Noções de Administração MP-RS Simulado 1 Rafael Ravazolo
Edital: Funções da Administração: planejamento, organização, direção e controle. Gestão estratégica: planejamento estratégico, tático e operacional. Gestão de Pessoas: Conceito, objetivos e funções. Gestão de Projetos: Início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Qualidade Total e Gestão de processos: Princípios e conceitos básicos da Gestão pela Qualidade total; Ferramentas clássicas para gestão da qualidade; Ciclo PDCA; Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos. 2
Banca Professor Paulo Cesar Delayti Motta
Estilos de questões: MP-RS Nas suas discussões sobre o Balanced Score Card, Kaplan e Norton propõem quatro perspectivas básicas para o desenvolvimento de indicadores de desempenho. Assinale a alternativa que apresenta corretamente essas quatro perspectivas. (A) perspectiva financeira perspectiva do cliente perspectiva interna perspectiva de aprendizado e crescimento (B) perspectiva de lucro perspectiva de competitividade perspectiva de mercado perspectiva de criatividade (C) perspectiva de lucratividade perspectiva interna perspectiva externa perspectiva empreendedora (D) perspectiva financeira perspectiva da competição perspectiva dos fornecedores perspectiva interna (E) perspectiva de lucro perspectiva do cliente perspectiva externa perspectiva de aprendizagem
Estilos de questões: MP-RS As cinco etapas compreendidas pela metodologia Seis Sigma são: (A) verificar, quantificar, estruturar, implantar e melhorar. (B) identificar, rotular, medir, preparar e controlar. (C) analisar, descrever, programar, implantar e ratificar. (D) descrever, quantificar, estruturar, retificar e melhorar. (E) definir, medir, analisar, melhorar e controlar.
Estilos de questões: MP-RS Conforme estabelecido no PMBOK, assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo, na ordem em que aparecem. O... de projetos é um empreendimento... e requer que cada... de projeto ou... seja... e... de forma apropriada com outros... para facilitar a.... (A) ciclo complexo etapa processo lido compreendido programas operação (B) gerenciamento integrado processo produto alinhado conectado processos coordenação (C) controle único fase serviço conectado integrado projetos execução (D) portfólio múltiplo parte sequência feita controlada projetos integração (E) gerenciamento sistêmico ciclo sistema estabelecido operado sistemas implementação
Simulado 41. Dentre as funções da Administração, a direção possui as seguintes atribuições: a) montar uma estrutura humana e material, e alocar recursos para alcançar os objetivos. b) examinar o futuro e traçar objetivos. c) manter o pessoal em atividade, reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas. d) cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações. e) decompor um trabalho complexo em tarefas menores.
Simulado 42. Definir padrões de desempenho, comparar resultados e corrigir o caminho são atividade da função administrativa: a) Controle b) Organização c) Liderança d) Planejamento e) Direção
Funções da Administração Administrar é tomar decisões sobre recursos para atingir objetivos 9
Funções da Administração PODC Planejar é examinar o futuro e traçar objetivos e um plano de ação; Organizar é montar uma estrutura humana e material, é alocar recursos para alcançar os objetivos; Dirigir é manter o pessoal em atividade, é reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas; Controlar é cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações.
Processo Organizacional
Processo Organizacional - Chiavenato
Simulado 43. Planejar é o processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. Nesse contexto, é característica do planejamento: a) Rigidez, para evitar mudanças de rumo ao longo da execução. b) Previsão de todos os cenários futuros. c) Participação exclusiva da diretoria. d) Mudança radical dos meios e fins. e) Flexibilidade, de modo a possibilitar reajustamentos.
