão das negativas e a data de validade das mesmas.
2.1 Como fazer o cadastro das certidões negativas? 1) Entre na opção Gerenciar Certidões Negativas no menu inicial; 2) Para cadastrar as certidões negativas, basta selecionar o nome da certidão (PGFN ou FGTS) no item Nome ; 3) Informar nos campos subsequentes: o Número, a Data de Emissão e a Data de Validade. Para a certidão do PGFN também é necessário que seja informado o horário no qual foi emitida a certidão; 4) Clique em Salvar para incluí-las; 5) As negativas válidas aparecem listadas logo abaixo dos campos de cadastro.
2.2 Exclusões de certidões negativas cadastradas com erro Caso você tenha cadastrado algum número errado ou alguma data incorreta de emissão ou validade das negativas, você mesmo pode excluir a certidão. Para excluir a certidão cadastrada, você deve clicar no ícone vermelho ao lado da certidão errada:
3. Geração de Anexo de nota fiscal Na opção "Cadastramento de Notas" do menu inicial, serão listados todos os itens (produtos/serviços) contratados que já foram entregues e estão aprovados para serem pagos pelo SEBRAE/RS a pessoa jurídica credenciada. A lista mostra a descriminação completa por trabalho realizado. Nela aparecerão apenas os (produtos/serviços) cujo material comprobatório foi devidamente registrado no portal Integra.
3.1 Funcionalidades das Colunas Item Número sequencial de itens liberados para cobrança; Projeto Descrição do Projeto vinculado ao produto/serviço realizado; Solução Informa o nome do produto/serviço que foi vendido/prestado ao SEBRAE/RS; Serviço - Apresenta o número do produto/serviço que está aberta para cobrança. Tipo Informa se os valores disponíveis são referentes a horas ou a indenização de despesas; ID. Movimento Refere-se a um atributo interno do sistema, para uso do SEBRAE/RS; Quantidade Contratada Número de horas ou o valor de indenização de despesas Contratado; Quantidade Liberada Refere-se a o número de horas ou valores de indenização de despesas liberados para cobrança; Valor Unitário Apresenta o valor hora contratado e, no caso de indenização de despesas, aparecerá o valor 1 (um); Quantidade Nota Campo para ser preenchido com o número de horas ou o valor a ser cobrado de indenização de despesas. Total Valor total do item a ser faturado;. Incluir É o campo a ser marcado pela pessoa jurídica credenciada para indicar os itens que deseja incluir na nota.
3.2. Como fazer a geração do anexo de nota fiscal? 1) Entre na opção Cadastramento de Notas do menu inicial; 2) Marque na coluna Incluir os itens que deseja inserir na nota fiscal; 3) Ao selecionar os itens, o sistema irá calcular automaticamente o valor bruto e líquido da nota fiscal; 4) Caso a pessoa juridica credenciada não for Optante pelo Simples Nacional, serão calculados automaticamente os impostos: IR, PIS, CSLL e COFINS; 5) Aparecerá no rodapé do sistema todos os percentuais dos impostos: 6) Para finalizar a geração do anexo da nota fiscal, você deve apenas preencher o campo "Nº da Nota Fiscal" que será emitida, de acordo com seu próprio bloco de Notas Fiscais ou NFE; 7) Preencher o campo "Data da Emissão" da Nota Fiscal (que é cópia fiel da data de emissão da própria NF); 8) Clicar no botão "Gerar Nota"; 9) Ao clicar no botão Gerar Nota, você recebe a mensagem Seus dados foram salvos com sucesso. Será mostrada a tela abaixo, com o anexo de nota fiscal com a tarja Nota fiscal não confirmada, onde você deve conferir e confirmar as informações inseridas.
Verifique as todas as informações inseridas, principalmente o número da nota fiscal (de acordo com seu bloco ou ou NF-e) e a data de emissão, que deve ser idêntica a da nota fiscal, de acordo com o mês vigente, respeitando o limite para emissão/recebimento do SEBRAE/RS. ITEM NOVO
Caso perceba algum dado errado, clique no botão Não Confirmar. Será perguntado: Tem certeza de que deseja excluir a nota?, ao responder Sim, o sistema lhe informará a mensagem Nota excluída com sucesso!. Volte a opção Cadastramento de Notas do menu inicial e reinicie o processo. ITEM NOVO: No campo "Anexar ", você deverá incluir, obrigatoriamente, os seguintes documentos: 1) Imagem da Nota Fiscal (eletrônica ou manual) emitida; 2) Arquivo "xml", em caso de Nota Fiscal Eletrônica Para isto, clique no botão "Escolher arquivos", e encontre imagem em seu computador. Selecione o "Tipo de Anexo" (Nota Fiscal Digitalizada ou XML da NFS-e), após clique em "Anexar arquivo". 3) O que é xml? O XML é o arquivo padrão de registro na NF-e, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Seu layout é padrão em todo o território nacional e obedece aos antigos padrões de escrituração fiscal, com a adição de melhorias que visam um maior controle das transações comerciais. 4) Como localizar? O arquivo xml, fica disponivel, na proprio site da prefeitura, após gerar a nota. Sugestão para localizar. https://arquivei.com.br/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=s_geral&utm_term=localizar%2520 nota%2520fiscal&gclid=cmpxsdai-88cfu6akqodecggqa Quando tudo estiver de acordo, clique no botão Confirmar, indicando que você conferiu as informações. O sistema lhe questionará: Tem certeza de que deseja confirmar a nota? Ao responder Sim, você receberá a mensagem Nota gerada com sucesso!. O documento aberto é chamado de anexo de nota fiscal.
