Área Cientifica de Informática Disciplina: INFORMÁTICA I - Cursos: CA/MK/CI

Transcrição

1 Assunto: Autor(es) MS Outlook ficha de estudo Alfredo Bastos Silva 1. Conceitos gerais O Microsoft Outlook é uma das aplicações que compõem o pacote Microsoft Office, sendo um cliente de mensagens e colaboração que ajuda o utilizador a optimizar o seu trabalho, ao combinar o suporte para correio electrónico baseado nas normas da Internet e do Microsoft Exchange Server, com funções integradas de calendário, contactos e gestão de tarefas. Permite uma excelente integração em ambientes de rede, disponibilizando a gestão de correio electrónico, fax, contactos, tarefas diárias, bloco de notas, calendário, etc. Constitui, por isso, uma ferramenta-chave para intranets, onde a utilização em parceria com o Microsoft Exchange Server permite criar grupos de trabalho e pastas partilhadas, convocar outros utilizadores para reuniões e gerir as respectivas confirmações, trazer de volta para correcção correios electrónicos já enviados, entre outras funcionalidades. A sua integração com a Internet é perfeitamente transparente, funcionando com todos os serviços de correio electrónico. Assim, durante a primeira execução após a sua instalação, o Outlook recolhe dados para o seu funcionamento subsequente, detectando nomeadamente qualquer outro programa de correio electrónico instalado no computador, propondo ao utilizador converter as mensagens aí existentes. Isto permite utilizar o Outlook como se este tivesse sido sempre o único programa de correio electrónico instalado no computador. Esta aplicação está à altura das exigências de qualquer ambiente empresarial, seja qual fôr a sua actividade, sendo igualmente de grande utilidade para uso doméstico e pessoal, pois permite gerir os contactos pessoais e manter uma ligação mais estreita entre o utilizador e aqueles com quem ele pretende comunicar. No Outlook, as informações estão organizadas em pastas. Ao iniciar pela primeira vez o Outlook, abre-se a pasta A receber. Utilize esta pasta para ler e enviar mensagens de correio electrónico, pedidos de reunião e pedidos de tarefa. Para se deslocar rapidamente para outra parte do Outlook, faça clique sobre um ícone de atalho na barra do Outlook, à esquerda da pasta A receber. A faixa de pastas (barra horizontal por cima do visualizador de informações) mostra o nome da pasta que está aberta. Para ver uma lista completa das pastas, faça clique sobre o nome da pasta na faixa de pastas. Além da pasta A receber, existem outras pastas com atalhos que pode seleccionar na barra do Outlook, como por exemplo: Outlook hoje resumo das tarefas agendadas para hoje. Calendário permite visualizar o calendário através do qual são registados eventos ou marcados envontros. Contactos permite consultar os dados das pessoas com quem comunica no dia-a-dia. Tarefas permite agendar objectivos a acontecer no futuro e ser recordado automaticamente dos mesmos. Notas permite escrever as suas notas pessoais. Itens eliminados serve para acumular as mensagens eliminadas, que podem ser recuperadas enquanto não se sai do programa e não são gravadas definitivamente. Pág.1/9

2 2. Comunicar com o Outlook Antes de iniciar este estudo, combine com alguns dos seus colegas a troca de algumas mensagens, anotando os respectivos endereços de correio electrónico assim como o do seu professor de Informática I, e forneça-lhes também o seu endereço Envio de mensagens Após iniciar o Outlook, abra a pasta A receber. Crie uma mensagem para enviar aos seguintes destinatários: Professor e outro colega da turma, como destinatários principais (Para...); dar conhecimento (Cc...) a outros 2 colegas da turma; dar conhecimento a outra pessoa, sem que os restantes destinatários saibam disso (Bcc...). Procedimentos: - A partir da barra de menus: Ficheiro Novo Mensagem de Correio (ou clique no botão Nova da barra de ferramentas padrão); - preencher Destinatários; - preencher Assunto ; - escrever o texto da mensagem (à sua escolha) na caixa de texto; Nota : antes de enviar a mensagem, certifique-se que a mensagem será registada na Pasta Itens enviados. Para tal, seleccione, a partir da janela principal, Ferramentas Opções... Preferências Opções de correio..., e nas opções de Tratamento de mensagens marque a opção Guardar cópias das mensagens na pasta Itens enviados. - Clique no botão Enviar Notas: a) se a ligação à Internet não estiver estabelecida, a mensagem é registada na pasta A enviar ; após o estabelecimento da ligação, seleccionar nesta pasta a mensagem pretendida e forçar o envio através de Ferramentas Enviar/Receber (a mensagem seleccionada será enviada aos destinatários e a pasta A receber será automaticamente actualizada com as mensagens entretanto recebidas). b) se, após a criação de uma mensagem, esta não for enviada, ela é automaticamente guardada na pasta Rascunhos, donde poderá ser mais tarde lida, editada e então... enviada. 2.2 Recepção de mensagens Abrir a pasta A receber. Seleccionar e abrir a mensagem que pretende ler. De seguida, responda à mensagem, clicando no botão Responder (se não fôr o único destinatário da mensagem, poderá seleccionar Responder a todos). Escreva o texto e clique em Enviar. Abra outra mensagem e reencaminhe-a com um pequeno texto da sua autoria para um destinatário diferente do remetente; para isso clique no botão Reencaminhar Anexação de Ficheiros Crie uma nova mensagem com um pequeno texto e anexe-lhe um ficheiro gravado no seu computador. Procedimentos a efectuar: Pág.2/9