Simulado 44. O nível de planejamento que é especializado e tem como foco cada área de uma organização é o a) global b) operacional c) estratégico d) direcional e) tático
Planejamento Processo de determinar como o sistema administrativo deverá alcançar os seus objetivos como deverá ir para onde deseja chegar. (Certo & Peter) Ato de determinar os objetivos da organização e os meios para alcançá-los. (Daft) Decidir antecipadamente aquilo que deve ser feito, como, quando e quem deve fazer. (Koontz et al.) Processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. (Schermerhorn) Planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. Assim como o contrário de eficiência é o desperdício, o contrário de planejamento é improvisação. (Maximiano)
Planejamento Princípios Gerais (Djalma Oliveira): Contribuição aos objetivos Precedência do planejamento Maior penetração e abrangência Maior eficiência, eficácia e efetividade Benefícios: Foco; Comprometimento; Flexibilidade; Agilidade; Eficiência, etc. Filosofias: conservadora, otimizante, adaptativa. 17 17
Processo de Planejamento
Três Níveis de Planejamento
Simulado 45. Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo na ordem em que aparecem. SWOT é uma ferramenta de diagnóstico estratégico que consiste em obter e analisar informações para direcionar as decisões. O termo SWOT vem das iniciais das quatro palavras em inglês, que significam. a) internas e externas, Forças, Perdas, Opções e Ameaças. b) externas, Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. c) internas, Forças, Perdas, Opções e Transtornos. d) internas, Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. e) internas e externas, Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
MP-RS 2015 Assessor-Administração Uma ferramenta bastante utilizada no delineamento de ações estratégicas é a matriz SWOT. O cruzamento dos aspectos analisados na matriz SWOT gera um conjunto de posturas estratégicas. Essas posturas podem ser: (A) de estruturação, de permanência, de encerramento e de competição. (B) de estabilidade, de inovação, de competitividade e de reestruturação. (C) de desenvolvimento, de crescimento, de manutenção e de sobrevivência. (D) de manutenção, de competição, de mudança de ramo e de sobrevivência. (E) de prospecção, de investimento, de reestruturação e de competição
Análise SWOT / FOFA É uma ferramenta de diagnóstico estratégico Análise Interna Análise Externa S strengths (forças) W weaknesses (fraquezas) O opportunities (oportunidades) T threats (ameaças)
Análise SWOT / FOFA Análise Interna = controlável áreas funcionais, desempenho, funcionários, processos, finanças, competências, tecnologia, inovação etc. oforças (pontos fortes) e Fraquezas (pontos fracos) Análise Externa = ambiente = não controlável Ambiente geral + ambiente de tarefa = mercado, concorrentes, tecnologia, clientes, fornecedores, sociedade, governo, etc. oameaças e Oportunidades
Matriz SWOT Quatro estratégias
Simulado 46. Eleja a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo na ordem em que aparecem. Foram pesquisadores fundamentais para o desenvolvimento do Balanced ScoreCard. O BSC, utilizando-se das perspectivas financeira, do cliente, de processos internos e de aprendizado/crescimento, leva à criação de uma rede de que deve atingir todos os níveis organizacionais, tornando-se uma ferramenta para comunicar e promover o comprometimento geral com a estratégia de da corporação. a) Kaplan e Newton, indicadores de conteúdo, longo prazo. b) Kaplan e Norton, indicadores de desempenho, longo prazo. c) Norton e Keller, indicadores de desempenho, curto prazo. d) Keller e Newton, indicadores de desempenho, longo prazo. e) Kaplan e Norton, indicadores de conteúdo, curto prazo.
Balanced Scorecard Conceito: Ferramenta de gestão estratégica cujo objetivo é traduzir a estratégia em termos operacionais, permitindo que a organização alinhe suas ações, acompanhe seu desempenho e alcance seus macro-objetivos no longo prazo. Dicas para resolver questões: O que é Balanced Scorecard? Basta traduzir o nome. o 4 Perspectivas (dimensões) Pra que ele serve? Nome do livro. o 5 Componentes (elementos) 26 26
Balanced Scorecard Traduz a visão e a estratégia da organização por meio de um mapa coerente, com objetivos estratégicos organizados em diferentes perspectivas sendo interligados em uma relação de causa e efeito vinculando os objetivos com indicadores, metas e planos de ação. 27 27
Simulado 47. Assinale a afirmativa correta quanto ao Processo Organizacional. a) Dirigir é lidar com conceitos voltados à gestão de projetos: liderança, comunicação, incentivo, motivação, satisfação, capacitação, participação. b) As pessoas não precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam. As pessoas são, por natureza, capazes de se adaptar às mais diferentes atividades. c) Todos os gestores da organização são, de certa forma, gestores de pessoas. d) A direção ocorre apenas no nível tático. e) A Gestão de Pessoas é um conjunto de tarefas meramente operacionais.
