Como gerar o arquivo SEFIP Geração do arquivo SEFIP... 2 1. Dados Principais... 2 1.1. Dados p/ Exportação... 3 1.1.1. Seleção... 3 1.1.2. Exporta valores de 13º Salário... 4 1.1.3. Mês/Ano da Competência... 5 1.1.3.1. SEFIP no prazo... 5 1.1.3.2. SEFIP em atraso... 5 1.1.4. Código do Recolhimento... 5 1.1.5. Separada por Departamento ou Separada por Obra/Salário... 5 1.1.6. Adiciona Salário Obra/Depto... 6 1.2. Dados do Responsável... 6 2. Dados Complementares... 7 3. Departamentos... 9 1
Geração do arquivo SEFIP Para gerar o SEFIP no Sistema da Folha de Pagamento, entre no Menu Diversos e acesse a opção SEFIP (em Disquete). Aparecerá a Mensagem abaixo, dizendo que o arquivo gerado pelo Sistema da Folha, deve ser validado pelo Sistema da Caixa SEFIP. Clique em "Ok". 1. Dados Principais Preencha os dados para gerar o arquivo SEFIP. Na tela de "Dados Principais", preencha corretamente as informações para gerar o arquivo. 2
1.1. Dados p/ Exportação 1.1.1. Seleção Através da "SELEÇÃO" é possível gerar o arquivo de várias empresas de uma só vez, selecionando as empresas que deseja exportar ou criando uma "Fila de empresas" (no Menu Arquivos - Fila de Empresas) e selecionando o nome da Fila. Para gerar o arquivo SEFIP em Fila, é necessário que todas as empresas da Fila tenham o mesmo código de recolhimento. Para selecionar as Empresas ou a Fila que deseja exportar, clique em "SELEÇÃO". Será aberta a tela para selecionar as Empresas ou o nome da Fila. 3
Clicando na "Lupinha da esquerda, será aberta a tela contendo todas as empresas do cadastro de Empresas. Para selecionar, clique com o mouse em cima da Empresa desejada e clique em "Confirmar", para selecionar outra, entre novamente e faça o mesmo. Clicando na "Lupinha" da direita, será aberta a tela contendo todas as Filas do cadastro de Filas de Empresas. Para selecionar, clique com o mouse em cima do nome da Fila desejada e clique em "Confirmar". 1.1.2. Exporta valores de 13º Salário Selecione SIM ou NÃO para o campo "Exporta Valores de 13º Salário". Mesmo não sendo competência de 13º Salário, orientamos a deixar sempre SIM neste campo, pois quando há rescisões durante o mês, o 13º Salário proporcional pago em rescisão deverá ser informado para o SEFIP. 4
1.1.3. Mês/Ano da Competência Informe o mês e ano, para o qual deseja gerar o SEFIP, no campo "Mês/Ano da Competência". 1.1.3.1. SEFIP no prazo Para fazer o SEFIP dentro do prazo, verifique se empresa está ativa no mês em que deseja gerar o arquivo e informe no campo "Mês/Ano da Competência", o próprio mês ativo. 1.1.3.2. SEFIP em atraso Para fazer o SEFIP em atraso, ative a empresa no mês atual e informe no campo "Mês/Ano da Competência", o mês e ano da competência em atraso. 1.1.4. Código do Recolhimento No campo "Código do Recolhimento", informe o código para o recolhimento do SEFIP. Clicando na "Lupinha", existe uma pesquisa de códigos de recolhimento. 1.1.5. Separada por Departamento ou Separada por Obra/Salário Para os códigos de recolhimento onde há separação por Departamentos (para Prestação de serviços) ou Obras (para Construção civil), serão abertos os campos "Separada por Departamento" e "Separada por Obra/Salário". Nunca ficará SIM para os dois campos, pois um desabilita o outro. Selecione SIM ou NÃO de acordo com o código de recolhimento. 5
Obs.: O arquivo somente será separado por Obra/Salário, quando a Folha de pagamento também for separada por Obra/Salário, ou seja, tem Obras de Construção Civil e tem Eventos de Salários específicos para cada Obra. (Veja o Manual de Folha por Obra, disponível no site: www.folhamatic.com.br). O código de recolhimento 150 ou 907, também admite exportação por Obra/Salário, desde que criados os Eventos de Salários para cada Departamento em que o funcionário prestar Serviços, no caso de prestar serviços em vários Tomadores de serviços dentro do mesmo mês. 1.1.6. Adiciona Salário Obra/Depto Esse campo será habilitado, após dar "Enter" no campo "Código do Recolhimento" e é extremamente importante. Se não for selecionado de forma correta, ao tentar gerar o arquivo dará uma mensagem: "O arquivo não foi gerado, tente novamente" e o arquivo não será gerado. Selecione SIM para o campo "Adiciona Salário Obra/Depto". 1.2. Dados do Responsável Preencha corretamente todos os dados do responsável pela geração do SEFIP. Informe: "Nome da Empresa", "Contato da Empresa", "Tipo de Identificação", sendo: 1 - C.N.P.J., 2 - C.E.I. e 3 - C.P.F., "Número de Inscrição" (no C.N.P.J., C.E.I. ou C.P.F.), "Endereço", "Bairro", "Cidade", "U.F.", "C.E.P", "Fone". Selecione SIM ou NÃO para o campo "Exporta Endereços dos Funcionários". Esta opção serve para exportar os endereços dos funcionários para o SEFIP com o intuito de atualizar o banco de dados da Caixa Econômica Federal. Informe também o e-mail do responsável no campo "Endereço na Internet". No campo "Local", selecione a Unidade onde o arquivo SEFIP será gerado. 6
