PORTAL DE RELACIONAMENTO GROUP MANUAL DO USUÁRIO Portal de Relacionamento - Manual do usuário... 1
SUMÁRIO 1. Informações gerais... 3 2. Sobre este documento... 3 3. Suporte técnico... 3 4. Visão Geral do Portal de Relacionamento Group... 4 4.1. Login no Sistema... 4 4.2. Recuperar Senha... 4 4.3. Barra de Ferramentas... 5 4.4. Menu Lateral... 5 4.4.1. Ocorrência de Todos os Setores... 5 4.4.2. Suporte... 6 4.4.3. Treinamento e Implantação... 6 4.4.4. Desenvolvimento... 6 4.4.5. Financeiro... 7 4.4.6. Qualidade... 7 4.4.7. Comercial... 8 4.4.8. Marketing... 8 4.4.9. Administração... 9 5. Tela de Cadastro de Ocorrência... 10 6. Tela de Consultas Internas... 11 7. Tela de Pesquisa de Ocorrência... 11 8. Tela de Fechamento... 13 9. Tela de Visualização de Ocorrência... 14 9.1 Tela de Anexar Arquivo... 14 10. Tela de Alterar Senha... 15 11. Administração... 15 11.1. Tela de Pesquisa Usuário... 15 11.2. Tela de Cadastro de Usuário... 16 11.3. Tela de Atualização de Cliente... 17 Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 2
1. Informações gerais O Portal de Relacionamento Group é um sistema de controle de ocorrências que permite ao usuário realizar cadastros de dúvidas, sugestões e outros serviços. Além disso, o usuário pode realizar pesquisas de serviços já solicitados anteriormente. O objetivo deste sistema é trazer facilidade e praticidade no registro de ocorrências junto à Group Software e permitir ao usuário um acompanhamento do seu atendimento de uma forma mais rápida. 2. Sobre este documento Este manual tem por objetivo fornecer ao usuário informações para utilização do Portal de Relacionamento Group, descrevendo suas funcionalidades e particularidades. As informações e funções contidas neste manual estão sujeitas a alterações sem aviso prévio e não representam um compromisso da Group Software Ltda. Todos os direitos autorais são reservados à Group Software Ltda. Nenhuma parte deste documento poderá ser reproduzida por quaisquer meios eletrônicos ou mecânicos, para quaisquer fins que não o uso pessoal do comprador, sem permissão por escrito da proprietária. 3. Suporte técnico Entre em contato com o suporte técnico da Group Software de segunda a sexta-feira das 8:30 às 12:30 e 14:00 às 18:00h (horário de Brasília). Estabelecer contato via e-mail, Chat, ou fazer a ligação de um telefone próximo ao equipamento para que o técnico que o atender possa orientá-lo. Formas de estabelecer contato com o suporte técnico: E-mail: o departamento disponibiliza o e-mail suportesistemasonline@groupsoftware.com.br para que as dúvidas e arquivos sejam encaminhados aos técnicos. Estes são respondidos em tempo hábil. Chat: - Entrar no endereço http://www.groupsoftware.com.br e acessar a opção Suporte. - Selecione o produto e entre com os dados da empresa. - Entre com a senha de acesso disponibilizada pelo departamento de suporte. Telefone geral: (31) 2103-5700. Outros telefones disponíveis em: http://www.groupsoftware.com.br/contato/ Teamviewer: encontra-se disponível uma conexão remota que possibilita o acesso direto ao seu computador para treinamento on-line. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 3
Para utilizar este recurso, verifique uma data disponível junto à equipe do suporte, através de e- mail ou telefone. 4. Visão Geral do Portal de Relacionamento Group 4.1. Login no Sistema Para ter acesso ao sistema é necessário realizar o login. Para isso, basta informar o usuário e a senha e depois clicar no botão. O login é o e-mail cadastrado como Administrador do Portal junto à Group Software e a senha para o primeiro acesso será o seu código de atendimento, ou código do cliente. Após o primeiro acesso o sistema solicitará a alteração da senha. Caso não tenha estes dados em mãos entre em contato com o suporte para que possa receber os mesmos. 4.2. Recuperar Senha Nesta tela o usuário poderá solicitar o envio da senha por e-mail caso tenha esquecido. Para isso, basta clicar na opção Esqueceu sua Senha? na tela de Login, informar seu e-mail e clicar em. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 4
4.3. Barra de Ferramentas Na barra de ferramentas o usuário poderá visualizar o nome do cliente e do usuário logado, além de poder alterar a senha e fazer logoff no sistema. Para alterar a senha o usuário deverá clicar no botão detalhada no item 10.. Será aberta uma tela que será 4.4. Menu Lateral No menu lateral são exibidos os tipos de ocorrências que o usuário poderá registrar. Os menus são separados por setores para facilitar o acesso para o usuário. 4.4.1. Ocorrência de Todos os Setores Neste menu é possível pesquisar todas as ocorrências existentes do usuário logado. Ao clicar em Pesquisar é aberta a tela de pesquisa de ocorrências, que será detalhada no item 7. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 5
