Mobilize sua força de vendas Uma análise sobre as vantagens e os benefícios de ferramentas de automação de vendas com base em mobilidade
Benefícios mais que comprovados Desenvolver e implementar melhorias com o objetivo de alavancar resultados de forma eficaz é a busca constante de organizações de todos os portes. Isso se deve ao constante aumento da complexidade do ambiente de negócios, ao acirramento da concorrência e, principalmente, ao aumento das exigências de clientes e do mercado. As vantagens e benefícios da adoção de ferramentas de automação com base em aplicações móveis já são conhecidos e amplamente difundidos no ambiente empresarial. O recente evento organizado pelo IDC, o IDC FutureScape: Worldwide Mobile Enterprise Applications and Solutions 2015 Predictions, prevê que o número de aplicativos desenvolvidos para o ambiente corporativo vai quadruplicar até 2016 e que entre 30% e 40% das organizações que já implantaram mais de cinco aplicações móveis irão reconhecer benefícios substanciais na agilidade de negócios já em 2015. Uma das funções que tem apresentado as mais significativas melhorias de performance e aumento de rentabilidade são as aplicações destinadas às vendas externas. Independente de seu setor de atuação, a área de vendas é o ponto crítico de todas as organizações. Ela é a responsável por fazer chegar ao mercado os produtos e/ou serviços oferecidos pelas empresas e deve estar no centro das atenções como função sempre sujeita a constantes processos de melhorias. O uso de dispositivos móveis vem ajudando as organizações a atingirem suas metas de vendas. De acordo com o Aberdeen Research, as empresas que empregam uma estratégia eficiente de uso de ferramentas de mobilidade em sua força de vendas têm 23% mais chances de cumprirem suas cotas. Um recente estudo, conduzido pelo Yankee Group também constatou que as empresas que utilizam aplicativos móveis aumentaram em 26% suas taxas de sucesso em vendas. Contar com soluções de aplicações móveis para times de vendas externos já não pode ser considerado um diferencial competitivo e sim uma necessidade para garantir agilidade e eficiência para a função comercial. Top predictions 2015 Cinco previsões do IDC para a mobilidade corporativa. Atualizar Implementar Sintoma 35% x4 + 100% 25% As áreas de TI vão dedicar até 25% do seu orçamento para o desenvolvimento de aplicativos móveis até 2017. +50% 35% das grandes empresas vão alavancar plataformas Grande número de pessoas atuando em tarefas administrativas de apoio ao processo de vendas de desenvolvimento de Emissão de pedidos em formulário de papéis, ou encaminhadas via e-mail ou fax. aplicativos móveis em 2015. Os vendedores ou apoio administrativo registrarem pedidos no sistema. Taxas significativas de pedidos devolvidos devido a condições incorretas (preço, pagamento, promoções etc.). O número de aplicativos desenvolvidos para o setor corporativo Alta rotatividade vai de quadruplicar profissionais na equipe de vendas. até 2016. Possui uma grande carteira de clientes ou de mix de produtos. Possui preços ou promoções específicos para determinados clientes. Em 2015, mais de 50% das grandes Problemas empresas de conexões vão de dados investir obrigam vendedores a emitir pedidos em melhorias em papel. da gestão de soluções Perda de pedidos móveis devido com a problemas foco de conexão de dados. em segurança de dados. Equipe de vendas identifica problemas para registro de pedidos perdidos no sistema. Até 2017, 100% das aplicações Identificação de problemas de perda de dados no processo de sincronização. voltadas a clientes serão desenvolvidas primeiramente em Trafega arquivos TXT ou CSV com as informações de clientes, preços e pedidos. plataforma móvel. Não consegue encaminhar informações em tempo real à equipe de vendas (promoções, ações de trade). Os vendedores têm de acompanhar todo o processo do status do pedido de forma proativa. 2
Diagnosticando suas necessidades Existem alguns fatores que, se devidamente observados, identificam a necessidade de iniciar ou renovar uma iniciativa de implementação de um processo de automação de força de vendas. Os itens descritos na tabela abaixo podem proporcionar uma boa orientação na identificação destas necessidades. Sintoma Grande número de pessoas atuando em tarefas administrativas de apoio ao processo de vendas Emissão de pedidos em formulário de papéis, ou encaminhadas via e-mail ou fax. Os vendedores ou o apoio administrativo registram pedidos no sistema. Implementar Atualizar Taxas significativas de pedidos devolvidos devido a condições incorretas (preço, pagamento, promoções etc.). Alta rotatividade de profissionais na equipe de vendas. Possui uma grande carteira de clientes ou de mix de produtos. Possui preços ou promoções específicos para determinados clientes. Problemas de conexões de dados obrigam vendedores a emitir