PROCEDIMENTO RELATÓRIOS DE CUSTO DO SCP Nº PE-ADM-014 Fl. 1/24 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C 30/07/10 08/12/10 18/04/12 31/10/14 Emissão Inicial. Substitui PE-CCT-006 Revisados os itens 3 e 6.1 Revisão Geral Revisados Itens 1, 3, 4, 6.1, 6.2 e 6.25 AHK AHK AHK SRo CEP CEP CEP JMn CEP CEP CEP CEP SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001
SUMÁRIO Folha 1 ESCOPO 3 2 APLICABILIDADE 3 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR 3 4 RESPONSABILIDADE 3 5 ESTRUTURA E CRITÉRIOS ADOTADOS 3 5.1 Mão de Obra Processo de Cálculo 4 5.2 Despesas Indiretas 4 5.3 Despesas Diretas 4 5.4 Receita 4 5.5 Previsto 5 6 CONTRATOS > RELATÓRIOS 5 6.1 Contratos > Relatórios > 01C Clientes 8 6.2 Contratos > Relatórios > 01D Contratos 8 6.3 Contratos > Relatórios > 01F Aprovadores Contratos/OS 8 6.4 Contratos > Relatórios > 02A Custo Resumido 8 6.5 Contratos > Relatórios > 02B M.O. (Previsto X Realizado) por Disciplina 9 6.6 Contratos > Relatórios > 02C M.O. (Previsto X Realizado) por Contrato 10 6.7 Contratos > Relatórios > 02D Despesas (Diretas/Indiretas) 10 6.8 Contratos > Relatórios > 02E Despesas Indiretas por Plano de Contas 11 6.9 Contratos > Relatórios > 02F Rateio do Valor de Despesas Indiretas 12 6.10 Contratos > Relatórios > 02G Despesas Diretas por Contrato/Tipo 12 6.11 Contratos > Relatórios > 02H Receita por Contrato/OS 13 6.12 Contratos > Relatórios > 02HP Receitas Pendentes por Contrato/OS 13 6.13 Contratos > Relatórios > 02I Horas por Colaborador/Contrato/OS 14 6.14 Contratos > Relatórios > 02J Horas por Contrato/OS/Colaborador 15 6.15 Contratos > Relatórios > 02K Horas por Contrato/OS/Categoria Profissional 15 6.16 Contratos > Relatórios > 02L Horas por Contrato/OS/Atividade 16 6.17 Contratos > Relatórios > 02M Horas por Disciplina/Contrato/OS/Atividade 16 6.18 Contratos > Relatórios > 02N Horas por Contrato/Categoria Profissional 17 6.19 Contratos > Relatórios > 02O Horas por Contrato/Disciplina/Categoria Profissional 17 6.20 Contratos > Relatórios > 02P Horas do Contrato/OS por Ativid./Categ. Profissional 18 6.21 Contratos > Relatórios > 02Q Hs do Contrato/OS/Disciplina/Atividade/Colaborador 18 6.22 Contratos > Relatórios > 02R Hs do Contrato/OS/Disciplina/Atividade/Colaborador/ Descrição 19 6.23 Contratos > Relatórios > 02S Horas Excedentes/Contrato/Colaborador 19 6.24 Contratos > Relatórios > 02T Horas Excedentes/Disciplina/Colaborador 20 6.25 Contratos > Relatórios > 08 Controle de Custo 20 Anexo A Relatório 08 Controle de Custo 24 FR-GDQ-001 2 de 24
1 ESCOPO Este procedimento define a sistemática e critérios para a emissão dos Relatórios de Custo que fazem parte do SCP Sistema de Controle de Projetos da GENPRO Engenharia. 2 APLICABILIDADE Este procedimento é aplicável aos colaboradores da GENPRO que possuam acesso aos Relatórios de Custos do SCP. 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR Os documentos relacionados a seguir, em suas revisões mais recentes, são indispensáveis à aplicação deste procedimento. PE-ADM-009 SCP - Sistema de Controle de Projetos PE-ADM-015 Plano de Contas PE-ENG-005 Classificação e Descrição de Atividades PE-COT-002 Tratamento e Controle de Modificações 4 RESPONSABILIDADE É responsabilidade da Gerência de Sistemas de Gestão (GESIG) implementar este procedimento e assegurar o seu cumprimento. Ao longo da duração do projeto, é responsabilidade do Apoio a Contratos (APCOT) conjuntamente com o Setor de Planejamento (SEPLA) a alimentação do SCP com as informações de metas e distribuição da previsão dos itens de controle (mão de obra, despesas, receitas e impostos) com a finalidade de acompanhamento e controle do projeto, possibilitando, assim, a tomada de eventuais ações corretivas para que o projeto atinja a meta estabelecida. É responsabilidade da GESIG o cadastramento dos contratos, Ordens de Serviços (OSs), aprovadores e líderes de disciplina no SCP, assim como do carregamento de todos os custos realizados do projeto (despesas indiretas, receitas e impostos). 