Microsoft Access Para conhecermos o Access, vamos construir uma BD e apresentar os conceitos necessários a cada momento

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1 Microsoft Access 2010 Para conhecermos o Access, vamos construir uma BD e apresentar os conceitos necessários a cada momento 1

2 Principais objetos do Access Tabelas Guardam a informação da BD (Base de Dados) Consultas Permitem efetuar ações sobre uma ou mais tabelas Por exemplo consultar o nome dos proprietários que têm um carro de determinada marca Formulários São janelas fáceis de utilizar para inserir, ver ou modificar informação de tabelas Relatórios São apropriados para imprimir informação sobre uma ou mais tabelas podendo-se escolher o local das folhas onde aparecem os vários itens de informação 2

3 Entendendo as tabelas As tabelas funcionam como contentores de informação Uma BD tem pelo menos uma tabela, mas geralmente tem mais Em uma tabela, cada registo ocupa uma linha Cada campo é representado por uma coluna 3

4 Entendendo as tabelas Uma tabela é um conjunto de registos Um registo é um conjunto de informações sobre um único item Na tabela do exemplo, cada registo representa uma pessoa Cada campo guarda uma informação diferente sobre a pessoa (bi, n.º de contribuinte, nome e data de nascimento) Nesta tabela temos 3 registos e 5 campos 4

5 Entendendo as tabelas O nome da tabela Um campo chamado nome Um registo 5

6 Chave primária A chave primária é um campo (ou uma combinação de vários campos) que identifica de forma única cada registo duma tabela Por exemplo, na escola, só existe um aluno com um determinado número de processo Sabendo o número de processo, temos a certeza que só há um aluno que corresponde a esse número Assim, o número de processo seria um bom campo para servir de chave primária 6

7 Chave primária Um dos propósitos da chave primária é o de prevenir a duplicação de registos Por exemplo, imagine que pretende fazer uma BD (Base de Dados) para guardar informação dos clientes do Modelo Um campo possível para a chave primária poderia ser o número de contribuinte Imagine que já inseriu 800 clientes, mas por engano, volta a inserir um determinado cliente Como definiu o número de contribuinte como chave primária, ao voltar a inserir o mesmo número, o Access dá uma mensagem de erro 7

8 Chave primária Imagine a tabela de clientes de uma BD de exemplo Repare que estamos na vista de estrutura da tabela e repare no símbolo da chave primária Agora, imagine que está na vista de folha de dados e tem os seguintes registos 8

9 Chave primária Repare o que acontece se tenta introduzir um registo que já existe, no caso, a Maria Soares com o número de contribuinte: Repare que o registo ainda não foi introduzido, pois ainda está em modo edição conforme o símbolo Agora, ao carregar em ENTER irá aparecer a mensagem de erro 9 Pudemos assim verificar que as chaves primárias previnem a introdução de registos duplicados Para anular a introdução, basta carregar na tecla ESC

10 Chave primária e chave estrangeira A chave primária é utilizada nas ligações entre tabelas (relações) Repare que a relação abaixo que sai do numcontribuinte da tabela clientes sai da chave primária E a que sai do (muitos) sai do campo contribuinte_cliente que é um campo extra que é criado numa relação um-paramuitos e passa a ser chamado de chave estrangeira 10

11 Chave primária e chave estrangeira Nesta relação, um cliente pode fazer várias encomendas, mas uma encomenda diz respeito a um só cliente Na tabela das encomendas, na vista de folha de dados, podemos ver que existem 5 encomendas e que por exemplo a encomenda n.º 1 e n.º 3 são do cliente com o n.º de contribuinte

12 Planear a BD (Base de Dados) Para se criar uma BD deve-se fazer um esboço no papel (modelo de dados) das tabelas e suas relações Por exemplo, no caso de queremos criar uma BD que guarde informação sobre os carros que frequentam a escola e seus proprietários Pensamos assim: 12

