Tarefa Orientada 18 Tabelas dinâmicas

Tarefa Orientada 18 Tabelas dinâmicas Análise de dados através de tabelas dinâmicas. Conceitos teóricos As Tabelas Dinâmicas são tabelas interactivas que resumem elevadas quantidades de dados, usando estrutura e métodos de cálculo especializados. Trata-se de uma abordagem simplista de um conjunto de ferramentas de análise muito utilizadas actualmente, denominadas genericamente de OLAP (On line Analytical Processing), que, de entre outras características, permite uma análise multidimensional dos dados. A análise OLAP é executada normalmente sobre a informação histórica das empresas mantida de forma centralizada e integrada e variante no tempo, num repositório de informação. A principal vantagem da utilização da funcionalidade Tabelas dinâmicas é permitir a análise de dados que produz o resumo de registos num formato tabular conciso. Este formato é muito interessante do ponto de vista do analista de negócio, já que permite uma visão sucinta e rápida de informação relativa aos diversos parâmetros analíticos da empresa e a animação dos modelos criados. Análise de dados que produz o resumo de registos num formato tabular conciso. Microsoft Excel 1

Organização dos dados numa Tabela Dinâmica Os dados organizam-se através da escolha de Campos e em função dos seus Itens. Os Campos são categorias de dados que correspondem a campos da lista de dados. Os Itens são categorias de um campo que determinam a forma de resumo dos dados. Campos e itens respectivos. Campos Itens Trimestre 1T 2T Mês Jan Fev Mar Abr Mai Região Centro Norte Distrito Braga Porto Viseu Representante r1 r2 r3 Vendas (ilimitado) Unidades (ilimitado) As correspondências entre os campos e itens dos dados e os elementos da tabela são as seguintes: Campos tornam-se cabeçalhos de itens ; Itens tornam-se cabeçalhos de linhas ou colunas. Os tipos de campos que existem nas Tabelas Dinâmicas são: Campos linha com orientação em linha; Campos coluna com orientação em coluna; Campos página com orientação em página; Campos dados tipicamente com valores numéricos a resumirem (por omissão através da função SOMA se os dados forem numéricos ou, em caso contrário, por defeito com função CONTAGEM). Campo Página Campo Coluna Campo Dados Campo Linha Microsoft Excel 2

Restrições das Tabelas Dinâmicas Para que uma tabela dinâmica funcione correctamente devemos atender aos seguintes conselhos e restrições: Devemos identificar cada uma das colunas com um nome (etiqueta) porque o Excel irá fazer com que cada etiqueta seja o nome de campo na Tabela Dinâmica. Devemos remover quaisquer totais automáticos da lista de dados, pois a Tabela Dinâmica cria os necessários totais baseados nos campos que temos na tabela. O Excel usa toda a lista, incluindo células escondidas. Se não queremos que os dados escondidos não constem da Tabela Dinâmica, devemos filtrar a lista de dados usando o Filtro Avançado. O Excel permite criar uma Tabela Dinâmica que contenha um máximo de 8.000 itens. Só podemos ter 256 campos na área da Página e 256 campos na área de Dados. As outras áreas estão somente limitadas aos limites próprios da(s) folha(s) de cálculo. Tarefa proposta No ficheiro ExcelTarefa18.xls, encontra-se um conjunto de dados relativos às vendas de produtos de uma empresa do ramo de distribuição. As vendas estão categorizadas por um conjunto de parâmetros de análise, como mês, zona, vendedor, família de produtos e são mostrados relativamente a cada conjunto desses parâmetros duas medidas de avaliação de desempenho: vendas (em valores e unidades) e lucro bruto. Trata-se de um tipo de análise bastante interessante e que é continuamente realizada (de forma mais alargada e complexa) com o conjunto de tecnologias citado na introdução (OLAP). Microsoft Excel 3

1. Criação da Tabela Dinâmica (TD) Pretende-se efectuar a análise das vendas (euros) dos diferentes vendedores por mês de actividade: a) Abrir ficheiro ExcelTarefa18.xls, colocar cursor na lista de dados e activar no menu Dados Relatório de tabelas e de gráficos dinâmicos. Seguir os passos ilustrados nas figuras seguintes: A estrutura da TD aparece desenhada bem como uma janela com todos os campos da Lista de Dados. Se a célula seleccionada estiver dentro da zona marcada a azul, a janela Listas de campos é mostrado, caso contrário não. b) Arraste o campo Trimestre/Ano da janela Lista de campos para a zona dos campos de página. Microsoft Excel 4

c) Coloque os campos Mês, Vendedor e Vendas nas zonas linha, coluna e dados respectivamente. Reparar que para cada campo é mostrado os itens existentes. Por exemplo, para o campo Vendedor aparecem os 3 itens existentes na lista de dados para esse campo. Por omissão, é calculada a soma do campo de dados (vendas). Se os itens não aparecerem na ordem desejada, pode arrastar a célula para a posição correcta. d) Analise os dados e responda às seguintes questões: Qual o melhor vendedor? Quais os melhores dois meses? NOTA: No caso de fechar a janela Lista de campos ( ) tem de utilizar o botão direito do rato sobre um dos campos e seleccionar Mostrar lista de campos. Microsoft Excel 5