5 ESTRUTURA E CRITÉRIOS ADOTADOS Os dados detalhados de Despesas Diretas, Despesas Indiretas, Receitas e Impostos foram inseridos no Sistema de Controle de Projeto a partir de 01 de junho de 2004 e os referentes à mão de obra a partir de 01 de abril de 2004. As informações anteriores dos contratos que estavam ativos nas datas acima foram totalizadas e carregadas integralmente nos dias 30 de março de 2004 e 31 de maio 2004, respectivamente. FR-GDQ-001 3 de 24
Os dados do SCP referentes a Receitas, Impostos e Mão de Obra, como é usual nos controles de custo, estão em regime de competência, e os dados do SCP, referentes a Despesas Diretas e Despesas Indiretas estão em regime de caixa. 5.1 Mão de Obra Processo de Cálculo Todas as informações constantes nos campos dos Registros Diários de Horas são carregadas no SCP que, juntamente com os dados cadastrais do colaborador (nome, categoria profissional, remuneração, etc.), possibilitam a extração dos mais variados tipos de relatórios. O processo de cálculo do custo horário adotado no SCP a partir de 01/01/2010 é função do tipo de contratação (vínculo) do colaborador, conforme detalhado no PE-ADM-009 SCP Sistema de Controle de Projetos. 5.2 Despesas Indiretas As despesas indiretas depois de classificadas conforme PE-ADM-015 Plano de Contas são carregadas no SCP. Fazem parte das despesas indiretas os custos dos contratos indiretos. O SCP calcula mensalmente o valor das despesas indiretas a ser imputado aos contratos diretos em função de rateio, conforme detalhado no PE-ADM-009 SCP Sistema de Controle de Projetos. 5.3 Despesas Diretas 5.4 Receita O SCP identifica três grupos de despesas diretas: a) Código 06 Impostos Impostos decorrentes da receita dos Contratos Diretos. O percentual de impostos adotado é padrão, podendo variar caso tenha alguma particularidade tributária. b) Código 100 Despesas Diretas Despesas alocadas diretamente nos Contratos Diretos e não classificadas por código do Plano de Contas (até dezembro de 2006). c) Despesas Diretas dos Contratos classificadas conforme códigos do PE-ADM-015 - Plano de Contas (a partir de janeiro de 2007). Toda receita do contrato proveniente de um instrumento de cobrança é carregada no SCP, sempre como dia 25 do mês de competência. Quando, por qualquer motivo, ainda não tenha sido emitido o documento de cobrança, é carregado no SCP como valor provisório. Esses valores poderão ser consultados no relatório 02HP Receitas Pendentes por Contrato / OS. As retenções contratuais ou outros fatos atrelados à emissão da nota fiscal são lançados no próprio mês de referência, independentemente da data do efetivo desembolso. FR-GDQ-001 4 de 24
