GESTÃO DE OPERAÇÕES EM OUTRA MOEDA Diante da importância do controle de vendas, compras e custos em outras moedas resolvemos elaborar um material informativo mais detalhado sobre o assunto. O SIAGRI Agribusiness permite, durante a implantação de uma transação (venda ou compra), a informação de uma Moeda/Indexador e muitos clientes já estão familiarizados com isso. Mas, para aqueles que realizam operações com Moeda Soja, Milho ou outro Indexador é importante, ou melhor, fundamental para boa gestão que seja possível converter todas as operações para DÓLAR. Ou seja, tudo que se vendeu em REAL, SOJA, MILHO, etc. precisa ser consultado em DÓLARES. Afinal, o DÓLAR é a moeda do mercado agrícola de commodities. Identificamos uma forma simples de tornar isso possível. Seguidas as instruções deste artigo será possível controlar, desde os pedidos de venda/compra até as vendas/compras faturadas e o financeiro. Isso favorecerá bastante o processo de Compras e a Gestão das Vendas e Lucratividade. O segredo reside em sempre cadastrar cotações para DÓLAR correspondentes às cotações cadastradas para os indexadores commodities (SOJA, por exemplo), nas mesmas datas de referência. Exemplo: Digamos que, para implantar um Pedido de Venda você vá cadastrar uma cotação para SOJA de R$ 20,40 em 09/02/2010. Este valor da SOJA, em Dólares, corresponderia a US$ 11,03. Logo, para que o sistema consiga converter automaticamente este pedido para Dólares, basta cadastrar no mesmo dia 09/02/2010 a cotação R$ 1,85 no indexador DÓLAR. Simples assim: Para cada cotação de SOJA, cadastre uma cotação de DÓLAR na mesma data. Por quê? Em todos os cálculos do SIAGRI Agribusiness, quando o usuário solicita conversão de valores das operações para uma moeda diferente da que foi informada no documento, o sistema usa automaticamente a cotação da DATA DE REFERÊNCIA preenchida no documento. A seguir, serão apresentadas informações detalhadas sobre a forma de configurar, cadastrar, movimentar e analisar operações em outra moeda.
1. Cadastros e Configurações (Opção: Transacionadores > Cadastros > Configurações > Parâmetros Gerais) Foi disponibilizado no parâmetro geral um local para informar qual o Indexador que será utilizado do cálculo do Custo em outra Moeda.
1.1. Indexador (Opção: Transacionadores > Financeiro > Indexadores > Indexadores) É necessário ter um cadastro para a moeda DÓLAR e outros para as commodities (Soja, Milho, Trigo, Algodão, etc.) com as quais realizará vendas e compras. 1.2. Condição de Pagamento (Transacionadores > Financeiro > J-Condição de pagamento) Observação: Preencha corretamente o campo indexador. Será necessária uma condição para cada Indexador/Moeda usada em vendas e compras. Ainda no cadastro de Condição de Pagamento a configuração dos três parâmetros abaixo deve ser observada com atenção.
a) Permitir alteração da cotação no faturamento Se marcado, o faturista poderá informar, no momento do faturamento, uma Data de Cotação diferente da informada no Pedido de Venda. b) Não carregar a data da cotação informada no Pedido de Venda Este parâmetro será habilitado somente quando o anterior estiver marcado. E, com este parâmetro marcado o sistema não vai sugerir a Data da Cotação do Pedido de Venda e o campo virá vazio na hora de faturar. c) Deve carregar na data de cotação do indexador a data do faturamento Este parâmetro será habilitado somente quando o primeiro (letra a) estiver desmarcado. Se este parâmetro for marcado o sistema carregará a Data da Cotação automaticamente com a data do faturamento e não permitirá alteração. 1.3. Ciclos (Opção: Transacionadores > Auxiliares > Ciclos) O período de ciclo não é obrigatório. O cadastro de Ciclos é importante para possibilitar filtragem nos relatórios de vendas por safra. 1.4. Tabela de Preços de Venda (Opção: Transacionadores > Cadastros > Produtos > K- Tabela de preço de venda) Crie tabelas de preço para cada indexador e o informe na tela inicial do cadastro de tabela de preços (grifado na imagem acima).
1.4.1. No item da tabela de preços o valor é informado na Moeda/Indexador da Tabela. Assim, uma tabela em Soja terá os preços em Sacas. 1.5. Cotações (Opção: Transacionadores > Financeiro > Indexadores > Indexadores ou tecla atalho F9)
Alerta: Sempre cadastre cotações para DÓLAR correspondentes às cotações cadastradas para os indexadores commodities (SOJA, por exemplo) nas mesmas datas de referência. 2. Realizando Vendas No exemplo abaixo temos um pedido em Soja. Note que a Condição de Pagamento deve ter o Indexador Soja. Alerta: O campo Data Referência (Cotação) é a chave para a correta conversão dos valores da venda para SOJA e DÓLAR. No exemplo acima, deve existir no dia 31/08/2011 uma cotação cadastrada para DÓLAR que transforme R$ 22,00 no valor correto em Dólares. No item do pedido é preciso atenção para informar a Tabela de Preços correspondente ao Indexador da Condição de Pagamento.
