Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 Feito por Gustavo Stor com base na apostila desenvolvida por Marcos Paulo Furlan para o capacitação promovido pelo PET. 1

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O Excel é uma das melhores planilhas existentes no mercado. As planilhas eletrônicas são programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de cálculo e armazenamento do computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lápis e papel. A tela do computador se transforma numa folha 3 onde podemos observar uma série de linhas (números) e colunas (letras). A cada encontro de uma linha com uma coluna temos uma célula onde podemos armazenar um texto, um valor, funções ou fórmula para os cálculos. A interface do Excel segue o mesmo padrão dos aplicativos Office da Microsoft. O que muda são alguns grupos e botões exclusivos do Excel e as guias de planilha no rodapé à esquerda. 3

Um arquivo do Excel inicia por padrão com três guias de planilhas. Isto permite que em um único arquivo se possa manter mais de 1 planilha. Você poderia, por exemplo, ter um arquivo para administrar o dinheiro em sua casa, e em uma planilha colocar os gastos que você tem com ela, e em outra a receita mensal. Você pode clicar com o botão direito em uma das guias abertas para manipulá-las. Também pode clicar no ícone após Plan3 para criar uma nova planilha. Para selecionar uma célula, basta movimentar o cursor para a posição desejada e clicar na célula. Esta movimentação poderá ser feita por mouse ou por teclado (desde que já haja alguma célula selecionada, e então você poderá usar as setas do teclado para movimentar entre as células). Observe que, ao clicar na célula, ela é mostrada na barra de fórmulas. 4

= Vai para a célula a esquerda. = Vai para a célula acima. = Vai para a célula a direita. = Vai para a célula abaixo. Se você precisar selecionar mais de uma célula, basta manter pressionado o mouse e arrastar livremente selecionando as células desejadas. Também é possível, a partir de uma célula já selecionada, pressionar SHIFT e utilizar as setas do teclado para ir selecionando as células desejadas (com o SHIFT pressionado até que a seleção desejada seja concluída). Se precisar selecionar células alternadamente, clique sobre a primeira célula a ser selecionada, pressione CTRL e vá clicando nas quais você deseja selecionar. + 5

Algumas combinações importantes que se deve levar em conta para a seleção de células com o uso do teclado são as seguintes: Ctrl + = Volta para a primeira coluna (A) da linha atual. Ctrl + = Volta para a primeira linha (1) da coluna atual. PgUp = Sobe a tela. PgDown = Desce a tela. Ctrl + Home = Volta para a primeira célula (A1). F5 = Ativa a caixa de Ir Para. Em cada célula da área de trabalho do Excel podem ser digitados caracteres, números e fórmulas. Ao finalizar a digitação dos seus dados, você pode pressionar a tecla ENTER, ou mudar de célula com as setas do teclado ou mouse (esse recurso só não será válido quando estiver efetuando um cálculo). Caso precise alterar o conteúdo de uma célula sem precisar redigitar tudo novamente, clique sobre ela e pressione F2, faça sua alteração e pressione ENTER novamente. Obs.: note que o ENTER apenas fará com que a célula selecionada deixe de ser a atual e passe a ser a abaixo dela. Você pode simplesmente clicar em qualquer outra célula que terá o mesmo efeito de parar de editar a célula atual. Para salvar uma planilha o processo é igual ao feito no Word. Apenas clique no botão Office e clique em Salvar. 6

Dê um nome ao seu arquivo, defina o local onde ele deverá ser salvo e clique em Salvar. O formato padrão do Excel 2010 é o.xlsx, mas se precisar salvar em.xls para manter a compatibilidade com as versões anteriores é preciso apenas definir, no campo Tipo, como Pasta de Trabalho do Excel 97 2003. Para abrir um arquivo existente, clique no botão Office e depois clique em Abrir. A partir disso, localize seu arquivo, clique sobre ele e depois clique em Abrir. 7

A função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função: =SOMA (A1:A10) seria o mesmo que (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10), A diferença é que, com a função, tornamos o processo de somar as células bem mais fácil. Ainda conforme o exemplo, pode-se observar que é necessário sempre iniciar um cálculo com sinal de igual (=), e usa-se nos cálculos a referência de células (A1) e não somente valores. A quantidade de argumentos empregados em uma função depende do tipo de função a ser utilizada. Os argumentos podem ser números, textos, valores lógicos, referências, etc... Operadores são símbolos matemáticos que permitem fazer cálculos e comparações entre as células. Os operadores são: Vamos montar uma planilha simples para melhor entendimento dos operadores. 8

