AFT 2013 As reformas administrativas têm transformado o papel do Estado, levando-o de um perfil essencialmente burocrático para um perfil flexível,

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1 AFT 2013 As reformas administrativas têm transformado o papel do Estado, levando-o de um perfil essencialmente burocrático para um perfil flexível, aberto e empreendedor, com tendência à inovação da administração e à incorporação de técnicas do setor privado.

2 1 Evolução da administração. 1.1 Principais abordagens da administração (clássica até contingencial). 1.2 Evolução da administração pública no Brasil (após 1930); reformas administrativas; a nova gestão pública. 2 Processo administrativo. 2.1 Funções de administração: planejamento, organização, direção e controle. 2.2 Processo de planejamento Planejamento estratégico: visão, missão e análise SWOT Análise competitiva e estratégias genéricas Redes e alianças Planejamento tático Planejamento operacional Administração por objetivos Balanced scorecard Processo decisório. 2.3 Organização Estrutura organizacional Tipos de departamentalização: características, vantagens e desvantagens de cada tipo Organização informal Descentralização e delegação. 2.4 Direção Motivação e liderança Comunicação Cultura organizacional. 2.5 Controle Características Tipos, vantagens e desvantagens Sistema de medição de desempenho organizacional. 5 Gestão de projetos. 5.1 Elaboração, análise e avaliação de projetos. 5.2 Principais características dos modelos de gestão de projetos. 5.3 Projetos e suas etapas.

3 Funções da Administração Administrar é a tarefa de tomar decisões sobre recursos para atingir objetivos 3

4 Funções da Administração PODC Planejar é examinar o futuro e traçar objetivos e um plano de ação; Organizar é montar uma estrutura humana e material, é alocar recursos para alcançar os objetivos; Dirigir é manter o pessoal em atividade, é reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas; Controlar é cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações.

5 Processo Organizacional

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7 2015 TCU Julgue o próximo item, a respeito das funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. Por meio do planejamento, definem-se os objetivos e decide-se sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente, dividindose o trabalho, atribuindo-se responsabilidades às pessoas e estabelecendose mecanismos de comunicação e coordenação FUB 1 Estabelecer atribuições e responsabilidades entre unidades organizacionais e definir a estrutura com base no tipo de departamentalização e no tipo de organograma mais adequados para enfrentar os desafios já identificados são atividades que ocorrem no processo de direção. 2 Para assegurar a realização de objetivos organizacionais, o processo de controle deve comparar resultados alcançados com resultados esperados.

8 2015 MPOG Organização é a função administrativa que define objetivos e decide as tarefas e os recursos necessários para alcançá-los adequadamente ANTAQ Atribuir e alocar tarefas em departamentos são ações relacionadas à função administrativa de planejamento FUNPRESP Estabelecer objetivos, mensurar o desempenho e adotar medidas corretivas para sanar possíveis desvios e anormalidades são procedimentos relativos às etapas do processo de controle

9 2014 CESPE SUFRAMA Definir a missão da organização, designar as pessoas, dividir o trabalho e definir e controlar o desempenho são funções da administração relacionadas, respectivamente, ao planejamento, à organização, à direção e ao controle CESPE ICMBio O planejamento estabelece o alicerce para as funções de organizar, dirigir e controlar CESPE ANP Controlar implica reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros e de informação para que os objetivos organizacionais sejam cumpridos CESPE ABIN Planejamento refere-se diretamente a competência interpessoal e gestão de pessoas.

10 Planejamento Planejar é o processo de analisar a organização e o ambiente, determinar os objetivos e traçar os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível. Princípios: Gerais Inerência Universalidade Unidade Previsão Flexibilidade Específicos (Ackoff) Planejamento participativo Planejamento coordenado (horizontal) Planejamento integrado (vertical) Planejamento permanente 10 10

11 Planejamento Processo de determinar como o sistema administrativo deverá alcançar os seus objetivos como deverá ir para onde deseja chegar. (Certo & Peter) Ato de determinar os objetivos da organização e os meios para alcançá-los. (Daft) Processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. (Schermerhorn) Planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. Assim como o contrário de eficiência é o desperdício, o contrário de planejamento é improvisação. (Maximiano)

12 Filosofias Planejar é também uma questão de atitude. (Maximiano) Duas atitudes básicas: proativa e reativa. Filosofias (Djalma Oliveira):

13 Três Níveis de Planejamento (Estratégico) Estratégico (Institucional): mapeamento ambiental e avaliação das forças e fraquezas organizacionais Tático (intermediário, funcional, departamental, administrativo): tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos no nível departamental. Operacional: desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa.

