Gestão de dados. Organização da Informação => Base de Dados (BD) => Informação Estruturada

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1 Gestão de dados Organização da Informação em Bases de Dados Conceitos básicos Organização da Informação em Folhas de Cálculo Tabelas de dados Ordenação Formulários Filtros Funções pré-definidas da Categoria Gestão de Listas e Base de Dados Níveis de Dados ou Destaques Importação de dados Tabelas Dinâmicas 1 Organização da Informação (Bases de Dados) Organização da Informação => Base de Dados (BD) => Informação Estruturada Base de Dados = conjunto de informação organizada de acordo com uma determinada estrutura (relacional; rede; hierárquica;...). Com base nessa estrutura, é possível efectuar um conjunto de operações sobre a informação: consulta; alteração; reordenação; etc... Programa de Base de Dados = aplicação ou programa que permite a automatização do tratamento e gestão da informação contida na Base de Dados. Tipicamente: - programas criados para lidar com dados específicos: Programas de Contabilidade (Primavera) - SGBDs (Sistemas de Gestão de Bases de Dados): Programas de carácter genérico (Access) 2 Os SGBDs mais divulgados (Access) seguem o Modelo de BD => MODELO RELACIONAL

2 1. Conceitos básicos de Bases de Dados Tabelas => Peças Básicas de uma Base de Dados Tabela = estrutura de campos e registos onde é armazenada a informação A informação é dividida em categorias (Campos), e é registada em Registos Campo = categoria de informação específica (ex. Nome, Morada, Localidade,...) Registo = conjunto de dados, estruturado de acordo com os campos da tabela Campos = Colunas TABELA DE DADOS Registos = Linhas 3 2. O Modelo Relacional O Modelo Relacional considera que: - a informação está organizada em N Tabelas de Dados - as Tabelas de Dados podem estar relacionadas entre si (Ligações) TABELAS DE DADOS 4 Neste exemplo temos uma ligação entre duas tabelas, através do campo Número. Esta ligação permite, por exemplo, saber quais as notas à disciplina Matemática de todos os alunos do 1º ano de CCN

3 Organização da Informação em Folhas de Cálculo (Tabelas ou Listas de Dados) Quer em EXCEL quer no WORD, temos Tabelas de Dados as quais constituem uma forma de organizar a informação. Numa Tabela de Dados: - a primeira linha define os nomes dos Campos (Cabeçalho) - as linhas seguintes contêm os registos 5 Limitações do EXCEL com Bases de Dados: - não temos mecanismos para relacionar tabelas - a Base de Dados é constituída por uma única tabela => BD Monotabela BD Monotabela => Redundância (repetição) da informação 6 Em problemas complexos temos de recorrer a Bases de Dados Relacionais (Access)

4 Ferramentas disponíveis em Excel para Tabelas de Dados Ordenação de dados: - permite fazer a ordenação dos registos da TD Formulários: - inserir/remover/alterar Registos numa TD - procurar Registos numa TD (utilizando critérios de pesquisa simples) Filtros (Automático ou Avançado): - permitem visualizar apenas os Registos da TD que satisfaçam um dado critério Funções pré-definidas da Categoria Gestão de Listas e Base de Dados: - permitem analisar e obter dados através de operações sobre a TD Tabelas Dinâmicas: - tipo especial de tabela que resume a informação com base nos campos de uma TD 7 Níveis de Dados ou Destaques: - permitem de forma rápida e eficaz, visualizar diferentes níveis de informação quando esta está organizada de forma Hierárquica 0. Directrizes para criar uma LISTA (TD) numa Folha de Cálculo Tamanho e localização da lista Evitar possuir mais do que uma lista numa FC. Algumas funções de gestão de listas, tais como filtrar, só podem ser utilizadas numa lista de cada vez. Deixar, no mínimo, uma coluna e uma linha em branco entre a lista e outros dados da FC. O Excel pode detectar e seleccionar mais facilmente a lista quando ordenar, filtrar ou inserir subtotais automáticos. Evitar colocar linhas e colunas em branco na lista, de modo que o Excel a possa detectar e seleccionar mais facilmente. Evitar colocar dados essenciais à esquerda ou à direita da lista. Os dados poderão estar ocultos quando filtrar a lista. Rótulos de coluna Criar rótulos de coluna na primeira linha da lista. O Excel utiliza os rótulos para criar relatórios e para localizar e organizar dados. Utilizar um tipo de letra, alinhamento, formato, padrão, limite ou estilo de maiúsculas ou minúsculas para os rótulos de coluna que seja diferente do formato atribuído aos dados da lista. Se desejar separar os rótulos dos dados, utilize limites de células (e não linhas em branco ou linhas tracejadas) para inserir linhas sob os rótulos. 8 Conteúdo das colunas e das linhas Conceber a lista de modo a que todas as linhas tenham itens semelhantes na mesma coluna. Não inserir espaços adicionais no princípio de uma célula; os espaços afectam a ordenação e a procura. Não utilizar uma linha em branco para separar rótulos de coluna da primeira linha de dados.