2. Filtragem na Tabela Dinâmica a) Para analisar com mais detalhe a informação respeitante apenas aos dois melhores meses, pode-se filtrar quais os meses a mostrar: Pode-se efectuar análise semelhante para o campo coluna. b) Mostre todos os meses e analise apenas os dados do 1º trimestre de 2001. Nos campos de página apenas se pode filtrar por item. 3. Adicionar campos à Tabela Dinâmica Após uma análise geral do negócio, pode-se querer efectuar uma análise mais detalhada. Por exemplo, analisar os vendedores por distrito e mês. a) Utilize a janela Lista de campos para adicionar o distrito às linhas. b) Se o campo Distrito ficou como a figura seguinte (distritos por mês em vez de meses por distrito), arraste o campo para a posição correcta. Microsoft Excel 6

Se desejar retirar um campo, basta arrastá-lo para fora das zonas azuis. c) Para efectuar a análise de vendedores por distrito, arraste o campo Distrito da zona de linhas para a zona de colunas. d) Retire o campo distrito e filtre os dados apenas para o 2ºT de 2002. 4. Altera dados da lista Se desejar alterar os dados iniciais ou inserir novos dados, é necessário efectuar a actualização na tabela dinâmica. a) Altere o mês dos últimos três registos da lista de dados para Mai. b) Através do menu Dados, com o botão direito do rato ou através da barra de ferramentas TD, escolha a opção Actualizar dados. c) Insira dois novos registos para o mês de Jun e repita a operação. d) Volte a colocar os dados originais e retire o filtro do Trimestre/Ano. Microsoft Excel 7

5. Gráficos e Tabelas Dinâmicas Para apresentar os resultados das análises efectuadas podemos utilizar gráficos em vez das tabelas obtidas. a) Seleccionar a área que conterá os dados do nosso gráfico. b) Ao usar o Assistente de Gráficos ( ) uma folha de gráfico é gerada automaticamente. Com o botão direito do rato sobre o gráfico, mova o gráfico para a folha da TD. c) Altere o tipo de gráfico e filtre os dados apenas para o 1ºT de 2001. d) Se não desejar que apareçam os botões dos campos, seleccione o gráfico e na barra de ferramentas TD escolher a opção: Microsoft Excel 8

6. Tópicos avançados Para além do abordado, as Tabelas Dinâmicas permitem operações mais avançadas, tais como, Totais, Formatação, Tipo de Cálculo e Agrupamento de Itens de Campo. 7. Totais Podemos omitir os totais que se encontram na TD. Clicando com o botão direito do rato sobre a TD, escolher no menu a opção Opções de tabela. No formulário retirar as opções assinaladas O Resultado é: 8. Subtotais Supondo a TD seguinte: Microsoft Excel 9

Queremos tirar os subtotais dos meses. Para isso fazemos: Duplo clique sobre o campo ao qual queremos tirar os subtotais. Aparece um formulário, e neste seleccionamos Nenhuns para a opção Subtotais. O resultado final será: 9. Subtotais em campos interiores. Podemos acrescentar subtotais somente para alguns itens de um determinado campo. a) Para apresentar subtotais para um campo linha ou coluna interno, faça duplo clique no campo pretendido, ou no menu de contexto do campo pretendido, e seleccionar Definições de campos. b) Seleccione Personalizados em Subtotais e, em seguida, faça clique sobre uma função de sumário na caixa situada à direita (Soma). Microsoft Excel 10

c) Para remover subtotais faça clique sobre Nenhuns d) Para utilizar uma função de sumário diferente ou para mostrar mais do que um tipo de subtotal, faça clique sobre as funções de sumário que deseja utilizar na caixa à direita de Personalizados. Consulte uma descrição das funções de sumário disponíveis. 10. Formatação Alterar o formato numérico da área de dados de um relatório de TD: a) Seleccione uma célula na área de dados do relatório de TD; b) Na barra de ferramentas TD faça clique sobre Definições de campo ; c) Faça clique sobre Número; d) Na lista Categoria, faça clique sobre a categoria Moeda. e) Seleccione as opções desejadas e, em seguida, faça clique sobre OK. Microsoft Excel 11

