Aspectos gerais para validação da EFD Contribuições Lucro Presumido
Sumário Aspectos gerais para validação da EFD Contribuições Lucro Presumido 1. Cadastro de Empresas... 2 2. Cadastro de Participantes... 4 3. Cadastro de Itens... 7 4. Exportar/Importar cadastro de itens para Excel ou CSV... 9 5. Escrituração de Documentos Fiscais... 12 6. Cupom Fiscal (modelo 2D)... 12 7. CTE (modelo 57) ou CTRC (Modelo 8)... 14 8. Nota Fiscal de Serviço... 20 9. Demais documentos e operações... 23 10. Contribuição Previdenciária... 25 11. Contribuição Previdenciária... 27 12. Alguns registros básicos do SPED... 43 1
Aspectos gerais para validação da EFD Contribuições Lucro Presumido 1. Cadastro da Empresa Aba Geral Data de cadastro: identificar a data do cadastro da empresa no sistema para fins de validação (data que começou a utilizar a empresa no G5 Phoenix ou de abertura nos órgão competentes). Nome fantasia: verificar o nome fantasia, caso a empresa não tenha, repetir a informação do campo razão social. Cód. Município: verificar o código de município da empresa. Não havendo, teclar Ctrl + Enter no campo, localizar o município e selecionar o código correspondente. Inscrição Estadual: preencher somente com números, sem pontos. Caso a empresa não tenha inscrição estadual ou for isenta, deixar o campo em branco. Tipo IRPJ: empresas do lucro presumido definir com as opção 2 (Lucro Presumido) ou 3 (Lucro presumido EPP), sendo que a opção 3 deve ser utilizada somente para empresas exclusivamente prestadoras de serviços, exceto as que prestam serviços hospitalares e as sociedades civis de prestação de serviços de profissão legalmente regulamentada, cuja receita bruta anual não ultrapassar R$120.000,00. Sempre preencher o regime de apuração 1 (Caixa) ou 2 (Competência), pois esta informação é obrigatória para a geração do arquivo da EFD contribuições. E-mail: campo utilizado para várias obrigações acessórias, por isso é importante preenchê-lo. Não é gerado no EFD Contribuições. Telefone: a informação deste campo deve ter o seguinte formato: 1129426700, sem caracteres especiais. Observações: Não utilize caracteres especiais no cadastro. Para fins de EFD Contribuições, os caracteres especiais não apresentam inconsistência, mas como o Cadastro da Empresa é utilizado por todos os sistemas da linha Phoenix, inclusive em rede (G5 Phoenix, Folha Phoenix etc.), outras declarações acessórias podem apresentar erros devido a esse aspecto. 2
Aba Escrita SPED: Este campo define quais as telas que o sistema irá apresentar para os usuários. Com a situação 1 Enquadrado são disponibilizadas as telas de itens, frete, informações complementares para o EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições. As empresas tributadas pelo Lucro Real devem utilizar esta situação. As empresas tributadas pelo Lucro Presumido e que estejam obrigadas a transmitir os arquivos do EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições com o Bloco P, ou tenham apuração com alíquotas diferenciadas ou por quantidade de base de cálculo e controle de retenções, também deverão utilizar esta situação. Com a situação 2 Não Enquadrado, o sistema irá apresentar as telas que já existiam no sistema antes do SPED. Sendo a empresa tributada pelo Lucro Presumido e obrigada a transmissão somente do arquivo do EFD Contribuições (sem o Bloco P), o sistema faz a 3
geração através dos lançamentos de notas de Saídas e de Serviços Prestados de forma consolidada (Registros do bloco F específicos para o Lucro Presumido). PIS e COFINS Não Cumulativo/Cumulativo: Regra geral, empresas do Lucro Presumido opção 0 (Não Enquadrado), empresas do Lucro Real opção 1 (Enquadrado). 2. Cadastro de participantes A maioria dos documentos fiscais lançados no sistema tem origem em importações principalmente da NF-e com arquivos XML, TXT e chave de acesso, ou dos próprios arquivos do SPED. Com isso o sistema grava no banco de dados todas as informações do cadastro de participantes. Estes dados podem ser importados através da ferramenta que existe no cadastro de participantes utilizando a tecla F10. Selecionando o campo CNPJ e informando o número, ao teclar F10, o sistema importa os dados da empresa participante do site da Receita Federal. Porém nesta ferramenta não é 4
possível completar o campo da Inscrição Estadual, pois essa informação não existe no cadastro do CNPJ da Receita Federal. Essas importações não sobrepões os cadastros, porém as informações que não constarem no cadastro são complementadas. Quando o participante for isento da Inscrição Estadual, preencher o campo com a palavra ISENTO. Alguns campos neste cadastro são obrigatórios para a validação do arquivo do EFD Contribuições como por exemplo o código do município e o código do País, então é importante que este cadastro esteja sempre completo. 5