Fique atento ao correto preenchimento do Valor Unitário em OM e conversão para Reais. Para facilitar o entendimento elaboramos abaixo um resumo com cálculos baseados nos cadastros citados anteriormente (Cotações do Indexador, Tabela de Preços e Pedido de Venda). Resumo dos Valores do Pedido Moeda Real Soja Dólar Cotações - R$ 22,00 R$ 1,58 Valores Totais R$ 1.904,32 SJ$ 86,56 US$ 1.205,26 3. Realizando Compras (Opção: Compras e Estoque>Movimentação>Compras>Pedido de Compra) No lançamento do pedido de compra, ao utilizar uma condição de compra ( Ex. Compra a Prazo SOJA ), o sistema exigirá que tenha um Dólar Ptax cadastrado na mesma data do indexador Soja utilizado (Ex.: 1,58). O sistema estará demonstrado o valor da SC Soja (22,00) e o valor em Dólar Ptax (13,92).
4. Lançamento da Nota Fiscal de Compra com outra Moeda (Ex.: Soja) (Opção: Compras e Estoque > Movimentação > Compras > Nota Fiscal) 5. Relatórios Operacionais 5.1 Carteira de Pedidos de Venda (Opção: Vendas>Relatórios>Relatórios do Sistema>Carteira de Pedidos de Venda ) Seu objetivo é permitir o controle dos pedidos incluídos, entregas e saldos a entregar. É possível listar os valores em Reais, Moeda/Indexador do Pedido ou converter tudo para Dólar. Se o campo Indexador não for preenchido (diferente da imagem acima), após clicar no botão Imprimir aparecerá a janela:
Escolhendo a primeira opção serão listados todos os pedidos convertendo para Reais. Se for a segunda opção serão listados apenas os pedidos que foram implantados em Reais. Mas, se for escolhida a terceira, o relatório vai listar todos os Pedidos agrupados pela Moeda que foram incluídos. Esta opção agrada bastante os responsáveis pela Carteira de Pedidos de Venda. Se o campo Indexador for preenchido (com DÓLAR, por exemplo) como ilustrado na imagem acima surgira uma janela com as opções: Escolhendo a primeira opção serão listados todos os pedidos convertidos para Dólares. Mas, se for a segunda opção serão listados apenas os pedidos que foram implantados em Dólar. O relatório abaixo foi emitido escolhendo a primeira opção, ou seja, o valor do pedido deve aparecer em dólares (no nosso exemplo este pedido foi implantado em Soja): Relembrando: A cotação do Indexador para Soja era R$ 20,40 em 09/02/1900 e a cotação do Dólar na mesma data era R$ 1,85. Com isso, se o relatório for emitido em Reais o pedido totalizará 20.400,00. Se for emitido em Soja totalizará 1.000 Sacas (R$ 20.400,00 / R$ 20,40) e, em Dólares serão 11.027,03 (R$ 20.400,00 / R$ 1,85).
5.2 Consulta Custo Gerencial com Financeiro (Opção: Compras e Estoque > Consulta > Custo Gerencial com Financeiro) Na Consulta o sistema estará demonstrando na coluna Custo Fin. Indexador, o valor em Dólar. Ex.: Valor do Custo em R$: 66.000 / Valor do Dólar Ptax: 1,58 = 417,7215. 5.3 Relatório Posição Diária do Estoque (Opção: Compras e Estoque>Relatórios do Sistema>Posição Diária do Estoque) No Relatório de Posição Diária, o sistema estará disponibilizando o estoque da empresa com Custo Gerencial com Financeiro em outra Moeda (U$). Ao emitir o Relatório utilizar os filtros, conforme destaque na imagem.
5.4 Relatório de Composição do Estoque (Opção: Venda>Relatórios>Composição do estoque>consolidado) Este relatório da uma visão completa da movimentação do produto - com estoque físico, pedidos de compra não recebidos, pedidos de venda não entregues, etc. 5.5 Vendas por Campanha (Opção: Venda> Relatórios> Relatórios do Sistema> Carteira de Pedido de Venda> Vendas por Campanha) Este é o relatório de controle quando se configura a Tabela de Preços para Campanha com quantidade limitada. Abaixo as configurações em destaque.
