EVENTOS DE GRANDE PORTE EVENTOS DE GRANDE PORTE Dicas e listas de verificação Dicas e listas de verificação 1. Começando o planejamento: Qual o objetivo do evento? O que se espera que os participantes obtenham com o evento? A data e horário do evento já foram definidos, assim como datas e horários alternativos caso não haja disponibilidade? Onde se pretende realizar o evento? Há um país ou cidade em particular? Será necessário reservar quartos para pernoite? Será necessária uma sala de reunião? Gostaria de sugerir alguma refeição ou bebida a ser servida durante o evento? Será necessário algum equipamento audiovisual? Qual percentagem do orçamento será destinada para: Quartos para os convidados Sala de reunião Comida e bebida Aluguel de equipamento audiovisual Há um cronograma definido para a reunião? 2. Encontrando o melhor local para o evento: Que tipo de reunião pretende-se organizar? O orçamento já foi definido? Qual deve ser a distância máxima entre o aeroporto e o hotel? Os quartos ou locais da reunião devem ser acessíveis para deficientes físicos? Será necessário fornecer serviço de táxi ou limusine para algum participante? E estacionamento no hotel, qual o espaço necessário? O custo e a frequência de um serviço de van foram considerados? Há voos suficientes para que todos consigam chegar ao evento na data e horário certos? A chegada ao hotel ocorrerá na alta ou baixa temporadas? O local ideal já foi procurado dentre os nossos 375 hotéis pelo mundo? Um Pedido de Proposta com todas as necessidades já foi enviado à nossa empresa? www.nh-hotels.com 1/5
3. Quartos para os convidados: Quantos quartos (número exato ou estimado) pretende-se reservar? As datas de chegada e saída já foram confirmadas? Há preferência por determinados tipos de quarto (solteiro, duplo ou conectado)? Há preferência por quartos próximos no mesmo andar? Cada um dos participantes será responsável pela própria reserva ou uma única pessoa deverá lidar com as reservas? É importante fornecer acesso à rede Wi-Fi nos quartos 4. Ferramenta para o evento (Página personalizada de grupo): Será necessária uma página on-line personalizada para o grupo? Caso positivo, basta informar nosso assistente de vendas. Depois de fazer o check-in, peça uma cópia da lista de quartos; ela mostrará todos os nomes dos participantes e os números dos quartos. Isto permite saber onde todos estão em caso de emergência. 5. Salas de reunião: Quantas pessoas estarão presentes? Que tipo de sala de reunião deseja-se usar? Será necessário apenas um espaço ou várias salas pequenas? A planta baixa da sala de reunião do hotel já foi vista? Há um cronograma com os horários da reunião? Caso o evento aconteça durante vários dias, os horários de início e de encerramento serão diferentes a cada dia? A distribuição de mesas e lugares foi planejada (recepção, teatro, formato U, conferência, sala de aula, mesa de baquete ou círculo)? Antes de realizar a verificação do local, peça ao hotel para organizar a sala de reunião do modo desejado. Assim será possível saber se a disposição dos lugares ficará como se imagina. Que tipo de equipamento audiovisual será necessário? Nosso pacote de equipamentos audiovisuais atenderá as necessidades? Serão necessários microfone e estante de leitura/tribuna? A pauta do evento já foi elaborada? Serão necessários blocos flipchart, quadro branco, blocos de anotações, canetas e marcadores? www.nh-hotels.com 2/5
A montagem do equipamento e a preparação da sala foram agendadas para antes do início da reunião? Será necessário um telefone com viva-voz? As tarifas de ligações para conferência telefônica já foram verificadas? Será necessário haver conexão à internet? Caso positivo, quantas portas serão necessárias? E os custos envolvidos, já foram analisados? 6. Comida e bebida: Quantas pessoas são esperadas para o serviço de bufê? Os horários dos coffee breaks e refeições já foram decididos? O menu e a carta de bebidas já foram escolhidos? Será necessária uma sala separada para os intervalos? Caso alimentos e bebidas sejam servidos durante a reunião, o serviço poderá ser realizado com mínima interferência? Pretende-se servir café e água durante a reunião? Algum dos participantes tem restrições alimentares? Qual o custo do serviço de bufê? 7. Faturamento e pagamento: Quem será responsável pelo pagamento dos quartos dos convidados e sala de reunião? De que forma os extras como ligações telefônicas e serviço de quarto devem ser faturados? Como será feito o pagamento final? Quem estará autorizado a fazer alterações na reunião que possam gerar custos extras? É necessário algum pagamento antecipado? Caso positivo, há um plano de pagamento? Gostaria de solicitar a emissão de uma fatura única após o fechamento do faturamento? Caso positivo, quais cobranças podem ser adicionadas e quem está autorizado a fazer essas alterações? 8. Extras: O estacionamento do hotel tem algum custo? O hotel fornece transporte para ir e vir do aeroporto? As reservas têm algum custo? www.nh-hotels.com 3/5
Os quartos, áreas comuns e espaços de eventos devem ser acessíveis para deficientes físicos? Os palestrantes já foram convidados? Um formulário de confirmação de presença foi anexado ao convite para que todos possam informar sobre alguma necessidade especial? O hotel foi informado sobre os horários dos fornecedores para entrega e coleta? Qual o custo dos serviços de escritório como fotocópia? 9. Toques finais: Meses antes do evento A reserva já foi atualizada para confirmar quantas pessoas participarão do evento e quantas salas de reunião e quartos serão necessários? Os avisos e material impresso estão sendo criados? Já foram pedidas ou compradas as lembranças e amenidades? A lista de tarefas e dos responsáveis por cada uma delas já começou a ser feita? Os planos de contingência já estão prontos caso algum imprevisto aconteça, como um palestrante ficar doente? Todos já receberam os convites? É possível confirmar o número de pessoas que participarão do evento? Um mês antes do evento Os detalhes do bufê e os menus já foram acertados? Os palestrantes estão em dia com o planejamento das apresentações e cientes dos prazos para a produção do material do evento? Algum dos palestrantes precisará de equipamento técnico? Os palestrantes precisão de transporte para ir e vir do hotel? Foi estabelecido um prazo para que todo o material impresso esteja pronto? O hotel tem uma lista com a distribuição das acomodações e os detalhes dos pedidos especiais? Foi marcada uma reunião pré-evento com o responsável pelo local para que o planejamento seja explicado? Um comunicado de imprensa foi preparado para o evento? Uma semana antes do evento O envio do material do evento ao hotel 48 horas antes de a organização chegar foi planejado e informado ao hotel? www.nh-hotels.com 4/5
O retorno do material para o escritório da organização após o evento já foi planejado? Há um back-up de todo o material impresso para ser levado por segurança? Todas as entregas e coletas já foram confirmadas? Os crachás estão prontos? Um comunicado de imprensa sobre o evento já foi enviado para contatos importantes? Há um pacote de informações para a equipe com os detalhes da programação e dos contatos? No local do evento, um dia antes do evento Foi marcada uma reunião pré-evento com o responsável pelo local para que o planejamento seja explicado? Todo o material do evento chegou em boas condições? Uma hora antes do evento As salas para o evento estão prontas? Todos os recepcionistas e ajudantes estão no local e foram devidamente instruídos? 10. Após o evento: Foi feita uma reunião pós-evento com o responsável pelo local? O formulário de avaliação do evento já foi preenchido? A fatura está correta? Os fornecedores já foram pagos? Os patrocinadores, parceiros e palestrantes receberam uma carta de agradecimento? Preparado para fazer anotações para o próximo evento? Anotações: www.nh-hotels.com 5/5