pedidos em papel. Perda de pedidos devido a problemas de conexão de dados. Equipe de vendas identifica problemas para registro de pedidos perdidos no sistema. Identificação de problemas de perda de dados no processo de sincronização. Trafega arquivos TXT ou CSV com as informações de clientes, preços e pedidos. Não consegue encaminhar informações em tempo real à equipe de vendas (promoções, ações de trade). Os vendedores têm de acompanhar todo o processo do status do pedido de forma proativa. Caso as respostas afirmativas correspondam a três ou mais sintomas, é possível diagnosticar a oportunidade de implementação de um processo de automação de força de vendas com altas probabilidades de melhoria e com possibilidade de rápido retorno sobre o investimento. 3
Muito além da captação de pedidos As soluções de automação de força de vendas podem abranger muito mais do que a simplificação do processo de vendas e tomada de pedidos. Eles podem ser ferramentas poderosas que contribuem significativamente para o aumento da taxa de vendas, melhoria da lucratividade, redução da duração do ciclo de vendas e aumento da produtividade de equipes de campo. Além disso, proporciona benefícios e melhoria de processos em outras áreas de organização como faturamento, expedição, logística e também auxiliam no aprimoramento das áreas de inteligência, fornecendo informações precisas para os sistemas de BI, CRM e marketing. Empresas de todos os portes podem se beneficiar com a implementação de ferramentas de automação de vendas. Elas são desenvolvidas para reduzir muitas tarefas de suporte. Podem ajudar a minimizar, ou até mesmo eliminar, problemas de dados fragmentados de clientes e processos e pode contribuir para a alavancagem da competitividade das organizações. Entre os principais benefícios destas ferramentas, podemos destacar: Redução de custos e aumento de receitas: a implementação de sistemas de automação de vendas pode reduzir custos provenientes da redução de atividades de apoio à função de vendas e também referentes à diminuição de gastos com infraestrutura como energia, telefone e consumo de papel. Esses processos também podem gerar aumento de receita em decorrência da melhor utilização do tempo, que pode ser direcionado exclusivamente ao fechamento de novos negócios, monitoramento de novas oportunidades em clientes ativos e redução de erros. Otimização do tempo: aplicações de automação de vendas permitem aos vendedores administrarem todas as tarefas com mais eficiência. Elas agilizam a preparação de propostas, a sua mudança de status para pedidos. Também podem automatizar tarefas de apoio, como envio de mensagens de confirmação, monitoramento de status de pedidos e atualização de oportunidade de vendas. Melhoria no atendimento a clientes: a força de vendas pode ter acesso imediato a informações de pedidos, pagamentos e status de clientes e pode responder prontamente a qualquer tipo de questionamento. Isto melhora a experiência do cliente e aumenta o valor agregado à atividade de vendas. Além disso, podem contribuir com os sistemas de gestão de relacionamento com clientes por meio da criação de um repositório centralizado de informações integrando sistemas de CRM, marketing e criando uma visão completa do relacionamento com o cliente. Mais foco na estratégia: ao eliminar a equipe de vendas e de apoio de atividades mecânicas é possível direcionar o tempo utilizado nestas atividades para funções mais estratégicas como monitoramento de targets, estudos de novos mercados e setores, aprimoramento no atendimento e identificação de novas oportunidades em clientes existentes. Melhoria em processos de produção, logística e controle de estoque: com informações mais precisas sobre vendas, as organizações podem planejar de forma mais eficiente suas metas de produções, controlar e prever a necessidade de estoques e organizar, de forma mais eficiente, toda a logística da empresa. Gerenciamento mais eficiente da força de vendas: a organização tem acesso, em tempo real, aos resultados individuais e consolidados de toda a equipe de vendas como também a resultados, reclamações de clientes e a todas as métricas usadas para medir o sucesso e receita de vendas. Com essas informações, é possível gerenciar mais adequadamente toda a equipe e corrigir tempestivamente a qualquer problema identificado. Empresas que utilizam aplicativos móveis aumentaram em 26% suas taxas de sucesso em vendas. Fonte: Yankee Group 4