5 1. Criar uma Tabela Dinâmica através da Importação de dados Objectivo: criar uma Tabela Dinâmica com dados que não estão no Excel, para que o tratamento destes dados seja feito usando as ferramentas do Excel Situações típicas: - dados que estão em aplicações tipo Primavera ou Infologia - dados que estão em aplicações antigas que apenas correm no MS-DOS - dados que estão em aplicações que correm num Sistema Operativo tipo Unix ou Linux Abordagem: 1- na aplicação que contém os dados, é gerado um ficheiro de texto (ASCII) contendo os dados 2- no Excel, importar o conteúdo dos ficheiro texto para uma folha de cálculo, i.e., gerar uma folha de cálculo com o conteúdo do ficheiro de texto devidamente organizado numa Tabela de Dados. Para o efeito, usar: 9 Assistente de Importação de Texto Exemplo: importar os dados do ficheiro facturação.txt 10 Observações: 1- os items do campo Numero são números com 6 dígitos 2- datas aparecem sobre a forma de sequência de dígitos ddmmaaaa (ex ) 3- os items do campo NõCliente são números com 8 dígitos 4- os items do campo Nome são sequências de 16 caracteres 5- os valores do campo Total surgem com o separador decimal (,) e o separador de milhares (.) 6- os campos da tabela não têm largura fixa (ver items do campo Total) 7- os dados da tabela são delimitados pelo caracter

6 Passo1: No Excel, abrir o ficheiro facturação.txt com o comando Abrir o Ficheiro => executa o Assistente de Importação de Texto ERRO Linha Formato do ficheiro de texto 11 Se os itens do ficheiro de texto forem separados por caracteres de tabulação, dois pontos, pontos e vírgulas ou outros caracteres, seleccionar Delimitado. Se todos os itens do ficheiro de texto tiverem o mesmo comprimento, seleccionar Largura fixa. Passo2: Indicação dos delimitadores dos dados Marcar Considerar delimitadores consecutivos como um só se - os seus dados contiverem um delimitador de mais de um caracter entre campos de dados - ou se contiverem múltiplos delimitadores personalizados. 12

7 Passo3: Indicação dos delimitadores dos dados 1- Seleccionar a coluna em Simulação. 2- Seguidamente, em Formato dos dados da coluna, seleccionar o formato de dados a aplicar à coluna de texto seleccionada (o título da coluna em Simulação apresenta o formato aplicado) 13 Resultado: Facturação.txt Guardar como: Ficheiro de texto O resultado é um Ficheiro de Texto os items de dados são separados por tabulações Guardar como: Livro do Excel 14