Mudar o nome de um campo ou item de uma TD: a) Faça duplo clique sobre o campo ou item cujo nome deseja mudar. No nosso caso Vendedor; b) Escreva um novo nome: Representante; c) Prima Enter ou clique OK. Microsoft Excel 12

Tipos de Cálculo Podemos efectuar vários tipos de prospecções sobre os dados que dispomos, criando sumários variados. Alterar tipo de cálculo de dados a) Seleccione uma célula na área de dados do relatório de TD; b) Na barra de ferramentas TD faça clique sobre Definições de campo ; c) Escolher Opções; d) Em Mostrar dados como: seleccionar Tipo de cálculo. e) Seleccionar campos e/ou itens em campos base e/ou Item base, tendo em conta a função escolhida. Os tipos existentes são: Diferença de - visualiza dados como a diferença entre o campo e item especificado; % De - visualiza dados como % do campo e item especificados; Diferença % De - combina os 2 tipos de cálculos anteriores, ou seja, utiliza o mesmo método que a função Diferença De, mas mostra a diferença como uma percentagem dos dados base; Executar total em - visualiza valores acumulados; Microsoft Excel 13

% de linha - mostra os dados de cada linha como uma % do total dessa linha; % de Coluna - mostra os dados de cada coluna como uma % do total dessa coluna; % de total - Mostra os dados como uma percentagem do total Global de todos os dados; Índice remissivo - aplica o seguinte método de cálculo: (valor_na_célula) * (Total_global) /(total global da linha)*(total global da coluna). Escolha o tipo % de linha e verifique o resultado. Agrupar Itens de Campo Agrupar ou Desagrupar Itens Numéricos Utilizado para formar classes quando se coloca um campo numérico nas orientações linha ou coluna. Adicione as Unidades nas colunas: Microsoft Excel 14

Para agrupar itens numéricos, execute os seguintes passos para uma TD representada na figura anterior, que, como verificamos, é de difícil leitura: a) Seleccionamos o item numérico que pretendemos agrupar clicando com o botão direito do rato sobre o respectivo (no caso o campo Unidades). No menu escolher as opções Agrupar e mostrar detalhes ->Agrupar. b) No formulário Agrupamento, podemos indicar o valor inicial e final do grupo e qual o intervalo para definir cada classe. Indique os valores mostrados na figura. c) Clique em OK e verifique o resultado. Microsoft Excel 15

Ordenar Item por Valor na Área de Dados Para esta demonstração, construa a seguinte TD: Queremos ordenar pelo campo Distrito. Para tal, façamos os seguintes passos: a) Seleccionar o campo Distrito. b) Seleccionar no Menu Principal a opção Dados. Nesta opção escolher a opção Ordenar. Abrir-se-á um formulário com opções de ordenação. Escolha as opções da figura. Se for seleccionada uma célula da área de dados, recorrendo ao botão Opções é possível escolher os tipos de ordenação (da esquerda para a direita, ou de cima para baixo). Microsoft Excel 16

c) Recorrendo, ainda, ao botão Opções, é possível escolher ordenações especiais (Ex: ordenação por meses) Neste caso, deixe em Normal e após fechar os formulários, clicando em OK, verifique o resultado. Na folha seguinte encontram-se alguns exercícios que poderá utilizar para aplicar os conceitos adquiridos. Microsoft Excel 17

a) Detalhe as vendas no mês de Janeiro, em função do distrito; Detalhe também as vendas em todos os outros meses excepto Fevereiro, utilizando o processo mais simples; Oculte os detalhes das vendas no mês de Janeiro; Posteriormente remova o campo distrito criado. b) Oculte as vendas no mês de Janeiro; Posteriormente, volte a visualizar a linha que ocultou. c) Adicione à tabela dinâmica o campo distrito, em linha e à esquerda do campo mês. d) Oculte os itens Braga e Porto. Posteriormente, voltar a visualizar os itens Braga e Porto. e) Altere a orientação do campo Distrito para coluna; Oculte os totais e subtotais; Altere a orientação do campo distrito para linha. f) Represente graficamente o conteúdo da tabela dinâmica sem seleccionar o campo na orientação página. g) Altere a ordem de apresentação dos itens deslocando o item Viseu para o início. Observe o gráfico; Posteriormente, reponha a ordem que existia entre os itens. Oculte os detalhes do item Braga; Observe o gráfico e volte a visualizar os detalhes que ocultou. h) Altere a tabela dinâmica por forma a visualizar as vendas por meses e vendedores somente para o 2º trimestre. i) Na tabela dinâmica criada no ponto anterior apresente as diferenças de vendas relativas ao 1º mês do 2º trimestre. j) Agrupe os itens v1 e v2; Altere o tipo de cálculo dos dados para normal e desagrupe os itens v1 e v2. k) Inclua na tabela dinâmica as vendas em unidades e valor. Microsoft Excel 18