ORÇAMENTO EMPRESARIAL (parte 2) 2) TIPOS DE ORÇAMENTO 2.1) Orçamento de Tendências Uma prática muito comum tem sido utilizar os dados passados para projeções de situações futuras. Tal prática tem dado bons resultados, pois, de modo geral, os eventos passados são decorrentes de estruturas organizacionais já existentes e, por conseguinte, há forte tendência de tais eventos se reproduzirem, considerando a introdução dos novos elementos componentes do planejamento operacional da empresa. Seria ingênuo imaginar uma simples reprodução em tendência dos eventos passados como se fossem replicados no futuro. Na execução do orçamento de tendências sempre existirão eventos passados de conhecimento da empresa que não se repetirão e que, portanto, não serão reproduzidos no orçamento. Da mesma forma, existirão eventos futuros que deverão ser orçados de outra maneira que não terão um passado onde possam ser baseadas novas estimativas. 2.2) Orçamento Base Zero Esta proposta conceitual de elaboração de orçamento apareceu em contraposição ao orçamento de tendências. A filosofia do orçamento base zero está em romper com o passado, em dizer que ele nunca deve partir da observação dos dados anteriores, pois eles podem conter ineficiências que o orçamento de tendências acaba por perpetuar. A proposta do orçamento base zero está em rediscutir toda a empresa sempre que se elabora o orçamento, e em questionar cada gasto, cada estrutura, buscando verificar a real necessidade dele. A questão fundamental permanente para o orçamento base zero é a seguinte: não é porque aconteceu que deverá acontecer. Nessa linha de pensamento, cada atividade da empresa será rediscutida, não em função de valores maiores ou menores, mas em razão ou não da sua existência. Concluída a definição da existência da atividade, será feito um estudo, partindo do zero, de quanto deveria ser o gasto para a estruturação e manutenção daquela atividade e quais seriam suas metas e objetivos. 1
2.3) Orçamento Estático É o mais comum. Elaboram se todas as peças orçamentárias a partir da fixação de determinado volume de produção ou vendas. Estes volumes, por sua vez, também determinam o volume das demais atividades e setores da empresa. O orçamento é considerado estático quando a administração do sistema não permite nenhuma alteração nas peças orçamentárias. Apesar de conter um elemento crítico, que é a sua estaticidade e, portanto, sem flexibilidade, este tipo de orçamento é muito utilizado, principalmente por grandes corporações, notadamente as que operam em vários países. 2.4) Orçamento Flexível Para solucionar o problema do orçamento estático, surgiu o conceito de orçamento flexível. Neste caso, em vez de um único número determinado de volume de produção ou vendas, ou volume de atividade setorial, a empresa admite uma faixa de nível de atividades, onde tendencialmente se situarão tais volumes de produção ou vendas. Basicamente, O Orçamento Flexível é um conjunto de orçamentos que podem ser ajustados a qualquer nível de atividades A base para a elaboração do orçamento flexível é a perfeita distinção entre custos fixos e variáveis. Estes seguirão o volume de atividade, enquanto os custos fixos terão o tratamento tradicional. Descrição Dados Unitários (em R$) 7.000 8.000 9.000 Vendas 31,00 217.000 248.000 279.000 Materiais e Componentes 21,00 147.000 168.000 189.000 Outros Custos e Despesas Variáveis 0,80 5.600 6.400 7.200 Soma Custos e Despesas Variáveis 21,80 152.600 174.400 196.200 Margem de Contribuição 9,20 64.000 73.600 82.800 Custos Fixos de Manufatura 37.000 37.000 37.000 Despesas Comerciais e Administrativas 33.000 33.000 33.000 Soma Custos e Despesas Fixas 70.000 70.000 70.000 Resultado Operacional (5.600) 3.600 12.800 Um outro enfoque do orçamento flexível é não assumir nenhuma faixa de quantidades ou nível de atividade esperado. É feito apenas o orçamento dos dados unitários, e as quantidades a serem assumidas seriam as que realmente acontecem. Apesar de ser um conceito com alguma aplicação, foge ao fundamento do orçamento, que prevê o que vai acontecer. Esse conceito 2