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3. Cadastro de Itens A importação dos arquivos da NF-e e do SPED gravam informações no banco de dados referente ao cadastro de itens. Porém, com relação a NF-e alguns campos ficam sem informações por não existirem nos arquivos. Então para a validação das informações de itens no EFD Contribuições deve-se verificar os seguintes campos no cadastro dos itens: - Unidade de Medida: identificar o código da unidade de medida e sua respectiva descrição. Este campo do cadastro de itens está vinculado ao Cadastro de Unidade de Medida do Menu Cadastro, onde as mesmas devem ser informadas corretamente com um código e uma descrição. Exemplo: UN = Unidade, L = Litro. - Tipo de item: campo obrigatório para o arquivo do EFD Contribuições. Não é preenchido através da importação da Nf-e. Exemplos: 00 Mercadoria para Revenda, 01 Matéria Prima - NCM: campo necessário para a geração do Bloco P pelo sistema. É importante estar preenchido principalmente pelas empresas industriais. - LC116/2003: este campo deve ser preenchido por empresas prestadoras de serviços. Não é obrigatório para a validação do EFD Contribuições mas é importante mantê-lo com informação. - Cod. Serv. do Bloco P: para as empresas prestadoras de serviços que estejam sujeitas a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, este campo deve ser preenchido para a geração do Bloco P. Para as demais empresas deixar este campo em branco. - Nat. REC.: para produtos monofásicos (CST 04), com substituição tributária (CST 05), sujeitos a alíquota zero (CST 06), isentos (CST 07), sem incidência das contribuições (CST 08) ou com suspensão (CST 09), este campo é obrigatório. As tabelas estão disponíveis no site do SPED da Receita Federal em Projetos / EFD Contribuições / Tabelas de Códigos, na opção Tabelas Utilizadas na apuração das Contribuições para o PIS/Pasep e da COFINS. 7
Item cadastrado 8
Serviço cadastrado 4. Exportar/Importar cadastro de itens para Excel ou CSV Para auxiliar no complemento das informações no cadastro de itens, o sistema fornece a opção de exportar/importar o cadastro em planilha de Excel ou CSV. Na parte superior da tela de cadastro de itens, existe o botão Exp. Cad. Item. Clicando neste botão, o sistema gera uma planilha em Excel ou CSV, onde é possível efetuar a complementação das informações do cadastro dos itens. Após todos os ajustes efetuados nesta planilha, a mesma pode ser importada no sistema através do menu Cadastro / Itens / Importação Cad. Item em excel, selecionando a opção Atualiza Cadastro de Itens, para que as novas informações sejam gravadas no banco de dados. Para itens novos, a opção Atualiza Cadastro de Itens não precisa estar selecionada. 9
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5. Escrituração de documentos fiscais Para as empresas do Lucro Presumido, que estejam enquadradas no SPED, e que optem por gerar o arquivo de forma detalhada, deverão verificar algumas informações nos lançamentos dos documentos fiscais para não ocorrer erros no momento da validação do arquivo no PVA. 6. Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55) Nota Fiscal (modelo 1) Para as notas modelo 55 (NF-e), a chave de acesso é obrigatória. Tipo de Frete na subtela Frete da tela de notas é obrigatório, para modelo 01 e 55. Para os modelos 1B (nota fical avulsa) e 4 (Nota Fiscal de Produtor) este campo também é obrigatório. As maior parte das informações dos documentos fiscais estão vinculadas aos cadastros de itens e participantes, por isso cadastros completos são importantes para minimizar a ocorrência de erros na validação do arquivo. 12
Os campos CST (código de situação tributária), base de cálculo, alíquota, imposto, e nos casos sem cálculo das contribuições, Isento/N.Tributado e Nat.Rec., da tela de lançamento de itens, são obrigatórios na escrituração de todos os documentos fiscais que gerem informações para o arquivo do EFD Contribuições. 13
7. Cupom Fiscal (modelo 2D) Estes documentos contém muitas informações, o que torna inviável a digitação das mesmas. O mais usual,é inserir os dados destes documentos no sistema através das importações disponibilizas, como a NFP (ECF c/mfd), SPED ou MIMPSPED (Layout específico da Contmatic Phoenix), caso a empresa tenha optado por enquadrar a empresa no SPED no cadastro. Para as empresas do Lucro Presumido desenquadradas podese utilizar inclusive a importação da NFP (ECF s/mfd). Ao importarmos os arquivos da Nota Fiscal Paulista no sistema, são gavados no banco de dados todos os cupons e seus respectivos itens. 14