14 Nível Estratégico -Estratégia Institucional: macro-orientada impacta toda a organização ESTRATÉGICO -Otimiza a interação com o ambiente externo: diagnóstico estratégico - Genérico e sintético: menor detalhamento -Objetivos de longo prazo: menor flexibilidade e maior incerteza (riscos) -Determina missão, visão e objetivos institucionais: melhor direção a ser seguida -Geralmente formulado pela Alta Administração Diretoria

15 Níveis de Planejamento - desdobramento Planos táticos Planos Operacionais Planejamento Estratégico Planejamento de RH Planejamento da Produção Planejamento Financeiro Planejamento Logístico Contratação Benefícios Capacitação Fornecedores Transporte Armazenagem Distribuição Alcance dos Objetivos

16 Nível Tático -Estratégias departamentais: desdobramento / tradução da estratégia em cada unidade. -Nível intermediário: gerência. TÁTICO (Funcional) -Aproxima/integra o estratégico com o operacional, aloca recursos. -Detalhamento um pouco maior que o estratégico: diminui incertezas. -Geralmente de médio prazo. -Ex: planos financeiros, de RH, de produção, de marketing, etc.

17 Nível Operacional -Estratégia operacional: micro-orientada, foco nas tarefas - desdobramento final das estratégias -Nível das operações/atividades/tarefas: supervisores -Detalhado e analítico - maior precisão: define o que e como fazer, especifica atividades, recursos, prazos. OPERACIONAL -Curto prazo: menor risco e maior flexibilidade -Ex: rotinas, procedimentos, cronogramas, planos de treinamento, recrutamento, etc.

18 Níveis de Planejamento

19 2013 SEGESP O planejamento estratégico de uma organização compõe-se dos objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazo que afetam a direção ou a visibilidade da empresa no futuro, não devendo, por isso, ser elaborado conjuntamente com os planos táticos e operacionais atuais MEC O planejamento estratégico é desenvolvido em nível institucional e promove a tradução e a interpretação das decisões estratégicas em planos mais detalhados no nível departamental FUB A - É na fase de planejamento tático que ocorrem o detalhamento e a especificação dos planos estratégicos. B - Uma organização que esteja definindo os objetivos para suas áreas funcionais recursos humanos, finanças, marketing, tecnologia está elaborando seu planejamento operacional.

20 Processo de Planejamento Estratégico O que é Estratégia? A arte do general. O caminho a ser seguido pela instituição no longo prazo. Dess, Lumpkin e Eisner: Conjunto de ações administrativas que possibilitam aos gestores de uma organização mantê-la integrada ao seu ambiente e no curso correto de desenvolvimento, assegurando-lhe atingir seus objetivos e sua missão.

21 Processo de Planejamento Estratégico Maneira pela qual uma organização pretende aplicar uma determinada estratégia para alcançar os objetivos propostos; É uma forma de aprendizagem organizacional: constante aprendizado e ajuste a um ambiente complexo e competitivo. Chiavenato (2014): três parâmetros Busca fortalecer as sinergias entre recursos, capacidades e potencialidades da organização: viabilidade externa, capacidade interna e visão compartilhada

22 Processo de Planejamento Estratégico - geral 22 22

23 Processo de Planejamento Estratégico: Chiavenato (Schermerhorn)

24 Processo de Planejamento Estratégico: Maximiano Processo de estruturar e esclarecer caminhos e objetivos. Análise da situação estratégica. Onde estamos? Análise do ambiente externo/ interno. SWOT Definição de objetivos e estratégias. Onde e como chegar Execução e avaliação Análise da situação estratégica presente da organização (onde estamos?): missão, visão, valores, desempenho atual, resultados alcançados; Análise SWOT: análise do ambiente (quais são as ameaças e oportunidades do ambiente?) e interna (quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização?); Elaboração do plano estratégico da organização (objetivos = para onde devemos ir? + estratégias = o que devemos fazer para chegar até la?); Implementação e avaliação

25 Análise SWOT / FOFA FOFA = tradução = usada por algumas bancas É uma ferramenta de diagnóstico estratégico Análise Interna Análise Externa S strengths (forças) W weaknesses (fraquezas) O opportunities (oportunidades) T threats (ameaças)

26 Análise SWOT / FOFA Análise Interna = controlável Áreas funcionais, desempenho, funcionários, processos, finanças, competências, tecnologia, inovação etc. oforças (pontos fortes) e Fraquezas (pontos fracos) Análise Externa = ambiente = não controlável Ambiente geral + ambiente de tarefa = mercado, concorrentes, tecnologia, clientes, fornecedores, sociedade, governo, etc. oameaças e Oportunidades

27 Matriz SWOT Quatro estratégias

28 2015 TRE-GO Considere que, em um tribunal regional eleitoral, haja pequena quantidade de profissionais com conhecimento profundo na área de direito eleitoral e que, nesse mesmo tribunal, seja feito um planejamento estratégico com uso de análise SWOT. Nessa situação, de acordo com os princípios desse tipo de análise, a carência de especialistas deve ser considerada uma ameaça ao cumprimento da missão do tribunal CGE-PI A matriz SWOT ajuda uma empresa a usar suas próprias forças, diminuir fraquezas, aproveitar oportunidades e vislumbrar riscos ou ameaças ao seu negócio. CESPE 2008 SERPRO Analista Há consenso entre as metodologias de que o planejamento estratégico deve ter início com o estabelecimento dos objetivos gerais da organização CESPE - ICMBIO - Analista Administrativo Caso a situação atual seja diagnosticada e se estabeleçam os objetivos a serem alcançados, o planejamento estratégico terá cumprido seu objetivo.