dificulta, em muito, a continuidade do processo orçamentário, que são as projeções dos demonstrativos contábeis. 2.5) Orçamento Ajustado É um conceito de orçamento derivado do orçamento flexível, é um segundo orçamento, que passa a vigorar quando se modifica o volume ou nível de atividade inicialmente planejado, para um outro nível de volume ou de atividade, decorrente de um ajuste de plano. Em outras palavras, ele é o ajuste efetuado nos volumes planejados dentro do conceito de orçamento estático ou inicial. É obvio que sempre poderão ser feitos quantos orçamentos ajustados forem necessários. Em suma, sempre que houver necessidade de ajustar os volumes planejados para outro nível de volume, convém refazer o orçamento com as novas quantidades, o qual é chamado de orçamento ajustado, contraponde se ao primeiro, que seria denominado orçamento original. 2.6) Budget e Forecast A terminologia inglesa budget é a mais utilizada entre as empresas transnacionais e se refere ao orçamento dentro do conceito estático. A terminologia forecast é utilizada para o conceito de projeções. É muito comum, nas empresas transnacionais, chamar também de forecast à soma dos dados reais mensais já acontecidos no período mais os dados restantes do orçamento a cumprir. Não deixa de ser também um conceito de projeção para os dados do período todo. 3) CATEGORIAS DE PLANEJAMENTO E TÉCNICAS ORÇAMENTÁRIAS A elaboração do plano de orçamento pode ser dividida em três grandes grupos, com características distintas, porém interdependentes, como segue: Planejamento econômico Planejamento financeiro Planejamento de capital 3.1) Planejamento Econômico Consiste na fixação de metas para os itens que compõem a demonstração de resultados (Receitas e Despesas). Não há seqüência correta a ser obedecida; o que existe é a seqüência usada normalmente pelo mercado, a qual pode sofrer variações de acordo com o ramo de atividade 3
da empresa e suas peculiaridades. A seguir, de forma resumida, serão tratados os principais suborçamentos que compõem o planejamento econômico: Orçamento de Vendas: o orçamento de vendas consiste na elaboração das metas de vendas da empresa, divididas por produto, região, tipos de clientes etc. É importante ressaltar que essas metas sejam, preferencialmente, atingíveis, pois todos os demais suborçamentos estarão sendo elaborados partindo se dessa premissa. A mensuração das metas de vendas deve ocorrer em termos de quantidade e valores. Orçamento de Produção: com base nas metas de vendas, políticas de estoques da empresa e estoques iniciais de produtos acabados, será elaborado o plano mestre de produção, no qual serão estimadas as quantidades de produção necessárias para que a empresa supra todo o seu planejamento de vendas. Caso a empresa não possua uma política de estoques definida, pode se obter o valor dos estoques finais previstos, mediante a análise do prazo médio do giro dos estoques de períodos passados. É de extrema importância, nesta fase, analisar se se a empresa possui capacidade para atender à demanda de produção necessária. Orçamento de Matéria prima: com base no plano mestre de produção, será elaborado o orçamento de matéria prima. Para cada tipo de produto a ser produzido, deve existir uma Lista de Materiais (Estrutura do Produto), onde devem estar discriminadas todas as matérias primas e suas respectivas quantidades necessárias para a produção de cada unidade do produto. Informações sobre os custos da matéria prima podem ser obtidas por meio de dados históricos corrigidos ou por meio de novas cotações efetuadas pelo Departamento de Compras. Orçamento de Mão de obra Direta: será elaborado com base no plano mestre de produção. Para cada tipo de produto a ser fabricado, deve existir uma tabela de tempos, analisando o tempo de mão de obra necessária para produção de cada unidade do produto. A tabela de tempos deve ser elaborada pelo departamento de Engenharia da Fábrica. É de extrema importância, nesta fase, analisar se a capacidade de mão de obra é suficiente para a execução do plano mestre de produção. Informações sobre o custo da mão de obra