8 2. Ordenação de dados Para ordenar uma Tabela de Dados ou um qualquer outro conjunto de células: - não é necessário efectuar a sua selecção, basta que a célula activa seja uma qualquer célula da TD - a opção Tem linha de cabeçalho deve estar marcada, pois permite que na construção dos critérios de ordenação sejam indicados os nomes dos campos 15 Podem ser aplicados até 3 critérios de ordenação (1 para cada campo) de acordo com a sequência: 1- aplicar o 1º critério 2- aplicar o 2º critério apenas aos empates de 1 3- aplicar o 3º critério apenas aos empates de Critérios de ordenação Pré-definidos ou normais: os dados são ordenados de acordo com o valor e não com o formato texto é ordenado da esquerda para a direita, caracter a caracter ("A < "Ana < "As ) numa ordenação ascendente, é utilizada a seguinte ordem: números: são ordenados do menor número negativo para o maior número positivo texto: quer inclua números ou não, é ordenado do seguinte modo: ' - (espaço)! " # $ % & ( ) *,. / : [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z texto: se maiúsculas diferentes de minúsculas então a mesma letra minúscula é menor do que a mesma letra maiúscula (ex. aaa < AAA ) valores lógicos: FALSO é ordenado antes de VERDADEIRO valores de erro: são todos iguais células vazias: são sempre ordenadas em último lugar 16 Sequências de Ordenação Personalizadas: os dados são ordenados de acordo com a posição dos elementos na sequência se os dados não coincidirem com os dados da sequência, aplicam-se os critérios pré-definidos

9 2.1.1 Sequências de ordenação personalizadas Para criar uma nova lista => Seleccione NOVA LISTA na caixa Listas personalizadas. Introduza os elementos da nova lista na caixa Entradas da lista. => O primeiro caracter não pode ser um número. Premir ENTER para separar cada elemento. Para alterar uma lista => Seleccione a lista na caixa Listas personalizadas. Altere os seus elementos na caixa Entradas da Lista. Para acrescentar nova lista, seleccionar: Opções de ordenação Para o 1º critério: Primeira chave de ordenação - indicação do tipo de critério de ordenação Para os 3 critérios: (pré-definido, i.e. normal ou personalizado) Como ordenar os dias da semana? Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Por ordem alfabética? Dom Qua Qui Sáb Seg Sex Ter Maiúsculas e minúsculas - se activa, na ordenação as letras minúsculas < Maiúsculas Ordenar de cima para baixo - ordenar linhas por uma única coluna (campos são colunas) 18 Ordenar da esquerda para a direita - ordenar colunas por uma única linha (campos são linhas)

10 3. Formulários Um formulário de dados é um modo conveniente de introduzir, alterar e visualizar,de uma só vez, uma linha completa de informações (registo) de uma lista. Um formulário pode ser utilizado para dois tipos de operações: - edição - procura Operações de edição: - visualizar um registo - introduzir um novo registo - alterar um ou + campos de um registo - eliminar um registo Operações de procura: - pesquisar um registo que obedece a um conjunto de critérios Operações de Edição em Formulários ENTER = passa para o registo seguinte 20

11 3.2. Operações de procura em Formulários Associado a um formulário, temos especificados um conjunto de critérios a aplicar na pesquisa de registos. Os botões Localizar permitem localizar o registo anterior/seguinte que satisfaz o conjunto de critérios definidos Para especificar o conjunto de critérios é utilizado o próprio formulário. O botão Critérios leva a que o formulário passe a ser utilizado para definir/alterar/visualizar os critérios definidos para cada Campo. Quando o formulário está em modo Critérios, o botão Formulário permite retomar o modo Formulário Definição de critérios de pesquisa utilizando o Formulário Localizar o registo seguinte que obedece ao critério Idade > 20 e Sexo M e Curso CCE 22

12 Resultado da pesquisa anterior: Filtragem A filtragem constitui um modo rápido para localizar um subconjunto de dados numa lista que obedeçam a um determinado critério(s). Numa lista filtrada são mostradas apenas as linhas (registos) que satisfazem o(s) critério(s) especificados. Dois tipos de Filtros podem ser utilizados: - Filtro Automático - Filtro Avançado 24