- ECF c/ MFD para empresas com a opção SPED Enquadrada no menu cadastro/ empresas. - ECF s/ MFD para empresas com a opção SPED Não Enquadrada no menu cadastro/empresas. 15
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O arquivo da NFP não contempla as informações em relação ao PIS e COFINS. 17
O G5 Phoenix disponibiliza a ferramenta Reorganizar Saldos dos Itens do menu Auxiliar, para inserir estas informações de forma automática. Com o cadastro de itens completo, (informações de CST, Nat. Rec. e alíquotas), acessando o menu Auxiliar/ Reorganizar Saldos do Itens, deve-se marcar as opções Calcular PIS/COFINS dos lançamentos sem informações e Trocar Lctos de PIS/COFINS com base no cadastro de itens. Além dessas opções selecionadas, temos vários campos onde podem ser filtrados somente os documentos que deverão sofrer essas alterações nos lançamentos de itens. Pode ser informado um número de documento, código de produto, espécie de documento, série de documento, entre outros, para que somente o que é necessário seja alterado. 18
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8. CTE (modelo 57) ou CTRC (modelo 8) Para os serviços de transporte, os documentos mais usuais são o CTE e o CTRC. O sistema disponibiliza a importação do CTE através dos arquivos XML ou chave de acesso, SPED ou do MIMPSPED. O CTRC pode ser importado através dos arquivos do SPED ou do MIMPSPED. O campo CST da tela de notas para esses documentos é obrigatório para a geração do arquivo do EFD ICMS/IPI. 20
Para o EFD Contribuições, as informações do campo Tipo de frete e da subtela EFD PIS/COFINS são de preenchimento obrigatório, principalmente os campos CST, base de cálculo, alíquota, e conforme o caso, Nat. Rec. 21
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9. Nota Fiscal de Serviço Para os documentos fiscais de serviço prestados e tomados tributados pelo ISS, os campos Número, Cod.Serv., Espécie e Série devem ter informações para habilitar as telas de itens e processo referenciado. As retenções de PIS, COFINS e CSLL devem ser lançadas na nota e no conta corrente, onde deve ser efetuada a baixa do documento. 23
Para selecionar o item da NFS, pressione Ctrl + Enter no campo Serviço. Preencher os dados do PIS e do COFINS referente ao CST, base de cálculo, alíquota e imposto. 24
10. Demais documentos e operações Para empresas tributadas pelo Lucro Presumido e enquadradas no SPED, esta tela deverá ser utilizada para lançamento de Receitas que não sejam provenientes de documento fiscal, como por exemplo os Alugueis, e que tenham informação de incidência de PIS e COFINS. Como não há créditos para essas empresas, as despesas não devem ser lançadas nesta tela. 25
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As informações do item e participante nesta tela não são obrigatórias, porém havendo estes itens, devem ser informados. 11. Contribuição Previdenciária A contribuição previdenciária sobre a receita bruta foi instituída para determinados ramos da indústria, comércio varejista, prestação de serviço, transporte e construção civil. O sistema gera as informações relativas e esta contribuição no Bloco P do EFD Contribuições. O G5 Phoenix monta as informações do bloco P através dos dados que estão no cadastro dos itens, como o NCM para os produtos da indústria, o Código de Serviço para o bloco P para os itens de serviços prestados e pelo código de Comércio Varejista para os itens das empresas comerciais (este último está em desenvolvimento no momento da elaboração desta apostila). Para os serviços de transporte, caso ele seja prestado por notas tributadas pelo ISS, o sistema irá montar as informações do Bloco P pelo código que estiver cadastrado no campo Código de Serviço para o bloco P 27
do cadastro do item. Para os serviços deste ramo prestados através de notas tributadas pelo ICMS, existe o campo Cod.Serv. Bloco P na subtela Transporte da tela de notas. Estes dados são apresentados nas telas relativas a Contribuição Previdenciária, através do menu EFD Contribuições / Contribuições Previdenciárias. 28
Exemplos de lançamentos: 29
Indústria 30
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Alguns códigos de atividade do Bloco P contemplam todos os NCMs de determinado capítulo ou grupo da TIPI, como por exemplo o código 61000000, que contempla todos os NCM o capítulo 61 da TIPI. 32