Observe que o conteúdo de algumas células é maior que a sua largura. Podemos acertar isso da seguinte forma. Posicione o mouse entre as colunas e o mouse ficará com o formato de uma flecha de duas pontas. Agora arraste para definir a nova largura, ou dê um duplo clique que fará com que a largura da coluna acerte-se com o conteúdo. Você também pode clicar com o botão direito do mouse e escolher Largura da Coluna. 9

O objetivo desta planilha é calcularmos o valor total de cada produto (quantidade multiplicado por valor unitário), e depois o total de todos os produtos (soma dos valores totais). Para o total de cada produto, precisamos utilizar o operador de multiplicação (*). No caso da imagem anterior, que está na célula D4, o nosso cálculo será feito a partir da quantidade, que está na célula A4, e do valor unitário, que está na célula C4. Poderíamos fazer o seguinte cálculo: = 1*20 Que, logo após mudar de célula (ou apertar ENTER), obteríamos o resultado 20 na célula D4. Mas isto não é uma boa prática, pois bastaria que a quantidade de produtos ou o valor unitário deles mudassem, que o resultado deveria se alterar, mas a célula D4 manteria o mesmo valor. Para contornar o problema visto acima, poderíamos, então, escrever a seguinte função na célula D4: = A4*C4 Agora, eu estarei sempre referenciando estas células, e quando o valor das mesmas mudarem, o valor da célula D4 também se alterará. 10

Como se pode perceber, basta alterar o valor de uma das células referenciadas (A4 ou C4), que a célula que as referencia (D4) mudará de acordo. Depois de feito o mesmo para todas as células, você poderia utilizar o seguinte cálculo na célula D9: = D4+D5+D6+D7+D8 Mas isso não seria nada prático, pois poderíamos ter uma planilha com uma quantidade muito maior de células sequenciais para se somar. No Excel, quando temos sequências de cálculos, podemos utilizar funções. No caso, a função que desejamos usar é SOMA, e sua estruturação é: = SOMA(Célula inicial : Célula final) Ou seja, inicia-se com o sinal de igual (=), escreve-se o nome da função, abrem-se parênteses, clica-se na célula inicial da soma e 11

arrasta-se até a última célula a ser somada. Este intervalo é representado pelo sinal de dois pontos (:), e fecham-se os parênteses. Embora você possa fazer manualmente na célula o Excel possui um assistente de função que facilita e muito a utilização das mesmas em sua planilha. Na guia Inicio do Excel dentro do grupo Edição existe o botão de função. Clique na célula D9 e logo após clique no botão de função. Você verá que a primeira função é justamente Soma. Clique nela. Agora pressione o mouse na célula que você deseja que seja a inicial (no nosso exemplo, a D4) e arraste até a que você deseja que seja a final da sequência (no nosso exemplo, a D8). Pressione ENTER e você terá seu cálculo. 12

A formatação de células é muito semelhante a que vimos para formatação de fonte no Word, basta apenas que a célula onde será aplicada a formatação esteja selecionada. Se precisar aplicar a formatação a mais de uma célula, basta selecioná-las. As opções de formatação estão na guia Início., Temos o grupo Fonte que permite alterar a fonte a ser utilizada, o tamanho, aplicar negrito, itálico e sublinhado, linhas de grade, cor de preenchimento e cor de fonte. Ao clicar na faixa do grupo, será mostrada a janela de fonte. 13

A guia mostrada na janela da imagem anterior é a Fonte, e nela temos o tipo da letra, estilo, tamanho, sublinhado e cor. Observe também que existem menor recursos de formatação do que no Word (por não se tratar prioritariamente de um editor de textos). A guia Número permite que se formatem os números de suas células. Ele é dividido em categorias, dentro das quais há exemplos de utilização e algumas personalizações como, por exemplo, na categoria Moeda, em que é possível definir o símbolo a ser usado e o número de casas decimais. A guia Alinhamento permite definir o alinhamento do conteúdo da célula na horizontal e vertical, além do controle do texto, e a guia Bordas permite adicionar bordas a sua planilha, Embora a planilha já possua as linhas de grade que facilitam a identificação de suas células, você pode adicionar bordas para dar mais destaque. 14

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A guia Preenchimento permite adicionar cores de preenchimento às suas células. Vamos agora formatar a nossa planilha. Primeiro, selecione todas as células relativas a valores em moeda. Agora, abra a guia de Número e selecione a opção Moeda, selecionando o tipo que você deseja. 16

Também é possível acessar muitas destas opções a partir da própria guia Início, como vimos antes. Vamos colocar também a linha onde estão Quantidade, Produto, V. Unitário e V. Total em negrito e centralizado. Para isso, selecione as 4 células mencionadas e clique no N, na aba superior Fonte, e em Centralizar, na aba superior Parágrafo. 17