13 4.1. Filtro Automático Apenas ficam visíveis os registos dos alunos do sexo M Para remover os Filtros desmarcar Filtro automático no menu Filtro A seta em azul indica que este campo tem um filtro já definido 25 A operação Mostrar Tudo permite remover os critérios (Tudo) => mostrar todos os elementos da coluna (remoção de filtro na coluna) (10 Mais...) => mostrar todos os elementos que se encontrem dentro dos limites especificados (superior ou inferior), por item ou percentagem (Personalizar) => construir Filtros complexos (expressões lógicas com operadores de comparação) 26 Outra entrada => mostrar apenas os elementos iguais à entrada seleccionada

14 Filtrar em simultâneo vários campos Exemplo: Lista de todos os alunos do sexo feminino e do 1º ano Filtrar campo Ano Filtrar campo Sexo 27 Resultado final (10 Mais...) Exemplo: Lista dos 5 alunos mais novos Resultado final 28

15 Exemplo: Lista dos 5 alunos mais velhos Resultado final (Personalizar...) Filtrar com base em critérios personalizados Exemplo: Lista de todos os alunos de CCE ou CFP com idade compreendida entre os 20 e os 22 anos inclusive Escolher o critério Personalizar... para curso Escolher o critério Personalizar... para idade 30

16 4.2. Filtro Avançado Intervalo de Critérios 31 Oculta duplicações de registos, i.e., se houver dois ou mais registos iguais, apenas é apresentado um deles Exemplo: Lista de todos os alunos: - com idade menor que 30 anos e do sexo F e do 1º ano juntamente com todos os alunos - com idade superior a 30 anos e do sexo M e do curso CCN 32

17 5. Funções de Gestão de Listas e Base de Dados Funções que analisam dados armazenados em listas ou em Tabelas de Dados 33 As Funções de gestão de listas e base de dados têm uma SINTAXE COMUM: FunçãoBD(base_de_dados;campo;critérios) base_de_dados = é o intervalo de células que formam a lista ou TD (a 1ª linha contém rótulos) campo = indica a coluna utilizada para obter o resultado da função. Pode ser indicada: através do rótulo (entre aspas) ou pelo número de ordem da coluna critérios = é uma referência a um intervalo de células que especifica condições para a função. A função devolve a informação da lista que satisfaz condições especificadas no intervalo de critérios. Sugestões: Pode utilizar qualquer intervalo para o argumento de critérios, desde que inclua pelo menos um rótulo de coluna e uma célula abaixo do rótulo da coluna para especificar a condição. Para executar uma operação numa coluna inteira numa tabela de dados, introduza uma linha em branco por baixo dos rótulos da coluna no intervalo de critérios. 34 Apesar do intervalo de critérios poder estar localizado em qualquer parte da folha de cálculo, não coloque o intervalo de critérios por baixo da lista.

18 5.1. Exemplo Pomar 2 =BDCONTAR.VAL($A$5:$E$11;"Árvore";A1:B2) Base de dados para registo de informações sobre as árvores de um pomar. Número de Macieiras com altura > =BDSOMA($A$5:$E$11;"Lucro";A1:B2) Soma do lucro das Macieiras com altura > =BDMÁX($A$5:$E$11;5;A1:A3) Lucro máximo entre as Macieiras e as Pereiras =BDMÉDIA($A$5:$E$11;"Idade";D1:F2) Média da idade das Macieiras com altura entre 10 e Critérios de Filtragem Condições Simples: critério = registos com o campo Árvore = Macieira critério = registos com o campo Altura>10 Conjunção de condições (E): critério = registos com o campo Árvore = Macieira e o campo Altura=18 critério = registos com o campo Árvore = Macieira e o campo Altura > 10 e < 16 36