5.5 Previsto Para cada projeto é estipulada uma Meta. A primeira Meta é o próprio orçamento como vendido que poderá, ao longo da duração do projeto, ser revisada. Cada item da Meta, relacionado abaixo, deverá ter os seus valores distribuídos ao longo do período de duração da atividade, para poder ser comparado com o realizado: a) Mão de Obra: histograma de alocação com quantidade de homens-horas e custo da mão de obra dividido por disciplina e categoria profissional; b) Despesas Indiretas e Diretas; c) Receita; d) Impostos. O sistema permite carregar os valores de meta por meio de uma distribuição pré-determinada (curva S 50/50, curva S 40/60 ou linear) ou outra distribuição resultante de parâmetros disponíveis. Só haverá valor previsto nos relatórios quando for carregada a distribuição da meta ao longo do tempo. Portanto, para se obter a previsão total do contrato, todos os seus dados deverão estar distribuídos. 6 CONTRATOS > RELATÓRIOS Os usuários liberados pelo administrador do sistema para visualização dos relatórios em Contratos devem ter instalado um programa para a leitura de arquivos com extensão pdf. Para geração dos relatórios, acessar: Contratos > Relatórios e selecionar o relatório. FR-GDQ-001 5 de 24
De acordo com o relatório selecionado existem diversos filtros que poderão ser utilizados: Data Inicial e Data Final, para selecionar o período do relatório; Mês Inicial e Mês Final, para selecionar o período do relatório; Local, local onde foi efetuada a despesa; Despesa Direta ou Indireta; Selecione o Colaborador ou todos os colaboradores; Contratos Ativos, Inativos ou Ativos e Inativos, com opção de selecionar determinado contrato ou todos os contratos; Selecione a OS ou todas as OSs; Selecione a Disciplina ou todas as disciplinas; Relatórios com ou sem Valor (R$); Saída do relatório em pdf ou xls. NOTA 1 Os relatórios gerados em arquivos do programa Microsoft Excel (xls) necessitam de ajustes quanto à formatação de linhas e colunas. Porém, mantêm as características de texto e números. NOTA 2 O acesso às informações e aos relatórios do SCP está condicionado ao nível de permissão que é definido a cada colaborador. NOTA 3 Para seleção de mais de um contrato, disciplina ou colaborador, pode-se utilizar as teclas CTRL (segurar pressionada) ou SHIFT, conforme o padrão Windows de seleção. NOTA 4 O contrato é inativo quando todas as OSs do contrato estão encerradas. NOTA 5 Ao gerar o relatório, o SCP retorna no rodapé a data, hora e a sigla do colaborador que o gerou. Exemplos de filtros nos relatórios: FR-GDQ-001 6 de 24
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6.1 Contratos > Relatórios > 01C Clientes Relatório com o cadastro dos clientes da GENPRO, contendo dados das empresas e os números dos contratos GENPRO relacionados. 6.2 Contratos > Relatórios > 01D Contratos Relatório com a relação dos contratos GENPRO, contendo o número do contrato, descrição e nome da empresa (apelido). 6.3 Contratos > Relatórios > 01F Aprovadores Contratos/OS Relatório com os aprovadores do Contrato, OS e Líderes de disciplina. 6.4 Contratos > Relatórios > 02A Custo Resumido É um dos relatórios de maior utilidade, pois traz de forma consolidada a situação dos contratos selecionados, comparando os números previstos com os números realizados. FR-GDQ-001 8 de 24
O valor Despesas Indiretas (Base de Cálculo) apresentado é o valor total das Despesas Indiretas do período escolhido e que foi utilizado para o rateio entre os contratos. NOTA 1 Os relatórios são dinâmicos. A consulta ao banco de dados é feita em tempo real entre qualquer intervalo de datas e para qualquer quantidade de contratos. NOTA 2 Ao escolher o Mês Inicial o programa entende como o primeiro dia daquele mês, assim como, para Mês Final, o último dia daquele mês. Caso queira os valores de um determinado mês, basta repetir o mesmo mês para o Mês Inicial e o Mês Final. NOTA 3 Consultas que requeiram maior processamento de dados com períodos longos