direta podem ser obtidas mediante custos históricos corrigidos ou informações fornecidas pelo Departamento de Recursos Humanos. Orçamento dos Custos Indiretos de Fabricação: os custos indiretos de fabricação normalmente possuem natureza fixa. Em razão dessa natureza, para sua elaboração, são u tilizados custos historicamente corrigidos ou novas cotações efetuadas pelos diversos departamentos da fábrica. Um custo importante neste grupo é a depreciação, que deverá ser obtida com base no orçamento de capital (Imobilizado). Deve ser efetuado um levantamento para verificação de possíveis mudanças relacionadas a aumento de capaci 4
dade produtiva da fábrica, o que poderá gerar mudanças na estrutura dos Custos Indiretos de Fabricação. Orçamento de Despesas Administrativas: as despesas administrativas normalmente possuem natureza fixa. Para sua elaboração podem ser utilizados custos históricos corrigidos ou novas cotações. Deve ser analisado se a estrutura administrativa da empresa é suficiente para que seja possível a execução dos planos anteriores. Orçamento de Despesas Comerciais: as despesas comerciais possuem natureza fixa e variável. A parte fixa das despesas deve ser elaborada pela utilização de custos históricos corrigidos ou novas cotações. Deve ser analisado se a estrutura de vendas da empresa é suficiente para que seja possível a execução do plano de vendas. A parte variável das despesas (comissões, impostos etc.) deve ser elaborada com base no plano de vendas. Orçamento de Despesas Financeiras: as despesas financeiras devem ser elaboradas do Planejamento Financeiro, onde será analisada a necessidade de caixa da empresa, para a viabilização da execução dos planos anteriores. 3.2) Planejamento Financeiro Consiste na elaboração de suborçamentos das atividades que influenciam o fluxo de caixa. O planejamento financeiro possibilita à empresa obter as informações antecipadas quanto à necessidade ou disponibilidade de recursos financeiros, o que facilita a tomada de decisões sobre os fatores que envolvem o gerenciamento do caixa. O orçamento de capital exerce grande influência sobre o planejamento financeiro, pois os investimentos em imobilizado normalmente são extremamente relevantes, e causam grande desembolso de caixa para a empresa. A elaboração dos suborçamentos acontece, principalmente, pela conversão dos orçamentos econômicos para o regime de caixa. Ex.: o orçamento de mão de obra direta do mês A torna se saída no Orçamento de caixa do mês A + 1. Os principais suborçamentos que compõem o planejamento financeiro são: Orçamento de Contas a Pagar: consiste na conversão de todas as despesas constantes do planejamento econômico para o regime de caixa, ou seja, a data prevista de seus respectivos pagamentos. Orçamento de Contas a Receber: consiste na conversão de todas as receitas constantes do planejamento econômico para o regime de caixa, ou seja, para a data prevista de seus respectivos recebimentos. 5
Orçamento de Aplicações: consiste no planejamento das disponibilidades de caixa, ou seja, a antecipação da informação sobre as sobras de caixa e os destinos que devem ser dados às mesmas. Orçamento de Empréstimos: consiste no planejamento das necessidades de caixa, ou seja, a antecipação da informação sobre as faltas de caixa e as medidas que devem ser tomadas para suas coberturas. Orçamento de Caixa: consiste na elaboração do planejamento do fluxo de caixa (entradas e saídas), mediante informações obtidas dos orçamentos de contas a pagar, a receber, aplicações e empréstimos, nas quais podem ser visualizadas a sobre ou a falta de caixa, que devem ser solucionadas, para que seja viável a execução dos demais planos. 3.3) Planejamento do Capital Consiste na elaboração das estimativas de investimentos, principalmente em imobilizado, que serão utilizadas para geração de receitas futuras, portanto, precisam ser depreciados ou amortizados. O principal suborçamento do planejamento de capital é o Orçamento de Imobilizado, que consiste na elaboração do planejamento dos investimentos em imobilizado, suas respectivas apropriações e baixas. 6