19 Disjunção de condições (OU): critério = registos com o campo Árvore = Macieira ou = Pereira ou = Nogueira critério = registos com o campo Árvore = Macieira ou o campo Altura=12 ou o campo Idade=14 critério = registos com o campo Árvore = Macieira e o campo Altura>10 juntamente com (ou) registos com o campo Árvore = Pereira e o campo Altura> Exemplo Despesas =BDCONTAR.VAL($A$5:$L$15;"Parceiro";C1:C2) =BDSOMA($A$5:$L$15;"Quantia";D1:D2) Base de dados para registo de informações sobre as despesas pagas por parceiros de um projecto Número de despesas pagas pelo IPCA Soma das despesas efectuadas em PTE =BDMÁX($A$5:$L$15;"Valor EUR";L1:L2) =BDSOMA($A$5:$L$15;"Valor EUR";A1:L2) =BDSOMA($A$5:$L$15;L5;A1:L3) Valor em Euros da maior despesa Total em Euros das despesas pagas pelo IPCA em PTE e cuja quantia é > Total em Euros das despesas pagas por Barcelos juntamente com as despesas pagas pelo IPCA em PTE e cuja quantia é >200000

20 6. Destaques ou Níveis de Dados Vários modelos típicos de Folhas de Cálculo são construídos de forma Hierárquica. Os destaques (ou níveis de dados) permitem de forma rápida e eficaz, visualizar diferentes níveis de informação da folha de cálculo => AGREGAÇÃO DE DADOS Têm também um papel fundamental na utilização de subtotais e tabelas dinâmicas => Menu Dados 39 Exemplo de Folha de Cálculo construída de forma Hierárquica: Equipa Vendedor Venda mês trimestre Uma venda - é feita por um vendedor, que pertence a uma equipa - num determinado mês, o qual pertence a um trimestre que por sua vez pertence a um ano 40 ano

21 Utilizando Destaques: Alternativa: ocultar linhas/colunas 41 As linhas 8, 9, 10 e 11 são os DETALHES associados à linha 12 (o DESTAQUE) As colunas F, G e H são os DETALHES associados à coluna I (o DESTAQUE) Botão mostrar detalhes (surge ao lado do destaque) Botão ocultar detalhes (surge ao lado do destaque) Detalhes Destaque 42 Botões ocultar/mostrar detalhes de destaques de diferentes níveis

22 Exemplo de utilização de destaques em Listas (Tabelas de Dados): 43 Destaques - os meses de Janeiro a Abril Detalhes - as datas das vendas 1ºIntroduzir linhas para cada destaque (linhas 7, 13, 18 e 21) 44

23 2ºCriar os destaques Exemplo: Criação do DESTAQUE Abril - Seleccionar linhas 19 e 20 - Executar a operação AGRUPAR AGRUPAR - agrupa linhas ou colunas passando a constituir um destaque com detalhes DESAGRUPAR - desagrupa linhas ou colunas removendo o destaque a que pertence a célula activa DEFINIÇÔES Subtotais automáticos Uma Forma automática de obter informação detalhada sobre uma lista. São acrescentadas linhas de subtotais a cada grupo de entradas da lista Pode-se também fornecer outros cálculos de agregação ao nível do grupo Podemos usar Subtotais para por exemplo: calcular a média dos valores numa particular coluna para cada grupo de linhas determinar o número de linhas em cada grupo (nº de elementos) determinar o número de células (items) em branco em cada grupo calcular o desvio padrão para cada grupo Em algumas situações, para uma correcta utilização de Subtotais, Ordenar previamente os itens da Tabela 46

24 Analisemos o exemplo seguinte: A tabela deve estar ordenada pelo campo Cliente 47 Obs: numa linha de Subtotal apenas se utiliza uma única FUNÇÃO para um ou mais campos Uso de Subtotais => criação automática de Destaques 48

25 Tabelas Dinâmicas Uma Tabela Dinâmica é um tipo especial de tabela que resume informação contida numa lista ou Tabela de Dados (TDad), numa base de dados externa, ou em outra Tabela Dinâmica (TDin). Uma Tabela Dinâmica: - é criada automaticamente - permite visualizar as relações e informações sobre os dados constantes numa lista ou TDad, podendo incluir Subtotais e outro tipo de cálculos. Sempre que forem feitas alterações nos dados de origem da tabela dinâmica, esta terá de ser actualizada (esta actualização não é automática) Para criar uma TDin, utiliza-se o Assistente de Tabelas Dinâmicas Para manipular uma TDin, utiliza-se a Barra de Ferramentas para Tabelas Dinâmicas 49 Exemplo: Com base na Tabela de Dados seguinte, pretende-se uma análise que forneça a distribuição para cada região, dos totais de vendas de cada categoria de produtos, distribuídos pelos respectivos vendedores, ao longo dos meses. 50