4.4.2. Suporte Neste menu é possível cadastrar todas as ocorrências relacionadas ao suporte dos sistemas como: acompanhamento, atualização de versão, chave de registro, instalação de sistema, migração de sistema, orientação sobre customização, reinstalação de SQL, remoção de sistema, tira dúvidas, vínculo/redirecionamento Domínio. 4.4.3. Treinamento e Implantação Neste menu é possível cadastrar pedidos de treinamentos e serviços relacionados, como por exemplo acompanhamento do uso do sistema após o treinamento. 4.4.4. Desenvolvimento Neste menu é possível enviar sugestões para o sistema e outros serviços relacionados a desenvolvimento através do Innovbook. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 6
4.4.5. Financeiro Neste menu é possível cadastrar solicitações de 2ª via de boletos entre outros serviços como negociação e contratos. 4.4.6. Qualidade Neste menu o usuário pode realizar cadastros de elogios, reclamações e outros serviços relacionados à qualidade do produto como, por exemplo, sugestões. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 7
4.4.7. Comercial Neste menu o usuário poderá cadastrar pedidos de orçamento para desenvolvimento específico, entre outros como, por exemplo, transferência de seção direito. 4.4.8. Marketing Neste menu o usuário poderá cadastrar ocorrências relativas a sugestões de eventos, patrocínios, materiais entre outros. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 8
4.4.9. Administração Este menu é acessado apenas por usuários que possuem permissão de Administrador. Nele o usuário pode pesquisar os usuários existentes, cadastrar novos usuários e atualizar dados de clientes. Ao clicar em um destes submenus, é aberta uma nova janela que será detalhada posteriormente no item 11. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 9
5. Tela de Cadastro de Ocorrência A tela de cadastro de ocorrência é utilizada para realizar os registros das ocorrências de acordo com o setor desejado. Um único layout é usado para todos os tipos de cadastros, o que difere na apresentação dessa tela é o campo assunto que já aparece preenchido com o tipo da ocorrência de acordo com o Setor escolhido. Como cadastrar uma ocorrência: 1_ Para cadastrar uma ocorrência é necessário preencher os campos que abaixo são detalhados. Os campos que possuem o símbolo são de preenchimento obrigatório. 2_ Em alguns tipos de ocorrência, o campo Assunto será preenchido automaticamente ao selecionar um tipo de ocorrência no menu lateral que não seja Outros. 3_ Exemplo: ao clicar em Pedido de Treinamento, automaticamente o assunto será Solicitação de Treinamento. 4_ Para preencher os campos Sistema, Módulo ou Versão, clique no ícone que aparece ao lado da caixa de texto. Ao abrir a tela de consulta (detalhada no item 6), selecione um Sistema, Módulo ou Versão. 5_ Observação: no campo Módulo, mesmo quando não possuir módulo o usuário deverá clicar no ícone e depois fechar a janela de consulta. 6_ O campo Contato é preenchido automaticamente de acordo com o nome do usuário logado, para alterá-lo clique no Ícone um dos usuários existentes.. Ao abrir a tela de consulta(detalhada no item 6), selecione Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 10
7_ O campo Telefone é preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do cliente, mas se desejar altere-o. 8_ Após preencher todos os campos clique no botão que aparecerá embaixo da tela no canto inferior esquerdo para que o registro seja inserido na base de dados. 6. Tela de Consultas Internas Esta tela será aberta ao clicar em algum ícone da tela de cadastro de ocorrência. Os dados apresentados são exibidos conforme o campo selecionado. Como realizar uma consulta: 1_ Para realizar uma consulta preencha o campo Nome com o nome a ser pesquisado e depois clique no botão. 2_ Automaticamente ao deixar o campo Nome em branco, todos os registros serão exibidos. 3_ Clique sobre a opção desejada para selecionar. 7. Tela de Pesquisa de Ocorrência Nesta tela o usuário poderá consultar, visualizar e fechar uma ocorrência. Ao abrir esta tela, o campo de filtro Grupo aparecerá preenchido por padrão com o texto Resolvido Group e não validado cliente e se houver dados será carregado o quadro de ocorrências e o quadro de Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 11
tarefas abaixo dele. Ao visualizar (ver item 9) uma ocorrência o usuário tem a opção de anexar um arquivo. Esta opção será detalhada no item 9.1. Como consultar ocorrências: 1_ Para realizar a consulta rápida das ocorrências, preencha os seguintes campos de filtro: Assunto: preencha o assunto da ocorrência a ser pesquisada. Nº ocorrência: preencha o número da ocorrência a ser pesquisada. Grupo: selecione o grupo na qual a ocorrência pertence como Resolvido - Group e não validado cliente, Cancelada, entre outros. Departamento: selecione o departamento a ser pesquisado. Abertas de: informe a data inicial do período de abertura da ocorrência. Abertas até: informe data final do período de abertura da ocorrência. Concluídas de: informe a data inicial do período de conclusão da ocorrência. Concluídas até: informe a data inicial do período de conclusão da ocorrência. Pesquisa por: neste campo informe se a pesquisa será por ocorrências do usuário logado ou por todas as ocorrências. Sistema: selecione o nome do sistema caso deseje realizar a pesquisa por sistema. 2_ Após preencher os campos desejados, clique no botão. 3_ Caso desejar limpar os filtros basta clique no botão. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 12