3 Inserir - Ficheiro navegue no disco ou na rede até localizar o ficheiro pretendido (pode utilizar os atalhos do Outlook existentes na barra respectiva como p.e. Os meus Documentos ou Ambiente de Trabalho ). seleccione o ficheiro e clique em Inserir. enviar a mensagem Formatação de Mensagens As mensagens que pretende enviar podem ser formatadas com difrentes tipos e tamanhos de letra, cores de destaque, alinhamentos, etc. Estas formatações permitem-lhe dar um aspecto profissional à mensagem. Para poder utilizar as opções de formatação de texto das mensagens, proceda do seguinte modo: a partir da janela principal seleccione Ferramentas Opções... Formato de Correio. Nas opções de Formato da mensagem, Enviar com este formato, seleccione Rich Text do Microsoft Outlook. Se pretender utilizar o Microsoft Word como editor de correio electrónico do Outlook, active a opção Utilizar o Microsoft Word para editar mensagens ; assim, quando começar por criar uma nova mensagem; automaticamente será aberto o MS Word para compôr a sua mensagem, recorrendo às funcionalidades deste processador de texto Sinalização, Prioridades e Registos de envio A definição de sinalizador de mensagem não é mais do que a sinalização da mensagem com texto para sua posterior referência. O Outlook permite atribuir importância a mensagens para alertar o destinatário. Uma mensagem urgente deve ser especificada como tal, para que tenha o impacto que merece chegar ao destino Sinalização A sinalização serve para marcar a mensagem de forma a lembrar-lhe que deve ser reencaminhada, respondida, lida, etc. Após escrever a mensagem clique no botão de Sinalizar para seguimento ; escolher o tipo de sinalizador ( Dar seguimento; ) e a data de concretização ( Concluir até: ). Depois de dar seguimento a uma mensagem sinalizada, pode marcá-la como completa, clicando em Limpar, na caixa que se abre com o botão atrás referido Prioridades Pode atribuir importância baixa ou alta à mensagem, clicando, respectivamente, nos botões Importância: baixa e Importância: alta Criação de Pastas e Registo de envios O Outlook permite fazer a gestão de pastas, utilizando procedimentos semelhantes aos do Explorador do Windows. Assim: - torne visível a Lista de pastas do Outlook: Ver Lista de pastas; - crie uma pasta de nome Testes como subpasta da Itens enviados. Quando está a compôr uma mensagem, se pretender que uma cópia seja registada na pasta Testes após o envio, proceda do seguinte modo, antes de a enviar: Ver Opções..., nas Opcões de entrega, marcar Guardar mensagem enviada para:, e escolher a pasta destino Testes navegando nas Pág.3/9