26 O resultado pretendido, é obtido com a construção automática da Tabela Dinâmica: Os elementos de uma Tabela Dinâmica Campo de Página Campo de Dados Campos de Linha Item do Campo de página Campo de Coluna Itens Área de Dados 52

27 Campo de Página - é um campo da lista ou TDad de origem que é atribuído a uma orientação de página numa TDin Exemplo: Região é um campo de página que podemos utilizar para filtrar os dados resumidos por região. Item do Campo de Página - é cada uma das entradas ou valores únicos do campo (ou coluna da lista de origem) que está a ser utilizado como Campo de Página Exemplo: o item Norte está a ser apresentado no campo de página Região o que faz com que a TDin apresente os dados resumidos referentes apenas à região Norte. Os outros itens são Centro e Sul. Campos de linha - são campos da lista de origem aos quais é atribuída uma orientação de linha numa TDin. Os campos de linha interiores encontram-se mais próximos da área de dados. Os campos de linha exteriores situam-se à esquerda dos campos de linha interiores. Exemplo: Categoria e Vendedor são campos de linha. Vendedor é um campo de linha interior. Categoria é um campo de linha exterior. Campo de Coluna - é um campo de uma lista de origem ao qual é atribuído uma orientação de coluna numa TDin. Os campos de coluna interiores são aqueles cujos itens se encontram mais próximos da área de dados. Os campos de coluna exteriores são os que estão situados acima dos campos de coluna interiores Exemplo: Mês é um campo de coluna constituído por cinco itens, Janeiro, Fevereiro, Março, Abril e Maio. Apenas campo de coluna está definido, pelo que, não se classifica como interior ou exterior. 53 Campo de dados - é um campo de uma lista de origem que contém dados. Regra geral, um campo de dados resume dados numéricos (exemplo, valores estatísticos ou quantidades vendidas), no entanto, os dados subjacentes também podem ser texto. Por predefinição: - os dados de texto são resumidos numa Tabela dinâmica através da função de sumário Contar - os dados numéricos são resumidos através da função Soma. Exemplo: Soma do Total dos valores das encomendas é o campo de dados que resume as entradas do campo, ou coluna, Total dos dados de origem. Itens - são uma subcategoria de um campo da Tabela Dinâmica. Os itens representam entradas únicas pertencentes ao mesmo campo, ou coluna, dos dados de origem. Os itens aparecem como rótulos de linhas ou de colunas, ou em listas pendentes para campos de página. Exemplo: Material Eléctrico e Pintura constituem itens do campo Categoria. Área de Dados - corresponde à parte de uma Tabela Dinâmica que contém dados de resumo (ou sumário). As células da área de dados mostram dados resumidos, relativos aos itens dos campos de linha e de coluna. Os valores contidos em cada uma das células da área de dados representam um sumário dos dados provenientes dos registos ou linhas de origem. 54 Exemplo: o valor da célula C5 constitui um sumário do valor Total das encomendas encontrado em todos os registos dos dados de origem que contêm os itens Material Eléctrico, António e Janeiro. A célula D5 está vazia pois não foi encontrado em todos os registos dos dados de origem nenhum que contenha os itens Material Eléctrico, António e Fevereiro.

28 2. Como trabalhar com Tabelas Dinâmicas As operações mais comuns: 1- Criar uma Tabela Dinâmica => utilizar o Assistente de Tabelas Dinâmicas 2- Actualizar os dados => sempre que houver alteração nos dados de origem da TDin esta não é actualizada automaticamente, pelo que é necessário executar a operação Actualizar dados 3- Alterar a composição de uma Tabela Dinâmica: - acrescentar/remover Campos - alterar a posição de um campo - criar novos campos a partir do agrupamento de itens => AGRUPAR/DESAGRUPAR + Mostrar/Ocultar Detalhes 4- Alterar as propriedades dos campos da Tabela Dinâmica - alterar o calculo de Subtotais para os campos de Linha e Coluna - alterar a forma como os dados do campo de dados são calculados (resumidos) Formatar a Tabela Dinâmica - de modo a que a formatação não seja perdida quando os dados da TDin forem actualizados 3. Os comandos disponíveis para trabalhar com Tabelas Dinâmicas A barra de ferramentas para Tabelas Dinâmicas Agrupar e destacar Fórmulas Seleccionar Menu de Contexto 56