Vamos agora colocar o Relação de Produtos centralizado. Como ele só ocupa uma célula, e nós queremos que ele fique no centro das 4 células (da A1 a D1), basta que você selecione da célula A1 a D1 e clique no botão Mesclar e Centralizar. Agora selecione a célula mesclada e deixe-a em negrito, além de aumentar um pouco o tamanho da fonte (digamos, para 14). Para finalizar, vamos colocar uma borda em torno de toda a sua planilha. Para isso, selecione-a toda e e escolha uma borda externa no botão de Bordas. A planilha final deverá ficar assim: 18

Uma coisa interessante do Excel é que, se você criar uma sequência numérica, colocando por exemplo o número 1 na célula A1 e o número 2 na célula A2, e selecionar ambas as células e puxar (a partir do quadrado preto mostrado na figura), ele entende que é preciso copiar uma sequência. Arraste até onde deseja copiar a sequência. Solte o botão do mouse, e a sequência deverá ficar assim: Vale lembrar que essa propriedade é válida para toda sequência linear. Se você botar 2 e 5, por exemplo, ele vai entender que a sequência é de 3 em 3, e o próximo número colocado será 8. Também é válido para datas. Se você preencher 01/jul em uma célula e puxar, por exemplo, as células serão preenchidas com as datas seguintes. Essa mesma sequência também pode ser aplicada a dias da semana, horas, fórmulas, etc. Percebemos que, ao copiar uma fórmula, automaticamente são alteradas as referências que você faz. Por exemplo, se em uma célula você tem a fórmula =A4*C4, e você puxa para baixo, o Excel irá entender que você quer copiar essa fórmula para referenciar 19

uma linha abaixo. Agora, a fórmula copiada assumiria a forma =A5*C5. Se você agora puxasse a mesma fórmula para a direita, ao invés de puxar para baixo, o Excel entenderia que ela deveria ser aplicada à uma coluna a mais para a esquerda. No caso, a fórmula assumiria a forma =B4*D4. Se eu quisesse adicionar uma nova coluna na minha planilha para dizer quantos % o valor total do produto representa do valor total geral, a fórmula que eu poderia usar poderia ser, por exemplo para a linha 4, =D4/D9. Se eu fizesse isso para a linha 5, seria =D5/D9. Como podemos ver, de nada adiantaria eu copiar a fórmula para baixo, pois ao fazer isso, ele incrementaria ambas as linhas (a fórmula para a linha 5 ficaria =D5/D10). A solução para isso é declarar uma referência estática: isto quer dizer, por exemplo, deixar D9 sempre como D9, não importa para onde eu copie. Para fazer isto, basta adicionar um cifrão ($) antes da descrição da coluna e linha relativa a célula que você quer tornar estática. Por exemplo, para tornar D9 estático, você faria $D$9. Agora, você pode muito bem, na linha 4, por exemplo, criar a fórmula =D4/$D$9, e copiar essa fórmula para as linhas abaixo. O D9, agora, ficará estático, e só o que mudará será o primeiro termo. 20

2 vezes Para adicionar ou remover linhas e colunas no Excel é simples. Para adicionar, basta clicar com o botão direito do mouse em uma linha e depois clicar em Inserir, a linha será adicionada acima da selecionada. No caso de coluna, ela será adicionada à esquerda. Para excluir uma linha ou uma coluna, basta clicar com o botão direito na linha ou coluna a ser excluída e clicar em excluir. Este processo pode ser feito também pelo grupo Células que está na guia Início. Também podemos definir a largura das linhas e das colunas através da opção Formatar, também no grupo Células. 21

No Excel, você pode aplicar automaticamente um formato prédefinido a uma planilha selecionada a partir do grupo Estilo. O botão Estilo de Célula permite que se utilize um estilo de cor para sua planilha. 22

Selecionando a opção apontada pela seta na imagem acima em sua planilha, ela poderia ficar assim: O botão Formatar como Tabela permite também aplicar uma formatação a sua planilha, porém ele também já começa a trabalhar com os dados contidos nela. Vejamos melhor como isso funciona: 23

Selecione as células que você deseja formatar como tabela. Agora selecione a opção desejada de formatação de tabela. Tente, por exemplo, com a apontada pela seta na imagem acima. A sua planilha deverá ficar assim: O interessante de se usar formatação de tabelas é que agora você pode usar as células superiores para ordenar os seus dados da manira que você achar melhor. Se você clicar na seta ao lado de 24