Os desafios da implementação Implementar um projeto de automação de força de vendas não é uma das tarefas mais complexas da organização. Entretanto, como todo projeto, deve ser bem desenhado e planejado para que a empresa se beneficie integralmente de todas as facilidades da ferramenta. Entre as principais etapas do projeto destacamos: Identificação de necessidades: identificação de problemas frequentes e de atividades que precisam ser melhoradas. Definição de métricas de controle e metas a serem alcançadas e prioridades. Essas diretrizes servirão de bases para o desenvolvimento do escopo do projeto. Definição da modalidade de contratação: questão crítica que norteará todo o andamento do projeto. As empresas precisam definir qual será a modalidade de contratação ideal para suas necessidades. Atualmente, as empresas podem optar pelo desenvolvimento de sistemas próprios ou por adquirir licenças de so wares já existentes. Também podem optar por ferramentas customizáveis e que sejam facilmente integradas com seus sistemas de back-end, como é o caso da SAP Mobile Platform (SMP) que pode ser implementada de forma totalmente transparente no ambiente SAP. Existem ainda as opções como outsourcing e Saas, que envolvem a participação de fornecedores e terceiros na operação do novo sistema. Todas as modalidades oferecem suas vantagens e desvantagens. Por este motivo, é necessário o desenvolvimento de um estudo detalhado que determine qual modalidade é a mais adequada para cada organização Depois de definida a modalidade de contratação é importante determinar qual será o modelo de infraestrutura adotado. Atualmente, a grande maioria das organizações tem optado por hospedar seus novos sistemas e operações na nuvem. Conhecida como Cloud Computing, esta modalidade tem se apresentado como uma opção bem mais vantajosa financeiramente. Automação de força de vendas: benefícios para toda organização Ricardo Marvel - Consultor de Negócios Quais os benefícios que os processos de automação de força de vendas trazem às áreas comerciais das empresas? Entre os principais benefícios destaco: agilidade na tomada dos pedidos, orientação de rotas de visita, minimização de erros na digitação nos pedidos, flexibilidade para negociação comercial junto ao cliente, análise de histórico de vendas, condições especiais de negociação recente, alertas sobre campanhas vigentes, monitoramento da equipe de campo e acompanhamento de metas, atualizações de cadastro, pesquisas, consulta de estoque, saldo de crédito etc. Quais outras áreas de organização também podem ser beneficiadas? De maneira indireta, as áreas de faturamento, que receberão pedidos em tempo real; expedição e estoque, que podem antecipar eventuais necessidades de reabastecimento; administração de vendas, que pode acompanhar o desempenho das vendas rapidamente e, por fim, as áreas de marketing e/ou trade marketing, que podem utilizar informações de campo para o desenvolvimento de estratégias mais rapidamente, principalmente as relacionadas com a execução no PDV. Como o processo pode ajudar a alavancar os sistemas de BI? Os sistemas de automação de vendas trocam muitas informações com os ERPs, que alimentam os sistemas de BI. Desta forma é possível criar uma visão mais analítica que podem gerar novas orientações e estratégias para a força de vendas em campo, tornando o processo muito mais dinâmico e criando um círculo virtuoso preparado para responder mais rapidamente às movimentações de mercado. Pela sua experiência, quais são os principais resultados alcançados em curto e longo prazo? Em curto prazo destaco a redução de erros na tomada de pedidos e a agilidade em todo o Supply Chain Execution (SCE), resultado do aumento da produtividade do time de vendas, mas também da área de logística. Isso significa otimizar o processo das visitas ou de logística, além de orientar a força de vendas na melhor execução a ser realizada no campo. A médio e longo prazo destaco o dinamismo que pode ser alcançado na relação empresa e cliente, pois a força de vendas poderá levar ofertas exclusivas e adequar propostas de valor a cada cliente. Além disso, os sistemas de automação de força de vendas vêm recebendo complementaridades, voltadas principalmente para o aspecto de uso como pesquisa, levantando informações sobre a concorrência e sobre a qualidade da execução em cada ponto de venda. Isso permite maior agilidade se comparado a empresas que não possuem sistemas desse tipo, ou até mesmo para empresas que possuem sistemas básicos coletores de pedidos. Ricardo Marvel possui mais de 15 anos de experiência em desenvolvimento de estratégias para planejamento comercial, segmentação de mercado e ações promocionais. Atuou em posições de liderança em áreas de logística, vendas, administração comercial, inteligência de mercado e trade marketing em grandes organizações. Atualmente é diretor executivo da Esfera Gestão. 5