29 2015 MPOG Se uma empresa antevir que não conseguirá manter o nível de qualidade de um de seus produtos devido à falta de uma matéria-prima no mercado, a qual é insubstituível em médio prazo, essa falta, de acordo com a matriz SWOT, constituirá um ponto fraco para a empresa em questão MPOG Os pontos fortes e os pontos fracos representam as variáveis controláveis pela organização, pois integram seu ambiente interno; já as oportunidades e ameaças, que integram o ambiente externo à organização, representam variáveis incontroláveis; assim, as ameaças não podem ser enfrentadas por nenhuma forma de atuação crítica da organização STJ Um exemplo de estratégia de crescimento que pode ser usada quando a empresa possui predominância de pontos fracos, mas encontra situações favoráveis no ambiente externo, é a estratégia de joint venture, na qual duas empresas se associam para fabricar um produto esperando ganhar maior participação no mercado.

30 Referencial Estratégico Missão Visão Valores 30 30

31 MTE: Missão: Promover trabalho, emprego e renda e garantir condições dignas ao trabalhador, por meio de políticas públicas participativas e sustentáveis, que visem contribuir para o bem estar individual e o desenvolvimento econômico e social do País. Visão: Ser referência na excelência dos serviços prestados ao trabalhador e na sustentação do trabalho decente. Valores: Ética; Criatividade; Proatividade; Transparência; e, Comprometimento 31 31

32 Objetivos Estratégicos São desafios que, se alcançados, são suficientes para a concretização da visão de futuro da organização. Conjunto de prioridades que esclarecem o que a estratégia quer alcançar e o que é crítico para o seu sucesso. Devem ser: Coerentes com missão, visão, valores e recursos (humanos, físicos, tecnológicos, políticos e financeiros). Concretos, precisos, aceitáveis, flexíveis, mensuráveis, motivadores, inteligíveis e alcançáveis. Qualitativos e quantitativos

33 Exemplos Poder Judiciário: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos; Buscar a excelência na gestão de custos operacionais; Facilitar o acesso à Justiça; etc. MTE: Ampliar a inserção do trabalhador no mundo do trabalho Fomentar oportunidades de trabalho, emprego e renda Garantir o atendimento de qualidade Assegurar o direito ao trabalho decente 33 33

34 Metas São etapas específicas a serem realizadas para o alcance do objetivo ou da visão. Devem refletir a realidade atual e servir de motivação. Definição correta de metas: S.M.A.R.T S Specific M Measurable A Attainable ou Agreed Upon R Realistic T Timely ou Tangible 34 34

35 Exemplo Poder Judiciário Metas 2016 CNJ: Julgar quantidade maior de processos de conhecimento do que os distribuídos no ano corrente. Identificar e julgar, até 31/12/2016, pelo menos 90% dos processos distribuídos até 31/12/2014 na Justiça do Trabalho

36 CESPE TRE-ES - Técnico Judiciário A gestão estratégica de uma organização que busca a efetividade deve ter como balizas a missão, a visão e os valores organizacionais. CESPE Telebras - Assistente Administrativo As metas são recomendações genéricas desdobradas a partir dos objetivos organizacionais e são empregadas como princípios para definição dos meios adequados para as ações da instituição. CESPE MEC - Analista de Processos As missões do planejamento estratégico detalham e especificam os objetivos, isto é, o conjunto de missões constitui uma forma efetiva de tornar o objetivo real. CESPE TCU - Auditor Federal de Controle Externo Uma organização não contrariará a natureza do seu campo de atuação, caso atue estrategicamente em uma área de negócio fora da abrangência de sua missão.

37 2015 CGE-PI Auditor Governamental No planejamento estratégico, a missão organizacional corresponde à finalidade de uma organização, como, por exemplo, o aumento das vendas para a classe baixa STJ Analista Antes das estratégias para o alcance dos objetivos, a empresa deve definir sua missão organizacional, ou seja, seu objetivo principal a ser perseguido: o ponto ao qual ela deverá chegar no futuro próximo ou distante UNIPAMPA Administrador A missão da organização é estática, para que não ocorra desvio de finalidade em relação ao ramo de negócio estabelecido MEC A declaração de missão define o negócio da organização e seu ambiente de atuação e deve ser compartilhada com os seus grupos de interesse.