4 pastas após clicar em Procurar... (se a pasta destino não existir ainda, poderá criá-la agora, clicando em Nova...). Experimente esta facilidade com uma nova mensagem (a enviar a si próprio), seleccionando também outras opções: que a mensagem não seja entregue antes de determinada data e que lhe seja enviado um aviso ( recibo ) de leitura quando a mesma fôr lida pelo(s) detinatário(s) Criar uma Assinatura Pessoal Na janela principal, seleccione Ferramentas Opções... Formato de correio; clique em Localizador de assinaturas... e depois em Novo...; escolher o nome para a assinatura (ex.: Dados Pessoais ), seleccionar Iniciar com uma assinatura em branco, clicar em Seguinte > e digitar o conteúdo da assinatura. Utilizando formatações diferentes (tipo de letra, tamanho, estilo, côr, etc.), inclua na assinatura o seu nome, no. aluno, curso e turma, e o seu endereço de correio electrónico com hiperligação. Quando terminar, clicar em Concluir. Componha uma mensagem e termine-a com a assinatura Dados Pessoais : Inserir Assinatura, e seleccionar Dados Pessoais Organização de Mensagens Uma tendência comum a todas as pastas, especialmente as pastas de mensagens recebidas ( A receber ) e de mensagens enviadas ( Itens enviados ), é a de se tornarem cada vez maiores com o passar do tempo. Para contornar este problema existem duas soluções (que se podem adoptar simultaneamente): distribuir as mensagens antigas por pastas entretanto criadas para o efeito, ou então filtrar aquilo que se vê, escondendo o que é menos relevante. Para isso, é utilizada uma ferramenta que acompanha o Outlook: o Organize Ordenação Seleccione uma das pastas (ex.: A receber ) e ordene as mensagens por ordem do nome do remetente, clicando no cabeçalho da coluna Des ; com novo clique, inverta a ordem das mensagens. Ordene descendentemente por data e hora de recepção - coluna Recebido Filtragem Clique no botão Organizar, seleccione Utilizar vistas e escolha Por remetente, para alterar a vista, isto é, a forma de visualizar a lista de mensagens na janela principal; as mensagens ficam agrupadas por remetentes, podendo expandir aquele que desejar. Fazer o mesmo para a pasta de Itens enviados, agrupando as mensagens por destinatário; após escolher Enviado para, clicar em Personalizar vista actual e depois em Agrupar por..., e seleccionar o campo Para. Para regressar ao modo de visualização anterior, altere a vista actual para Mensagens. Nota: a filtragem pode ser conseguida igualmente, escolhendo Ver - Vista actual Definir vistas..., e por aí adiante Gestão de Pastas Além das pastas existentes, podemos adicionar novas pastas. Depois disso, podemos transferir mensagens de umas pastas para as outras, de acordo com os métodos de organização adoptados. Pág.4/9

5 No grupo de Pastas pessoais, crie a subpasta Diversos, e, nesta pasta, crie as subpastas Enviados e Recebidos. Mova (por arrastamento com o rato, p.e.) os itens (i.e., mensagens) que desejar das pastas Itens enviados e Testes para a pasta Enviados ;. faça o mesmo para os itens recebidos das pastas A receber e Testes para a pasta Recebidos Nota : a transferência de itens entre pastas pode também ser conseguida, utilizando o botão Organizar e a opção Utilizar pastas ; as mensagens a mover da pasta origem - deverão ser então seleccionadas, bastando preencher a pasta destino e clicar em Mover. Seleccione a pasta Enviados ; substitua a coluna do Remetente ( De ) pela do Destinatário ( Para ): para isso, clique no cabeçalho com o botão direito e seleccione a opção Selector de campos ; arraste (com o botão esquerdo) o campo Para para o cabeçalho e largue antes do Assunto ; para eliminar a coluna Para, arraste-a para fora do cabeçalho. Seguidamente, feche a caixa do selector de campos Outros modos de visualização O utilizador do Outlook tem a possibilidade de definir modos próprios de visualização, e adicioná-los à lista de modos que acompanham o Outlook. Assim, sempre que invocar o Organize para aplicar modos diferentes, encontrará aqueles que definiu ao lado dos já existentes. Pode escolher modos diferentes de visualização do conteúdo de uma pasta, activando (ou desactivando) as diferentes opções no menu Ver: - Barra do Outlook - Lista de Pastas - Painel de pré-visualização - Pré-visualizar automaticamente. Pode também criar novos modos de visualização. Experimente esta facilidade do seguinte modo: Ver Vista actual Definir vistas... Nova... Na caixa Criar nova vista, dê um nome à vista, seleccione o Tipo de vista e, na caixa Ver sumário, altere algumas das definições, através dos botões que estiverem activos para o tipo de vista seleccionado (Campos..., Agrupar por..., Ordenar..., Filtrar...,...). Experimente com os tipos de vista Tabela, Cartão e Ícone. Após definir uma vista, poderá clicar em Aplicar vista para alterar imediatamente o modo de visualização das mensagens na janela corrente Eliminação e Recuperação de Mensagens Das mensagens que foi criando (ou de outras que já não necessite), elimine pelo menos quatro. Analogamente ao que acontece com os ficheiros do Windows, as mensagens eliminadas no Outlook são transferidas para uma pasta de reciclagem aqui designada por Itens eliminados donde poderá ser lida, alterada, enviada, etc., e também movida para outra pasta, ficando assim recuperada. Recupere, deste modo, uma das mensagens eliminadas, colocando-a numa pasta à sua escolha. Para eliminar definitivamente uma mensagem, esta deve ser eliminada da pasta Itens eliminados, surgindo, por isso, uma caixa de confirmação desta acção. Elimine definitivamente outra das mensagens. Para eliminar todas as mensagens que restarem na pasta de Itens eliminados, seleccione Ferramentas Esvaziar pasta Itens eliminados. Pág.5/9