Direção evolução do conceito de Gestão de Pessoas Antes: pessoas = custo; o RH atua de forma mecanicista. Crença: basta o poder hierárquico e o salário para se alcançar a obediência dos funcionários e os resultados. Visão moderna sobre as pessoas no ambiente de trabalho: Seres humanos: personalidade própria; origens e histórias particulares; competências distintas. Agentes ativos e inteligentes: capazes de dinamizar a organização e não como agentes passivos, inertes. o Comportamento dual: cooperar ou competir Parceiros da organização: a partir de uma relação ganha-ganha, as pessoas são capazes de conduzir a organização ao sucesso e, por conseguinte, serem beneficiadas. Alinhado ao conceito de Empowerment. 29
Gestão de Pessoas Gestão de Pessoas é o conjunto de políticas e práticas necessárias para cuidar do capital humano da organização, capital este que contribui com seus conhecimentos, habilidades e capacidades para o alcance dos objetivos institucionais. Políticas de GP: maneiras pelas quais a organização pretende lidar com seus membros e por intermédio deles atingir os objetivos organizacionais, permitindo (também) o alcance dos objetivos individuais 30
Simulado 48. Com relação à Gestão de Projetos, julgue: a) Projeto é um conjunto de atividades cíclicas e contínuas. b) O termo stakeholders denota partes interessadas. É qualquer indivíduo que pode afetar ou ser afetado pelas decisões de um projeto. c) Escopo é a ferramenta que demonstra o tempo de realização do projeto. d) Para se realizar um planejamento, a dimensão dos recursos (humanos, materiais, financeiros etc.) precisa ser conhecida para não correr o risco de se fazer um planejamento fictício. Esse conhecimento pode ser tanto prévio como posterior à elaboração do planejamento, sem prejuízo da atividade. e) Segundo o PMBOK, as fases do projeto podem ser encaixadas em uma estrutura básica de três fases genéricas: Início, Organização/Preparação e Execução do Trabalho.
MP-RS 2015 Assessor-Administração Conforme discutido no PMBOK, em projetos de várias fases podem ocorrer mais de uma relação entre essas fases durante o ciclo de vida de projeto. Os três tipos básicos de relação entre fases são: (A) uma relação integrativa, uma relação subsidiária e uma relação subordinativa. (B) uma relação de reciprocidade, uma relação interposta e uma relação não sequencial. (C) uma relação intermitente, uma relação sequencial e uma relação interposta. (D) uma relação sequencial, uma relação sobreposta e uma relação iterativa. (E) uma relação binária, uma relação tridimensional e uma relação subordinativa.
Projetos Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Exemplos de projetos: Desenvolvimento de um novo produto ou serviço; Efetuar uma mudança de estrutura, de pessoal ou de estilo de uma organização; Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informações novo ou modificado; Construção de prédio ou infraestrutura; Implementação de um novo procedimento ou processo de negócios. 33
Características dos Projetos Singularidade Temporariedade Incerteza Elaboração Progressiva (planejamento por ondas sucessivas) Stakeholders Recursos limitados (materiais, pessoas, $$, etc.) Responsabilidades Interdisciplinaridade Escopo (Abrangência) 34
Ciclo de Vida Sequência de fases que vão do começo ao fim de um projeto. 35
Ciclo de Vida - Fases de um projeto Um ciclo de vida geralmente é composto por fases; Fases = divisões de um projeto, nas quais o controle se torna fundamental para o gerenciamento efetivo do término de uma entrega importante. o Segmenta-se o projeto em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento; o São usadas quando a natureza do trabalho a ser realizado é única em determinada parte do projeto o Ao final de cada fase há uma entrega. O número de fases, a necessidade de fases e o grau de controle aplicado depende do tamanho, grau de complexidade e impacto potencial do projeto. 36