29 4. Criação de Tabela Dinâmica utilizando o Assistente Com base na Tabela de Dados seguinte, pretende-se uma análise que forneça a distribuição para cada região, dos Totais dos valores das vendas de cada produto, distribuídos pelos respectivos vendedores, ao longo dos meses. 57 Obs: para construir uma tabela dinâmica para esta lista, não é necessário seleccionar toda a lista. Basta apenas que a célula activa pertença à lista Passo1 - Indicação da origem dos dados a analisar O Assistente de Tabelas Dinâmicas é activado com: Normalmente, a origem dos dados é uma Lista ou Tabela de Dados do Excel 58

30 4.2. Passo2 - Indicação de onde estão os dados a analisar Indicação do intervalo de células onde estão os dados a analisar, i.e., os dados sobre os quais vai ser construída a Tabela Dinâmica 59 Obs: em princípio, o Assistente detecta automaticamente o intervalo de células que contém a lista 4.3. Passo3 - Indicação da constituição da Tabela Dinâmica - indicação dos campos de Página, Linha, Coluna e Dados (arrastar botões para o diagrama) - é obrigatória a definição do campo de Dados (os outros são opcionais) 60

31 4.4. Passo4 - Indicação do local onde a Tabela Dinâmica é criada Locais alternativos: - numa nova folha de calculo - na folha de cálculo activa (neste caso indicar a referência da primeira célula da TDin) Resultado Final 62

32 4.6. Criação de uma Tabela dinâmica a partir de outra Tabela dinâmica Ao criarmos uma Tabela Dinâmica, se já existir uma Tabela Dinâmica sobre a mesma Tabela de Dados, surge a seguinte mensagem: Ao utilizar uma Tabela dinâmica como origem de uma nova Tabela dinâmica, no mesmo livro, ambas ficam ligadas aos mesmos dados de origem. Uma vez que utilizam os mesmos dados internos, o tamanho do ficheiro do livro é diminuído e diminui também a quantidade de dados que precisam de estar residentes em memória. 63 Sempre que actualizar os dados de uma Tabela dinâmica, o Microsoft Excel também actualiza os dados da outra Tabela dinâmica. Quando agrupar ou desagrupar dados numa Tabela dinâmica, ambas as tabelas são afectadas. Os campos calculados e os itens calculados que criar numa Tabela dinâmica também irão afectar a outra Tabela dinâmica. Para utilizar uma Tabela dinâmica para criar outra Tabela dinâmica, ambas têm de pertencer ao mesmo livro. Se a Tabela dinâmica de origem estiver num livro diferente, copie a Tabela dinâmica de origem para o livro onde deseja colocar a nova Tabela dinâmica. Tabelas dinâmicas que estejam em livros diferentes não partilham os mesmos dados internos, pelo que têm de ser actualizadas separadamente. 64

33 4.7. Opções da Tabela Dinâmica O RESULTADO FINAL depende das OPÇÕES definidas para a Tabela Dinâmica Estas opções são definidas para cada Tabela Dinâmica Botão Formatar Tabelas Dinâmicas Uma Tabela dinâmica é formatada da mesma forma que qualquer outra tabela. Manter formatação seleccionada, para que as alterações de formatação efectuadas sejam mantidas quando: - os dados da Tabela dinâmica forem actualizados - ou o esquema da Tabela dinâmica for alterado Formatação automática: Todas as formatações manuais que aplicar à Tabela dinâmica antes ou depois de executar a formatação automática têm prioridade em relação à formatação aplicada com o comando Formatação automática. Para que as formatações sejam consideradas, o botão Activar selecção tem de estar premido, antes de seleccionar os dados a formatar 66