13 Modelo de dados feito no papel preciso duma lista de carros preciso duma lista de proprietários Já temos pelo menos duas tabelas Para evitarmos alguns problemas é aconselhável não utilizarmos espaços nem acentos nos nomes de tabelas e campos 13

14 Modelo de dados feito no papel Depois pensamos nos bocadinhos de informação que cada tabela necessita (os campos) A tabela dos proprietários pode ter por exemplo: bi, nome, data de nascimento A tabela dos carros tem a matrícula e a marca 14

15 Modelo de dados feito no papel No entanto, a marca é um campo que vai ser repetido várias vezes Pode tomar valores como Mercedes, Renault, Toyota Podendo até surgir inconsistências na introdução Pode por exemplo introduzir Mercedes, mas em outro registo Mercedes Benz, ainda em outro Mercedes B. Sempre que tivermos um campo desta natureza, devemos construir uma tabela, assim vamos ter outra tabela com as marcas 15

16 Modelo de dados feito no papel Neste momento vamos pensar em como podemos identificar de forma única cada registo em cada tabela, ou seja, vamos definir as chaves primárias para cada tabela Na tabela Marcas será a marca que é aliás o único campo desta tabela Na tabela Carros será a matrícula, pois cada carro tem uma matrícula diferente Na tabela Proprietarios, podíamos pensar no nome, no entanto podem existir duas pessoas com nomes iguais Assim, na tabela Proprietarios a chave primária será n.º de bilhete de identidade (BI) 16

17 Modelo de dados feito no papel Vamos agora sublinhar os campos que são chaves primárias 17

18 Modelo de dados feito no papel Agora vamos pensar nas relações entre as tabelas Vamos pensar inicialmente só na tabela marcas e carros Vejamos, uma marca está em vários carros Vamos colocar o símbolo de muitos (infinito ) na tabela carros 18

19 Modelo de dados feito no papel Agora vamos passar para o lado dos carros Um carro tem quantas marcas? Um carro tem uma marca só Então colocamos o no lado da tabela Marcas 19

20 Modelo de dados feito no papel Estamos numa situação duma relação de um-para-muitos, neste caso, devemos criar um campo extra (marca) na tabela carros e ligar com a chave primária da tabela Marcas Neste caso, não é necessário criar o campo adicional (marca), pois já foi pensado inicialmente 20

21 Modelo de dados feito no papel Agora podemos apagar o 1 e o que colocamos inicialmente por cima das tabelas para ajudar a fazer a relação 21

22 Modelo de dados feito no papel Falta agora relacionar a tabela Carros com a tabela Proprietarios Ora, um proprietário pode ter vários carros, então colocamos um por cima de carros 22

23 Modelo de dados feito no papel Um carro só pode ter um proprietário, então colocamos um 1 por cima da tabela Proprietarios 23

24 Modelo de dados feito no papel Temos novamente uma relação de um-para-muitos, neste caso criamos um campo extra na tabela muitos ( ) que se ligará com a chave primária da tabela um Será então criado um campo extra na tabela carros, que será o campo BI que liga com a chave primária BI da tabela Proprietarios 24

25 Modelo de dados feito no papel Eliminando os símbolos auxiliares ficamos com: 25

26 Criar uma BD Ao chamar o Access, aparece a seguinte janela Esta janela é a janela de bastidores e pode voltar a ela em qualquer altura carregando no separador Ficheiro 26

27 Dar nome à BD Em baixo à direita pode escolher o nome do ficheiro que guarda a BD e depois pode clicar em Criar para criar uma BD vazia Caso o Windows esteja configurado para mostrar as extensões dos ficheiros, irá aparecer no fim do nome: que é o tipo de extensão dos ficheiros de Access 27

28 Escolher o local onde fica guardada a BD É possível escolher o local onde fica guardado o ficheiro da BD, carregando em: 28