Quant, por exemplo, e clicar em Ordenar do menor para o maior, as informações na sua planilha serão trocadas de forma que os produtos com menores quantidades venham antes na planilha. Você também pode fixar só a coluna ou só a linha, bastando colocar o $ antes da parte na célula que representa a coluna (letras) ou linha (números); Vamos montar a seguinte planilha: Em nosso controle de atletas vamos, através de algumas outras funções, saber algumas outras informações de nossa planilha. Para acessar as outras funções que o Excel oferece, clique na opção Mais Funções. 25

Ao clicar em Mais funções, abre-se a tela de Inserir função, e você pode digitar uma descrição do que gostaria de saber calcular ou pode buscar por categoria. Por categoria, há várias opções: Financeira, Data & Hora, Estatística, etc. Ao escolhar a categoria, será mostrada na caixa central todas as opções de funções relativas a ela. 26

Ao selecionar a categoria Estatística, por exemplo, haverá várias opções de funções relativas esta categoria. Se precisar de mais informações a respeito de uma função, clique no botão Ajuda sobre esta função. A função máximo mostrará o maior valor de um conjunto de células. No nosso exemplo, vamos utilizar esta função para saber qual é a maior idade, o maior peso e a maior altura. Em nossa planilha, clique na célula da coluna de idade, na linha de valores máximos (E15), e monte a seguinte função: =MAXIMO(E4:E13). Com essa função estamos buscando no intervalo de E4 à E13 pelo maior valor. Vamos repetir este processo para os valores máximos do peso e da altura. 27

A função mínimo mostrará o menor valor de um conjunto de células. No nosso exemplo, vamos utilizar esta função para saber qual é a menor idade, o menor peso e a menor altura. Em nossa planilha, clique na célula da coluna de idade, na linha de valores mínimos (E16), e monte a seguinte função: =MIN(E4:E13) Com essa função, estamos buscando no intervalo de E4 a E13 pelo menor valor. Vamos repetir este processo para os valores mínimos do peso e da altura. A função média mostrará a média aritmética (o valor médio) de um conjunto de células. No nosso exemplo, vamos utilizar esta função para saber quais são os valores médios das características dos nossos atletas. 28

Em nossa planilha, clique na célula da coluna de idade, na linha de valores médios (E17), e monte a seguinte função: =MEDIA(E4:E13) Com essa função, estamos buscando no intervalo de E4 a E13 pelo valor médio. Vamos repetir este processo para os valores médios do peso e da altura. Vamos aproveitar também o exemplo para utilizarmos um recurso interessante do Excel que é o aninhamento de funções, ou seja, uma função fazendo parte de outra. A função para o cálculo da média de Idade na nossa planilha, como foi visto, é =Media(E4:E13). Agora clique nesta célula (E17) e clique na barra de fórmulas logo acima da planilha. 29

Altere a função para =ARRED(MÉDIA(E4:E13);1). Com isso, fizemos com que, caso exista números após a vírgula, o mesmo será arredondado a somente uma casa decimal. Caso você não queira casas decimais coloque após o ponto e vírgula o número zero. Nesta situação deve-se ter uma atenção grande em relação aos parênteses. Observe que foi aberto um logo após a função ARRED e um logo após a função MÉDIA. Portanto, se deve ter o cuidado de fechá-los corretamente. O que auxilia no fechamento correto dos parênteses é que o Excel vai colorindo os mesmos enquanto você faz o cálculo. Esta é com certeza uma das funções mais importantes do Excel e provavelmente uma das mais complexas para quem está iniciando. Esta função retorna um valor de teste_lógico que permite avaliar uma célula ou um cálculo e retornar um valor verdadeiro ou um valor falso. 30

Sua sintaxe é: =SE(TESTELÓGICO; VERDADEIRO; FALSO) TESTELÓGICO é o teste a ser feito para validar a célula. Se ele for verdadeiro, o valor a ser apresentado na célula será o representado por VERDADEIRO. Caso contrário, será o representado por FALSO. Ambos podem ser um número ou um texto, mas se for um texto ele deverá estar entre aspas. Para exemplificar o funcionamento da função, vamos acrescentar em nossa planilha de controle de atletas uma coluna chamada Categoria. Vamos atribuir, inicialmente, que atletas com idade menor que 18 anos serão da categoria Juvenil, e acima disso serão da categoria Profissional. A lógica da função, portanto, será que SE a Idade do atleta for menor do que 18, o argumento VERDADEIRO deverá ser preenchido na célula. Caso contrário, o argumento FALSO deverá ser preenchido. Portanto, o argumento VERDADEIRO deverá ser Juvenil, e o argumento FALSO deverá ser Profissional. A fórmula, então, será: =SE(E4<18; Juvenil ; Profissional ) 31