Escopo do projeto: o escopo deve conter os objetivos, a previsão de orçamento, os requisitos, os resultados esperados e os responsáveis pela condução do projeto. Nesta fase, também é importante definir um cronograma realista. Especificação funcional: esta pode ser considerada como um fator crítico. O objetivo desta etapa é validar todos os requisitos, prazos, premissas etc. É nesta fase que se avaliam questões cruciais como a escolha das plataformas, dispositivos e hardware. É preciso avaliar os sistemas de ERPs existentes na organização e determinar a solução que se integre perfeitamente a esses sistemas. Também pode ser necessário avaliar a qualidade e a funcionalidade de sistemas existentes. Por exemplo, empresas que possuem sistemas de mobilidade que trabalham com replicação completa de bases de dados, podem ter problemas de perda de dados e demora na atualização dos sistemas de back-end. Outra questão importante é a definição de interfaces e sistemas. É essencial considerar o uso de interfaces intuitivas e atrativas que funcionem como um facilitador para o engajamento de todos no uso da nova ferramenta. O grande desafio é desenvolver uma solução que trabalhe a favor da equipe e que realmente simplifique as rotinas que, tradicionalmente, seriam executadas diretamente no back-end. Atualmente, plataformas móveis baseadas em Android e IOS têm se mostrado bem mais aceitas e atrativas do que, por exemplo, Windows Mobile. Execução do projeto: esta fase está totalmente focada nas atividades de execução do projeto. Nesta etapa, relatório de acompanhamento e status do projeto são fundamentais para o gerenciamento e tomadas de decisões sobre eventuais necessidades de alterações no escopo. Força de vendas na prática Fábio Bonfim - Gerente Comercial Quais os principais fatores que influenciaram na decisão pela implementação de um processo de automação de vendas? Os principais fatores foram a necessidade de mais agilidade no processo de captura e faturamento de pedidos; mais praticidade e melhoria na operacionalização das rotinas de vendas, redução de erros decorrentes da manipulação de informações e processos de forma manual; mais rapidez e assertividade na transformação de dados em informações gerenciais e, também, melhoria da capacidade de gerenciamento das equipes de vendas com base em informações de mais qualidade. O processo de implementação foi complexo, envolveu muitas áreas de organização? A complexidade está diretamente ligada à dimensão da automatização efetuada. Quanto mais operações são automatizadas, maior o tempo e número de pessoas mobilizadas no processo. Por um certo tempo, é necessário fazer o doublecheck das informações e processos, operando, paralelamente, no novo sistema e no antigo. A mudança foi bem recebida por todos os colaboradores envolvidos? Houve rápido engajamento de todos? Tive a oportunidade de participar de dois processos, implementados em áreas diferentes. Pude notar que, ao constatarem sobre como a rotina passa a ser prática, a equipe se engaja. E, após aprenderem a operar os dispositivos e sistemas, não conseguem mais voltar atrás. Quais os principais resultados alcançados? O aumento da eficiência, decorrentes da redução de tempo requerido para cumprimento de rotinas e processos e diminuição de erros; mais agilidade na coleta e acesso a dados e governança de informação. Além disso, maior capacidade de gerenciamento de equipes pela qualidade da informação disponibilizada, o que resultou em aumento de vendas e melhoria de performance. Fabio Bonfim acumula vasta experiência em posições de liderança em áreas comerciais de grandes organizações, atuando no gerenciamento de key accounts e parceiros distribuidores, como também no desenvolvimento de planejamento estratégico comercial e trade marketing. Atualmente é gerente comercial da Sanavita, empresa do setor de alimentação com foco em soluções em alimentação nutritiva e saudável. 70% dos executivos de empresas que já adotaram estratégias de mobilidade para a força de vendas já identificaram um ROI favorável e planejam aumentar seus investimentos. Fonte: The Sales Management Association 6
Teste e validação do projeto: esta fase necessita de rigorosa atenção. O controle do escopo e da qualidade devem ser minuciosamente validados. Devem ser executados testes de plataforma, de aceitação de clientes e com as equipes envolvidas. O sistema só pode ser liberado para implementação depois de todos os requisitos terem sidos validados e todas as pendências identificadas resolvidas. Implementação: depois da validação de todos os requisitos na etapa de testes, a organização deve ser preparar para o dia da implementação, o chamado GoLive. Para isto, é necessário desenvolver e executar um processo amplo de comunicação a todas as áreas envolvidas. Preparar cópias de segurança de todos os dados e sistemas impactados e, na data estabelecida, adotar a nova solução. Treinamento e engajamento: a adoção de novas tecnologias causam impacto na rotina dos profissionais. Eles devem ser treinados e envolvidos no processo de mudança. Além disso, é importante considerar, no momento da elaboração do escopo, que a nova tecnologia realmente facilite a vida do profissional. O ideal é que os treinamentos sejam ministrados durante