contemplando todos os contratos podem gerar arquivos grandes e mais lentos de trafegar na rede. Consultas deste tipo devem ser feitas fora do horário de pico do uso do servidor e da rede lógica da empresa. NOTA 4 Para verificar a situação atual do contrato REALIZADO em relação à Meta PREVISTO é necessário escolher o período do início do contrato até o período que se quer analisar. Os campos PREVISTO X REALIZADO mostram os desvios no período. NOTA 5 Observar que este relatório é o resumo do contrato. Caso necessite detalhes dos números apresentados para uma melhor análise, acessar os outros relatórios específicos da série 02. 6.5 Contratos > Relatórios > 02B M.O. (Previsto X Realizado) por Disciplina O relatório traz as horas e valores previstos e realizados por Contrato, OS e Categoria Profissional de cada disciplina selecionada. FR-GDQ-001 9 de 24
6.6 Contratos > Relatórios > 02C M.O. (Previsto X Realizado) por Contrato O relatório traz as horas e valores previstos e realizados por OS, Disciplina e Categoria Profissional de cada contrato selecionado. 6.7 Contratos > Relatórios > 02D Despesas (Diretas/Indiretas) Relaciona todas as despesas diretas ou indiretas entre um intervalo de duas datas. Despesas Diretas: FR-GDQ-001 10 de 24
Despesas Indiretas: NOTA Tanto as despesas diretas como as indiretas, a partir de janeiro de 2007, foram classificadas de acordo com o PE-ADM-015 Plano de Contas. 6.8 Contratos > Relatórios > 02E Despesas Indiretas por Plano de Contas Relaciona as despesas indiretas conforme o Plano de Contas: FR-GDQ-001 11 de 24
6.9 Contratos > Relatórios > 02F Rateio do Valor de Despesas Indiretas Relaciona o valor das despesas indiretas que coube ao(s) contrato(s) selecionado(s), após o rateio, distribuído pelos códigos do Plano de Contas: 6.10 Contratos > Relatórios > 02G Despesas Diretas por Contrato/Tipo Disponibiliza as Despesas Diretas do Contrato, em um período selecionado. FR-GDQ-001 12 de 24
No final do relatório as despesas diretas são resumidas conforme Plano de Contas: PE-ADM-014 Observar que os impostos, Código 06, fazem parte das despesas diretas do contrato. 6.11 Contratos > Relatórios > 02H Receita por Contrato/OS Relação das faturas do Contrato que foram emitidas, no período selecionado: As faturas são carregadas no SCP em regime de competência e sempre no dia 25 do mês correspondente. 6.12 Contratos > Relatórios > 02HP Receitas Pendentes por Contrato/OS Relação das faturas do contrato que foram emitidas no período selecionado, porém ainda não recebidas. FR-GDQ-001 13 de 24
6.13 Contratos > Relatórios > 02I Horas por Colaborador/Contrato/OS Relaciona as horas de cada colaborador selecionado, de acordo com o Contrato/OS, em um determinado período: FR-GDQ-001 14 de 24
6.14 Contratos > Relatórios > 02J Horas por Contrato/OS/Colaborador Relaciona o total de horas dos Contratos selecionados, em um determinado período, discriminado por suas OSs, Disciplinas, Categorias Profissionais e Colaboradores. 6.15 Contratos > Relatórios > 02K Horas por Contrato/OS/Categoria Profissional Relaciona o total de horas dos Contratos selecionados, em um determinado período, discriminado por suas OSs e Categorias Profissionais. FR-GDQ-001 15 de 24
6.16 Contratos > Relatórios > 02L Horas por Contrato/OS/Atividade Relaciona o total de horas dos Contratos selecionados, em um determinado período, discriminado por suas OSs e atividades dentro de uma Disciplina. 6.17 Contratos > Relatórios > 02M Horas por Disciplina/Contrato/OS/Atividade Relaciona o total de horas de uma ou mais disciplinas selecionadas, em um período, discriminado por suas OSs e atividades dentro de um contrato. FR-GDQ-001 16 de 24