Como se pode perceber, o primeiro argumento (E4 < 18) representa o teste lógico a ser feito. A célula E4 representa a célula da Idade do primeiro atleta, e 18 representa o número ao qual queremos comparar. A comparação feita é de menor que <. O segundo argumento ( Juvenil ) representa o que deverá ser apresentado na célula caso o teste lógico seja verdadeiro. O terceiro e último argumento ( Profissional ) representa o que deverá ser apresentado na célula caso o teste lógico seja falso. Vamos agora incrementar um pouco mais a nossa planilha. Vamos criar uma tabela em separado com a seguinte definição: Até 18 anos, será Juvenil; dos 18 aos 30 anos, será Profissional; acima dos 30 anos será considerado Master. Nossa planilha ficará assim: 32

Vamos agora fazer a fórmula para a primeira atleta. Queremos algo mais ou menos assim: se a idade da atleta for menor do que 18 anos (E4<J4), o nome que está em K4 (Juvenil) deverá ser apresentado na célula. Caso contrário, deveremos fazer outra comparação através de um aninhamento de funções. A comparação agora será se a idade da atleta é menor do que 30 anos (E4<J5). Se for, o nome que está em K5 (Profissional) deverá ser apresentado. Caso contrário, sabemos que a idade da atleta é maior do que 30 anos. Portanto, o nome em K6 deverá ser apresentado. A fórmula, então, será algo assim: =SE(E4<J4;K4;SE(E4<J5;K5;K6)) Agora, como queremos copiar essa fórmula para as linhas de baixo preservando o J4, K4, J5, K5 e K6, podemos preservar estas células através do cifrão $. A fórmula ficaria assim: =SE(E4<$J$4;$K$4;SE(E4<$J$5;$K$5;$K$6)) Agora vamos contar quantos atletas temos em cada categoria através da função CONT.SE. A função ficou da seguinte forma: =CONT.SE(H4:H13;K4) Onde se faz a contagem em um intervalo de H4:H13, são as células que representam as categorias dos atletas, do nome K4. Ou seja, ele conta quantas vezes o nome representado pela célula K4 aparece nesse intervalo, e retorna essa quantidade. 33

Para as demais categorias basta repetir o cálculo mudando-se somente a categoria que está sendo buscada. A utilização de um gráfico em uma planilha além de deixá-la com uma aparência melhor também facilita na hora de mostrar resultados. As opções de gráficos está no grupo Gráficos na guia Inserir do Excel. Para criar um gráfico é importante decidir quais dados serão avaliados para o gráfico. Vamos utilizar a planilha Atletas para criarmos nosso gráfico, que relacionará atletas com o peso deles. Selecione a coluna com o nome dos atletas, pressione CTRL e vá selecionando os valores do peso. 34

Ao clicar em um dos modelos de gráfico no grupo Gráficos, você poderá selecionar um tipo de gráfico disponível. No exemplo, clique no estilo de gráficos de colunas. Escolha no subgrupo coluna 2D a primeira opção e seu gráfico será criado (o botão está apontado pela seta na figura acima). 35

Para mover o gráfico para qualquer parte de sua planilha basta clicar em uma área em branco ao lado do gráfico, manter o mouse pressionado e arrastar para outra parte. Na parte superior do Excel agora é mostrada a guia Design, onde você pode mudar o estilo do seu gráfico. Se você quiser mudar o estilo de seu gráfico, você pode clicar no botão Alterar Tipo de Gráfico apontado pela seta na imagem acima. 36

Para alterar a exibição entre linhas e colunas, basta clicar no botão Alterar Linha/Coluna. Ainda em Layout do Gráfico podemos modificar a distribuição dos elementos do Gráfico. Podemos também modificar o estilo de nosso gráfico através do grupo Estilos de Gráfico. 37

Podemos também deixar nosso gráfico isolado em uma nova planilha, bastando clicar no botão Mover Gráfico. Selecione o botão de Nova planilha e diga o nome onde o gráfico será colocado no campo à direita. O processo de impressão no Excel é muito parecido com o do Word. Clique no botão Office e depois em Imprimir e escolha Visualizar Impressão. No caso, foi escolhida a planilha de atletas, e podemos observar que a mesma não cabe em uma única página. Clique no botão Configurar Página. 38

Marque a opção Paisagem e clique em Ok. Com isto, finalizamos nosso estudo com o Excel Word 2010. Ele ainda possui muitos outros recursos, como Funções Avançadas, Tabela Dinâmica, etc., os quais podem ser aprendidos a partir de um curso avançado de Excel. 39