Fluxograma de Eventos (versão final aprovada 29/04/13)

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1 Fluxograma de Eventos (versão final aprovada 29/04/13) INÍCIO Atenção: A Administração financeira do evento deve estar vinculada OBRIGATORIAMENTE a um CNPJ. A Coordenador do evento Até 60 dias antes do evento e preferencialmente 90 dias antes Setor de comunicação Encaminha documento de autorização para organização e realização de eventos para a Diretoria Solicita que o setor de Comunicação faça a revisão do material e a divulgação interna e externa Diretoria Consulta a agenda para verificar disponibilidade * Elabora convites, ofícios, modelos de e material de divulgação Pré-reserva de sala Não Diretor aprovou? - Infraestrutura; - Administração; - Biblioteca; - STI; - Financeiro; - Serv. Apoio Acad.; - Comunicação; - Diretoria; - Gráfica Insere os dados no gerenciador de eventos Envia os s com as informações iniciais Sim Registro na agenda do ICMC pela diretoria Confirma reserva de salas Diretoria indica um representante Confirma na agenda do ICMC Seção de eventos Seção de eventos Enquadra o evento conforme classificação CCEx * Pode ocorrer mais de um eventos na mesma data. Requisita que o coordenador preencha formulário para a CCEx CCEx

2 A Envia os cartazes e e- mail** para a comunidade interna e externa - Professores; - Alunos (pós-graduação e graduação); - Funcionários; - Outras universidades FIM Faz a divulgação pós-evento Seção de eventos Setor de comunicação Solicita que a STI providencie sala com microcomputadores, recursos necessários (projetos, microfone, som) e apoio (foto, filmagem) Prestação de contas para aprovação da Diretoria e ciência da CCEx Faz a avaliação do evento Organiza material necessário Encerramento do evento Solicita ao Setor de Transportes agendamento de viagens Realização do evento Solicita ao setor de compras o material necessário (crachás, certificados, pôsters, canetas, camistas e materiais de divulgação) e apoio (para o dia do evento) Solicita que a Gráfica providencie a confecção de materiais gráficos e certificados Organiza as atividades sociais como coquetéis, almoços, jantares, foto histórica, turismo Identifica as autoridades, diretoria, composição da mesa, mestre de cerimônia, prismas, hinos Organiza a comunicação visual (cartazes, banners,...) Até 30 dias antes - Contratação de copeiras; - Mesas; - Flores; - Toalhas; - Recepcionistas; - Disponibilização de ambulância. Providencia o cerimonial Providencia o que for necessário*** Organiza o serviço de recepção (materiais, recursos humanos, infraestrutura, questionário de avaliação) Estabelece os horários dos cafés, cardápios ** Informar datas da 1ª e 2ª divulgações e com que frequência será divulgado. *** Já deve ser solicitado anteriormente ao setor de compras. Sim Precisa de apoio? Não

3 ORGANIZAÇÃO DE EVENTO SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO 1 À Diretoria do ICMC Ref.: Autorização para realização de evento Encaminho o presente formulário, solicitando análise e autorização para a organização e realização do evento conforme abaixo discriminado. Atenciosamente. Despacho do Diretor: São Carlos, de de. Coordenador do evento Informações adicionais: Prof. Dr. José Carlos Maldonado Diretor Nome do Evento: Período de Realização: Local: Coordenador(es): Origem de Recursos: Abrangência: Municipal Estadual Nacional Internacional Classificação: Graduação Pós-Graduação Pesquisa Cultura e Extensão Atividade Didática Atividade Administrativa Atividade Departamento Diretoria Outros 1) Inscrição: Instituição Gestora dos recursos financeiros: CNPJ: Através do Gerenciador de Eventos Através de site do evento Via depósito em conta corrente Pagamentos Via Cartão de Crédito Valor da Inscrição: R$ Na retirada do Material Outros Recibo para os participantes Boleto bancário Na retirada do material Outros

4 2) Comunicação Visual 3.1 Autorização para uso do logotipo do ICMC: Organizador Patrocinador Apoio Membro a) Cartazes b) Folders c) Banners d) Faixas e) Programação Diária f) Programação Geral - Site 2 3) Divulgação a) Público alvo Universidades Escolas Autoridades Demais Unidades do Campus Outros: Canais digitais: (site, listas de , mídias sociais ) Professores Pós-Graduação Graduação Funcionários Outras Universidades: 1ª Divulgação: / / 2ª Divulgação: / / Divulgar periodicamente: Toda Semana a cada 15 dias dias antes do evento 4) Infra-Estrutura a. Hotel b. Transporte c. Serviço Operacional d. Reserva de salas Palestrantes nº Participantes nº Palestrantes Viagens para aeroportos Transporte em São Carlos Aluguel de ônibus Outros Preparação de salas Transporte de equipamentos Empréstimo de Painéis Funcionário à disposição Segurança adicional Ambulância Auditórios: Salas Auditórios de outras Unidades do Campus Outros Observações Fazer bloqueio de apartamentos Observações Observações Fazer solicitações na intranet IMPORTANTE Utilização dos AUDITÓRIOS e Salas conforme as Normas ICMC, formalizar Termo de Responsabilidade (*Observar necessidade de Alvará) e realizar as vistorias Prévia e Posterior ao evento.

5 5) Serviços Informática e Audiovisual a. Sala com microcomputadores b. Equipamentos necessários c. Apoio Obs.: Impressora Quantidade de Micros Login: Senha: Projetor Microfone Som fotos das apresentações filmagem das apresentações fotos do café Banner digital Transmissão - IPTV - Outros 3 6) Coffee Break a) Coffee Break Por adesão Previsto na inscrição. Local para a realização:. Horário-Manhã:. Horário-Tarde: b) Cardápio Preferência por fornecedor ou alimentos: c) Solicitação de autorização ao Diretor d) Pessoal de Apoio Apoio ICMC Contratação de Copeiras Outros Mesas Cadeiras e) Estrutura de Apoio Flores Toalhas Bebedouro Outros: f) Comunicação a Biblioteca sobre uso da copa

6 7) Material a) Crachá: b) Certificado Assinado pela Comissão Entrega depois do evento Entrega junto com o material Certificado para Palestrantes 4 c) Pasta Pasta branca ICMC Pasta papelaria com adesivo Pasta confeccionada por empresa Outros d) Caneta Caneta comum Personalizada e) Bloquinho Bloco em branco Bloco Personalizado Cores: Tamanho: Quantidade de Folhas: f) Outros Materiais Caneca Camiseta Pen Drive Cópia da programação Outros Materiais de divulgação: g) Recepção Seção de Eventos Outro lugar Pessoal de Apoio Obs.:

7 8) Atividades Sociais Por adesão Previsto na inscrição Abertura Encerramento Garçons 5 a. Coquetéis Musica: tipo Cardápio: Horário e local: b. Almoços Por adesão Previsto na inscrição Cardápio: Hora e local: c. Jantares Por adesão Previsto na inscrição Cardápio: Hora e local: d. Foto Histórica Cópia para os participantes Confecção de pôster Álbum para o homenageado Fornecedor e. Turismo na Cidade Fazendas Parque eco-esportivo Parque tecnológico Obs.:

8 9) Cerimonial a. Convites Autoridades: b. Representante da Diretoria do ICMC: c. Mesa de Abertura: d. Composição da mesa: 6 e. Execução de Hinos: Nacional Estadual São Carlos USP f. Mestre de cerimônia: g. Recepção: h. Prismas: Obs.: