GSI I Profa. Msc. Rosa Hoffmann 1 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL SIG O SIG é um sistema integrado de apoio à tomada de decisões, proposto como uma ferramenta essencial para implementar a modernização da gestão da instituição. Este sistema integra e consolida os dados operacionais e históricos de todos os demais sistemas corporativos da organização, alimentando o processo de tomada de decisões com informações gerenciais e estratégicas. Como produto, o SIG gera um conjunto de relatórios e/ou gráficos de gestão. A finalidade principal de um SIG é ajudar uma organização a atingir as suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que se possa organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos administradores informações úteis para obter um feedback para as operações empresariais. As informações reduzidas, que são fundamentais para que os gerentes executem as suas funções na empresa (processos de decisão), são apresentadas através de vários relatórios resumidos. Estes relatórios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e análise de dados altamente detalhados em bancos de dados de processamento de transações e apresentação de resultados aos administradores de forma que façam sentido. Esses relatórios ajudam os administradores, fornecendo-lhes dados e informações para a tomada de decisões, de forma que possam utilizá-los prontamente. Diferença entre relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG A principal diferença entre os relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG é que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte a tomada de decisão gerenciais dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as decisões tendem a ser menos estruturadas (semi-estruturadas) e menos rotineiras. Enquanto um SPT dá suporte mais freqüentemente à eficácia da organização, um SIG dá suporte a eficácia gerencial.
2 Integração de Informações Gerenciais através do SIG Como já discutido, uma empresa ou uma organização é um sistema e seus departamentos ou áreas funcionais são seus subsistemas organizados em linhas funcionais (finanças, marketing, industrial, e assim por diante). A maior parte dos subsistemas funcionais, é claro, compartilha certos recursos de hardware, dados e, freqüentemente, até pessoas. Alguns subsistemas, porém, não o fazem. Esses subsistemas são totalmente autosuficientes dentro de uma área funcional e são úteis para finalidades específicas. Um dos papéis do administrador de SI é aumentar a eficiência global do SIG através do aperfeiçoamento da integração desses subsistemas. Por exemplo, poderia haver grupo de dados que se sobrepõem significativamente e, no entanto, estão sendo mantidos em dois departamentos funcionais diferentes (por exemplo: listas de clientes mantidas pelo departamento de vendas e pelo departamento financeiro). Então, deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleção integrada de subsistemas funcionais dentro da organização. Para tanto, recursos de hardware e banco de dados devem ser compartilhados para que haja a integração. Quando uma abordagem funcional é adotada, é necessário tentar ligar os vários sistemas de informação gerencial. Um meio de unificar e integrar vários sistemas é através de um banco de dados compartilhado. O uso de banco de dados comum serve não apenas para integrar os vários SIG como também pode ligar os diversos SPTs da organização, tornando mais fácil o acesso a informações reduzindo custos e aumentando a eficiência e eficácia dos relatórios gerenciais. Como outros recursos corporativos, o investimento em SIG deve ser maximizado pela redução e da subutilização. Embora o aumento da eficiência global do SIG seja importante, todos os administradores (incluindo os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG é aperfeiçoar a eficácia através do fornecimento da informação certa à pessoa certa da maneira certa e no momento certo.
3 Entradas para um SIG Tecnicamente falando, todos os dados que entram num SIG são dados internos. Isto é, antes de entrarem no SIG os dados estão contidos dentro da empresa. No entanto, os dados que entram em um SIG podem ser originários tanto de fontes internas e externas. Fontes de Dados Internas para o SIG: A missão estratégica ou plano da organização é uma importante fonte interna de dados. Fontes de Dados Externas para o SIG: Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados não foram coletados pelo SPT. O SIG usa os dados obtidos dessas fontes, processando-os em informações mais úteis para administradores do que mera coleta de dados, basicamente através do fornecimento de relatórios predeterminados. Por exemplo, mais do que apenas obter uma listagem cronológica das atividades de vendas durante as últimas semanas, um gerente nacional de vendas poderia obter os dados semanais de venda da sua organização, em um formato tal que ele possa facilmente ver a atividade de vendas por região, por representante local de vendas, por produto e mesmo em comparação às vendas do último ano. Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Esses relatórios incluem relatórios programados, relatórios por solicitação e relatórios de exceção. Relatórios programados: são produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal ou mensal. Por exemplo, um gerente de produção poderia utilizar um relatório resumido semanal que liste os custos totais com folha de pagamento com a finalidade de monitorar os custos de mão-de-obra e das tarefas.
4 Relatório indicador de pontos críticos: um tipo especial de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente a cada dia de trabalho. Os relatórios indicadores de níveis críticos podem resumir níveis de estoques, atividades de produção, volume de vendas, etc. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados aos fatores críticos de sucesso (FCS) de uma organização, de modo que os administradores e executivos possam usar esse relatório para tomar medidas rápidas e de ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio. Relatórios sob solicitação: são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Em outras palavras, esses relatórios são produzidos sob solicitação. Um executivo, por exemplo, pode querer saber o nível de estoque de um item em particular. Relatórios de exceção: são relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer uma atitude da administração. Por exemplo, um gerente poderia estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades disponíveis. O relatório de exceção gerado por esse parâmetro conteria apenas aqueles itens com menos de 50 unidades no estoque. Um relatório de todos os empregados que trabalharam mais de 40 horas na semana é outro exemplo de relatório de exceção. Como acontecem com os relatórios indicadores de pontos críticos, os relatórios de exceção são freqüentemente usados para monitorar aspectos críticos para o sucesso de uma organização. Em geral, quando um relatório de exceção é produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude. Exemplos de SIG empresariais A seguir descreve-se, focando nos principais tópicos, 2 SIGs corporativos: SIG Financeiro e de Marketing. A finalidade desses dois sistemas é entender as entradas, saídas do SIG. Essa metodologia poderá ser aplicada
5 ou verificada nos demais SIG das outras áreas corporativas (Produção, Contabilidade, RH, etc). Sistema de Informações Gerenciais Financeiro Desde os primórdios da computação comercial, as finanças têm sido uma área funcional importante na maioria das organizações. A área financeira monitora o fluxo de caixa e a lucratividade. Sistemas financeiros sofisticados são capazes de fornecer aos gerentes e executivos financeiros informações imediatas, fator crítico para o sucesso na atual economia global acelerada. O sistema de informações gerenciais financeiro fornece informações financeiras a todos os administradores financeiros dentro de uma organização, inclusive ao diretor financeiro. Especificamente, SIG financeiro: - Analisa as atividades financeiras históricas e atuais; - Projeta as necessidades financeiras futuras ; - Monitora e controla o uso de recursos através do tempo. Entradas para SIG Financeiro. As decisões que recebem suporte do SIG financeiro requerem diversos dados e informações. As fontes de dados internas e externas são discutidas resumidamente a seguir. 1. Plano estratégico ou políticas corporativas: O plano estratégico contém os objetivos financeiros principais. As metas financeiras, razões de débitos e empréstimos e expectativas de retorno são algumas das medidas que podem ser incluídas no plano estratégico. O plano freqüentemente projeta as necessidades financeiras da empresa para o futuro de 1 a 5 anos. Muitas necessidades específicas de informação, tais como o retorno dos investimentos de vários projetos, razões débito eqüidade desejadas e expectativas das necessidades de caixa, vêm diretamente do plano estratégico. 2. O sistema de processamento de transações: importantes informações financeiras são colhidas de praticamente todas as aplicações de
6 processamento de transações folha de pagamento, controle de estoque, processamento de pedidos, contas a pagar e receber e contabilidade geral. Os custos totais ao longo do tempo, a quantia total paga pela empresa aos fornecedores, a quantidade total devida à companhia pelos clientes e dados contábeis detalhados fornecem a base para muitos relatórios financeiros. 3. Fontes Externas: as informações da e sobre a concorrência podem ser fundamentais para a tomada de decisões financeiras. Relatórios anuais e balanços financeiros dos concorrentes, novos itens e relatórios gerais podem ser incorporados aos relatórios de SIG para oferecer unidades de medida ou uma base de comparação. Departamentos do governo também fornecem importantes informações econômicas e financeiras. Inflação, índice de preços ao consumidor e principais indicadores econômicos podem ajudar uma empresa a planejar futuras condições econômicas. Além disso, importantes leis tributárias e exigências de relatórios financeiros também podem estar refletidas no SIG financeiro. Subsistemas e saídas do SIG Financeiro Um SIG financeiro pode ser composto de subsistemas. Cada subsistema interage com o SPT de forma especializada e funcional e tem saídas informativas que auxiliam os administradores financeiros a tomarem as melhores decisões. Esses relatórios incluem relatórios de previsão financeira, sistema de informação de lucros e perdas e de custos, relatórios de auditoria interna e externa e relatórios de gerenciamento de verbas. Exemplo: Previsão financeira Previsão Financeira: processo de se fazer previsões financeiras sobre o crescimento futuro de produtos ou de uma organização como um todo é chamado de previsão financeira. A atividade financeira se baseia na atividade do comércio anterior. Por exemplo, vendas passadas de mercadorias e serviços podem ser convertidas em expectativa de faturamento e custos. O preço de venda por unidade e os fatores do custo da produção podem ser multiplicados pelo número esperado de unidades a serem vendidas, a fim de