a etapa de execução de projeto. Desta forma, é possível garantir que todos os envolvidos estejam qualificados no momento do lançamento da ferramenta. É preciso continuar avançando O sucesso e a eficiência da área de vendas é o pontochave para o sucesso de qualquer negócio. E a função deve estar sempre no foco da alta administração. Enquanto algumas empresas ainda estão estudando a possibilidade de adotar algum tipo de estratégia de mobilidade para sua área de vendas, outras estão caminhando a passos largos e já usufruem dos bons resultados. Segundo a entidade norte-americana The Sales Management Association, cerca de 70% dos executivos de empresas que já adotaram estratégias de mobilidade para a força de vendas já identificaram um ROI favorável e planejam aumentar seus investimentos. O uso de tecnologias móveis, aliados com a intensificação da interatividade entre as pessoas e entre as empresas e seus clientes é o caminho que deve ser percorrido por todas as organizações. Os desafios em identificar as melhores oportunidades passam pela compreensão sobre como essas aplicações podem impactar positivamente seus negócios, transformar a forma sobre a qual se tomam decisões, agilizar seus processos, melhorar a dinâmica de atendimento a clientes e garantir a competitividade e até mesmo a sobrevivência da organização neste novo contexto do mundo dos negócios. Em todas as etapas citadas existem fatores críticos que devem estar no foco da equipe responsável pelo desenvolvimento e implementação da ferramenta. As empresas devem considerar as características das suas equipes de vendas externas e internas, o volume de informações processadas e considerar perspectivas de aumento deste volume de dados. É importante garantir que a ferramenta opere em total aderência com a política comercial vigente como também considerar as políticas de compra diferenciadas de clientes importantes ou de grande porte. Outro fator crítico refere-se a capacidade de processamento offline destas aplicações. O Brasil ainda não possui cobertura total de rede de dados eficiente e estável. Desta forma, é importante optar por soluções que trabalham tanto online quanto offline. 7
Diferencial competitivo para sua força de vendas O Sales in Motion (), desenvolvido pela Evolution IT, é a solução perfeita para empresas que atuam com equipe de vendas externas e utilizam sistemas SAP. Ela permite expandir de forma nativa as funcionalidades do SAP e proporciona mais agilidade e integração de forma segura e aderente às melhores práticas de governança para segurança da informação. Com o Sales In Motion (), as organizações conseguem ampliar e fortalecer sua força de vendas em campo. Diversas funcionalidades do SAP são concentradas no dispositivo móvel, o que permite a execução da rotina comercial mesmo em condições adversas de conectividade. Ele foi desenvolvido com a previsão de pontos de ampliação que permitem aos clientes adicionar suas próprias regras de negócios sem a necessidade de ajustes no projeto. Com estes recursos, por exemplo, é possível ao vendedor obter instantaneamente informações sobre uma política de vendas ou rentabilidade específica sobre o cliente que está atendendo. Desenvolvido para garantir as operações tanto em cenários online como offline, o elimina a perda de vendas decorrentes de problemas de conectividade. Além disso, a possibilidade de rodar em nuvem permite ajustar e escalar a operação às sazonalidades de seus negócios com resposta imediata e operação mantida em época de picos de vendas. O é compatível com dispositivos IOS e Android a partir da versão 4.0 e funciona nos mais diversos smartphones ou tablets de linha pessoal ou corporativa. Sobre a Evolution IT A Evolution IT é uma consultoria de Tecnologia da Informação com foco em oferecer soluções que aumentam a produtividade e a eficiência de seus clientes. Seus produtos, serviços e soluções auxiliam as empresas a usufruir ao máximo da capacidade de seus sistemas, obtendo informações em tempo real que apoiam tomadas de decisões e trazem mais competitividade para as organizações. Por meio da implementação das melhores plataformas de sistema de gestão, utiliza toda a sua expertise em processos e eficiência para personalizar soluções e atender as necessidades de seus clientes. Simplificação de tecnologias e processos estão no radar de atuação da Evolution IT, que proporciona a seus clientes a garantia da excelência operacional e soluções de gestão empresarial com base em tecnologias de ponta. Sua busca pelo entendimento e envolvimento nos negócios de seus clientes permite identificar necessidades, entender processos e oferecer as soluções mais adequadas para suportar o crescimento sustentável das empresas que atende. Conheça a solução de mobilidade para força de vendas da Evolution IT: http://www.evolutionit.com.br/internas/sales-inmotion-forca-de-vendas 8