34 6. Alteração da constituição de uma Tabela Dinâmica Pode ser feita: 1) Activando o Assistente de Tabelas Dinâmicas 2) Alterando a posição de um Campo => RATO: arrastar e largar o campo 3) Utilizando comandos (Barra de Ferramentas para Tabelas Dinâmicas) Situações típicas: 1) Acrescentar ou remover um campo a) activar o Assistente de Tabelas Dinâmicas com a célula activa a pertencer à TDin b) executar os passos 3 e 4 do Assistente 2) Alterar a posição de um campo a) Utilizar o Assistente de Tabelas Dinâmicas com a célula activa a pertencer à TDin b) Utilizando o Rato => Arrastar e Largar de modo a mudar a posição do campo 67 3) Criar campos a partir do agrupamentos de itens 6.1. Criar campos a partir do agrupamentos de itens Lista com informações dos trabalhadores de uma empresa Agrupar e destacar Objectivo: pretende-se uma análise que forneça a distribuição dos salários dos trabalhadores, por escalões etários, cargo e sexo. Obs: os escalões etários a considerar são: [0,25[ [25,35[ [35,45[ [45,100] 68

35 1ª abordagem: utilizando apenas o Assistente de Tabelas Dinâmicas Limitação na representação de escalões etários Solução => agregação de itens do Campo Idade 69 2ª abordagem: na abordagem anterior, agregar os itens do Campo Idade de acordo com os escalões etários a considerar antes de seleccionar os dados a agrupar o botão Activar selecção tem de estar desactivado 1- Agrupar é automaticamente criado o campo de coluna Idade2 construir um agrupamento por cada escalão etário 2- Alterar nomes dos agrupamentos 70

36 Resultado final: os itens do campo Idade passam a ser detalhes dos itens do Campo Escalões 71 Mostrar detalhes: os itens do campo Idade passam a ser detalhes dos itens do Campo Escalões Resultado: os detalhes do item [25,35[ ficam visíveis 72

37 Ocultar detalhes: Resultado: os detalhes do item [25,35[ ficam ocultos Alteração das propriedades dos campos de uma Tabela Dinâmica Alterar propriedades de campos de Página, Linha e Coluna - orientação - mostrar/ocultar itens - mostrar/ocultar itens que não tenham dados associados (vazios) Alterar propriedades do campo de Dados - alterar formatação numérica - alterar função para resumir dados - efectuar cálculos personalizados 74

38 Alterar propriedades de campos de Página, Linha e Coluna Propriedades que podem ser alteradas: 75 - orientação - mostrar/ocultar itens - mostrar/ocultar itens que não tenham dados associados (vazios) - Subtotais automáticos => a função para calculo dos subtotais do campo são calculados é igual à função utilizada no campo de dados para resumir os dados - Subtotais personalizados => a função para calculo dos subtotais do campo pode ser escolhida de entre um conjunto de funções disponíveis - Nenhuns Subtotais => os subtotais do campo não são calculados Funções disponíveis para - calcular subtotais - resumir dados Função Soma Contagem Média Máximo Mínimo Produto Contar números Soma = resumo de dados Máximo = calculo de subtotais Sumário obtido A soma dos valores. Esta é a função predefinida para dados de origem numéricos. O número de itens. A função de sumário Contar funciona do mesmo modo que a função de folha de cálculo CONTAR.VAL. A média dos valores. O valor mais alto. O valor mais baixo. O produto dos valores. O número de linhas que contém dados numéricos. A função de sumário Contar números funciona do mesmo modo que a função de folha de cálculo CONTAR. 76 Considerando AMOSTRA = totalidade dos dados a resumir. DesvPad Uma estimativa do desvio padrão de uma população com base na sua AMOSTRA DesvPadp O desvio padrão de uma população com base na sua AMOSTRA Var Uma estimativa da variação de uma população com base na sua AMOSTRA Varp A variação de uma população com base na sua AMOSTRA