Para verificar se os dois documentos foram anexados, poderá consultar em consulta de notas após a nota ser confirmada. Clicar na seta que ira abrir os documentois que foram anexados, lista de anexos abaixo. Você pode acompanhar o status de sua nota fiscal através da opção Consulta de Notas, no menu inicial (Seção 4. Consulta de Notas Fiscais cadastradas deste manual).
3.3. Principais mudanças Nota Fiscal Eletrônica e Manual
4. Consulta de Notas Fiscais cadastradas Na opção Consulta de Notas no menu inicial, você consulta todos os anexos de notas fiscais emitidos, como também o seu status. Para consultar, informe um período (espaço de tempo entre as datas indicadas) para busca da data de emissão das notas fiscais e clique no botão Filtrar. Também é possível consultar pelo número da nota fiscal, por número da agenda, número da consultoria, e pelo status:
4.1. Tipos de Status de seu Pagamento (ITEM NOVO) Pendente de Confirmação - Anexo de Nota Fiscal deverá ser confirmado pela pessoa jurídica credenciada, antes de enviá-lo ao SEBRAE/RS. Neste caso você não clicou nem em Confirmar nem em Não Confirmar ; Cancelado - Anexo de Nota Fiscal cancelado; Gerado - Documentação cadastrada no Portal da Fornecedor, em análise pelo SEBRAE/RS (Análise dos Anexos); Revisado - Documentação anexada no sistema pela pessoa jurídica credenciada, foi revisada pelo SEBRAE/RS. Aguardando recebimento dos documentos físicos (NF manual e Anexo de NF), no caso do fornecedor que emiti Nota Fiscal Manual. Recebido - Documentação física recebida (NF manual e Anexo de NF) e cadastrada no sistema do SEBRAE/RS; Contas a Pagar - Encaminhado para pagamento e aguardando liberação; Pago - Cobrança paga pelo SEBRAE/RS; Erro - Nota possui movimentos de Consultorias/Agendas que não existem mais. Favor entrar em contato com o SEBRAE/RS.
IMPORTANTE!! O período para emissão e recebimento de notas fiscais pelo SEBRAE é do dia 01 até o dia 20 de cada mês. No caso de nota fiscal manual, se você encaminhar pelos Correios, a previsão de entrega no SEBRAE deverá ser até o dia 20. No caso de a pessoa jurídica credenciada emitir Nota Fiscal Eletrônica, não é necessário o envio da documentação física, pois passará para o Status: Recebido de forma automática. De acordo com o Edital de Credenciamento, os pagamentos serão efetuados em até 45 dias após o recebimento da nota fiscal pelo SEBRAE/RS. Permanece!
5. Preenchendo sua nota fiscal Para emissão de nota fiscal para o SEBRAE/RS, devem ser utilizados os dados abaixo: Razão social: Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado do Rio Grande do Sul CNPJ: 87.112.736/0001-30 Inscrição estadual: isento Inscrição municipal: 008.562-2-3 Endereço: Rua Sete de Setembro, 555. Porto Alegre - RS. CEP: 90010-190. E-mail: gestaodecredenciados@sebrae-rs.com.br Telefone: 3216.5098 (exclusivamente para informação às Prefeituras) Informamos ainda que o SEBRAE/RS é uma instituição de direito privado. Nota: Exclusivamente para Cidade de Santa Maria são aceitas as seguintes Inscrições Municipais: 5173602 / 469121 Envie pelos Correios ou entregue pessoalmente no SEBRAE/RS Sede (andar térreo) aos cuidados do Protocolo Geral - SEBRAE/RS. Endereço para envio: Protocolo Geral - SEBRAE/RS - Rua Sete de Setembro, 555. Porto Alegre RS / CEP 90010-190.
A partir do anexo gerado, preencha sua nota fiscal conforme dados dos campos quantidade total de horas, valor bruto de horas e valor bruto de indenização de despesas. Busque o total em Quantidade Total de Horas NOTA FISCAL DA EMPRESA CREDENCIADA QUANTIDADE DESCRIÇÃO DO SERVIÇO VALOR 7 HORAS DE PRESTAÇÃO DE TOTAL 540,00 SERVIÇOS INDENIZAÇÃO DE DESPESAS 200,00 IRRF / PIS, COFINS E CSLL - (45,51) (DETALHAMENTO CONFORME ANEXO) TOTAL LÍQUIDO R$ 694,49 Busque o valor em Valor bruto de horas Busque o valor em Valor total líquido
6. Revisão: Check-list para Geração do anexo de nota fiscal e envio ao SEBRAE/RS Cadastre suas Certidões Negativas (FGTS e PGFN). Verifique se estão corretas e utilize o procedimento de exclusão se necessário. Gere seu anexo de nota fiscal, indicando um número da nota fiscal e confirme os dados cadastrados. Imprima a visualização oferecida pelo sistema. Preencha a sua nota fiscal utilizando as informações do anexo, indicando os somatórios de horas de consultorias e instrutorias, bem como o total de indenização de despesas. Envie pelos Correios ou entregue pessoalmente no SEBRAE Sede a sua nota fiscal e a impressão do anexo gerado no sistema de geração de anexo de nota fiscal, assinado, aos cuidados do Protocolo Geral - Sebrae/RS. Os documentos devem estar no Sebrae/RS até o dia 20 do mês (em caso do dia 20 ser dia não útil, a nota deve estar no Sebrae/RS no dia útil anterior). Endereço para envio: Protocolo Geral - SEBRAE/RS Rua Sete de Setembro, 555. Porto Alegre/RS. CEP: 90010-190