Manual de Access 2007

Transcrição

1 Manual de Access 2007

2 Índice Introdução... 4 Melhor que um conjunto de listas... 5 Amizades com relações... 6 A Estrutura de uma Base de Dados... 8 Ambiente do Microsoft Access Separadores do Microsoft Access Separador Base Separador Criar Separador Dados Externos Separador Ferramentas da Base de Dados Separador Folha de Dados Criação de Tabelas em Vista de Estrutura Tipos de Dados Propriedades do campo Tamanho do Campo Formatar Máscara de Introdução Obrigatoriedade de preenchimento dos campos Necessário Valor predefinido Indexar valores de campo Validação dos dados introduzidos Chave Primária Chaves Primárias Múltiplas numa Tabela Relacionamento entre tabelas Seleccionar as tabelas a relacionar Definir uma relação Pedro Afonso 2

3 Eliminar uma relação Adicionar tabelas na janela Relações Eliminar tabelas da janela Relações Pedro Afonso 3

4 Introdução Após a conclusão deste módulo, vais distinguir: A diferença entre uma Base de Dados e uma Lista. Tabelas, campos, registos e chaves primárias. Quatro itens principais, chamados de objectos, contidos na maioria das Bases de Dados. Queres gerenciar números de vendas e de inventário? Registos de alunos de uma escola? Ou quem sabe a tua própria colecção de DVDs, CDs e vídeos? Uma Base de Dados pode ajudar te a inserir os dados com facilidade, encontrá los com rapidez, bem como resumi los em relatórios impressos ou online. Este módulo ajudar te á a compreender os benefícios e a estrutura de uma base de dados do Access Uma Base de Dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com uma Base de Dados, tens o comando de teus dados, pois ele permite recuperá los, classificá los, analisá los, resumi los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que não seja necessário inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados muito mais eficiente e precisa. Pedro Afonso 4

5 Melhor que um conjunto de listas Imagina que és um secretário(a) de uma grande sociedade de caminhada. Possuis uma lista de voluntários para reciclagem, uma lista de voluntários para festas em feriados, endereços para rótulos de panfletos, uma lista de associação e assim por diante. Supõem que um membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altera o pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de listas, vais ter muito trabalho de alterar essas informações em todos os locais em que elas aparecerem. Com uma base de dados bem estruturada, só vai ser necessário alterar apenas uma vez e a Base de Dados trata de todo o trabalho restante. Se estiveres a trabalhar com aproximadamente 10 itens, provavelmente irás preferir criar uma lista simples, talvez como uma Folha de Cálculo no Microsoft Excel ou uma tabela no Microsoft Word. Se os teus dados são mais complexos ou são alterados frequentemente, uma base de dados do Access oferece uma grande vantagem. Pedro Afonso 5

6 Amizades com relações Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades. O Access cria base de dados relacionais, ou seja, os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira de como irás especificar. Mesmo que a base de dados de uma sociedade possa armazenar informações de contacto dos membros separadamente das suas listas de voluntários para reciclagem ou de dados para planeamento de feriados, ele também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que precisares. Pedro Afonso 6

7 Portanto, é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado, incluindo seus endereços e números de telefone actualizados. Os dois conjuntos de dados são relacionais, ou seja, as informações em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) estão associadas às informações, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informações de contacto de Nancy Davolio). Para aproveitar ao máximo da tua base de dados, convém configurar as tabelas de dados para reflectir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados. Ao planear a base de dados, leva em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento. Pedro Afonso 7

8 A Estrutura de uma Base de Dados As bases de dados do Access consistem em objectos, os quatro objectos mais importantes são: Tabelas: armazenam dados em linhas e colunas. Todos as bases de dados contêm uma ou mais tabelas. Consultas: recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, actualizar dados e executar cálculos com base nesses dados. Formulários: controlam a entrada e as exibições de dados. Eles fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados. Relatórios: fazem o resumo e a impressão de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de ideias. Pedro Afonso 8

9 Ambiente do Microsoft Access Barra de Título: Fornece o nome da aplicação e o nome da base de dados aberta; 2. Categorias de Modelo: Opções que permitem acederem a modelos já estruturados com base em determinadas áreas de actividade; 3. Nova Base de Dados em Branco: Permite criar uma base de dados de raiz, sem qualquer tipo de modelo; 4. Modelos Online Apresentados: Opções que permitem acederem a modelos já estruturados, baseadas em várias áreas de actividades disponíveis no Microsoft Access Online. O acesso a este recurso, é necessária uma ligação através da internet; Pedro Afonso 9