7 chegar a um valor de faturamento e custos. Custos fixos, tais como seguros, aluguéis e despesas gerais de escritórios, são estimados e usados para determinar a expectativa de lucros líquidos em base mensal, quinzenal ou anual. Essas estimativas são incorporadas ao SIG financeiro. Ter uma estimativa de fluxos de caixas futuros pode ser um dos primeiros passos para uma boa administração. Administradores e executivos financeiros usam essa informação valiosa para projetar futuras necessidades de caixa. Por exemplo, os administradores de uma organização saberão com antecedência que, em alguns meses, poderia ser necessário um caixa adicional, enquanto em outros meses o excesso de caixa deverá ser investido. O fluxo de caixa administrado inadequadamente é uma das principais causas de fracasso das empresas. A previsão financeira pode ajudar executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa através da previsão das necessidades de fluxo de caixa. A figura 3 mostra um exemplo do resultado de um programa estilizado de previsão. SIG de Marketing O SIG de Marketing dá apoio à atividade administrativa nas áreas de desenvolvimento do produto, distribuição, decisões de preços, eficácia promocional e previsão de vendas. Entradas para um SIG de Marketing Mais do que outras áreas funcionais, o SIG de marketing se baseia em fontes externas de dados. Essas fontes incluem a concorrência, clientes, jornais, revistas e outras publicações. Há também importantes fontes internas de dados. 1. Fontes Internas: O plano estratégico ou políticas corporativas. O marketing se baseia no plano estratégico de alvos e projeções de vendas da organização. Por exemplo, um plano estratégico poderia indicar que se espera um aumento fixo de 8% nas vendas nos próximos 5 anos. Um
8 relatório de SIG de marketing dessa firma poderia organizar o desempenho das vendas atuais em termos desta meta estratégica. Além das projeções de vendas, o plano estratégico pode conter informações sobre as necessidades projetadas da força de vendas, determinação de preços de produtos e serviços, canais de distribuição e características de novos produtos. 2. Fontes Internas: SPT. O SPT contém uma grande quantidade de dados de vendas e marketing sobre produtos, clientes e força de vendas. Os dados de venda sobre produtos podem revelar quais os produtos que estão vendendo em grandes volumes e quais os mais lentos nas vendas. Os relatórios resumindo dados de pedidos poderiam incluir atividade de venda por cliente, por produto e por área do país. O SIG de marketing organizaria esta informação de modo a ser útil na formulação de planos de vendas e promocionais. Os dados de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais para a lucratividade global. O desempenho da força de vendas pode também ser monitorado a partir dos dados coletados no SPT, de modo que bônus e programas de incentivos possam ser desenvolvidos para premiar os representantes de vendas com melhor atuação. 3. Fontes Externas: A concorrência. Dados sobre concorrentes tais como novos produtos e serviços, estratégias de fixação de preços, pontos fortes e fracos de uma linha de produto de um concorrente, embalagem, marketing e distribuição de produtos para clientes são importantes para a maioria das empresas. Saber como os concorrentes estão fazendo ou capazes de fazer no futuro é de grande utilidade para o projeto de novos produtos e serviços. Dados da concorrência podem ser obtidos de muitas fontes. Materiais de Marketing, brochuras e programas de vendas oferecidos pela concorrência são fontes típicas. Os clientes e outros associados comerciais também fornecem dados. O processo de obtenção de informações sobre o concorrente é freqüentemente chamado de inteligência de marketing.
9 4. Fontes Externas: O mercado. Uma fonte externa adicional de informações úteis para o SIG de marketing é o mercado para os produtos da empresa. Uma grande quantidade de dados úteis sobre o mercados que já estão servidos pela empresa pode ser obtida do SPT, porém a visão do comportamento e preferências do comprador em novos mercados só pode ser obtida de fontes de fora da empresa. Subsistemas e Saídas do SIG de Marketing Os subsistemas de um SIG de marketing incluem os subsistemas do produto, distribuição, promoção e preços. Esses subsistemas e suas saídas ajudam os administradores e executivos de marketing a aumentar as vendas, reduzir despesas de marketing e desenvolver planos para que futuros produtos e serviços atendam às necessidades dos clientes. Preço do Produto. O preço do produto é uma importante e complexa função de marketing. O preço do varejo, o preço do atacado e os descontos devem ser determinados. Um importante fator relação entre preços e vendas. A maioria das empresas tenta desenvolver políticas de preços que maximizem os rendimentos totais de vendas. Esta é geralmente uma função de elasticidade do preço. Se o produto é muito sensível às mudanças de preço, uma redução no preço pode gerar um aumento substancial nas vendas, podendo resultar em rendimentos mais altos. Existem programas de computador que ajudam a determinar a elasticidade dos preços e várias políticas de preços. A análise de vendas também é importante para identificar os produtos, força de vendas e clientes que têm contribuído para o lucro e os que não têm. Diversos relatórios podem ser gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decisões de vendas (figura 5). O relatório de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas em um determinado período de tempo, como um mês, por exemplo. Esse relatório mostra quais os produtos que estão se saindo bem e quais os que necessitam de melhorias, ou que deveriam ser completamente descartados.