6 3. Organização do tempo 3.1. Utilização e Configuração do Calendário O Outlook disponibiliza um poderoso calendário para gerir todas as actividade pessoais ou profissionais, permitindo visualizar compromissos, tarefas, datas importantes e outros eventos. Invoque o calendário, clicando no respectivo atalho da barra do Outlook. Na barra de ferramentas (ou no menu Ver) pode seleccionar quantos dias pretende visualizar em simultâneo. Pode então começar a utilizar o calendário como agenda pessoal, preenchendo os diversos dias e horas com texto, criando assim Anotações, e Tarefas associadas, preenchendo o Painel de tarefas. Se pretender pesquisar itens no calendário que contenham determinada palavra ou texto utilize o botão Localizar da barra de ferramentas. Para configurar o calendário, utilize Ferramentas Opcões... Preferências Opções de calendário..., onde poderá estabelecer algumas definições e definir períodos, de modo a disciplinar a introdução de dados no calendário Agendar Compromissos Outra forma de registar eventos no Outlook, além das anotações no Calendário, consiste em marcar Compromissos, definindo horas limite, pedindo aviso com antecedência, etc. Agende alguns compromissos para várias horas ou dias diferentes. Para tal, antes ou depois de preencher o apontamento no calendário, faça duplo-clique no item respectivo e preencha os dados na janela do compromisso. Pode também alterar a data e/ou hora de um compromisso, arrastando o item ao longo do calendário e largando na data/hora que pretender Marcar eventos periódicos O Outlook permite definir compromissos como eventos periódicos, bastando marcar o evento apenas uma vez e especificar o espaço de tempo entre as ocorrências. A partir daí, o Outlook repetirá o evento ao longo do período especificado. Crie um compromisso novo e clique no botão Periodicidade... (na janela do compromisso). Experimente as várias opções disponíveis para a definição do evento e da sua periodicidade Filtrar e Ordenar eventos Com a ferramenta Organize também disponível no calendário, é possível alterar o modo de visualização, obtendo assim um resumo dos eventos agrupados conforme a sua periodicidade. Na janela de visualização do calendário, clique no botão Organizar da barra de ferramentas. Experimente vários modos de visualização, através da opção Utilizar vistas. Pág.6/9

7 4. Lista de Contactos A lista de contactos do Outlook permite registar uma grande variedade de dados pessoais ou profissionais sobre todas as pessoas com quem o utilizador estabelece qualquer tipo de ligação. Os dados introduzidos na lista de contactos ficam disponíveis para os outros módulos do Outlook (Correio electrónico, Calendário, Eventos,...) Criação e Utilização de Contactos Crie a sua lista de contactos com os dados pessoais e profissionais de alguns dos seus professores (incluindo o de Informática I) e de alguns dos seus colegas de turma ou de curso, de modo a, ent re outras tarefas, facilitar a troca de mensagens de correio electrónico e o agendamento de compromissos (relativos, p.e., aos trabalhos em grupo que tiver de efectuar nas várias disciplinas). Na barra do Outlook clique no atalho Contactos. Para criar um novo contacto, faça duplo clique numa zona desocupada da área de visualização (ou no botão Nova). Preencha os vários dados sobre cada contacto que pretenda criar. Após preencher cada contacto, clique em Guardar e novo, para gravar o contacto que acabou de criar e abrir a janela para criação do contacto seguinte. Quando não precisar de adicionar mais contactos, clique em Guardar e fechar. Sempre que estiver a compor ou a editar uma mensagem que pretende enviar a destinatários que existem na sua lista de contactos, ou que pretende adicionar a essa lista, deverá clicar no botão Livro de endereços, onde poderá pesquisar e seleccionar os destinatários, criar um novo contacto (botão Novo contacto) ou alterar os dados de algum deles (botão Propriedades). Deste modo, os campos Para..., Cc... e Bcc... ficarão automaticamente preenchidos, sem necessidade de memorização e digitação dos endereços de correio electrónico. Por outro lado, quando estiver a editar um contacto (ou após seleccionar um item na lista de contactos) pode criar imediatamente uma mensagem nova tendo como destinatário esse mesmo contacto, clicando na opção Nova mensagem para o contacto na barra de ferramentas Organização dos Contactos O Outlook permite definir a forma como a informação sobre contactos é visualizada através da ferramenta Organize, que permite a filtragem e ordenação dos contactos. Na janela de visualização da lista de contactos, clique no botão Organizar da barra de ferramentas. Experimente vários modos de visualização, através da opção Utilizar vistas. Os contactos podem também ser distribuídos por diferentes pastas, utilizando os mesmos métodos (ex.: opção Utilizar pastas) que são utilizados nas mensagens Verificar eventos associados a contactos O Outlook permite-lhe ver, para cada item da lista de contactos, os eventos associados a esse contacto. Abra um contacto de quem pretende saber se tem eventos associados (ex.: aniversário, reunião de trabalho,...). Clique no separador Actividades para visualizar a lista desses eventos. Na janela Mostrar: pode alterar o modo de visualização. Pág.7/9