Depois de configurada a campanha e implantados os pedidos de venda, o controle de saldos disponíveis para na campanha pode ser controlado através do relatório abaixo:
6. Relatórios Gerenciais Os relatórios demonstrados a seguir são recomendados para apoiar decisões de compra e controlar lucratividade nas vendas. Já que estaremos destacando analises sobre Pedidos de Venda, o custo que aparecerá nos relatórios é o Custo da Tabela de Preços (aquele que é informado por produto diretamente na tela de Itens da Tabela). Relembrando: Para visualizar os dados em outra moeda (Dólar, por exemplo) basta informá-la no filtro Indexador. 6.1 Análise de Vendas (Opção: Gestor>Consultas>Cubo de Decisões>Gerência de Vendas) Na aba 1-Simplificado o funcionamento o filtro Indexador é igual ao que explicamos no relatório Carteira de Pedidos de Vendas. Para analisar dados de Pedidos de Venda deve-se alterar o filtro Buscar dados para Pedidos de Venda (aba 2-Avançado).
Observe que na visão acima foi solicitada a apresentação dos valores em Moeda/Indexador DÓLAR. Também criamos uma Métrica/Sumário Preço Médio. Para aprender a usar o Cubo de Decisões consulte o artigo: http://siagri.com.br/bis/newbis/dezembro-09/cubo.pdf Para aprender a criar novos Sumários/Métricas (como o Preço Médio) no Cubo de Decisões consulte o artigo: http://www.siagri.com.br/bis/setembro/cubo_formulas.pdf Abaixo mais alguns exemplos de análises com o Cubo de Decisões: A análise abaixo é do Desconto Concedido nas Vendas, com Ranking, para descobrir onde estão os maiores descontos. Qual produto apresenta mais desconto? Qual cliente? Qual Vendedor? Qual Loja?
Na visão abaixo temos uma análise do Lucro por Cultura com Ranking. Mas, poderia ser um Ranking de Lucro por Vendedor, Cliente, Produto, etc.
Abaixo acrescentamos a coluna % Participação para identificar quanto cada produto contribui para o lucro total. Por vendedor: A próxima análise é muito importante para ajudar nas decisões de compra. Responde à pergunta: Qual o preço médio dos produtos já vendidos e ainda não entregues? Com esta informação haverá mais argumentos para negociar um custo melhor com o Fornecedor.
Analise do percentual de participação de venda por clientes. Percentual de participação nas vendas por vendedor. Quantidades vendidas num Ciclo (Safra) por Produto.
Estas visões apresentadas são exemplos para estimular a criatividade dos Gerentes e demais usuários. Mas, é possível criar muitas outras análises para apoiar o Controle e Gestão de Vendas no dia-a-dia. 6.2 Análise de Compras (Opção: Gestor > Consultas > Cubo de Decisões > Gerência de Compras) Observe que na visão acima foi solicitada a apresentação dos valores em Moeda/Indexador DÓLAR. Também criamos uma Métrica/Sumário Valor Médio.
6.3 Análise de Lucro (Opção: Gestor > Relatórios > Lucro nas Vendas > Margem de Contribuição) O que é Margem de Contribuição? Margem de Contribuição é quantia em dinheiro que sobra do preço de venda de um produto, serviço ou mercadoria após retirado o valor do custo variável unitário. Esta quantia é que irá garantir a cobertura do custo fixo e o lucro, após a empresa ter atingido o Ponto de equilíbrio, ou ponto crítico de vendas (Break-even-point). Como calcular a Margem de Contribuição? A Margem de Contribuição é calculada da seguinte forma: Preço de Venda - Custo da Mercadoria Vendida - Despesas Variáveis*. A análise de Margem de Contribuição poderá ser feita utilizando o Custo Gerencial com Financeiro em Outra Moeda (U$).
Caso tenha necessidade de verificação do Custo Gerencial com Financeiro que foi demonstrado no relatório de Margem de Contribuição, poderá emitir a Memória de Cálculo. (Opção: Gestor > Relatórios > Lucro nas Vendas > Memória de Cálculo Custo)
6.4 Análise de Lucro (Opção: Gestor>Consultas>Cubo de Decisões>Gerência de Vendas) Na Consulta Gerência de Venda, o sistema estará disponibilizando o valor do Custo Gerencial com Financeiro em outra Moeda (U$). Ao emitir a Consulta utilizar os filtros, conforme destaque na imagem.
Observe que na visão acima foi solicitada a apresentação dos valores em Moeda/Indexador DÓLAR. Também criamos uma Métrica/Sumário Lucro Bruto. Para aprender a usar o Cubo de Decisões consulte o artigo: http://siagri.com.br/bis/newbis/dezembro-09/cubo.pdf Para aprender a criar novos Sumários/Métricas (como o Preço Médio) no Cubo de Decisões consulte o artigo: http://www.siagri.com.br/bis/setembro/cubo_formulas.pdf Finalmente, incentivamos que dediquem tempo para a releitura deste material e, muito esforço para iniciar ou ajustar seus controles. Vai valer a pena! Carlos Barbosa Diretor Presidente siagri.com.br Alcione Arantes Supervisor de Implementação alcione.arantes@siagri.com.br siagri.com.br Leonardo Mendonça Consultor de Implementação leonardo.mendonca@siagri.com.br siagri.com.br