10 O relatório de vendas por vendedor lista as vendas totais por cada vendedor em cada semana ou mês. Esse relatório pode ser subdividido por produto, para mostrar quais produtos que estão sendo vendidos por cada vendedor. O relatório de vendas por cliente é um bom meio de identificar clientes de alto e baixo volume de negócios.
11 EXERCÍCIOS SOBRE SIG 1. Explique o que é um sistema de informações gerenciais SIG. 2. Que diretrizes deveriam ser seguidas no desenvolvimento de relatórios SIG? 3. Para o desenvolvimento de um SIG, quais as fontes de entrada de dados internas e externas devem ser consideradas? 4. Qual é a relação entre os sistemas de processamento de transações de uma organização e seus sistemas de informações gerenciais. 5. Quais são os tipos de relatórios de SIG. Explique-os sucintamente. 6. Qual é a importância da integração dos SIGs de uma empresa no que se refere a funcionalidade entre áreas ou departamentos? 7. Uma empresa decidiu desenvolver um Sistema de Informações Gerenciais (SIG) com vistas a melhorar o seu desempenho. Considereque o SIG é "o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados".(oliveira, 1992, p.39). Cite 5 (cinco) áreas/setores diferentes da empresa que, uma vez associadas(os) à concorrência, podem colaborar com o processo de aprimoramento do SIG que se quer implementar. Justifique. FEEDBACK SOBRE ERP 8. A Companhia Industrial de Tratores está estudando transferir sua atividade de produção de São Paulo para uma unidade maior, buscando aumento de sua produtividade frente à concorrência, para viabilizar sua atividade operacional no Brasil. Atualmente possui duas plantas localizadas no Brasil e seu projeto é integrar a unidade de produção de São Paulo com a unidade de Goiás, ampliando a escala desta última, e vendendo a de São Paulo para empreendimento imobiliário. Estima-se que a paralisação da unidade de São Paulo vá custar R$ 100 milhões referentes ao programa de desligamento de funcionários, de seus prestadores de serviços e de seus fornecedores de peças. O prédio local e as instalações serão vendidos por esse valor, os quais estão contabilizados a R$ 50 milhões. Este programa de desligamento envolverá investimentos também em programas de recolocação profissional com reintegração ao mercado de trabalho, apoio psicológico, apoio médico e replanejamento de atividades de prestadores de serviço. Imagine que essas ações aconteçam em 30 dias. Recentemente, a empresa implantou um sistema integrado de gestão (ERP), disponibilizando informações para o setor financeiro, referentes a faturamento, custos, resultados, orçamento, originando vários relatórios gerenciais. Pela análise desses relatórios, a atual produção de tratores será ampliada em 500 unidades por ano, sem necessidade de investimento adicional em razão de ociosidade na instalação de Goiás. O preço unitário dos tratores será de R$ 200 mil, e seu custo total unitário, de R$ 120 mil. A alíquota de Imposto sobre a Renda da Companhia é de 30%. O custo de capital da Companhia é de 10% a.a. * Cite dois benefícios dos sistemas integrados de gestão (ERP), no suporte à tomada de decisões deste caso, explicando cada um deles. 9. Você foi contratado como Gerente da área de Informática da Cia. DEBUG, cujo maior objetivo é a implantação de um novo sistema vital para a empresa, pois a mesma vem perdendo clientes importantes e cometendo erros irreparáveis. Sua equipe já está completa e conta com um grupo de 20 pessoas. Nesta equipe, existem pessoas que são fundamentais para o bom andamento do processo, pois elas, além de deterem informações, também são respeitadas por todo o grupo. São elas: - Antônio, que é o mais antigo na equipe, acompanhou todas as implantações anteriores, conhece minuciosamente todos os processos e, em função do seu vasto conhecimento, é respeitado por todos. Entretanto, é resistente a mudanças. - Sílvio é um boa praça. Sempre alegre, adora festas, tudo é motivo de comemoração. Analista de Sistemas altamente técnico, conhece tudo referente a esta implantação e em relação à empresa. Peçachave no processo, é pouco concentrado e tem estabilidade no emprego, o que o leva a ser um pouco folgado. - Maria, chefe do setor de vendas, é a que mais deverá utilizar o novo sistema. Altamente resistente ao uso de computadores, alega que não precisa do sistema e prefere que aumentem o quadro de pessoal, já que todos os documentos devem ser conferidos manualmente.
12 Explique como deverá ser a atuação do Gerente em relação a essa equipe, visando a minimizar a resistência à mudança, no processo de implantação do novo sistema.