8 Notas: a) O modo Contactos mostra apenas os outros contactos existentes na lista, na qual figura o nome da pessoa do contacto aberto neste momento. Deste modo, é possível estabelecer ligações entre pessoas da lista de contactos sem envolver o utilizador. b) O modo Correio electrónico permite ver todas as mensagens de correio trocadas com a pessoa que corresponde ao contacto aberto neste momento. 5. Gestão de Tarefas O Outlook permite definir Tarefas a executar, que poderão representar as etapas de um determinado trabalho, que poderá ser executado tanto pelo criador da tarefa como por outras pessoas (eventualmente existentes na lista de contactos) que serão informadas por correio electrónico. A gestão dos prazos das tarefas é feita pelo Outlook, emitindo avisos quando o fim de um prazo se aproxima. Na barra do Outlook clique no atalho Tarefas. Para criar uma nova tarefa, faça duplo clique numa zona desocupada da área de visualização (ou no botão Nova): - Faça uma descrição sumária da tarefa a executar; - Indique a data de conclusão e a data início; - Indique o estado e a prioridade da tarefa; - Indique a percentagem de trabalho efectuado; - Active a opção Lembrete, de modo a ser alertado da aproximação do fim do prazo, indicando a data e hora da ocorrência do aviso; - Escreva o texto descritivo da tarefa; - Associe a tarefa a um contacto, clicando em Contactos... Para terminar, clique em Guardar e fechar. Quando está a criar ou a editar uma tarefa, o botão Atribuir tarefa da barra de ferramentas faz com que seja aberta uma janela para criação de uma mensagem de correio electrónico, de modo a poder enviá-la às várias pessoas que ficarão encarregadas da execução dessa tarefa. Quando está a editar uma tarefa já terminada, pode registar informação adicional, utilizando o separador Detalhes. O Outlook permite definir a forma como a informação sobre tarefas é visualizada através da ferramenta Organize, que permite a filtragem e ordenação das tarefas. Na janela de visualização da lista de tarefas, clique no botão Organizar da barra de ferramentas. Experimente vários modos de visualização, através da opção Utilizar vistas. As tarefas podem também ser distribuídas por diferentes pastas, utilizando os mesmos métodos (ex.: opção Utilizar pastas) que são utilizados nas mensagens e nos contactos. 6. Bloco de Notas O Outlook disponibiliza um bloco de notas onde poderá criar as suas notas pessoais, semelhante a um painel onde são afixadas pequenas sequências de texto do tipo Post-it. Na barra do Outlook clique no atalho Notas. Para criar uma nova nota, faça duplo clique numa zona desocupada da área de visualização (ou no botão Nova). Pág.8/9

9 Pode alterar a cor de uma nota, clicando no símbolo existente no canto superior esquerdo da nota; seleccione no menu a opção Cor e escolha a cor que pretende. No mesmo menu, pode associar a nota a contactos, seleccionando a opção Contactos... O Organize permite definir os critérios de filtragem e ordenação da lista de notas. Assim, na janela de visualização da lista de notas, clique no botão Organizar da barra de ferramentas. Experimente vários modos de visualização, através da opção Utilizar vistas. As notas podem também ser distribuídas por diferentes pastas, utilizando os mesmos métodos (ex.: opção Utilizar pastas) que são utilizados nas mensagens, nos contactos e nas tarefas. Pág.9/9