10 5. Office Online: Opções que permitem aceder a vários recursos disponíveis no Microsoft Access Online. Novamente, para aceder a estes recursos é necessária uma ligação através da internet; 6. Abrir Base de Dados Recente: Esta área mostra as bases de dados previamente gravadas e permite aceder lhes directamente, sem o recurso a menus. Para os teus futuros trabalhos nas Aulas Práticas e para teu Projecto, irás sempre seleccionar uma Base de Dados Vazia. Assim que seleccionares esta opção, o Microsoft Access vai perguntar que nome queres dar à tua base de dados e qual a localização onde a base de dados irá ser gravada periodicamente. Pedro Afonso 10

11 Separadores do Microsoft Access 2007 Separador Base Separador Criar Pedro Afonso 11

12 Separador Dados Externos Separador Ferramentas da Base de Dados Pedro Afonso 12

13 Separador Folha de Dados Pedro Afonso 13

14 Criação de Tabelas em Vista de Estrutura A partir do momento que crias a tua Base de Dados aparece logo a Estrutura de uma Tabela. Isto acontece porque uma Base de Dados tem de ter pelo menos uma tabela. Clicas em Vista de Estrutura e grava a Tabela com o nome de uma das tabelas que configuraste no papel, por exemplo CLIENTE. Depois de introduzires os campos na Tabela Cliente, no Separador Folha de Dados, vais à secção Vistas e selecciona Folha de Dados (irás chegar à conclusão que a folha de dados é igual ao Excel), para assim introduzires os registos necessários. Pedro Afonso 14

15 Depois de dares o nome da tua tabela começa a inserir os atributos. O primeiro campo que preencheres tem de ser a chave primária, pois o Access assume de imediato. Para cada atributo tens de definir o Tipo de Dados e se quiser podes dar alguma informação sobre o atributo na Descrição. Guarda sempre a tua tabela. Tipos de Dados Para cada atributo é necessário definir um tipo de dado correcto de acordo com seu conteúdo. Pedro Afonso 15

16 Propriedades do campo Cada um dos campos que constituem uma tabela têm algumas propriedades que podes definir e, posteriormente, modificar. Para cada linha é possível alterar, por exemplo, o Tamanho do Campo (mudar Número inteiro longo, para Decimal), Casas Decimais (indicar com quantas casas decimais pretendes ter), etc., de acordo com o conteúdo do campo. Tamanho do Campo É o número de caracteres que o campo pode conter. Para campos do tipo Numérico deves seleccionar um dos itens da lista. Por Exemplo: para o campo Telefone podíamos por Decimal, pois sabemos que os números do telefone são números decimais. Pedro Afonso 16

17 Formatar Define como o conteúdo do campo será visualizado. Por exemplo se o teu campo é usado para percentagens, no Formatar escolhes Percentagem. Nos seguintes exemplos, podes ver que tipo de formatos existe para tipo de dados Data e Sim/Não. Pedro Afonso 17

18 seguintes: Os formatos predefinidos para campos do tipo Numérico são os Na formatação de campos do tipo Sim/Não podes optar por Verdadeiro/Falso ou ainda Ligado/Desligado. Pedro Afonso 18

19 Máscara de Introdução As máscaras são modelos utilizados para a introdução de dados. A sua utilização é recomendada quando os dados devem respeitar um determinado tamanho e/ou formato. Recorrendo ao Assistente, depois de clicares no botão com 3 pontos é pedido que graves a tabela e visualizada a janela Assistente de Máscaras de Introdução (Nota: o assistente de Máscara de Introdução só trabalha com tipo de dados Texto ou Data). Pedro Afonso 19

20 Depois de seleccionares a máscara (por exemplo, Data Abreviada) que mais se adapta ao teu campo, clica no botão Seguinte. Clica em seguida no botão Seguinte e irás finalizar o assistente clicando no botão Concluir. Pedro Afonso 20

21 Obrigatoriedade de preenchimento dos campos Necessário Há Campos que, pela sua importância, devem ser obrigatoriamente preenchidos. Para que a introdução de um campo seja obrigatória deves, na propriedade Necessário seleccionar Sim. Exemplos destes campos obrigatórios poderiam ser: A tabela Factura, a indicação da Data_Factura e a Quantidade. A Tabela Cliente, o nome, a morada e o telefone. Valor predefinido Quando existe uma grande probabilidade de um campo ter o mesmo conteúdo, é conveniente indicá lo na propriedade Valor predefinido como predefinido: Na Tabela Fornecedor, o campo relativo ao CódigoPaís de onde os Fornecedores poderão ser, na grande maioria Português logo pode ter o conteúdo PT. Pedro Afonso 21