Ciclo de Vida Relações entre as fases Segundo o PMBOK4, há três tipos básicos de relações entre fases: Sequencial: uma fase só poderá iniciar depois que a anterior terminar. Reduz incertezas, mas pode eliminar opções de redução do cronograma. Sobreposta: a fase tem início antes do término da anterior. Aumenta o risco, mas pode reduzir o tempo. Iterativa: apenas uma fase está planejada a qualquer momento e o planejamento da próxima é feito à medida que o trabalho avança na fase atual e nas entregas. É útil em ambientes muito indefinidos, incertos ou em rápida transformação, como pesquisas, mas pode reduzir a capacidade de fornecer um planejamento de longo prazo. 37
Simulado 49. Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo na ordem em que aparecem. Os processos horizontais propõem uma abordagem diversa da organização. A gestão deve ser orientada para identificar, modelar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio. A gestão por processos tem como vantagem: identificação de, sugestão de potenciais pontos de melhoria, apontamento do caminho crítico e demais dados da operação em tempo, análise dos recursos alocados ao processo, identificação de recursos, apuração de custos, atribuição de, painel de controle. a) funcional, métodos, recorde, metas. b) estruturais, gargalos, real, metas. c) convencional, funções, recorde, padrões. d) funcional, gargalos, real, metas. e) estruturais, gargalos, real, padrões.
Processos Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Inputs podem ser materiais, informações, conhecimento, etc. Entrada Insumos Inputs Processamento Atividades Agregar Valor Troughput* Feedback Saída Produtos Serviços Outputs * Troughput: quantidade total de alguma coisa, como dados ou matéria-prima, que é processada num período de tempo. 39
Gestão de Processos Busca: Melhorar a forma como o trabalho é realizado; Utilizar eficientemente os insumos (eficiência); Otimizar a sequência de atividades; Objetivo final: gerar melhores produtos/serviços aos clientes. Sordi: ao contrário das empresas convencionais, centradas em si mesmas, as empresas organizadas e gerenciadas por meio de processos de negócios priorizam o cliente final, por meio da valorização do trabalho em equipe, da cooperação e da responsabilidade individual. 40
Gestão por Processos Modelo tradicional x Modelo por processos Visão por Processos Horizontal, Transversal, Interfuncional. 41
Gestão por processos - vantagens Identificação de gargalos Sugestão de pontos de melhoria Apontar caminho crítico e demais dados em tempo real Indicadores: econômicos e financeiros; de produtividade e qualidade; sociais e ambientais; de aprendizado e conhecimento. Análise dos recursos alocados Identificações de recursos necessários Apuração de custos Alocação de metas Painel de controle, etc.
Simulado 50. O Ciclo PDCA, de Shewhart, é composto por uma sequência de ações, estabelecida pela sigla Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar, verificar) e Act (agir corretivamente). Assinale a alternativa incorreta. a) O PDCA é um instrumento de gestão usado para o controle e a melhoria contínua de qualquer processo organizacional, inclusive os mais simples. b) O PDCA é uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez. Essa maneira de pensar condisse com os princípios da qualidade de Deming. c) Na ação denominada Checar, o projeto é estabelecido com bases nas diretrizes da organização. Nesse nível, estabelece-se objetivos e metas a serem alcançadas. d) Na ação denominada Agir, caso não sejam identificados desvios, procura-se implantar melhorias, ou segue-se com o mesmo planejamento. e) Seu caráter cíclico é fundamental para a compreensão do termo Melhoria Contínua, pois otimiza a execução dos processos e possibilita a redução de custos e o aumento da produtividade.
Ciclo PDCA Nomes comuns: ciclo ou roda de Shewhart, de Deming, de melhoria contínua, de controle. Filosofia básica: Kaizen = melhoria contínua Caráter cíclico, contínuo e gradativo: melhoria incremental. Melhoria constante = rodar o PDCA Aplicável na melhoria de qualquer processo organizacional, do mais simples ao mais complexo. Deming: o PDCA parte da insatisfação com o status quo disseminado na cultura organizacional e pressupõe a análise de processos com vistas a realizá-los de maneira otimizada. Gespública: é uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez.
Ciclo PDCA