6.18 Contratos > Relatórios > 02N Horas por Contrato/Categoria Profissional PE-ADM-014 Resumo total de horas das Categorias Profissionais dentro de cada contrato, em um intervalo entre duas datas: 6.19 Contratos > Relatórios > 02O Horas por Contrato/Disciplina/Categoria Profissional Resumo total de horas das Categorias Profissionais, discriminadas por Disciplina dentro de cada contrato, em um intervalo entre duas datas: FR-GDQ-001 17 de 24
6.20 Contratos > Relatórios > 02P Horas do Contrato/OS por Ativid./Categ. Profissional Relaciona para um período escolhido, para um ou mais contratos selecionados, o total de horas por OS, Atividade e Categoria Profissional. 6.21 Contratos > Relatórios > 02Q Hs do Contrato/OS/Disciplina/Atividade/Colaborador Relaciona para um período escolhido, para um ou mais contratos selecionados, o total de horas por OS, Disciplina, Atividade e Colaborador. FR-GDQ-001 18 de 24
6.22 Contratos > Relatórios > 02R Hs do Contrato/OS/Disciplina/Atividade/Colaborador/ Descrição Relaciona para um período escolhido, para um ou mais contratos selecionados, o total de horas por OS, Disciplina, Atividade, Colaborador e descrição da atividade. 6.23 Contratos > Relatórios > 02S Horas Excedentes/Contrato/Colaborador Relaciona para um período escolhido (mensal), para um ou mais contratos selecionados, o total de horas excedentes em % do colaborador. A comparação é realizada entre as horas previstas, de acordo com o vínculo e calendário do colaborador e as horas trabalhadas. FR-GDQ-001 19 de 24
6.24 Contratos > Relatórios > 02T Horas Excedentes/Disciplina/Colaborador Relaciona para um período escolhido (mensal), para uma ou mais disciplinas selecionadas, o total de horas excedentes em % do colaborador. A comparação é realizada entre as horas previstas, de acordo com o vínculo e calendário do colaborador e as horas trabalhadas. 6.25 Contratos > Relatórios > 08 Controle de Custo O Relatório 08 Controle de Custo (ver Anexo A) reflete a consolidação das informações dos projetos e é composto dos campos explicados a seguir. 6.25.1 Descrição Neste campo colocam-se as contas e a sua descrição. Para as Despesas, foram criados agrupadores que totalizam determinadas contas do procedimento PE-ADM-015 Plano de Contas, a saber: D1 Aluguel, luz, condomínio, IPTU, telefonia, internet e correlatos (agrupamento das contas código 02, 03 e 08). D2 Material de escritório, limpeza, suprimentos e correlatos (agrupamento das contas código 04, 05, 07 e 14). D3 Caixa, despesas bancárias, cartórios, certidões e correlatos (agrupamento das contas código 00, 09 e 12). FR-GDQ-001 20 de 24
D4 Administração, propostas, cursos, qualidade e correlatos (agrupamento das contas código 10, 11, e 18). D5 Manutenção e despesas com veículos (agrupamento das contas código 13 e 17). D6 Software e equipamentos de informática (conta código 22). D7 Subcontratos e serviços de terceiros (conta código 60). D8 Despesas de viagem e transferência (agrupamento das contas código 23 e 100). Todas as despesas diretas do contrato, antes de 2007, eram classificadas como conta código 100. Atualmente, são classificadas nas contas do plano de contas de acordo com a sua natureza. D9 Serviços indiretos, parcela referente aos contratos indiretos. D10 Assistência Médica, Vale Transporte e Vale Refeição (conta código 16 e 21). D11 Ajustes, contingências e retenções (agrupamento das contas código 24, 25, 26 e 41). D12 OD Outras Despesas (conta código 61) 6.25.2 Orçamento O grupo Orçamento é subdividido em: 1 - Orçamento Inicial Os dados do Orçamento Inicial são sempre correspondentes ao como vendido, que são obtidos da Gerência de Orçamentos (GEDEO). Para a Mão de Obra, para cada disciplina são carregados todos os custos de Mão de Obra e homens-horas previstos, por categoria profissional. Para as Despesas, somam-se os valores previstos nas diversas contas, de acordo com cada agrupamento de despesa definido em 6.25.1. Para os Impostos, calcula-se o valor total previsto, que é função do tipo de documento de cobrança a ser emitido e dos impostos locais. O Custo Total é a soma dos custos de Mão de Obra, Despesas e Impostos. A Receita Total é o valor total do contrato. A Margem Total é a diferença entre a Receita Total e o Custo Total. FR-GDQ-001 21 de 24
_ Na coluna Reajuste deve ser colocado o valor previsto de reajuste para cada um dos itens listados acima. Observar que o reajuste não se aplica ao valor total previsto, devendo ser aplicado ao saldo a executar após a data de reajuste. 2 - Modificação de Serviço Deve-se incluir a Modificação de Serviço neste módulo somente após a sua aprovação. Todas as informações da Modificação de Serviço referentes ao custo da Mão de Obra, Despesas, Impostos e Receitas devem ser carregadas de forma análoga ao Orçamento Inicial. _ Para o Reajuste da Modificação de Serviço, adotar o mesmo critério de Reajuste do Orçamento Inicial. Para o carregamento no SCP, o Desvio Interno tem o mesmo tratamento da Modificação de Serviço. 3 - Atual com Modificação de Serviço Os campos do Orçamento Inicial, adicionados aos da Modificação de Serviço, resultam no Atual com Modificação de Serviço. Se houver reajuste, este também deve ser adicionado. 6.25.3 Apropriação Os valores constantes no Período referem-se aos gastos naquele Mês de Referência, ou Mês de Competência. O Acumulado refere-se aos valores realizados desde o início do projeto até o Mês de Referência escolhido, inclusive. 6.25.4 Controle O Relatório de Controle de Custo é dividido em 3 conjuntos de valores: 1) Orçamento, conforme 6.25.2; 2) Apropriação, onde constam os valores apropriados ou realizados ; 3) Controle, onde constam os valores controlados. Para o controle é necessário definir uma Meta. A Meta é um conjunto de valores a serem cumpridos ou compromissados no seu sentido mais amplo, ou seja, valor que o gerente do projeto, após discussão com todos os envolvidos, se compromete atingir para a conclusão do projeto. Incluem-se na Meta todos os Custos de Mão de Obra, Despesas, Impostos, Receitas e, principalmente, Margem. _ Todo projeto tem como Meta Inicial o Orçamento Inicial. Com o desenvolvimento do Projeto, inclusão de Modificação de Serviço e análise de tendência, novas Metas podem ser traçadas. Observar que uma mudança de Meta sempre altera a Margem do projeto. FR-GDQ-001 22 de 24
_ A Completar é o saldo entre a Meta e o Realizado Acumulado. No entanto, é necessário analisar constantemente se o que falta a realizar fisicamente é possível executar com o saldo existente em valor e Hh. Desvio é a diferença entre a Meta e o Atual com Modificação de Serviço, ou seja, é a variação entre o compromisso assumido e o de direito. 6.25.5 % Realizado Acumulado O % Realizado Acumulado em Custo é o resultado em % do valor Apropriação Acumulada dividida pela Meta. O % Realizado Acumulado em Progresso Físico é o Progresso Físico do projeto medido pelo SEPLA. FR-GDQ-001 23 de 24
Anexo A Relatório 08 Controle de Custo PE-ADM-014 FR-GDQ-001 24 de 24