2. Dados Complementares A tela de "Dados Complementares", ficará disponível somente se o SEFIP não for separado por Departamentos ou Obras. Preencha corretamente as informações para gerar o arquivo. Os campos "Data de Recolhimento do F.G.T.S." e "Data de Recolh. da Previdência Social", somente ficarão disponíveis quando o arquivo for gerado em atraso. Neste caso, informe a Data do recolhimento (pagamento do FGTS). Se a Previdência Social também estiver em atraso, informe a data do recolhimento ou uma data de previsão, dentro do próprio mês. Se a Previdência social não estiver em atraso, (somente o FGTS), deixe o campo em branco. 7
Selecione SIM ou NÃO para o campo "Altera endereço da Empresa". Esta opção tem o intuito de atualizar o banco de dados da Caixa Econômica Federal, caso a Empresa mude de endereço. Selecione SIM ou NÃO para o campo "Altera CNAE Fiscal da Empresa". Esta opção tem o intuito de atualizar o banco de dados da Caixa Econômica Federal, caso a Empresa mude de CNAE. O campo "Perc. de Isenção de Filantropia", ficará disponível somente se a empresa for Entidade Beneficente. Se a empresa tiver algumas das informações abaixo, preencha os campos indicados: "Valores Pagos a Cooperativa", Valor Produção Rural Pessoa Jurídica", "Valor Produção Rural Pessoa Física", "Evento Desportivo/Patrocínio", sendo: Evento desportivo, Patrocínio ou Ambos, "Valor do Evento", "Valor da Compensação" (Referente a valores recolhidos a maior em competências anteriores), "Mês Inicial da Compensação" e Mês Final da Compensação". ATENÇÃO: Para informações sobre a necessidade de preenchimento destes campos, consulte a Previdência Social, o Manual do SEFIP disponível no site da Caixa Econômica Federal (www.caixa.com.br), ou o Boletim Trabalhista do qual for assinante. 8
Selecione o "Local a ser gerado" o arquivo SEFIP. Clicando na "Lupinha", será aberta a pesquisa para indicar a Unidade e/ou Pasta onde deseja gerar o arquivo. Preenchendo todos os campos corretamente, clique em "Exportar". O arquivo será gerado no Local indicado. Gerado o arquivo, se já existir um arquivo gerado anteriormente, este será sobreposto pelo atual e aparecerá a mensagem "Arquivo antigo apagado!!!", clique em "Ok". Em seguida aparecerá a mensagem "Exportação Finalizada: arquivo SEFIP.RE exportado! Lembre-se que ele tem que ser analisado pelo SEFIP", indicando que o arquivo foi gerado corretamente. 3. Departamentos Se a empresa tiver separações por Departamentos (para prestação de serviços) ou Obras (para construção civil), a tela "Dados Complementares" ficará indisponível e será habilitada a tela "Departamentos", com as mesmas informações constantes na tela "Dados Complementares", mais o campo "Valor da Retenção". Preencha corretamente as informações para gerar o arquivo. 9
Os campos "Data de Recolhimento do F.G.T.S." e "Data de Recolh. da Previdência Social", somente ficarão disponíveis quando o arquivo for gerado em atraso. Neste caso, informe a Data do recolhimento (pagamento do FGTS). Se a Previdência Social também estiver em atraso, informe a data do recolhimento ou uma data de previsão dentro do próprio mês. Se a Previdência social não estiver em atraso, (somente o FGTS), deixe o campo em branco. Se a empresa tiver algumas das informações abaixo, preencha os campos indicados: "Valores Pagos a Cooperativa", Valor Produção Rural Pessoa Jurídica", "Valor Produção Rural Pessoa Física", "Evento Desportivo/Patrocínio", sendo: Evento desportivo, Patrocínio ou Ambos, "Valor do Evento", "Valor da Compensação" (Referente a valores recolhidos a maior, em competências anteriores), "Mês Inicial da Compensação" e Mês Final da Compensação" e "Valor da Retenção" (Sobre Notas Fiscais). Essas informações devem ser preenchidas por Departamento, utilize os Botões de Navegação para acessar os Departamentos, sendo: o "Primeiro Departamento", o "Departamento 10
Anterior", o "Próximo Departamento" e o "Útilmo Departamento". Selecione o "Local a ser gerado" o arquivo SEFIP. Clicando na "Lupinha", será aberta a pesquisa para indicar a Unidade e/ou Pasta onde deseja gerar o arquivo. ATENÇÃO: Para informações sobre a necessidade de preenchimento destes campos, consulte a Previdência Social, o Manual do SEFIP disponível no site da Caixa (www.caixa.com.br), ou o Boletim Trabalhista do qual for assinante. Preenchendo todos os campos corretamente, clique em "Exportar". O arquivo será gerado no Local indicado. Gerado o arquivo, se já existir um arquivo gerado anteriormente, este será sobreposto pelo atual e aparecerá a mensagem "Arquivo antigo apagado!!!", clique em "Ok". Em seguida aparecerá a mensagem "Exportação Finalizada: arquivo SEFIP.RE exportado! Lembre-se que ele tem que ser analisado pelo SEFIP", indicando que o arquivo foi gerado corretamente. 11