22 1. Clica no botão; 2. Zona de Visualização da expressão; 3. Botões de acesso a funções, operadores e constantes mais comuns; 4. Clica sobre Funções, Constantes ou Operadores; 5. Selecciona um subgrupo para acederes apenas às funções que lhes estão associadas; 6. Selecciona a Função. Por Exemplo: Partindo do princípio que a data da Factura é efectuada no momento do preenchimento desta, o campo Data Factura deverá ser preenchido com a data do próprio dia. Como já estudaste o Módulo do Excel, a função DATA() retorna a data do sistema. No exemplo, o campo Data Factura seria preenchido com a data do sistema, podendo ser alterado posteriormente. Pedro Afonso 22

23 Indexar valores de campo A criação de um índice faz com que o Access mantenha a tabela devidamente ordenada pelo campo pretendido, permitindo optimizar todas as pesquisas que se realizam por esse campo. Validação dos dados introduzidos Quer seja para evitar erros de digitação, quer seja para validar um campo cujo conteúdo deva satisfazer determinados critérios, podemos especificar alguma Regras de Validação. Vai ser algo semelhante ao que aprendeste no Módulo do Excel na Validação de Dados. Na propriedade Regra de Validação, digita a regra pretendida ou clica sobre o botão com três pontos para aceder aos Construtor de Expressões e criares a regra de validação adequada. Por Exemplo: Validação do campo Quantidade de cada produto da tabela Factura cada cliente só pode levar entre 1 a 10 unidades de cada produto. Pedro Afonso 23

24 Também podes inserir uma frase para indicar melhor o que pretendes com este campo. Ao tentares inserir mais de 20 unidades no campo Quantidade irá aparecer este erro: Pedro Afonso 24

25 Chave Primária É importante atribuir pelo menos um campo em cada tabela como chave primária para garantir que cada registo é único. No Access, sempre que crias uma nova Tabela em Vista de Estrutura o primeiro campo já está identificado como chave primária, por isso, tens de ter o cuidado de verificar sempre se o campo que estás introduzir é mesmo a chave primária. Para Remover a chave primária, vais em Vista de Estrutura, e no Separador Ferramentas clicas no ícone Chave Primária. Para adicionar chave primária fazes pelo mesmo processo. Chaves Primárias Múltiplas numa Tabela Selecciona o campo ou campos que pretende utilizar como chave primária. Para seleccionar um campo, clica no selector de linha correspondente ao campo pretendido. Para seleccionar mais de um campo, mantém premida a tecla CTRL e, em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo. Pedro Afonso 25

26 Relacionamento entre tabelas Os relacionamentos entre as tabelas devem ser definidos antes da introdução de dados para evitar eventuais erros de inserção ou falhas na sua articulação. Para que possamos relacionar duas tabelas basta que a chave primária de uma delas esteja presente na outra como chave secundária. Seleccionar as tabelas a relacionar Separador Ferramentas da Base de Dados na secção Mostrar/Ocultar selecciona Relações; Pedro Afonso 26

27 1. Selecciona a tabela a adicionar à janela Relações; 2. Clica sobre Adicionar; 3. Repete os passos 1 e 2 até que todas as tabelas pretendidas estejam seleccionadas; 4. Clica sobre Fechar. Definir uma relação Clica sobre o campo da chave primária da primeira tabela e arrasta o cursor para o campo da chave secundária correspondente. Assim que fazeres este passo irá aparecer um menu para editares esta relação. Neste menu, pões o visto no Impor integridade referencial (isto para aparecer o grau de associação e assim as tabelas vão ser consistentes, ou seja, quando é alterado algum registo é logo automaticamente alterado em tabelas relacionadas) e depois clica em Criar. Pedro Afonso 27

28 Eliminar uma relação Seleccionas a relação e depois, sobre ela, clica no botão do lado direito do rato e selecciona a opção Eliminar. Adicionar tabelas na janela Relações Relações. Em qualquer momento podes adicionar novas tabelas à janela Clicas na opção Mostrar Tabela e selecciona as tabelas pretendidas. Pedro Afonso 28

29 Eliminar tabelas da janela Relações 1. Clica em sobre a tabela pretendida 2. Prime com o botão direito do rato e selecciona a opção Ocultar Tabela 3. Ou prime a tecla Del. Pedro Afonso 29