4_ Ao exibir as ocorrências será possível visualizar todas as ocorrências e fechar apenas as que estejam na situação 04 - Solução Proposta. 5_ Para visualizar a ocorrência, clique na opção Visualizar na ocorrência desejada, será aberta então a tela de visualização que será explicada no item 9. 6_ Para realizar o fechamento, clique na ocorrência e depois clique no botão. Será aberta então a tela de fechamento que será explicada no item 8. 8. Tela de Fechamento Nesta tela o usuário poderá fechar uma ocorrência, ou seja, poderá validar uma ocorrência já solucionada para que a mesma seja concluída. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 13
Como fechar a ocorrência: 1_ Preencha os campos: Cliente aceitou Solução Proposta: caso tenha aceitado a proposta marque a opção Sim, caso contrário clique em Não. Observação: ao clicar na opção Não, não será possível fechar a ocorrência. Data: data e horário de fechamento da ocorrência. Satisfeito: selecione a sua satisfação referente à ocorrência. Comentário do Cliente: descreva um comentário para o fechamento da ocorrência. 2_ Após preencher os campos clique em Fechar Ocorrência. 9. Tela de Visualização de Ocorrência Nesta tela o usuário poderá apenas visualizar os detalhes da ocorrência. Os campos aparecerão desabilitados. 9.1. Tela de Anexar Arquivo Nesta tela o usuário poderá anexar arquivos para acrescentar informações para a ocorrência cadastrada. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 14
Como anexar arquivo: 1_ Para anexar um arquivo, clique no botão procurar e selecione o arquivo. 2_ Em seguida clique no botão. 3_ Quando o arquivo for anexado, este aparecerá no quadro de anexos. 10. Tela de Alterar Senha Esta tela é utilizada para a troca de senha do usuário logado. Como alterar senha: 1_ Preencha os campos: Senha Atual: informe a senha que foi utilizada para logar no sistema. Nova senha: informe a nova senha. Repetir Senha: confirme a senha informada no campo anterior. 2_ Para concluir clique em. Caso desista de realizar a troca de senha clique no botão. 11. Administração 11.1. Tela de Pesquisa Usuário Esta tela é utilizada para consultas de dados referentes ao usuário. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 15
Como pesquisar usuário: 1_ Para realizar a consulta rápida dos usuários, preencha os seguintes campos de filtro: Nome: preencha o nome do usuário a ser pesquisado. Login: preencha o login de usuário do sistema. Criação Início: clique no ícone pesquisa. Criação Fim: clique no ícone pesquisa. ao lado do campo e informe data inicial desejada para a ao lado do campo e informe data final desejada para a 2_ Após preencher os filtros, clique em. 3_ Para limpar os campos, clique em. 11.2. Tela de Cadastro de Usuário Esta tela é utilizada pelos usuários com perfil de administrador para a realização de cadastros de usuários para acesso ao sistema. Como cadastrar usuário: 1_ Preencha os campos: Nome: informe o nome completo do usuário. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 16
E-mail: informe o e-mail correto do usuário, pois este campo poderá ser utilizado para contato posteriormente. Área: selecione a área que o usuário está alocado, por exemplo, financeiro, comercial. Nível: selecione o nível do usuário, por exemplo, diretor, funcionário. Cargo: informe o nome do cargo exercido pelo usuário a ser cadastrado. Função: selecione a função na qual o usuário a ser cadastrado se encontra, por exemplo, Funcionário, Tomador de Decisão. Telefone: informe o número de telefone correto com o DDD, pois este campo poderá ser utilizado para contato posteriormente. Celular: informe o número de telefone celular correto com o DDD, pois este campo poderá ser utilizado para contato posteriormente. Sexo: selecione o sexo do usuário (Masculino ou Feminino). Skype: informe o usuário do Skype do funcionário, este campo deve ser preenchido corretamente, pois poderá ser utilizado para contato posteriormente. Último Acesso: aparece desabilitado e preenchido com a data do último acesso ao sistema. Login: informe o login que o usuário usará para acessar o sistema. Senha: informe a senha que será utilizada para acesso ao sistema. Repetir Senha: informe novamente a senha digitada no campo senha para confirmação. 2_ Para realizar o cadastro é necessário preencher todos os campos obrigatórios, estes campos aparecem o símbolo. 3_ Após preencher todos os campos, clique no botão. 11.3. Tela de Atualização de Cliente Esta tela é utilizada para consultar os dados dos clientes. Ao ser aberta serão exibidos os dados do cliente ao qual o usuário logado pertence. Portal de Relacionamento Group - Manual do usuário... 17