29 Criação duma BD Vamos imaginar que queremos criar uma BD que guarde informação sobre os carros que frequentam a escola e seus proprietários Vamos chamar à BD: frota Digitamos o nome frota e clicamos em Criar 29

30 Janela inicial ao criar a BD Depois de clicar em Criar, aparece uma folha de dados onde pode começar a criar a sua primeira tabela, que tem um nome inicial de Tabela1 que pode e deve ser alterado 30

31 Friso Repare que aparece um conjunto de separadores a que chamamos Friso onde ficam as ferramentas que podemos utilizar Repare que neste caso, o separador selecionado é o Campos 31

32 Ambiente de trabalho do Access Podemos ver 3 secções no ambiente de trabalho do Access: Friso, painel de navegação e janela de documento 32

33 Ambiente de trabalho do Access Friso Permite escolher os comandos que necessitamos que estão divididos em grupos (separadores) Painel de Navegação Permite ver os diferentes itens (objetos) da BD e selecionar o que pretendemos manipular Janela de documento Esta é a janela onde se vai efetuar a parte principal do trabalho, desenhar as tabelas e introduzir os dados 33

34 Criar uma tabela Pode-se criar tabelas de duas formas: Na vista de folha de dados Esta vista permite introduzir os dados diretamente e o Access pode criar os campos automaticamente à medida que se inserem os dados No entanto, para se introduzir os dados comodamente, deverá mais tarde utilizar os formulários Na vista de estrutura Permite definir com precisão todos os detalhes da tabela antes de começar a utilizá-la (é o modo mais profissional de se construir tabelas e é o que vamos utilizar durante as aulas) 34

35 Criação da primeira tabela Quando criou a BD, apareceu uma janela inicial que corresponde à criação da primeira tabela Vamos escolher a vista de estrutura para criarmos a primeira tabela Ao escolher a vista de estrutura o Access pergunta qual o nome que deseja dar à tabela 35

36 Criação da primeira tabela vista de estrutura Pode mudar para a vista de estrutura de duas maneiras Ou carrega diretamente no botão Vista 36

37 Criação da primeira tabela vista de estrutura Ou carrega na setinha abaixo de vista e depois escolhe Vista de estrutura 37

38 Criação da primeira tabela vista de estrutura Ao mudar para a vista de estrutura, o Access pergunta qual o nome que pretende para a tabela 38

39 Criação da primeira tabela vista de estrutura Vamos dar o nome de carros à tabela 39

40 Criação da primeira tabela vista de estrutura Agora podemos definir os campos que queremos e os seus tipos de dados 40

41 Criação da primeira tabela vista de estrutura Repare que o Access automaticamente cria um campo automático chamado ID do tipo Numeração automática O tipo de dados Numeração automática faz com que sempre que se insira um registo novo, seja inserido um número diferente: 1, 2, 3, 4 Quando não temos um campo que sirva para chave primária, este campo pode ser adequado 41

42 Criação da primeira tabela vista de estrutura No nosso caso, vamos utilizar como chave primária da tabela carros a matrícula, pois não existem dois carros diferentes com a mesma matrícula Uma matrícula pode ser por exemplo: 50-az-14 Como podemos ver, aceita números e letras, logo o tipo de dados tem de ser Texto 42

43 Criação da primeira tabela vista de estrutura Repare no símbolo que indica que o campo é uma chave primária Podíamos ter outros campos como cor, marca, Para simplificar vamos só considerar o campo matrícula 43

44 Criação da primeira tabela vista de estrutura Vamos guardar a tabela, uma das formas é fechar a tabela, pois o Access pede para guardar antes de fechar 44

45 Criação da primeira tabela vista de estrutura Repare que no painel de navegação vemos a tabela criada 45

46 Painel de navegação Se a nossa base de dados tiver vários objetos (várias tabelas, formulários, relatórios), tem que haver uma forma de escolhermos o que queremos utilizar A forma de o fazermos é através do painel de navegação 46