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Serviço 34
O sistema irá compor as informações do Bloco P para serviços prestados através do Cód. Serv. Bloco P do cadastro de itens de serviços. Atenção: Este código deverá ser informado somente para os serviços sujeitos a apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta. Para os demais serviços este campo deverá ficar em branco. 35
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Detalhes na Geração do Arquivo 37
As formas de apresentação dos arquivos do EFD Contribuições para as empresas tributadas pelo Lucro Presumido são as seguintes: Competência: Forma Detalhada neste caso são gerados os Blocos A, C, D e F (sem os registros específicos do Lucro Presumido), M e 1. Forma Consolidada neste caso são apresentados somente os Registros do Bloco F específicos para as empresas do Lucro Presumido regime de Competência (F550 e filhos, F560 e filhos), Bloco M e Registro 1900. Os campos na tela de geração do arquivo (menu Guias / Exportação EFD Contribuições) estarão habilitados dependendo das informações do cadastro da empresa. - Lucro Presumido Competência Enquadrada no SPED: estarão habilitados as formas de geração detalhada e consolidada. - Lucro Presumido Competência Desenquadrada do SPED: estará habilitada somente a forma de geração consolidada. Caixa: Forma consolidada neste caso são apresentados somente os Registros do Bloco F específicos para as empresas do Lucro Presumido Regime Caixa (F500 e filhos, F510 e filhos, F525), Bloco M e Registro 1900. Na tela de geração do arquivo (menu Guias / Exportação EFD Contribuições) estará habilitada somente a opção Caixa e Forma de geração consolidada, independente do enquadramento no SPED no Cadastro da Empresa. Para as empresas do Lucro Presumido cujas atividades estejam sujeitas a Contribuição Previdenciária, o sistema gera o Bloco P tanto na forma consolidada como na detalhada, pois este Bloco não tem vínculo com o PIS e COFINS. Regime Competência 38
Observar os detalhes no cadastro da empresa: 39
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Regime Caixa 41
Observar os detalhes no cadastro da empresa: Observações Finais Matriz e Filiais são geradas no mesmo arquivo, pois as informações do EFD Contribuições de todos os estabelecimentos devem ser apresentadas num único arquivo. Os Registros Consolidados são opções para que as empresas do Lucro Presumido tenham formas mais simples de apresentar o arquivo. Para as empresas desenquadradas do SPED no cadastro, a geração do arquivo é efetuada pela tela de notas de saídas e de serviços prestados, e a tributação informada é a básica, com a CST 01 e alíquotas de 0,65% de PIS e 3% de COFINS. 42
12. Alguns registros básicos do SPED - Bloco 0 Dados Cadastrais 0000 - Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica 0100 Dados do Contabilista 0140 Cadastros dos Estabelecimentos da Empresa 0150 Cadastros de participantes (clientes e fornecedores) 0190 Unidades de Medida 0200 Cadastros de itens 0400 Naturezas da operação (CFOP) - Bloco A Notas Fiscais de serviço não tributados pelo ICMS A100 Nota Fiscal de Serviço A170 Item da nota fiscal de serviço (o próprio serviço tomado ou prestado) - Bloco C Documentos Fiscais Tributados pelo ICMS (mercadorias) C100 NF modelo 1, NFe modelo 55 etc. C170 Item da nota fiscal C400 Impressora do cupom fiscal C405 Redução Z C460 Cupom Fiscal C470 Item do cupom fiscal C481 Totalização de valores do PIS C485 Totalização de valores do COFINS - Bloco D Documentos Fiscais Tributados pelo ICMS (serviços) D100 Contratação do serviço de transporte D200 Prestação de Serviço de Transporte 43
- Bloco F Demais documentos e operações F100 Demais documentos e operações (recibos, operações financeiras etc. Todos com incidência de PIS e COFINS). F500 Consolidação de valores de PIS e COFINS (Regime caixa) F525 Detalhamento da recepção de valores (Regime caixa) Baixa da conta corrente F550 Consolidação de valores de PIS e COFINS (Regime competência) F600 Retenções - Bloco M Apuração de PIS e COFINS M100 Crédito de PIS M105 Detalhamento do crédito de PIS M200 Débito de PIS M210 Detalhamento do débito de PIS M400 Receitas sem incidência de PIS M410 Detalhamento das Receitas sem incidência PIS M500 Crédito de COFINS M510 Detalhamento do crédito de COFINS M600 Débito do COFINS M610 Detalhamento do débito do COFINS M800 Receitas sem incidência de COFINS M810 Detalhamento das Receitas sem incidência COFINS 44